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Configuración de Microsoft 365 Copilot: guía de administración

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    ✅ Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot es una herramienta de productividad con tecnología de inteligencia artificial que usa modelos de lenguaje grande (LLM). Se integra con los datos, con Microsoft Graph y con Aplicaciones Microsoft 365.

Funciona junto con Aplicaciones Microsoft 365 populares, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y mucho más. Copilot proporciona asistencia inteligente en tiempo real, lo que permite a los usuarios mejorar su creatividad, productividad y capacidades.

En este artículo se proporcionan instrucciones para los administradores sobre cómo preparar su organización para Microsoft 365 Copilot. Abarca actividades básicas de implementación y preparación, licencias y pasos para garantizar una implementación segura y compatible.

Requisitos previos

Actividades de preparación

Para garantizar una transición sin problemas a Microsoft 365 Copilot, los administradores deben realizar las siguientes actividades de preparación:

  • Configuración de un entorno de prueba Establezca un entorno de prueba con las licencias necesarias para validar configuraciones y escenarios de prueba.
  • Realizar pruebas piloto Realice pruebas piloto con un grupo selecto de usuarios para identificar cualquier problema y recopilar comentarios.
  • Desarrollo de un plan de comunicación Cree un plan de comunicación para informar a los usuarios sobre los próximos cambios y proporcionarles los recursos y soporte técnico necesarios.
  • Revisión de directivas de acceso condicional Asegúrese de que las directivas de acceso condicional estén configuradas correctamente. Microsoft 365 Copilot admite directivas de acceso condicional de nivel de inquilino en SharePoint Online. Para obtener más información, consulte Acceso condicional.
  • Revisión de las directivas de búsqueda y administración avanzada de SharePoint Use Administración avanzada de SharePoint (SAM) para controlar el acceso al contenido, evitar el uso compartido excesivo y administrar el ciclo de vida del contenido. Para obtener pasos detallados, vea Prepararse para Microsoft 365 Copilot con Administración avanzada de SharePoint (SAM). Además, considere la posibilidad de implementar una búsqueda restringida de SharePoint para limitar la detectabilidad del contenido confidencial. Para obtener más información, consulte Abordar problemas internos de uso compartido en Microsoft 365 Copilot plano técnico de implementación.
  • Garantizar el cumplimiento de la red Revise y asegúrese de que la red cumple los requisitos de los servicios de Microsoft 365 Copilot. Para obtener más información, consulte Microsoft 365 Copilot requisitos de red.

Medidas de seguridad

Para garantizar un entorno seguro y compatible para Microsoft 365 Copilot, es fundamental implementar medidas de seguridad sólidas. Algunos componentes clave de esto son la autenticación multifactor (MFA), el registro de auditoría y la restricción de información confidencial. Estas medidas ayudan a protegerse contra el acceso no autorizado y proporcionan visibilidad sobre las actividades de usuario y administración.

Autenticación multifactor (MFA)

La autenticación multifactor (MFA) es una medida de seguridad crítica que requiere que los usuarios proporcionen dos o más factores de verificación para obtener acceso a un recurso, como una aplicación o una cuenta en línea. La implementación de MFA ayuda a protegerse contra el acceso no autorizado y mejora la seguridad de los datos de la organización. Para obtener más información, consulte Microsoft Entra autenticación multifactor.

Pasos para implementar MFA

  • Habilitación de MFA para todos los usuarios Asegúrese de que MFA está habilitado para todos los usuarios de la organización. Esto se puede hacer a través de la Centro de administración de Microsoft 365. Para más información, consulte Configuración de la autenticación multifactor para Microsoft 365.
  • Configuración de directivas de acceso condicional Configure directivas de acceso condicional para aplicar MFA en función del riesgo del usuario, la ubicación y el cumplimiento del dispositivo. Para obtener un tutorial, consulte Protección de eventos de inicio de sesión de usuario con Microsoft Entra autenticación multifactor.
  • Educar a los usuarios Proporcionar capacitación y recursos para ayudar a los usuarios a comprender la importancia de MFA y cómo usarla de forma eficaz.

Registro de auditoría

El registro de auditoría es esencial para el seguimiento y la supervisión de actividades en el entorno de Microsoft 365. Ayuda a los administradores a detectar y responder a posibles incidentes de seguridad y garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos. Para obtener más información, consulte Información general sobre el registro de auditoría y la supervisión.

Pasos para implementar el registro de auditoría

  • Habilitación del registro de auditoría unificado Active el registro de auditoría unificado en el portal de cumplimiento Microsoft Purview para capturar todas las actividades de usuario y administrador.
  • Configuración de la retención de registros de auditoría Configure directivas de retención para asegurarse de que los registros de auditoría se conserven durante el período necesario en función de las necesidades de cumplimiento de su organización.
  • Supervisión y revisión de registros Supervise y revise periódicamente los registros de auditoría para identificar actividades sospechosas o posibles amenazas de seguridad.

Restricción de información confidencial de Copilot

Para proteger la información confidencial durante la implementación y el uso de Microsoft 365 Copilot, siga estos pasos para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de uso compartido excesivo. Estas medidas le ayudarán a mantener la seguridad y el cumplimiento de los datos dentro de su organización:

  • Identificar los sitios más populares y evaluar el uso compartido excesivo Exporte los 100 sitios más usados del Centro de administración de SharePoint y ejecute el informe de estado de permisos de Administración avanzada de SharePoint (SAM). Para obtener más información, consulte Protección de forma predeterminada con Microsoft Purview y protección contra el uso compartido excesivo.
  • Concesión de acceso de Copilot a sitios populares de bajo riesgo Haga referencia cruzada a los resultados del informe de SAM y la evaluación de la posición de sobresoción de administración de la posición de seguridad de datos (DSPM) de Microsoft Purview con los 100 sitios más usados.
  • Activar la auditoría y la protección proactivas Deshabilite "todos excepto los usuarios externos" (EEEU) en el nivel de inquilino y habilite Purview Audit para supervisar la actividad de interacción de Copilot. Para más información, consulte Protección de los datos confidenciales con Microsoft Purview.
  • Implementación de controles de acceso y etiquetado Inicie la revisión de acceso de SAM para todos los sitios que están sobres compartidos y aplique el control de acceso restringido sam en sitios críticos para la empresa. Para más información, consulte Preparación para Microsoft 365 Copilot con Administración avanzada de SharePoint (SAM).

Para obtener pasos detallados, consulte Abordar los problemas de uso compartido interno en Microsoft 365 Copilot plano técnico de implementación.

Introducción e implementación

Paso 1: Revisión de la privacidad de la aplicación

✅ Revisar la configuración de privacidad de las aplicaciones de Microsoft 365

La configuración de privacidad de las aplicaciones de Microsoft 365 puede afectar a la disponibilidad de Microsoft 365 Copilot características. Para asegurarse de que los usuarios puedan acceder a las características de Copilot, revise la configuración de privacidad de las aplicaciones de Microsoft 365.

Para obtener más información, consulte Microsoft 365 Copilot y controles de privacidad para experiencias conectadas.

Paso 2: Evaluación de la madurez de la gobernanza de datos y los controles de seguridad de datos

✅ Uso de la evaluación de optimización de Microsoft 365 Copilot

Antes de implementar Microsoft 365 Copilot, es esencial evaluar la madurez de la gobernanza de los datos y los controles de seguridad de datos de la organización. Esto se puede lograr completando la evaluación de optimización de Microsoft 365 Copilot. En función de los resultados de la evaluación, determine su ruta de avance para asegurarse de que su organización está lista para la implementación de Copilot.

Paso 3: Actualización de canales

✅ Usar el canal actual o el canal mensual de empresa para actualizar las aplicaciones

Microsoft 365 Copilot sigue la práctica estándar de Aplicaciones Microsoft 365 para la implementación y las actualizaciones. Está disponible en todos los canales de actualización, excepto en Semi-Annual Canal enterprise.

Las opciones son:

  • Los canales de producción incluyen el canal actual y el canal mensual de empresa.

    • El canal actual proporciona a los usuarios las características más recientes de la aplicación de Microsoft 365 tan pronto como estén listas. Proporciona la mejor experiencia para un producto de movimiento rápido, como Copilot.

    • El canal mensual enterprise proporciona más previsibilidad sobre cuándo se publican cada mes estas nuevas características de aplicaciones de Microsoft 365. Es una buena opción para las organizaciones que quieren validar las nuevas características antes de que se publiquen en el canal actual.

  • Los canales de vista previa incluyen El canal actual (versión preliminar) y el canal beta.

    Los canales de vista previa son una excelente opción para validar el producto antes de implementarlo en el resto de la organización. Para obtener más información, consulta Información general sobre los canales de actualización y Microsoft 365 canales de Insider.

Hay varias maneras de administrar canales para dispositivos de usuario. Para obtener más información, consulte Cambiar el canal de actualización de Microsoft 365 para habilitar Copilot.

Paso 4: Aprovisionamiento de licencias de Microsoft 365 Copilot

✅ Asignar licencias de Copilot mediante el Centro de administración de Microsoft 365

El siguiente paso es asignar licencias para que los usuarios puedan empezar a usar Copilot. Puede administrar licencias de Microsoft 365 Copilot en el Centro de administración de Microsoft 365. Puede asignar a usuarios individuales o a grupos de usuarios, y también reasignar licencias a otros usuarios.

Cuando se asignan licencias, Copilot se muestra en las aplicaciones de Microsoft 365, como Word y Excel. Para usar Copilot, los usuarios inician sesión en la aplicación con su cuenta profesional o educativa y el archivo debe ser editable (no de solo lectura).

Para más información, vea:

Paso 5: Configuración de los valores de Copilot

✅ Configuración de más características de Copilot

En el Centro de administración de Microsoft 365>Copilot, hay más características de Copilot que benefician a los administradores y la configuración que puede configurar que benefician a su organización.

Puede:

  • Ver el estado de las asignaciones de licencias de Copilot
  • Acceso a la información más reciente sobre Copilot
  • Administración de controles de seguridad y cumplimiento de datos
  • Enviar comentarios en nombre de los usuarios
  • Configuración de complementos y permisos
  • Habilitación del uso de datos web como datos de conexión a tierra en Copilot

Para más información, consulte Administrar la configuración de Microsoft 365 Copilot.

Paso 6: Implementación en algunos usuarios y adopción de medidas

Cuando esté listo para asignar licencias de Copilot a los usuarios, hay tres fases que puede seguir:

  1. Piloto: asigne licencias a un pequeño grupo de usuarios para probar la implementación y recopilar comentarios.
  2. Implementar: asigne licencias a un grupo mayor de usuarios.
  3. Operar: supervise el uso y la adopción, y realice ajustes según sea necesario.

Para obtener más información sobre estas fases y las posibles acciones que puede realizar en cada fase, consulte el plano técnico de implementación de Microsoft para abordar el uso compartido excesivo en Microsoft 365 Copilot.

Piloto

✅ Creación de un grupo de usuarios pioneros

Hay muchos usos de Microsoft 365 Copilot en las distintas aplicaciones de productividad de Microsoft 365. Además, hay oportunidades para que los usuarios encuentren valor de diferentes maneras.

Para ayudar a impulsar la adopción, cree un grupo de usuarios pioneros. Este grupo puede ayudarle a comprender cómo los usuarios usan Copilot y cómo es valioso para ellos.

  1. Identifique a los usuarios de varios grupos empresariales de su organización, idealmente con un uso elevado de las características de Microsoft 365 existentes. Puede identificar a estos usuarios revisando las métricas de uso en el Centro de administración de Microsoft 365.

  2. Asigne a estos usuarios Microsoft 365 Copilot licencias e incorpórelas mediante los recursos disponibles en el centro de adopción de Microsoft 365 Copilot, incluido el kit de incorporación de usuarios.

  3. A medida que estos usuarios se sienten más cómodos con el uso de Copilot, pueden hablar sobre cómo lo usan mejor y dónde es más valioso para ellos. Esta información le proporciona expertos en productos que pueden ayudar a otros usuarios a adoptar y usar Copilot en toda la organización.

    Con su comunidad establecida de usuarios pioneros o expertos, pueden hablar mejor con sus compañeros dentro de su organización y contextualizar el valor de Copilot para que se adapte mejor a sus necesidades. Este marco también proporciona a los departamentos de TI una manera escalable de controlar las preguntas a través de expertos, desarrollando un equipo de expertos en toda la organización.

Para más información sobre cómo impulsar la adopción, visite el centro de adopción de Microsoft 365 Copilot.

Implementar

✅ Implementación completa de licencias de Copilot en todos los usuarios de la organización

Para implementar licencias de Copilot en todos los usuarios de su organización, siga estos pasos:

  1. Use el Centro de administración de Microsoft 365 para asignar licencias a usuarios individuales o grupos de usuarios, en función de sus necesidades.
  2. Asegúrese de que todos los usuarios tengan asignadas las licencias adecuadas antes de empezar a usar Copilot. Esto garantizará que todos tengan acceso a las características que necesitan y puedan participar plenamente en la experiencia de Copilot.

Durante esta fase, es posible que también desee:

  • Céntrese en evitar el uso compartido excesivo limitando el uso compartido externo, restringendo el acceso a determinados archivos o carpetas y configurando alertas para notificarle cualquier actividad inusual. Para obtener más información, consulte Gobernanza del sitio, permiso y uso compartido para los propietarios del sitio.
  • Use etiquetas de confidencialidad para clasificar y proteger la información confidencial. Estas etiquetas permiten cifrar automáticamente los archivos que contienen datos confidenciales o restringir el acceso a los archivos marcados como "confidenciales". Para más información, consulte Introducción a las etiquetas de confidencialidad.

Operar

✅ Obtener conclusiones y opiniones del usuario

Para medir el impacto de Copilot en su organización, use el panel de Copilot de Viva Insights y los informes de uso de Microsoft 365 en el centro de administración. Estas herramientas proporcionan a los líderes de la organización y a los responsables de la toma de decisiones de TI información sobre la preparación, la adopción, el impacto y la opinión del usuario.

Para más información, vea:

Copilot con protección de datos empresarial

Para mejorar la seguridad de los datos, habilite la protección de datos empresariales (EDP) en Copilot para todos los usuarios de su organización. Siga estos pasos:

Más recursos