Administrar propuestas de factura de proyecto
Se aplica a: Project Operations para escenarios basados en recursos/no en existencias
Las propuestas de factura de proyecto se pueden procesar en el departamento de facturación cuando se cumplen las dos condiciones siguientes:
- El jefe del proyecto confirma la factura proforma en Microsoft Dataverse.
- Todas las transacciones de ventas de tiempo y material no facturadas que se incluyan en la factura proforma se registrarán mediante el diario Integración de Project Operations de Dynamics 365.
Utilice los siguientes pasos para completar una propuesta de factura de proyecto en Dynamics 365 Finance.
- Revise la información de facturación para las transacciones de tiempo y material y registre el diario de Integración de Project Operations.
- Revise la información de facturación para conocer los hitos de facturación de precio fijo.
- Revise y formatee una propuesta de factura de proyecto.
- Registre e imprima las facturas de proyecto.
Administrar la información de facturación en el diario de integración de Project Operations
Los datos reales de proyecto creados en Dataverse los revisa y registra el contable del proyecto en Finance. Para obtener más información sobre cómo trabajar con el diario de integración, consulte Diario de integración en Project Operations.
Los datos reales de coste y los de ventas no facturadas se agregan al diario de integración como líneas independientes:
- Para el precio de coste unitario y el importe del coste en los datos reales de coste se usan los valores predeterminados de la transacción de coste real del proyecto en Dataverse.
- Para el precio de venta unitario y el importe de venta de la transacción de ventas no facturadas se usan los valores predeterminados de la transacción de ventas no facturada real del proyecto en Dataverse.
Impuestos sobre las ventas de facturación
El cálculo del impuesto sobre las ventas para la facturación se determina mediante la combinación de campos Grupo de impuestos sobre las ventas de facturación y Grupo de impuestos sobre las ventas de artículos de facturación en un registro de ventas no facturadas en la línea del diario de Integración de Project Operations. El sistema establece estos valores de campo de forma predeterminada en función de la configuración de la pestaña Datos financieros en la página Parámetros de gestión de proyectos y contabilidad.
Método de grupo de impuestos determina la lógica de incumplimiento del grupo de impuestos de facturación:
- Proyecto: siempre usará de forma predeterminada el grupo de impuestos de facturación del proyecto. Para revisar o cambiar el grupo de impuestos de facturación predeterminado en un proyecto, seleccione Mostrar contabilidad predeterminada en la página Todos los proyectos.
- Contrato de proyecto: siempre usará de forma predeterminada el grupo de impuestos de facturación del contrato de proyecto. Para revisar o cambiar el grupo de impuestos predeterminado en un contrato de proyecto, seleccione Mostrar contabilidad predeterminada en la página Contratos de proyecto.
- Cliente: siempre usará de forma predeterminada el grupo de impuestos de facturación del cliente.
- Buscar: buscará en todas las entidades anteriores y seleccionará el primer valor disponible. La búsqueda comienza con la entidad Proyecto, sigue con la entidad Contrato de proyecto y finaliza con la entidad Cliente.
Método de grupo de impuestos de artículos determina la lógica de incumplimiento del grupo de impuestos de artículos de facturación:
- Para los tipos de transacciones de tiempo, gastos y tarifas, el grupo de impuestos de artículos de facturación siempre usará de forma predeterminada la entidad Categoría de proyecto.
- Para los tipos de transacciones de material, el grupo de impuestos de artículos de facturación usará de forma predetermina la configuración de Método de grupo de impuestos de artículos en Parámetros de gestión de proyectos y contabilidad. El número de artículo usa de forma predeterminada el grupo de impuestos de artículo de la entidad Producto emitido. La categoría usa de forma predeterminada el grupo de impuestos de artículo de la entidad Categoría de proyecto.
Dimensiones financieras
Las dimensiones financieras de los registros de ventas no facturados en el diario de Integración de Project Operations usa de forma predeterminada la entidad Proyecto. Las dimensiones financieras se pueden revisar y ajustar seleccionando Distribuir importes. Si tiene que cambiar las dimensiones financieras del registro de ventas no facturado después de que se haya contabilizado el diario de integración pero antes de que se confirme la factura proforma, vaya a Todos los proyectos>Administrar>Transacciones registradas, seleccione la transacción y después seleccione Proceso>Ajustar la contabilidad.
Tipos de cambio
La divisa de transacción no facturada en Dataverse se utiliza como divisa de transacción en Finance y se convierte a la divisa de contabilidad de la empresa con los tipos de cambio definidos en Finance.
Un contrato de proyecto puede requerir que se utilice un tipo de cambio constante (fijo) durante la vigencia del acuerdo. En algunos casos, se puede requerir un acuerdo de tipo de cambio fijo para cumplir con los requisitos contractuales o reglamentarios. A continuación, se aplica el tipo de cambio fijo cuando los importes de ventas en la moneda configurada se convierten en entradas de ingresos para la moneda de contabilidad de la empresa.
Información general sobre la función de tipo de cambio fijo
A partir de la versión 10.0.41, la característica Habilitar el uso de acuerdos de tipo de cambio fijo de proyecto para implementaciones de recursos/sin stock está disponible para admitir el requisito. Una vez habilitada esta característica, el panel de acciones de la página Contratos de proyecto de la arquitectura de finanzas y operaciones incluye un botón que se puede usar para configurar un acuerdo de tipo de cambio fijo. Además, se puede especificar una divisa de venta, un tipo de cambio y un número de acuerdo de referencia opcional para habilitar un acuerdo de tipo de cambio fijo.
De forma predeterminada, si no se configura un acuerdo de tipo de cambio fijo para un contrato de proyecto determinado, el sistema usa el tipo de cambio configurado para la entidad jurídica.
Los siguientes documentos se pueden utilizar con los acuerdos de tarifa fija:
- Diarios
- Entradas de tiempo
- Registros de uso de materiales
- Hitos y anticipos
- Gastos
- Informes de gastos
- Facturas de proveedores
- Estimaciones como horas, tiempo y materiales
Nota
Si se habilita un tipo de cambio fijo en un proyecto que tiene transacciones existentes, las líneas de borrador del diario de integración o las facturas pendientes del proyecto comenzarán a usar el nuevo tipo.
Escenario de ejemplo
Contoso tiene su sede en los Estados Unidos y usa el dólar estadounidense (USD) como moneda de contabilidad. Está entregando un proyecto para Coho Winery, que tiene su sede en el Reino Unido. La libra esterlina (GBP) se utiliza como moneda de venta por contrato. Los tipos de cambio GBP/USD fluctúan regularmente entre 1,2 y 1,4. Por lo tanto, las empresas acordaron una tasa fija de 1,25 para sus transacciones comerciales durante la vigencia del contrato y del proyecto.
En Project Operations, se establece un contrato de proyecto. Para este contrato de proyecto, se configura un acuerdo de tasa fija que utiliza la moneda GBP y un tipo de cambio de 1,25. Contoso configuró un proyecto de tiempo y material con tiempo y gastos que acumulan ingresos para generar entradas financieras de trabajos en proceso (WIP).
En el proyecto, se crean tareas para planificar las distintas etapas del proyecto. Julia Funderburk completará la primera tarea, la recopilación de requisitos. Esta tarea tiene una duración estimada de siete horas. Puede abrir la página Todos los proyectos en la infraestructura de finanzas y operaciones, seleccionar el proyecto y, a continuación, seleccionar Pronósticos de horas en la pestaña Plan del panel de acciones. La página muestra la entrada para el pronóstico de siete horas. Seleccione Versión preliminar del libro mayor, la pestaña Resumen muestra los costes estimados y una línea de 2187,50 GBP de ingresos para el tipo de registro Proyecto - ingresos facturados. Seleccione la pestaña General para ver el desglose de ventas. Este desglose muestra siete horas de esfuerzo y el precio de venta de 250. El importe total de las ventas de 1.750 se calcula utilizando un tipo de cambio de 125.
Los ingresos de Contoso en su divisa de contabilidad se calculan de la siguiente manera:
7 horas × precio de 250 GBP × tipo de cambio de 1,25 = 2187,50 USD
Una vez que comienza el trabajo en el proyecto, Julia registra su tiempo durante las primeras cuatro horas de trabajo en la primera factura del proyecto. El 27 de agosto, crea una entrada de tiempo de cuatro horas en la tarea de recopilación de requisitos. Una vez aprobada esa entrada, se crea como un diario de integración durante la siguiente importación desde la tabla de preparación. El diario de integración muestra dos líneas: una para costes y otra para ventas. En la siguiente tabla se muestra el aspecto de estas líneas.
| Tipo de documento | Nombre de recurso | horas | Importe de coste | Importe de ventas | Divisa de ventas | Tipo de cambio de precio |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Uso | Julia Funderburk | 4 | 480 | 0 | USD | 100 |
| Uso | Julia Funderburk | 4 | 0 | 1,000 | GBP | 125 |
Para la línea de coste, el coste permanece en la divisa de la empresa (USD). Por lo tanto, no se aplica ningún tipo de cambio. Para la línea de ventas, el tipo de cambio del precio refleja el tipo de cambio fijo.
El registro del diario de integración da como resultado los siguientes elementos:
- Contabilización del coste del proyecto
- Entrada al proyecto – WIP – Valor de ventas
- Registro en los ingresos acumulados del proyecto para el trabajo en curso utilizando el tipo de cambio fijo
| Account | Name | Importe en divisa de transacción | Importe en la divisa de contabilidad | Tipo de cambio | Tipo de registro |
|---|---|---|---|---|---|
| 600300 | Asignación de nómina | -480 | -480 | 1 | Proyecto - asignación de nóminas |
| 540100 | Costo del proyecto - Mano de obra | 480 | 480 | 1 | Proyecto - coste |
| 161300 | Trabajo en curso - Valor de ventas | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Proyecto - WIP - valor de ventas |
| 420200 | Ingresos acumulados | -1000 | -1250 | 1.25 | Proyecto - ingresos acumulados |
Cuando se genera la propuesta de factura, tiene una sola línea para las cuatro horas a un precio de venta de 250, para un importe total de ventas de 1.000 GBP. La factura del cliente es en GBP.
El registro de la propuesta de factura da como resultado una factura de cliente que tiene los siguientes elementos:
- Invertir al proyecto – WIP – Valor de ventas
- Inversión en los ingresos acumulados del proyecto para el trabajo en curso utilizando el tipo de cambio fijo
- Entrada de ingresos facturados utilizando el tipo de cambio fijo
- Entrada para el saldo del cliente utilizando el tipo de cambio fijo
4 horas × precio de 250 GBP × tipo de cambio de 1,25 = 1,250 GBP
| Account | Name | Importe en divisa de transacción | Importe en la divisa de contabilidad | Tipo de cambio | Tipo de registro |
|---|---|---|---|---|---|
| 161300 | Trabajo en curso - Valor de ventas | -1000 | -1250 | 1.25 | Proyecto - WIP - valor de ventas |
| 420200 | Ingresos acumulados | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Proyecto - ingresos acumulados |
| 411100 | Ingresos - Trabajo | -1000 | -1250 | 1.25 | Proyecto - ingresos facturados |
| 130100 | Clientes | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Saldo del cliente |
Administrar los atributos financieros de los hitos de facturación
Las líneas de contrato de proyecto que utilizan el método de facturación de precio fijo se facturan a través de Hitos de precio fijo. El contable del proyecto puede revisar los hitos de facturación en Finance yendo a Gestión de proyectos y contabilidad>Todos los proyectos>Administrar>Transacciones en cuenta.
Impuestos sobre las ventas de facturación
En Grupo de impuestos y Grupo de impuestos de artículos se usan de forma predeterminada los valores de la configuración al crear un nuevo hito de facturación en Dataverse. El sistema usa de forma predeterminada los valores de estos campos según la configuración de la pestaña Datos financieros de la página Parámetros de gestión de proyectos y contabilidad.
Método de grupo de impuestos determina la lógica de valores predeterminados de Grupo de impuestos de facturación:
- Proyecto siempre usará de forma predeterminada el grupo de impuestos de facturación del proyecto. Para revisar o cambiar el grupo de impuestos predeterminado en un proyecto, seleccione Mostrar contabilidad predeterminada en la página Todos los proyectos.
- Contrato de proyecto siempre usará de forma predeterminada el grupo de impuestos de facturación del contrato de proyecto. Para revisar o cambiar el grupo de impuestos predeterminado en un contrato de proyecto, seleccione Mostrar contabilidad predeterminada en la página Contratos de proyecto.
- Cliente siempre usará de forma predeterminada el grupo de impuestos de facturación del cliente.
- Buscar buscará en todas las entidades de esta lista y seleccionará el primer valor disponible. La búsqueda comienza con la entidad Proyecto, sigue con la entidad Contrato de proyecto y finaliza con la entidad Cliente.
Grupo de impuestos sobre las ventas de artículos de hito de precio fijo se utiliza como valor predeterminado en el campo Grupo de impuestos sobre las ventas de artículos para el hito de facturación. El contador puede revisar y modificar este valor en la página Transacciones a cuenta. El sistema utiliza el valor de la transacción a cuenta al crear una línea de propuesta de factura de proyecto.
Dimensiones financieras
Las dimensiones financieras predeterminadas para el hito de facturación de precio fijo se establecen en las líneas de contrato del proyecto. Vaya a Contratos de proyecto>Mostrar contabilidad predeterminada y, en la pestaña Líneas de contrato, seleccione línea de contrato de precio. A continuación, establezca los valores de dimensiones financieras que desee utilizar como predeterminados.
El contable del proyecto podrá editar la información sobre las dimensiones financieras y de impuestos sobre las ventas en los hitos de la factura hasta que se cree la propuesta de factura del proyecto.
Crear propuestas de factura de proyecto
Las propuestas de factura de proyecto se pueden revisar en el módulo Gestión de proyectos y contabilidad. Vaya a Facturas de proyecto>Propuestas de factura de proyecto.
El encabezado de la propuesta de factura del proyecto se crea en Finance cuando se confirma la factura proforma en Dataverse. Para facilitar la conciliación, el sistema establece como número de propuesta de factura de proyecto en Finance el mismo número que se usa como id. de factura proforma en Dataverse. Como las facturas proforma no se confirman necesariamente en el mismo orden en que se crean, la secuencia de números de propuesta de factura de proyecto en Finance debe permitir cambios en los números más bajos y en los más altos. Configure las secuencias numéricas mediante los pasos siguientes:
En Finance, vaya a Administración de la organización>Secuencias numéricas>Secuencias numéricas.
En el filtro Área, seleccione Proyectos.
En el filtro Referencia, seleccione Propuesta de factura.
Use el campo Empresa para filtrar cada entidad jurídica con la integración de Project Operations Dataverse habilitada.
Abra Detalles de la Secuencia de Números. En la pestaña General, establezca los valores siguientes:
- Permitir cambios de usuario: a un número menor = Sí
- Permitir cambios de usuario: a un número mayor = Sí
El sistema agrega líneas de propuesta de factura de proyecto mediante el proceso periódico Importar desde tabla de almacenamiento provisional (Gestión de proyectos y contabilidad>Periódico>Integración de Project Operations>Importar desde la tabla de almacenamiento provisional). Este proceso se puede ejecutar manualmente o con una programación periódica. El sistema no agregará líneas al documento de propuesta de factura hasta que todas las líneas estén listas para facturarse. Las transacciones de tiempo y material solo estarán listas para facturarse cuando se contabilicen mediante el diario de Integración de Project Operations.
Formato e impresión de propuestas de factura
El contable del proyecto puede personalizar la impresión de una factura de proyecto a través de la página Formato de propuesta de factura y la funcionalidad de administración de la impresión.
Aplicar formato a propuestas de factura
La página Aplicar formato a propuestas de factura permite que las transacciones de agrupación personalizadas se muestren en la factura del proyecto del cliente.
En la página Propuesta de factura de proyecto, seleccione Impresión>Formato de propuesta de factura.
Seleccione Nuevo para crear una nueva agrupación para la impresión de la factura del proyecto.
En el campo Detalles/resumen, seleccione las opciones de esta agrupación:
- Seleccione Detalle para imprimir los detalles de la transacción de la factura del cliente.
- Seleccione Resumen para imprimir el resumen de transacción de la factura del cliente.
Nota
La selección del campo Detalle/resumen en la página Formato de propuesta de factura anula la opción seleccionada en el campo Formato de la factura en la página Propuestas de factura para imprimir una factura detallada o una factura resumida.
- Seleccione las líneas de transacción que desea incluir en esta sección en la pestaña Transacciones disponibles y seleccione Incluir transacciones para moverlos a la pestaña Transacciones seleccionadas.
- Seleccione Subir y Bajar para cambiar el orden de las secciones.
- Seleccione Vista previa de impresión para obtener una vista previa de la factura formateada.
Administración de impresión
La administración de impresión utiliza diferentes archivos de informe para imprimir, especificar destinos y personalizar el texto del pie de página para la factura. La administración de impresión puede configurarse a nivel de módulo, pero se puede anular esta configuración para un cliente, contrato o propuesta de factura específicos. Para acceder a esta función en la página Propuesta de factura de proyecto, seleccione Imprimir>Administración de impresión.
La configuración de la administración de impresión se muestra como una vista de árbol, donde cada nivel de nodo muestra los documentos disponibles para ajustar. Puede asignar impresiones personalizadas a nivel de módulo, cliente, contrato o documento de propuesta de factura. Para modificar la impresión del documento original, expanda el nodo en cuestión y seleccione Elemento original. En el campo Formato de informe, seleccione el formato de informe que se utilizará para la impresión. Puede utilizar formatos de informe personalizados mediante el Marco de administración de documentos empresariales.
Registrar propuestas de factura
Una vez que haya revisado y editado la factura, y las líneas de propuesta de factura sean satisfactorias, compruebe los totales de la factura y el impuesto sobre las ventas. En el grupo Detalles, seleccione Totales y, a continuación, seleccione Enviar para registrar la factura.
Para ver la factura antes de registrarla, desactive la casilla Registro. Se imprimirá Proforma en la factura para indicar que se trata de una factura de ejemplo. Para imprimir la factura, active la casilla Imprimir factura.
Además de la página Propuesta de factura, las propuestas de factura también se pueden publicar ejecutando el trabajo periódico Registrar propuestas de factura. Para encontrar este trabajo, vaya a Gestión de proyectos y contabilidad>Periódico>Facturas de proyecto>Registrar propuestas de factura.
Esta página muestra todas las propuestas de facturas que están listas para su registro. Puede seleccionar Lote para programar el registro de propuestas de facturas. Establezca el parámetro Procesamiento por lotes en Sí y seleccione Periodicidad para establecer la periodicidad del procesamiento por lotes.