Clasificaciones de facturación y códigos de facturación en el sector público
En este artículo se explica cómo las organizaciones del sector público pueden usar clasificaciones y códigos de facturación para ayudar a administrar las facturas de servicios.
Clasificaciones de la facturación
Las clasificaciones de facturación se usan para agrupar facturas de servicios similares para procesamiento y visualización. Por ejemplo, una agencia de transporte podría arrendar espacio en cada estación de tránsito a pequeñas cafeterías y otros proveedores. Al crear una clasificación de facturación para los alquileres, la agencia puede aplicar automáticamente las mismas condiciones de pago y usar la misma secuencia de cartas de cobro para todos los alquileres. La agencia también puede ver las facturas de todos los alquileres juntas, incluso si los arrendamientos no Compartir las mismas dimensiones financieras. Las clasificaciones de la facturación incluyen la siguiente información:
- Código de clasificación de facturación (hasta 15 caracteres alfanuméricos)
- Descripción (hasta 60 caracteres)
- Condiciones de pago
- Información de interés
- Secuencia numérica del número de factura
- Secuencia numérica de las notas de abono
- Secuencia numérica de las cartas de cobro
- Los códigos de facturación que pueden asignarse a facturas que usan esta clasificación de facturación
Puede usar las clasificaciones de la facturación para controlar la prioridad de liquidación de las facturas de servicios. Para obtener más información, consulte Prioridad de liquidación en el sector público. Una clasificación de facturación puede incluir muchos códigos de facturación, pero cada código de facturación se puede asignar a una sola clasificación de facturación. Cuando Seleccionar una clasificación de facturación en una factura de servicios, solo los códigos de facturación que figuran en la clasificación de facturación están disponibles para la factura. Antes de configurar las clasificaciones de la facturación, asegúrese de haber configurado las condiciones de pago, los códigos de interés, los perfiles de contabilización, las secuencias de las cartas de cobro, las secuencias numéricas y los códigos de facturación que planea usar en las clasificaciones de la facturación.
Códigos de facturación
Los códigos de facturación proporcionan un conjunto de índices y valores de facturación predeterminada para un tipo definido de servicio o cargo. Los valores que define para cada código de facturación se especifican automáticamente en la línea de factura de servicios cuando se selecciona el código de facturación. Por ejemplo, un departamento de gestión de residuos podría facturar a ciertos clientes por nuevos contenedores. Tendrían un código de facturación de "Contenedor nuevo" que contiene la información de facturación de estos contenedores. Cuando el departamento crea una factura de servicios y selecciona el código de facturación "Nuevo contenedor" en una línea de la factura, los valores predeterminados del código de facturación se introducen automáticamente. Los códigos de facturación incluyen la siguiente información:
- Código de facturación (hasta 10 caracteres alfanuméricos)
- Descripción (hasta 60 caracteres; esto se imprimirá en la factura)
- Fecha de vigencia y fecha de vencimiento
- Información fiscal sobre las ventas
- Información de interés
- Distribución contable
- Información de tarifas
- Información del proyecto (si está habilitada en la página Parámetros de clientes)
- Campos personalizados
En general, los valores predeterminados del código de facturación se pueden cambiar en la factura de servicios. Sin embargo, puede configurar el código de facturación para permitir o evitar cambios en ciertos campos. Para obtener más información, consulte Facturas de servicios en el sector público. Los códigos de facturación también se pueden asociar con las definiciones de contabilización. Cuando se utiliza un código de facturación en una línea de factura, la definición de contabilización asociada al código de facturación se utiliza para contabilizar la transacción en el libro mayor. Para obtener más información sobre las definiciones de contabilización, consulte Definiciones de contabilización en el sector público.
Campos personalizados
Puede crear campos personalizados para códigos de facturación. Estos campos se utilizan para recopilar datos relacionados con cargos de facturación específicos. Por ejemplo, el departamento de control de animales de una ciudad podría usar campos personalizados para registrar el tipo de animal y la fecha de su última vacuna contra la rabia. Debido a que asigna campos personalizados a los códigos de facturación, debe crear sus campos personalizados antes de crear códigos de facturación. Existen seis tipos de campos personalizados. Puede establecer un valor predeterminado para cualquier campo personalizado. Los valores predeterminados se pueden cambiar en la factura de servicios.
- Divisa : los campos de divisa solo aceptan números con dos decimales. Puede especificar los valores mínimo y máximo para el campo.
- Decimal : los campos decimales aceptan solo números decimales con cuatro decimales. Puede establecer valores mínimo y máximo para el campo.
- Texto : los campos de texto pueden contener cualquier tipo de texto y cualquier entrada introducida en ellos se interpretará como texto. Puede establecer una longitud máxima para el campo.
- Entero : los campos enteros aceptan solo números enteros. Puede establecer valores mínimo y máximo para el campo.
- Booleano : los campos booleanos permiten selecciones de sí/no.
- Fecha : los campos de fecha solo aceptan fechas. La fecha se almacena como dd/mm/aaaa.
¿Tengo que usar clasificaciones de la facturación?
Aunque no tiene que habilitar las clasificaciones de la facturación, se recomienda encarecidamente que lo haga. Muchas de las capacidades del sector público en la aplicación Clientes están disponibles solo cuando las clasificaciones de la facturación están habilitadas. Sin embargo, después de habilitar las clasificaciones de la facturación, la clasificación de la facturación es un campo obligatorio en las facturas de servicios. Para obtener más información sobre las clasificaciones de la facturación y los códigos de facturación en las facturas de servicios, consulte Facturas de servicios en el sector público.
¿Cómo habilito las clasificaciones de la facturación?
Habilitar las clasificaciones de la facturación en la página Parámetros de clientes. En la sección General , en la ficha desplegable Configuración de ventas, SeleccioneUsar clasificaciones de facturación. Las páginas donde crea las clasificaciones de la facturación y los códigos de facturación están disponibles antes de habilitar las clasificaciones de la facturación. Es conveniente configurar todas las clasificaciones y códigos de facturación antes de habilitarlos. Después de habilitar las clasificaciones de la facturación, todas las facturas de servicios deberán tener una clasificación de la facturación. Nota: Si planea usar clasificaciones de la facturación para determinar la prioridad de liquidación de las facturas de servicios, debe habilitar el atributo Facturación en la página Prioridad de liquidación después de habilitar las clasificaciones de la facturación. Para obtener más información, consulte Prioridad de liquidación en el sector público.
¿Tengo que crear nuevos códigos de facturación cuando cambian las tarifas de facturación?
Cuando los códigos de facturación se deben actualizar, no necesita crear nuevos códigos de facturación. En su lugar, puede crear varias versiones del código de facturación, con fechas de vigencia y de vencimiento para cada versión. En la fecha de vigencia, el sistema comenzará a usar la versión actualizada automáticamente.
¿Puedo asignar el mismo código de facturación a más de una clasificación de facturación?
No, pero hay una manera de obtener los resultados que necesita de todos modos. Supongamos que su organización utiliza una clasificación de facturación independiente para cada departamento. Tres de los departamentos necesitan un código de facturación para los contratos de licencia. No puede asignar un único código de facturación de "Acuerdo de licencia" a tres clasificaciones de facturación, pero puede crear un conjunto de tres códigos de facturación idénticos y asignar uno a cada departamento.