Integración de Field Service con aplicaciones de finanzas y operaciones
La integración de Field Service con aplicaciones de finanzas y operaciones permite a las organizaciones habilitar una alineación lista para usar. Las transacciones de órdenes de trabajo de Field Service llegan correctamente a los diarios de las aplicaciones de finanzas y operaciones. Para las organizaciones que utilizan Field Service y aplicaciones de finanzas y operaciones, la prestación de servicios actualiza automáticamente los sistemas financieros y de inventario. Puede crear y administrar órdenes de trabajo en Field Service y hacer que se sincronicen automáticamente con aplicaciones de finanzas y operaciones.
La integración ofrece una experiencia unificada entre Field Service y las aplicaciones de finanzas y operaciones.
Sincronice información de precios y costos en tiempo real desde órdenes de trabajo con aplicaciones de finanzas y operaciones.
Actualice automáticamente las aplicaciones de finanzas y operaciones a medida que se ejecutan las órdenes de trabajo para la integración financiera y de inventario en tiempo real.
Aproveche todo lo que las aplicaciones de finanzas y operaciones tienen para ofrecer para facturación, contabilidad y gestión de inventario.
Alineación transaccional
Las transacciones de Field Service (registros de productos de órdenes de trabajo y servicios de órdenes de trabajo) crean transacciones paralelas en sus respectivos proyectos de finanzas y operaciones en forma de diarios.
Los productos de orden de trabajo con inventario crean diarios de artículos y líneas diario de artículos.
Productos de orden de trabajo sin inventario y una categoría de proyecto relacionada con un tipo de transacción de gastos cree diarios de gastos y líneas diario.
Servicios de orden de trabajo donde el producto tiene una categoría de proyecto relacionada con un tipo de transacción horas crea diarios de horas y líneas de horas diario.
Actualmente, los diarios de tarifas no se alinean con las transacciones de Field Service.
Transacciones basadas en artículo
En Field Service, todas las transacciones tienen un producto relacionado. A veces esos productos tienen un inventario y otras veces se refieren a un producto que no está en el inventario o a un servicio que se cobra por duración.
Entre los muchos tipos diario de artículos en un proyecto, solo las líneas diario de artículos tienen un producto (artículo) relacionado.
Transacciones basadas en categorías
En Field Service, el concepto de transacciones de categoría no existe. Incluso los servicios y productos que no están en inventario se relacionan con un artículo.
En aplicaciones de finanzas y operaciones, todos los tipos diario que no sean diarios de artículos son transacciones basadas en categorías. Por ejemplo, líneas diario de gastos, líneas de horas diario y líneas de tarifa diario. Estas líneas del diario no se relacionan con un artículo y requieren una categoría.
Para cerrar esta brecha conceptual, capture el valor Categoría de proyecto que Field Service utiliza para las transacciones de órdenes de trabajo. Este campo es una búsqueda en la tabla Categoría de proyecto en la base de datos de finanzas y operaciones. La escritura dual no completa automáticamente este valor. Como práctica recomendada, las organizaciones deberían actualizar este valor en los productos que se sincronizan mediante escritura dual. O bien, cree productos específicos para utilizarlos como proxy para realizar transacciones con una categoría en escenarios que no sean de inventario ni de servicio.
Alineación de la empresa
Las aplicaciones de Field Service y de finanzas y operaciones no comparten de forma automática el mismo concepto de empresa. Las soluciones de escritura dual agregan datos relacionados con la empresa a tablas relevantes como cuenta, producto o almacén. Field Service introduce barreras de seguridad para ayudar a los usuarios a seleccionar los registros correctos en sus órdenes de trabajo y transacciones de órdenes de trabajo.
Las órdenes de trabajo en Field Service requieren una Cuenta de servicio. La escritura dual introduce el campo Compañía en la tabla de cuentas. La cuenta de servicio se relaciona con una empresa y define ese valor para la orden de trabajo y sus transacciones de orden de trabajo.
Si la cuenta de servicio y la empresa no coinciden en una orden de trabajo y los registros transaccionales de la orden de trabajo, las transacciones no se sincronizan hasta que se resuelva la discrepancia.
Field Service destaca la desalineación de la empresa en varios lugares:
- En la orden de trabajo
- En el producto de orden de trabajo o servicio de orden de trabajo
- Sobre la transacción de finanzas y operaciones
Como práctica recomendada, las organizaciones que implementan esta integración deberían considerar la creación de registros de tipos de incidentes con productos y servicios teniendo en cuenta la alineación de la empresa. Y utilice el tipo de incidente correcto según la empresa de la cuenta de servicio en la orden de trabajo.
Sincronización transacción
La solución introduce un nuevo elemento de navegación del sitio para transacciones financieras y operativas en el área Configuración de la aplicación Field Service. Esta área contiene datos transaccionales y sus estados.
La integración utiliza un marco de transacciones asincrónico confiable para garantizar que las actualizaciones de Field Service sean precisas y confiables.
La integración depende del marco de escritura dual habilitado y las asignaciones para garantizar que las transacciones utilicen una comprensión común de conceptos centrales críticos.
Cada transacción en una orden de trabajo se confirma en Field Service antes de crear una actualización en las aplicaciones de finanzas y operaciones.
Cuando la transacción finaliza en Field Service, crea un registro en una tabla de registro de transacciones que muestra el estado de cada transacción.
La integración supervisa los estados de las transacciones de las órdenes de trabajo y proyectos. Los estados de las transacciones indican el estado de sincronización de los datos, como no sincronizado, procesando, sincronizando y fallando. La integración también proporciona mecanismos de reintento y manejo de errores para resolver cualquier problema de sincronización.
Si la transacción no se completa, el estado en Field Service indica el error y el motivo del error. El sistema reintenta la transacción varias veces.
Si la transacción aún no se sincroniza, el error y los detalles de la transacción se conservan en el registro de transacciones de finanzas y operaciones. Los usuarios pueden solucionar el problema y resincronizar la transacción, asegurando que no se pierdan datos transaccionales financieros ni de inventario.
Con una configuración correcta del sistema, los errores en las transacciones son excepciones. Resolver este tipo de problema es fundamental para garantizar que se mantenga la coherencia transaccional entre los dos sistemas.
Proyectos jerárquicos de finanzas y operaciones
La integración crea proyectos jerárquicos, que constan de un proyecto principal y uno o más subproyectos. El proyecto principal actúa como contenedor para los subproyectos, que representan las órdenes de trabajo individuales en Field Service.
Dimensiones de almacenamiento, almacén y selección de ubicación
La integración admite dimensiones de almacenamiento cuando se configura correctamente. Las dimensiones de almacenamiento definen los niveles de detalle utilizados para el almacenamiento de un artículo en el inventario. Los sitios, almacenes y ubicaciones realizan un seguimiento de algunos artículos, mientras que a otros artículos se les realiza un seguimiento solo en el nivel de sitio o de sitio y almacén.
Dependiendo del producto de inventario seleccionado al crear un producto de orden de trabajo, las dimensiones de almacenamiento definidas determinan si se requiere ubicación en el producto de orden de trabajo.
Cuando un usuario agrega un producto de orden de trabajo donde el producto elegido tiene Inventario para el Tipo de producto de servicio de campo en Field Service, pueden seleccionar un almacén y una ubicación en los campos de búsqueda en el formulario de transacción. Los campos de almacén y ubicación se filtran para mostrar los valores de las aplicaciones de finanzas y operaciones, según la entidad jurídica a la que pertenece la cuenta de servicio de la orden de trabajo. La configuración del producto de finanzas y operaciones y sus dimensiones de almacenamiento determinan si el campo de ubicación del producto de la orden de trabajo es obligatorio al marcar un producto como usado.
Cuando un usuario modifica o elimina el registro de producto de orden de trabajo correspondiente en Field Service, la integración actualiza la línea del diario relevante.
Los campos de almacén y ubicación en Field Service están relacionados con los conceptos de almacén y ubicación en aplicaciones de finanzas y operaciones, que se utilizan para rastrear las ubicaciones físicas de los artículos del inventario.
Nota
La integración no requiere que se rellene el valor de Sitio y, en su lugar, llena el sitio según el almacén seleccionado, que tiene una relación jerárquica con el sitio. Recomendamos configurar los ajustes de pedido predeterminados para minimizar los errores cuando se crea un producto de orden de trabajo con un producto de inventario.
Inventario
Cuando la integración de finanzas y operaciones se habilita desde la configuración del servicio de campo, el sistema de registro de inventario es Dynamics 365 Supply Chain Management y se suprime la funcionalidad de inventario predeterminada de Field Service.
Field Service oculta los siguientes elementos de navegación:
- Inventario de productos
- Transferencias
- Ajustes
- Autorización de devolución de mercancía (RMA)
- Recibos de RMA
- Devolver al proveedor (RTV)
Field Service muestra los siguientes elementos:
- Inventario por sitio
- Inventario por almacén
Estos nuevos artículos de inventario utilizan tablas virtuales para exponer datos de inventario directamente desde Supply Chain Management dentro de Field Service. Los verdaderos niveles de inventario del sistema de registro están disponibles para los usuarios.
La función de validación de inventario contra el inventario predeterminado de Field Service está deshabilitada cuando la integración está habilitada. La configuración de Field Service para Uso de productos agotados está oculta para garantizar que los usuarios no reciban validaciones de inventario irrelevantes o comportamientos de bloqueo.
La integración no valida automáticamente las transacciones de inventario de una orden de trabajo según los niveles de inventario de Supply Chain Management.
Vistas de inventario con y sin detalles de variantes
Cuando la integración está habilitada, las vistas de inventario tienen una versión para organizaciones que no utilizan variantes de productos. Esta vista de inventario elimina varias columnas y simplifica la visibilidad del inventario.
Para las organizaciones que utilizan variantes de productos, existen vistas relevantes que muestran todos los detalles de los niveles de inventario, incluidas columnas de tamaño, color, estilo y configuración. Si es necesario, las organizaciones pueden modificar las vistas predeterminadas como lo hacen con cualquier tabla.
Nota
A diferencia de las tablas normales, actualmente las filas individuales dentro de estas tablas de inventario (mserp_inventorysiteonhandv2entity y mserp_inventwarehouseonhandv2entity) no admiten la apertura dentro de un formulario. El control de vista utilizado en estas vistas suprime la capacidad de abrir estos registros en un formulario.
Alineación de trabajadores
La integración de Field Service con aplicaciones de finanzas y operaciones amplía Dynamics 365 Human Resources a la integración de recursos reservables que introduce el concepto de trabajador en el recurso reservable. Además, la integración de Field Service se extiende a:
Permitir que un trabajador sea capturado en un producto o servicio de orden de trabajo.
Complete automáticamente el valor del trabajador en el producto de la orden de trabajo o en el servicio de la orden de trabajo según el trabajador del recurso que se puede reservar en la reserva asociada a la transacción. Este valor se puede completar o anular manualmente.
Requerir al trabajador sobre productos de orden de trabajo o servicios de orden de trabajo no relacionados con el inventario. El requisito se basa en si los parámetros de contabilidad y gestión de proyectos asociados de la empresa están configurados para requerir un valor de trabajador en horas líneas diario o líneas diario de gastos.
Si el requisito de trabajador está configurado en aplicaciones de finanzas y operaciones, Field Service solo requiere un valor cuando el producto o servicio de la orden de trabajo está configurado como usado. Para que no bloquee la creación de registros estimados sin conocer al eventual trabajador. La transacción no se sincroniza a menos que se registre al trabajador.
El campo de trabajador no se filtra según la elegibilidad del trabajador para realizar trabajo en el proyecto relacionado. La idoneidad no se considera un parámetro de programación al determinar el recurso que se puede reservar para programar en una orden de trabajo. Como procedimiento recomendado, las organizaciones podrían considerar el uso de roles de seguridad y unidades de negocios o introducir características de recursos para garantizar que los trabajadores solo sean programables según órdenes de trabajo relevantes. Considere estas opciones si es una consideración crítica para la implementación de aplicaciones de finanzas y operaciones de una organización.
Cambios en el campo de Field Service
La integración introduce campos nuevos y oculta otros campos.
Cambios en el campo orden de trabajo
La integración agrega un campo de búsqueda de tabla virtual llamado Proyecto F&O que se filtra según la empresa/entidad legal relevante y si el proyecto se encuentra en un estado en el que se pueden producir transacciones. La integración oculta el campo Cuenta de facturación ya que no es relevante cuando se selecciona una integración de finanzas y operaciones.
Cuando un usuario selecciona un proyecto, los filtros de búsqueda de proyectos muestran proyectos con los siguientes parámetros:
- El proyecto debe ser para el mismo cliente que la cuenta de servicio de la orden de trabajo.
- El proyecto debe ser para la misma entidad jurídica que la cuenta de servicio de la orden de trabajo.
- El proyecto debe estar en una etapa que permita la creación de diario.
Cambios en el campo orden de trabajo de producto
La solución de integración introduce varios campos en la tabla Producto de la orden de trabajo. Estos campos son visibles si la integración está instalada y habilitada.
Descripción del diario
- Solo visible para transacciones de gastos (productos que no son de inventario). Oculto para productos de inventario (que dan como resultado diarios de artículos).
- Se completa automáticamente con el nombre del producto aplicado, aunque se anima a los usuarios a anular el valor con una descripción más significativa.
- Limitado a 60 caracteres. Fluye desde el registro en Field Service a la línea diario y a la factura generada en Finanzas.
Propiedades de la línea
- Una búsqueda de tabla virtual que se filtra según la empresa/entidad legal relevante.
- La integración oculta el campo Cantidad a facturar ya que no existe un concepto equivalente en las líneas diario. En cambio, la propiedad de línea define si una transacción es facturable o no.
Ubicación
- Oculto para productos que no están en inventario.
- Solo se ve si las dimensiones del inventario configuradas en las aplicaciones de finanzas y operaciones del producto indican que se requiere una ubicación.
- Solo se requiere cuando el registro está configurado como usado.
- Una búsqueda de tabla virtual que se filtra según la empresa/entidad legal relevante y el almacén seleccionado.
Fecha de transacción
Trabajador
- Solo se requiere en función de los parámetros contables y de gestión de proyectos configurados en la empresa correspondiente.
- Se completa automáticamente si el valor de reserva del producto de orden de trabajo se completa según el trabajador del recurso reservable establecido en la reserva.
Cambios en el campo orden de trabajo de servicio
La solución de integración introduce varios campos en la tabla Servicio de la orden de trabajo. Estos campos son visibles si la integración está instalada y habilitada.
Descripción del diario
- Se completa automáticamente con el nombre del producto aplicado, aunque se anima a los usuarios a anular el valor con una descripción más significativa.
- Limitado a 60 caracteres. Fluye desde el registro en Field Service a la línea diario y a la factura generada en Finanzas.
Propiedades de la línea
- Una búsqueda de tabla virtual que se filtra según la empresa/entidad legal relevante.
- La integración oculta el campo Duración a facturar ya que no existe un concepto equivalente en las líneas diario. En cambio, la propiedad de línea define si una transacción es facturable o no.
Fecha de transacción
Trabajador
- Solo se requiere en función de los parámetros contables y de gestión de proyectos configurados en la empresa correspondiente.
- Se completa automáticamente si el valor de reserva del servicio de orden de trabajo se completa según el trabajador del recurso reservable establecido en la reserva.
Adiciones al campo producto
La integración introduce un campo de búsqueda de tabla virtual llamado Categoría de proyecto que se filtra según la empresa/entidad legal relevante y si es un inventario (para categorías de artículos) o no inventario. (para categorías de gastos) o producto de servicio (para categorías de horas).
Manejo de transacciones de órdenes de trabajo
Según los eventos con los registros de productos y servicios de una orden de trabajo de Field Service, las transacciones correspondientes se activan en sus respectivos registros de línea del diario y diario.
Crear
Producto: cuando se crea un registro de producto de orden de trabajo, la integración crea una línea del diario de artículos y diario o una línea del diario de gastos y diario. El Tipo de producto de Field Service del producto determina si la transacción desencadena una transacción de artículo o gasto.
- Los productos del inventario activan elementos
- Los productos que no están en inventario generan gastos
Servicio: cuando se crea un registro de servicio de orden de trabajo, la integración crea una transacción de horas.
Actualizar
Cuando se actualiza un producto o servicio de orden de trabajo y las líneas del diario y diario relacionadas no se registran, la integración actualiza la transacción de manera adecuada.
Cuando se actualiza un producto o servicio de orden de trabajo y las líneas del diario y diario relacionadas se registran, la integración:
- Crea una transacción inversa contra las líneas del diario y diario originales.
- Crea un nuevo diario y una nueva línea de diario que reflejan la transacción de actualización.
Eliminar
Cuando se elimina un producto o servicio de orden de trabajo y las líneas del diario y diario relacionadas no se registran, la integración elimina el diario y la línea del diario.
Cuando se elimina un producto o servicio de orden de trabajo y las líneas del diario y diario relacionadas se registran, la integración crea una transacción inversa contra el diario y la línea del diario originales.
Impacto del estado del sistema de orden de trabajo
Según el valor Estado del sistema de una orden de trabajo, la integración agrega o elimina líneas diario que están relacionadas con registros de producto o servicio de orden de trabajo que todavía están en un estado estimado.
Cuando una orden de trabajo se actualiza a Cancelada o Registrada, se eliminan todos los diarios no registrados y las líneas diario.
Cuando una orden de trabajo se actualiza de Cancelada o Registrada a cualquier otro estado del sistema, las líneas estimadas que se eliminaron obtienen automáticamente nuevas líneas recreadas.
Limitaciones
Esta integración admite el uso de entornos administrados por Microsoft. Los entornos administrados por el cliente no son compatibles con esta integración.
La integración de recursos/no almacenados de Project Operations no permite que la integración de Field Service funcione dentro de las mismas entidades legales que están habilitadas para el escenario integrado de recursos/no almacenados. Sin embargo, puede funcionar en los mismos entornos para otras entidades jurídicas.
Actualmente, las tablas virtuales sin conexión no son compatibles, por lo que es fundamental configurar la lógica predeterminada para las ubicaciones para que las transacciones no se bloqueen.
Los siguientes procesos o características disponibles en las aplicaciones de finanzas y operaciones no son compatibles o no se reflejan en Field Service listo para usar para esta integración:
Función de reserva de inventario para reservar cantidades de inventario para ciertos pedidos.
Dimensiones de seguimiento para definir la granularidad del seguimiento de un artículo en transacciones posteriores. Esta función es útil para rastrear artículos por lote o número de serie.
La configuración Requerir actividad en diarios en un proyecto establecida en "Sí" no es compatible. Si las actividades de Horas, Gastos o Artículos se configuran según sea necesario, las transacciones de Field Service no se realizan correctamente.
Actualmente, la integración admite una alineación limitada de las actualizaciones de datos de los diarios del proyecto con su respectiva transacción de orden de trabajo. Cuando un usuario de Field Service crea o actualiza un producto o servicio de orden de trabajo, esas actualizaciones se sincronizan con el diario respectivo. Sin embargo, las líneas diario de gastos, horas diario o diario de artículos solo sincronizan la propiedad de línea predeterminada y una referencia a la línea activa diario para el registro. Otros cambios en el registro de transacciones de Field Service respectivo no se sincronizan desde sus respectivos diarios de línea.