Tutorial: Configurar y facturar prepagos de ventas

Este tutorial lo lleva a través del proceso de configuración y uso de prepagos en Business Central. Los prepagos son pagos que se facturan y registran en un pedido de prepago de ventas o compras antes de registrar la factura final. Por ejemplo, puede requerir un depósito antes de fabricar productos bajo pedido o puede requerir el pago antes de enviar productos a un cliente. Puede utilizar la funcionalidad de prepagos le permite facturar y cobrar depósitos de los clientes y remitir depósitos a proveedores. De esta forma, todos los pagos relevantes se contabilizan en la misma factura.

Para cada cliente o proveedor se pueden definir requisitos de prepago para todos los productos o para algunos. Cuando haya configurado prepagos, puede generar facturas de prepago a partir de las órdenes de compra y venta con importes de prepago que se basan en su configuración. Puede cambiar los importes en la factura según sea necesario.

Por ejemplo, puede enviar más facturas prepago adicionales si es necesario añadir más productos al pedido.

Acerca de este tutorial

En este tutorial aparecen los siguientes ejemplos:

• Configuración de prepagos
• Creación de un pedido que requiera un prepago
• Creación de una factura de prepago
• Corrección de los requisitos de prepago en un pedido
• Aplicación de prepagos a un pedido
• Facturación del importe final en un pedido con prepago

Roles

En este tutorial se incluyen tareas para las siguientes funciones:

• Administradora de contabilidad (Felisa)
• Procesadora de pedidos (Susana)
• Administrador Cobros (Andrés)

Historia

Phyllis es administradora de contabilidad y toma decisiones sobre qué clientes deben abonar un depósito antes de que se fabriquen o envíen los productos. Felisa configura Business Central para calcular automáticamente los prepagos.

Susana es procesadora de pedidos de ventas. Cuando un cliente llama para realizar un pedido, Susan lo introduce en el sistema mientras el cliente está al teléfono. Así, Susan puede verificar los precios y las condiciones de pago con el cliente en el momento, y realiza cambios en el pedido mientras negocia con el cliente.

Arnie trabaja en el departamento de Clientes y registra facturas y pagos.

En este ejemplo, Felisa configura los requisitos de prepago para el cliente Sellafrio, basándose en su historial crediticio. Phyllis le da instrucciones a Susan sobre cómo manejar sus pedidos.

Cuando llama el cliente, Susan negocia con el cliente hasta alcanzar un acuerdo, y luego elige calcular el prepago de diversas formas distintas.

Una vez que Susana envíe la factura prepago, el cliente solicita un producto adicional. Susana actualiza el pedido y crea una segunda factura prepago.

Andrés registra el pago del cliente y lo aplica a las facturas; a continuación, envía la factura final.

Configurar prepagos

Felisa configura el sistema para gestionar los prepagos de los clientes.

• Felisa decide utilizar la misma serie numérica para los prepagos que las usadas para la facturación de venta.
• Felisa configura la aplicación para que compruebe si se requieren prepagos antes de la facturación final de los pedidos.
• Felisa configura valores predeterminados para un porcentaje de prepago requerido para ciertos productos y clientes.

En los siguientes procedimientos, se describe cómo realizar las tareas de Felisa:

Para configurar series numéricas para prepagos

1. Elija el icono , introduzca Configurar ventas y cobros y luego elija el enlace relacionado.
2. En la página Conf. ventas y cobros, amplíe la ficha desplegable Numeración.
3. Verifique que la serie numérica de las facturas de prepago registradas en el campo Nº fact. prepago registrada sea la misma que para las facturas de venta registradas (Nº serie fact. registrada), y que la serie numérica para abonos de prepago registrados (Nº abono prepago registrado) sea la misma que para los abonos registrados (Nº serie abono registrado).

Para bloquear envíos por prepagos sin abonar

1. En la página Conf. ventas y cobros, en la ficha desplegable General, seleccione la casilla Comprobar prepago al registrar.

Hora no se puede enviar ni facturar un pedido que tenga una cantidad de prepago sin abonar.

Felisa exige que al cliente 20000 se le facture un prepago del 30% en todos los pedidos, de manera predeterminada. Por lo tanto, Phyllis escribirá un porcentaje de prepago predeterminado en la ficha del cliente.

Felisa requiere que a todos los clientes se les facture un depósito del 20 % para el producto 1896-S. El cliente 20000 tiene un mal historial de pagos, por lo que Phyllis requiere un prepago del 40 % para el cliente 20000, para el producto 1896-S. En el procedimiento siguiente se ilustra el modo de configurar los porcentajes de prepago predeterminados.

Para asignar porcentajes de prepago predeterminados a clientes y productos

1. Elija el icono , introduzca Clientes y después elija el enlace relacionado.

2. Abra la ventana de la ficha del cliente 20000 (Trey Research).

3. En la ficha desplegable Pagos, campo % prepago, introduzca 30.

4. Elegir la acción Relacionado, seleccione el elemento de menú Ventas y, a continuación, elija el elemento de menú Porcentajes prepago.

5. Rellene dos líneas en la página Porcentajes prepago ventas como sigue:

   Tipo venta	Código ventas	Nº producto	% prepago
   Cliente	20000	1896-S	40
   Cliente	20000	1900-S	30

   Propina

   Dependiendo de su país o región, también debe especificar un código de grupo de impuesto en la ficha desplegable Costes y registro para el producto 1896-S. Cuando utiliza la empresa de demostración, este campo ya está configurado.

6. Cierre todas las páginas.

Para especificar una cuenta para los prepagos de ventas en la configuración del registro general

1. Elija el icono , introduzca Configuración general de registro y después elija el enlace relacionado.
2. Seleccione la línea donde el campo de General neg. grupo contable se establece en NAC, y el campo General producción. grupo contable se establece en MERCADERÍA.
3. En el campo Cuenta prepago venta, especifique la cuenta relevante. Su selección se guarda automáticamente.

Propina

Si no puede ver el campo de la página Configuración grupos contables, utilice la barra de desplazamiento horizontal situada en la parte inferior de la página para desplazarse hacia la derecha.

Crear un pedido que requiera un prepago

En el siguiente ejemplo, Susana, la procesadora de pedidos, crea un pedido cuando habla con un cliente. Los artículos que el cliente está ordenando requieren un prepago. Además, el cliente ha realizado algunos pagos atrasados en el pasado. Se ha indicado a Susana para requerir un importe fijo de 800 como prepago en el pedido.

El cliente solicita que le permitan pagar el 35 %, lo que Susana acepta, y cambia el pedido.

Susana crea la factura de prepago y la envía al cliente.

Para crear un pedido de venta con prepago

1. Elija el icono , escriba Pedidos de venta y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

2. Seleccione la acción Nuevo.

3. En el camppo Nombre del cliente, elija Trey Research.

4. Cierre la advertencia de saldo pendiente que se muestra.

5. Rellene dos líneas de venta con la siguiente información.

   Tipo	Nº	Cantidad
   Producto	1896-S	1
   Producto	1900-S	1

   Los campos de prepago de la línea de ventas están ocultos de manera predeterminada. Para mostrar los campos debe personalizar la página. Para más información, vea Para comenzar a personalizar una página a través del banner de personalización.

6. Compruebe que el campo % prepago de la línea con el producto 1900-S contiene 30. El valor predeterminado se ha tomado de la cabecera de venta, que se ha rellenado de la ficha cliente.

   El campo % prepago de la línea con el producto 1896-S contiene 40. 40 es el porcentaje que especificó en la página Porcentajes prepago ventas para el producto 1896-S y el cliente 20000.

   Para obtener más información, consulte Configurar prepagos.

7. En la acción Pedido, elija Estadísticas.

8. En la ficha desplegable Prepago, el campo de Cantidad prepago excl. IVA contiene 458.16. Si ahora crea una factura prepago para el pedido, 458,16 será el importe que figura en la factura.

   En este ejemplo, se ha indicado a Susana que sugiera un prepago total de 800 para el pedido.

   Importante

   Dependiendo de su país o región, el paso siguiente puede que no se aplique.

9. Cambie el importe que aparece en el campo Importe prepago excl. Imp. a 800 y cierre la página.

10. Consulte el campo % prepago de la líneas de ventas, y verá que se ha calculado de nuevo el valor hasta 67,02438 y 67,02282.

    El nuevo cálculo incluye todas las líneas con un porcentaje de prepago superior a 0.

    Ahora, el cliente pregunta si el porcentaje de prepago se puede ajustar en 35%. El supervisor de Susana aprueba el cambio.

11. En la página Pedido venta, en la ficha desplegable Prepago, en el campo % de prepago, especifique 35.

12. En la advertencia que aparece, seleccione el botón de Sí. Un índice del 35% será aplicado como el porcentaje de pago para todo el pedido.

13. Verifique que se han actualizado las líneas correctamente.

Crear una factura de prepago

Después de escribir los valores de prepago correctos en el pedido, Susana crea la factura de prepago y la envía al cliente.

Para crear una factura de prepago

1. En la página Pedido de ventas, elija Acciones, en el grupo Registro, elija Prepago y, a continuación, seleccione Registrar e imprimir factura prepago
2. Para registrar la factura, elija el botón Sí.

Nota

Susan ahora enviaría la factura al cliente.

Crear una factura de prepago adicional

Al día siguiente, el cliente llama a Susana y realiza cambios en el pedido. El cliente desea dos unidades del producto 1896-S. Susana vuelve a abrir y actualiza el pedido y, a continuación, crea una segunda factura de prepago del pedido y la envía al cliente.

Para crear una factura de prepago adicional

1. En la página Pedido venta, seleccione la acción Liberar y, después, Reabrir.

2. En la línea del producto 1896-S, en el campo Cantidad, escriba 2.

   En la acción Pedido, elija Estadísticas. El campo de Prepago Excl de importe. IVA contiene ahora 768,04 y el campo Importe prepago facturado excl. IVA contiene 417,76. Estos valores muestran que hay un importe de prepago extra que aún no se ha facturado.

3. Para registrar una factura para el importe de prepago extra, elija Acciones, Registro, Prepago y seleccione Registrar e imprimir factura prepago

4. Para registrar la factura, elija el botón Sí.

Aplicar los prepagos

El cliente paga el importe del prepago. Arnie, del departamento de contabilidad, registra el pago y lo aplica a las facturas de prepago.

Para aplicar un pago a las facturas de prepago

1. Elija el icono , escriba Diarios de recibos de efectivo, y luego elija el enlace relacionado.

2. Rellene una línea de diario con la siguiente información.

   Nombre del campo	Introduzca
   Tipo documento	Pago
   Tipo mov.	Cliente
   Nº cuenta	20000

3. Elija la acción Proceso, y luego Liquidar movs..

4. En la página Movs. pendientes cliente, seleccione la primera factura prepago y, a continuación, elija la acción Procesar y, después, seleccione la acción Marcar id. de liquidación.

5. Repita el paso anterior para el segundo prepago.

6. Elija el botón Aceptar.

   Los campos Importe se habrán rellenado ahora con la suma de las dos facturas de prepago.

7. Para publicar el diario, elija la acción Registrar e imprimir, luego seleccione Publicar.

8. Elija el botón Sí.

Facturar el importe restante

Se ha notificado a Andrés que los productos del pedido se han enviado y que el pedido está listo para su facturación. Andrés crea la factura para el pedido.

Para facturar el importe restante

1. Abra el pedido de venta.

2. Elija la acción Registrar, después Registrar.

3. Seleccione Enviar y facturar y, a continuación, elija el botón Aceptar.

4. Si desea obtener una vista previa de la factura, elija el botón Sí.

   Nota

   Normalmente, el departamento de envíos ya habrá registrado el envío.

   Andrés puede ver el historial para verificar que la factura de venta fue creada tal como se previó.

5. Elija el icono , escriba Histórico facturas venta y elija el vínculo relacionado.

Actualizar el estado de los pedidos y facturas prepago automáticamente

Puede acelerar el procesamiento de pedidos y facturas configurando entradas de cola de trabajos que actualizan automáticamente el estado de esos documentos. Cuando se paga una factura de prepago, las entradas de la cola de trabajos pueden cambiar automáticamente el estado del documento de Pago anticipado pendiente a Liberado. Cuando configure las entradas de la cola de trabajos, las unidades de código que necesitará usar son 383 actualizado Pendiente Prepago Ventas y 383 actualizado Pendiente Prepago Compra. Le recomendamos que programe las entradas para que se ejecuten con frecuencia, por ejemplo, cada minuto. Para obtener más información, consulte Uso de colas de proyectos para programar tareas.

Pasos siguientes

En este tutorial se han tratado los pasos siguientes para configurar Business Central para gestionar prepagos.

• Condigurar porcentajes de prepago predeterminados en clientes y productos.
• Utilizar diferentes métodos para calcular los prepagos de un pedido.
• Calcular el monto del prepago como un porcentaje del total del pedido.
• Asignar un importe total de prepago al pedido.

También ha registrado una factura de prepago, creado una segunda factura de prepago cuando se modificó el pedido y registrado la factura final por el importe restante.

Las capacidades de prepago facilitan la configuración y aplicación de reglas de prepago para clientes y artículos. También le permiten registrar cada pago contra una factura.

Consulte también

Facturar prepagos
Finanzas
Trabajar con Business Central
Tutoriales de procesos empresariales

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