Crear presupuestos contables

Los presupuestos juegan un papel importante en la inteligencia empresarial. Ejemplos son los extractos financieros en función de los informes financieros que incluyen movimientos de presupuesto o al analizar los importes presupuestados frente a los reales en el plan de cuentas. Para obtener más información, vaya a Financial Reporting.

Puede crear presupuestos para un periodo de tiempo determinado. Sin embargo, la mayoría de las veces las empresas establecen presupuestos para su ejercicio. Puede crear varios presupuestos para el mismo periodo, de modo que pueda trabajar con varias versiones de presupuesto o revisiones. También puede crear presupuestos para dimensiones, de modo que pueda analizar las desviaciones de presupuesto por dimensión. Puede trabajar con hasta cuatro dimensiones en un presupuesto. Para obtener más información, vaya a Trabajar con dimensiones.

En contabilidad de costes, trabaja con los presupuestos de costes de forma similar. Para obtener más información, vaya a Crear presupuestos de G/L.

Para crear un nuevo presupuesto contable

1. Elija el icono , introduzca Presupuestos contables y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

2. Elija la acción Editar lista y, a continuación, rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

3. Seleccione la acción Editar presupuesto.

4. En la parte superior de la página Presupuesto rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

   La página solo muestra las entradas que contienen el nombre del presupuesto introducido en el campo Nombre presupuesto. Dado que acaba de crear el nombre del presupuesto, no hay movimientos que coincidan con el filtro. Por tanto, la página está vacía.

5. Para escribir una cantidad, seleccione la celda correspondiente de la matriz. Se abre la página Movs. pptos. contabilidad.

6. Cree una nueva línea y rellene el campo Importe. Cierre la página Movs. pptos. contabilidad.

7. Repita los pasos 5 y 6 para todos los importes del presupuesto.

Nota

En la ficha desplegable Filtros puede filtrar la información de presupuesto por las dimensiones de presupuesto que haya configurado con ese nombre de presupuesto.

Exportar e importar presupuestos contables con Excel

Puede exportar datos de páginas de presupuestos a Microsoft Excel para su posterior procesamiento o análisis y, a continuación, importar los datos de presupuesto de nuevo en Business Central.

Exportar presupuestos contables a Excel

La exportación de un presupuesto contable a un libro de Excel le permite trabajar sin conexión y utilizar las potentes funciones de manipulación de datos de Excel.

Para exportar el presupuesto a Excel, siga estos pasos:

1. Abrir el presupuesto: seleccione el presupuesto en el que desea trabajar de la lista de presupuestos contables. Seleccione la acción Editar presupuesto.
2. Para exportar a Excel, en la página Presupuesto, elija Exportar a Excel.
3. Seleccione las dimensiones y los filtros que desea incluir en la exportación. Por ejemplo, puede que desee filtrar por departamentos o proyectos específicos.
4. Para generar el archivo de Excel, elija Aceptar.
5. Guarde el archivo de Excel exportado en su unidad local para editarlo.

Editar presupuestos contables en Excel

Después de exportar el presupuesto contable a Excel, puede rellenar los datos de su presupuesto. Aquí hay algunos consejos para ser más efectivo y reducir los errores:

• Agregue importes de presupuesto para cada combinación de dimensiones y periodos. Asegúrese de que los datos sean precisos y cumplan los requisitos de formato de Business Central. Por ejemplo, la numeración no debe tener caracteres especiales ni formato.
• Aproveche las funciones de Excel, como las fórmulas, la validación de datos y el formato condicional, para agilizar la entrada de datos y garantizar la precisión.
• Guarde el archivo de Excel una vez introducidos los datos del presupuesto.
• Realice copias locales de sus presupuestos como copias de seguridad.

Importar presupuestos contables a Excel

Después de agregar los números de presupuesto en un libro de Excel local, el siguiente paso es importarlo de nuevo a Business Central. Haga lo siguiente para importar el presupuesto de Excel:

1. Abrir el presupuesto: seleccione el presupuesto en el que desea trabajar de la lista de presupuestos contables. Seleccione la acción Editar presupuesto.
2. Para importar desde Excel, en la página Presupuesto, elija Importar desde Excel.
3. Elija el archivo de Excel de su unidad local. Puede elegir a qué presupuesto va a cargar y si desea agregar o sustituir las entradas. La acción Agregar agrega los movimientos de Excel a los movimientos ya existentes. La acción Reemplazar sobrescribe los movimientos existentes en el presupuesto.
4. Si todo parece correcto, elija Aceptar para completar el proceso de importación. Business Central actualiza el presupuesto con los datos importados.

Ejemplo de escenario: establecimiento de objetivos presupuestarios para gastos de nómina

Usted sabe que el nuevo coste de los salarios presupuestados será en divisa local (LCY) 1.200.000. Desea permitir que el departamento de Salarios presupueste las tres líneas específicas (de tipo de cuenta Publicación) para empleados a tiempo completo, empleados a tiempo parcial y ayuda temporal. Las tres líneas se agrupan bajo una línea de encabezado de Salarios.

Introduzca 1.200.000 en la línea Mayor, exporte el presupuesto a Excel y luego envíelo al departamento de Salarios y dígales que distribuyan los 1.200.000 DL.

El departamento de Salarios distribuye el importe en las tres cuentas contables. Cuando vuelve a importar al presupuesto contable, las tres cuentas se completan con los nuevos datos de Excel, que suman 1.200.000 DL y la línea Mayor está en blanco.

Nota

El plan de cuentas, en el que se basan los presupuestos del libro mayor, tiene líneas del tipo de cuenta Encabezado. Estas líneas contienen el total de las líneas debajo de ellas. Cuando se exporta un presupuesto contable, se exportan los datos de todas las líneas independientemente del tipo de cuenta. Sin embargo, sólo puede importar datos sobre líneas del tipo de cuenta Contabilización. De igual forma, al importar un presupuesto contable, todos los valores que existían en las líneas de cabecera se eliminan. Se eliminan para evitar totales incorrectos después de importar datos creados o editados en Excel.

Consejos para una gestión eficaz del presupuesto

He aquí algunos consejos para una gestión eficaz del presupuesto:

• Actualizaciones periódicas: actualice periódicamente sus presupuestos de mayor para reflejar los cambios en sus planes financieros y en el entorno empresarial. Puede copiar cualquiera de los presupuestos y convertirlos en previsiones.
• Control de versiones: mantenga diferentes versiones de su presupuesto para comparar el rendimiento real con varios escenarios.
• Colaboración: fomente la colaboración mediante la participación de las partes interesadas pertinentes en el proceso de presupuestación, garantizando que el presupuesto sea completo y realista.

Colaboradores

Microsoft mantiene este artículo. Los siguientes colaboradores proporcionaron parte o la totalidad de su contenido.

• Michelle Serna | Director de Sistemas ERP

Consulte también

Exportar datos empresariales a Excel
Finanzas
Inteligencia empresarial
Configurar las finanzas
Libro mayor y plan de cuentas
Trabajar con Business Central

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