Configurar correo electrónico

Nota

Azure Active Directory es ahora Microsoft Entra ID. Más información

Las personas en las empresas envían información y documentos, como órdenes de compra y venta y facturas, por correo electrónico todos los días. Los administradores pueden conectar una o varias cuentas de correo electrónico a Business Central, permitiéndole enviar documentos sin tener que abrir una aplicación de correo electrónico. Puede redactar cada mensaje individualmente con herramientas de formato básicas, como fuentes, estilos, colores, etc., y agregar archivos adjuntos de hasta 100 MB. Además, los diseños de informes pueden permitir que los administradores incluyan solo la información clave de los documentos. Obtenga más información en Enviar documentos por correo electrónico.

Las capacidades de correo electrónico en Business Central son solo para mensajes salientes. No puede recibir respuestas, es decir, no hay una página de "bandeja de entrada".

Nota

Puede utilizar las capacidades de correo electrónico de Business Central online solo con Exchange Online. No admitimos escenarios híbridos, como la conexión de Business Central online a una versión local de Exchange.

Si está usando Business Central local, antes de poder configurar el correo electrónico, debe crear un registro de aplicación para Business Central en Azure Portal. El registro de la aplicación permitirá Business Central para autorizar y autenticarse con su proveedor de correo electrónico. Obtenga más información en Configurar el correo electrónico para Business Central local. En Business Central online, nos encargamos de esto por usted.

Requisitos

Hay un par de requisitos para configurar y utilizar las funciones de correo electrónico.

• Para configurar el correo electrónico, debe tener el conjunto de permisos CONFIGURACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO. Para obtener más información, consulte Asignar permisos a usuarios y grupos.
• Todos los que vayan a utilizar las funciones de correo electrónico deben tener una licencia completa de Business Central. Por ejemplo, los administradores delegados y los usuarios invitados no pueden usar la cuenta de correo electrónico del inquilino.

Agregar cuentas de correo electrónico

Agrega cuentas de correo electrónico a través de extensiones que permiten que se conecten cuentas de diferentes proveedores a Business Central. Las extensiones estándar le permiten usar cuentas de Microsoft Exchange Online. Sin embargo, es posible que estén disponibles otras extensiones que le permitan conectar cuentas de otros proveedores, como Gmail.

Puede especificar escenarios comerciales predefinidos en los que usar una cuenta de correo electrónico para enviar correos electrónicos. Por ejemplo, puede especificar que todos los usuarios envíen documentos de ventas desde una cuenta y compren documentos de otra. Más información en Asignar escenarios de correo electrónico a cuentas de correo electrónico.

La siguiente tabla describe las extensiones de correo electrónico que están disponibles de forma predeterminada.

Extensión	Descripción	Ejemplos de cuando usar
Microsoft 365 Conector	Todos envían correos electrónicos desde un buzón compartido en Exchange Online.	Cuando todos los mensajes provienen del mismo departamento, por ejemplo, su organización de ventas envía mensajes desde una cuenta sales@cronus.com. Esta opción requiere que configure un buzón compartido en el centro de administración de Microsoft 365. Para más información, vea Buzones de correo compartidos.
Conector de usuario actual	Todos envían correos electrónicos desde la cuenta que usaron para iniciar sesión en Business Central.	Permitir comunicaciones de cuentas individuales.
Conector SMTP	Usar el protocolo SMTP para enviar mensajes de correo electrónico.	Permita las comunicaciones a través de su servidor de correo SMTP.

Las extensiones de Conector de Microsoft 365 y Conector de usuario actual usan las cuentas que configura para los usuarios en el centro de administración de Microsoft 365 para su suscripción a Microsoft 365. Para enviar correo electrónico utilizando las extensiones, los usuarios deben tener una licencia válida para Exchange Online. Además, en entornos sandbox, estas extensiones, incluida la extensión API REST de Outlook , requieren que la configuración Permitir solicitudes HttpClient esté habilitada. Para comprobar si está habilitada para estas extensiones, vaya a la página Administración de extensiones, elija la extensión y luego la opción Configurar.

Los usuarios externos, como administradores delegados y contadores externos, no pueden usar estas extensiones para enviar mensajes de correo electrónico desde Business Central.

Nota

Si utiliza la autenticación de servicio a servicio (S2S), los conectores de Microsoft 365 y el usuario actual no pueden autenticar al usuario cuando envía un documento de compra o venta por correo electrónico. Cuando alguien envía un documento, aparece el siguiente mensaje de error:

"No está autorizado para acceder a este recurso: https://graph.microsoft.com/.default. Póngase en contacto con el administrador del sistema."

El problema se debe a las acciones vinculadas en las API de documentos que envían correo electrónico. Para obtener más información sobre las acciones enlazadas, vaya a Acciones enlazadas.

Si desea utilizar la autenticación S2S y las funciones de correo electrónico, utilice la opción del conector SMTP.

Utilizar SMTP

Si desea utilizar el protocolo SMTP para enviar correos electrónicos desde Business Central, puede utilizar la extensión de Conector SMTP. Cuando configura una cuenta que utiliza SMTP, el tipo de remitente es un campo importante. Si elige Usuario específico, los correos electrónicos se enviarán con el nombre y otra información de la cuenta que está configurando. Sin embargo, si elige Usuario actual, los correos electrónicos se enviarán desde la cuenta de correo electrónico especificada para la cuenta de cada usuario. Usuario actual es parecido a la función Enviar como. Para más información, compruebe Usar una dirección de remitente sustituta en los mensajes de correo electrónico salientes.

Importante

Para utilizar SMTP, todos los usuarios deben estar en el mismo inquilino. OAuth Microsoft Entra

Debe crear un registro de aplicación en el portal de Azure y luego ejecutar la configuración asistida de Configuración de Microsoft Entra ID guía en Business Central para Conectar para Microsoft Entra ID. Para obtener más información, consulte Crear un registro de aplicación para Business Central en Azure Portal.

Exchange Online está desaprobando el uso de la autenticación básica para SMTP. Los inquilinos que actualmente usan SMTP AUTH no se verán afectados por este cambio. Sin embargo, recomendamos encarecidamente utilizar la última versión de Business Central y configurar la autenticación 2.0 para SMTP. OAuth No agregaremos autenticación basada en certificados para versiones anteriores de Business Central, por ejemplo, la versión 14. Si no puede configurar la autenticación 2.0, le recomendamos explorar alternativas de terceros si desea utilizar el correo electrónico SMTP en versiones anteriores. OAuth

Nota

Cuando copia una empresa que utiliza una cuenta de correo electrónico SMTP para enviar correos electrónicos, no se incluye la contraseña de la cuenta. Deberá volver a introducir la contraseña en la página Cuenta de SMTP en la nueva empresa.

Utilizar la guía de configuración asistida Configurar correo electrónico

La guía de configuración asistida para Configurar correo electrónico puede ayudarlo a comenzar rápidamente con los correos electrónicos.

Nota

Debe tener una cuenta de correo electrónico predeterminada, incluso si agrega solo una cuenta. La cuenta predeterminada se utilizará para todos los escenarios de correo electrónico que no estén asignados a una cuenta. Más información en Asignar escenarios de correo electrónico a cuentas de correo electrónico.

1. Seleccione el ícono , ingrese a Configurar cuentas de correo electrónico y luego elija el vincular relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Asignar escenarios de correo electrónico a cuentas de correo electrónico

Los escenarios de correo electrónico son procesos que implican el envío de un documento. Por ejemplo, un pedido de compra o venta o una notificación, como una invitación a un contable externo. Puede utilizar cuentas de correo electrónico específicas para escenarios concretos. Por ejemplo, puede especificar que todos los usuarios envíen siempre documentos de ventas de una cuenta, documentos de compra de otra y documentos de almacén o producción de una tercera cuenta. Puede asignar, reasignar y eliminar escenarios cuando lo desee. Un escenario solo se puede asignar a una cuenta de correo electrónico a la vez. La cuenta predeterminada se utilizará para todos los escenarios de correo electrónico que no estén asignados a una cuenta.

En la página Asignación de escenario por correo electrónico, puede elegir la acción Establecer archivos adjuntos predeterminados para agregar archivos adjuntos a escenarios de correo electrónico. Los archivos adjuntos siempre estarán disponibles cuando redacte un correo electrónico para un documento relacionado con el escenario. Cada escenario de correo electrónico puede tener uno o más archivos adjuntos predeterminados. Los archivos adjuntos predeterminados se agregan automáticamente a los correos electrónicos para el escenario de correo electrónico. Por ejemplo, cuando envía un pedido de ventas por correo electrónico, se agregará el archivo adjunto predeterminado especificado para el escenario Pedido de ventas. Los archivos adjuntos predeterminados se muestran en la sección Archivos adjuntos en la parte inferior de la página Redactar un correo electrónico. Puede agregar manualmente archivos adjuntos no predeterminados al correo electrónico.

Configurar directivas de visualización

Puede controlar los mensajes de correo electrónico que un usuario puede acceder en las páginas Bandeja de salida de correo electrónico y Correos electrónicos enviados.

En Directivas de visualización de correo electrónico de usuario, elija un usuario y luego una de las siguientes opciones en el campo Directiva de visualización de correo electrónico:

• Ver correos electrónicos propios : el usuario solo puede ver sus propios mensajes de correo electrónico.
• Ver todos los correos electrónicos : el usuario puede ver todos los mensajes de correo electrónico, incluidos los correos electrónicos enviados por otros usuarios.
• Ver si hay acceso a todos los registros relacionados : esta política de vista se utiliza si no se especifica otra política. Un usuario puede ver los mensajes de correo electrónico que enviaron otros usuarios si el usuario tiene acceso al registro que se envió y todos los registros relacionados. Por ejemplo, el usuario A envió un histórico de facturas de venta a un cliente. El usuario B puede ver el mensaje de correo electrónico si tiene acceso tanto a la factura como al cliente.
• Ver si hay acceso a algún registro relacionado - El usuario puede ver los mensajes de correo electrónico enviados por otras personas si tiene acceso a al menos un registro relacionado con el registro enviado. Por ejemplo, el usuario A envió un histórico de facturas de venta a un cliente. El usuario B puede ver el mensaje de correo electrónico si tiene acceso a la factura o al cliente.

Nota

Si deja vacío el campo ID de usuario y luego elige la acción Directiva de visualización de correo electrónico, la directiva que defina se aplica a todos los usuarios.

Especificar cuántos mensajes puede enviar una cuenta por minuto

Algunos proveedores de correo electrónico (ISP) limitan la cantidad de mensajes de correo electrónico que una cuenta de correo electrónico puede enviar de una sola vez, dentro de un cierto período de tiempo, o en ambos. Conocida como limitación del correo electrónico, la práctica ayuda a los ISP a controlar el tráfico en sus servidores y evitar el spam. Si una cuenta de correo electrónico supera el límite, el ISP podría bloquear los mensajes. Para asegurarse de que la cantidad de mensajes que envía desde Business Central cumpla con el límite de su ISP, especifique el límite para cada una de sus cuentas de correo electrónico.

El límite predeterminado para los tipos de cuenta Microsoft 365 y Usuario actual es 30, que coincide con el límite establecido por Exchange Online.

Hay dos formas de especificar el límite:

• Cuando utilice la guía de configuración asistida Configurar correo electrónico para crear una nueva cuenta, especifique el límite en el campo Límite de tasa por minuto .
• Para las cuentas de correo electrónico existentes, especifique el límite en el campo Límite de tasa de correo electrónico de la cuenta.

Configure textos y diseños de correo electrónico reutilizables

Puede utilizar informes para incluir información clave de documentos de venta, compra y servicio en textos para correos electrónicos. Los diseños de informe definen el estilo y el contenido del texto en el correo electrónico. Por ejemplo, el contenido podría incluir textos como un saludo o instrucciones que preceden a la información del documento. Este procedimiento describe cómo configurar el informe Factura de venta para facturas de ventas registradas, pero el proceso es similar para otros informes.

Nota

Para usar el diseño para crear contenido para mensajes de correo electrónico, debe usar el tipo de archivo de Word para su diseño.

1. Seleccione el ícono , ingrese Selecciones de informes - Ventas y luego elija el vincular relacionado.
2. En la página Informe selección - ventas, en el campo Uso, seleccione Facturar.
3. En una línea nueva, en el campo Id. informe, seleccione, por ejemplo, informe estándar 1306.
4. Seleccione la casilla Usar para el cuerpo del correo electrónico.
5. Elija el campo Descripción de diseño del cuerpo del correo electrónico y seleccione un diseño en la lista.
6. Para ver o editar el diseño en el que se basa el texto del correo electrónico, seleccione el diseño en la página Diseños de informe personalizados y, a continuación, elija la acción Exportar diseño. Si personaliza el diseño, utilice la acción Importar diseño para cargar el nuevo diseño.

   Nota

   Para personalizar un diseño de informe estándar, como 1306, debe hacer una copia del informe. Business Central le ayudará a crear una copia cuando importe un diseño personalizado para un informe estándar. El nombre de su nuevo diseño de informe personalizado tendrá el prefijo "Copia de".

7. Si desea permitir que los clientes utilicen un servicio de pago, como PayPal, deberá configurar el servicio. Después, la información y el vínculo de PayPal se insertan en el texto del correo electrónico. Para obtener más información, consulte Permitir pagos de cliente a través de PayPal.
8. Elija el botón Aceptar.

Ahora bien, cuando selecciona, por ejemplo, la acción Enviar en la página Factura venta reg., el cuerpo del correo electrónico contendrá la información del documento del informe 1306 precedida por el texto estándar siguiendo el diseño de informe que seleccionó en el paso 5.

Usar una dirección de remitente sustituta en los mensajes de correo electrónico salientes

Si usa la extensión Conector SMTP, puede utilizar las funciones Enviar como o Enviar en nombre de en Microsoft Exchange para cambiar la dirección del remitente en los mensajes salientes. Business Central utilizará la cuenta SMTP para autenticarse en Exchange, pero sustituirá la dirección del remitente por la que especifique o la modificará con "en nombre de".

Cuando configura una cuenta y desea utilizar las funciones Enviar como o Enviar en nombre de Exchange, en el campo Tipo de remitente, elija Usuario específico.

Alternativamente, puede elegir Usuario actual para permitir que las personas envíen mensajes a través del conector SMTP. El mensaje parecerá enviado desde la cuenta de correo electrónico especificada en el campo Correo electrónico de contacto de la ficha de usuario para el usuario con el que inició sesión. Sin embargo, funcionará de manera similar a la característica Enviar como y se enviará desde la cuenta especificada en la configuración del Connector forde SMTP.

A continuación se ofrecen ejemplos de cómo se usan Enviar como y Enviar en nombre de en Business Central:

• Puede que desee que los pedidos de compra o de venta que envía a proveedores y clientes parezcan proceder de una dirección noreply@yourcompanyname.com.
• Cuando su flujo de trabajo envía una solicitud de aprobación por correo electrónico utilizando la dirección de correo electrónico del solicitante.

Nota

Solo puede utilizar una cuenta para sustituir las direcciones de remitente. Es decir, no puede tener una dirección sustituta para los procesos de compra y otra para los procesos de venta.

Configurar perfiles de envío de documentos

Puede ahorrar tiempo configurando un método preferido de envío de documentos de ventas para cada uno de sus clientes. No tendrá que seleccionar una opción de envío, como enviar el documento por correo electrónico o como documento electrónico, cada vez que envíe un documento. Para obtener más información, vea Configurar los perfiles de envío de documentos.

Opcional: Configurar el registro de correo electrónico en Exchange Online

Aproveche al máximo las comunicaciones entre comerciales y sus clientes actuales o potenciales. Puede realizar un seguimiento de los intercambios de correo electrónico y luego convertirlos en oportunidades procesables. Más información en Realizar un seguimiento de los intercambios de mensajes de correo electrónico entre vendedores y contactos.

Opcional: supervise el uso del correo electrónico y resuelva los errores de correo electrónico con telemetría

Los administradores pueden activar la función de telemetría en Business Central para obtener datos sobre el uso y las fallas de las diferentes capacidades del sistema. Para el correo electrónico, registramos las siguientes operaciones:

• Se ha enviado correctamente un correo electrónico
• Error del intento de enviar un correo electrónico
• Autenticación a un servidor SMTP correcta/errónea
• Conexión a un servidor SMTP correcta/errónea

Puede usar estos datos para supervisar el uso del correo electrónico y solucionar errores de correo electrónico. Obtenga más información en Análisis de telemetría de correo electrónico (contenido de administración).

Configuración del correo electrónico para Business Central en las instalaciones

Business Central local puede integrarse con servicios basados en Microsoft Azure. Por ejemplo, puede utilizar Cortana Intelligence para previsiones de flujo de caja más inteligentes, Power BI para visualizar su negocio y Exchange Online para enviar correo electrónico. La integración con estos servicios se basa en el registro de una aplicación en Microsoft Entra ID. El registro de la aplicación proporciona servicios de autenticación y autorización para las comunicaciones. Para utilizar las capacidades de correo electrónico en Business Central en las instalaciones, debe registrar Business Central como una aplicación en el portal de Azure y luego conectar Business Central al registro de la aplicación. En el siguiente apartado se explica cómo.

Crear un registro de aplicación para Business Central en Azure Portal

Los pasos para registrar Business Central en el portal de Azure se describen en Registrar una aplicación en Microsoft Entra ID.

Nota

Para usar las características de correo electrónico, el registro de su aplicación debe usar una configuración de múltiples inquilinos.

Las configuraciones que son específicas de las capacidades de correo electrónico son los permisos delegados que otorga al registro de su aplicación. La siguiente tabla enumera los permisos mínimos.

API / Nombre de permiso	Escriba	Descripción
Microsoft Graph / User.Read	Delegado	Iniciar sesión y leer el perfil de usuario.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Delegado	Redactar mensajes de correo electrónico.
Microsoft Graph / Mail.Send	Delegado	Enviar mensajes de correo electrónico.
Microsoft Graph / offline_access	Delegado	Consentimiento de acceso para mantener los datos.
Microsoft Graph / Mail.Send.Shared	Delegado	Buzón compartido

Si está utilizando el conector SMTP y desea utilizar OAuth 2.0 para la autenticación, los permisos son ligeramente diferentes. La siguiente tabla enumera los permisos.

API / Nombre de permiso	Escriba	Descripción
Microsoft Graph / offline_access	Delegado	Consentimiento de acceso para mantener los datos.
Microsoft Graph / openid	Delegado	Iniciar sesión de usuarios.
Microsoft Graph / User.Read	Delegado	Iniciar sesión y leer el perfil de usuario.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Delegado	Enviar correos electrónicos desde usando SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Delegado	Iniciar sesión y leer el perfil de usuario.

Cuando crea el registro de la aplicación , tenga en cuenta la siguiente información. La necesitará para conectar Business Central al registro de la aplicación.

• ID de la aplicación (cliente)
• Redirigir URI (opcional)
• Secreto del cliente

Más información sobre directrices generales sobre cómo registrar una aplicación, en Inicio rápido: Registrar una aplicación con la plataforma de identidad de Microsoft..

Nota

Si tiene problemas para usar el protocolo SMTP para enviar correos electrónicos después de conectar Business Central al registro de su aplicación, podría deberse a que SMTP AUTH no está habilitado para su suscriptor. En su lugar, le recomendamos que use los conectores de correo electrónico de Microsoft 365 y del usuario actual, ya que usan las API de Microsoft Graph Mail. Sin embargo, si debe usar el protocolo SMTP, puede habilitar SMTP AUTH. Para obtener más información, consulte Habilitar o deshabilitar el envío SMTP de cliente autenticado (SMTP AUTH) en Exchange Online.

Conectar Business Central al registro de la aplicación

Después de registrar su aplicación en el portal de Azure, en Business Central, use la página Registro de ID de aplicación de correo electrónico Microsoft Entra para iniciar sesión en Business Central.

1. En Business Central, seleccione el ícono , ingrese Registro de ID de aplicación de correo electrónico Microsoft Entra y luego seleccione el vincular relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Propina

Alternativamente, si se conecta por primera vez, puede ejecutar la guía de configuración asistida Configurar correo electrónico. En este caso, la guía también incluirá la página de registro de Microsoft Entra ID de la aplicación de correo electrónico para agregar la información para conectarse al registro de su aplicación.

Consulte también

Buzones compartidos en Exchange Online
Trabajar con Business Central
Configuración de Business Central
Enviar documentos por correo electrónico
Personalización de Business Central mediante extensiones
Utilice Business Central como su bandeja de entrada empresarial en Outlook
Cómo obtener Business Central en mi dispositivo móvil
Cómo obtener Business Central en mi dispositivo móvil
Análisis de la telemetría de correo electrónico (contenido de administración)

Encuentre módulos de aprendizaje electrónico gratuitos para Business Central aquí