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Configurar el envío y la recepción de documentos electrónicos

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Nota

El contenido de este artículo solo se aplica a las versiones de Dynamics 365 Business Central que se lanzaron antes del segundo lanzamiento de versiones de 2023. En el segundo lanzamiento de versiones de 2023, se incluye una nueva funcionalidad para documentos electrónicos. Para obtener más información, vea Configurar documentos electrónicos.

Como alternativa al envío de correos electrónicos con archivos adjuntos, puedes enviar y recibir documentos empresariales de forma electrónica. Se entiende por documento electrónico un archivo compatible con el estándar que representa un documento empresarial, como una factura de un proveedor que se puede recibir y convertir en una factura de compra en Business Central. El intercambio de los documentos electrónicos entre dos socios comerciales se realiza a través de un proveedor externo de servicios de intercambio de datos. La versión genérica de Business Central admite el envío y la recepción de facturas electrónicas y abonos en formato PEPPOL, admitido por los proveedores de servicios de intercambio de documentos más importantes. Hay preconfigurado un proveedor de servicios de intercambio de documentos principal listo para ser configurado según su empresa.

Puedes hacer que un servicio de OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) externo cree documentos electrónicos desde PDF o desde archivos de imagen que representen documentos entrantes que después puedas convertir a registros de documentos en Business Central, como en documentos electrónicos PEPPOL. Por ejemplo, cuando recibes una factura de un proveedor en formato PDF, la puedes enviar al servicio de OCR desde la página Documentos entrantes. Al de unos segundos recibirás el archivo devuelto como una factura electrónica que se puede convertir en una factura de compra para el proveedor. Si envías el archivo al servicio de OCR por correo electrónico, se creará un documento entrante nuevo automáticamente cuando recibas el documento electrónico devuelto.

El formato de documento electrónico PEPPOL se ha preconfigurado para permitirle enviar facturas y abonos electrónicos en formato PEPPOL. En primer lugar, debe configurar los distintos datos maestros, como la información de la empresa, los clientes, los productos y las unidades de medida. Se utilizan para identificar a los socios comerciales y los productos al convertir los datos de los campos de Business Central en elementos en el archivo de documento saliente. Por último, debe seleccionar el formato en la página Formato documento electrónico para cada cliente al que enviará documentos electrónicos PEPPOL. Para obtener más información, vea Enviar documentos electrónicos.

Las definiciones de intercambio de datos PEPPOL - Factura y PEPPOL - Abono se han preconfigurado para permitirle recibir facturas electrónicas y abonos en formato PEPPOL. En primer lugar, debe configurar los distintos datos maestros, como la información de la empresa, los proveedores, los productos y las unidades de medida. Se utilizan para identificar a los socios comerciales y los productos al convertir los datos de elementos del archivo de documento entrante en campos de Business Central. Por último, debe seleccionar la definición de intercambio de datos en la página Documentos entrantes para cada documento electrónico entrante que desee convertir a un documento de compra en Business Central.

La definición de intercambio de datos OCR - Factura está preconfigurada para permitirle recibir documentos electrónicos generados por el servicio de OCR. Para recibir, por ejemplo, una factura como documento electrónico de OCR, configure una fecha maestra y después procese el documento como si recibiera un documento electrónico de PEPPOL. Para obtener más información, vea Usar el servicio OCR para convertir archivos PDF y de imagen en documentos electrónicos.

Los servicios preconfigurados para intercambio de documentos y OCR se deben activar antes de enviar o recibir. Para obtener más información, vea Configurar un servicio de intercambio de documentos.

El tema incluye los siguientes procedimientos:

  • Para configurar la empresa para el envío y la recepción de documentos electrónicos
  • Para configurar el registro de IVA para el envío y la recepción de documentos electrónicos
  • Para configurar países o regiones para el envío y la recepción de documentos electrónicos
  • Para configurar productos para el envío y la recepción de documentos electrónicos
  • Para configurar unidades de medida para el envío y la recepción de documentos electrónicos
  • Para configurar clientes para enviar documentos electrónicos
  • Para seleccionar el formato de documento electrónico PEPPOL para enviar documentos electrónicos
  • Para configurar proveedores para recibir documentos electrónicos
  • Para seleccionar la definición de intercambio de datos PEPPOL - Factura para recibir documentos electrónicos
  • Para configurar la cuenta que utilizar en las líneas de la nueva factura de compra para productos y no productos no identificables

Para configurar la empresa para el envío y la recepción de documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba Información de la empresa y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. En la ficha desplegable General, rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Descripción
    GLN Identifique a su empresa.

    Por ejemplo, al enviar facturas electrónicas en formato PEPPOL, el valor de este campo se utiliza para rellenar el elemento EndPointID bajo el nodo AccountingSupplierParty en el archivo. El número se basa en el GS1 estándar, que es compatible con ISO 6523.
    CIF/NIF Especifique el CIF/NIF de la empresa.
    Centro responsabilidad Si la empresa se ha configurado con un centro de responsabilidad, asegúrese de que el campo Código país/región se haya rellenado.

Para configurar el registro de IVA para el envío y la recepción de documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba Configuración registro de IVA y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. Para cada línea de configuración de registro de IVA que utilizará para los documentos electrónicos, rellene el campo tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Descripción
    Categoría de impuesto Especifique la categoría de IVA.

    Por ejemplo, al enviar facturas electrónicas en formato PEPPOL, el valor de este campo se utiliza para rellenar el elemento TaxApplied bajo el nodo AccountingSupplierParty en el archivo. El número se basa en el UNCL5305 estándar.

Para configurar países o regiones para el envío y la recepción de documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba País/Regiones y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. Para cada país/región que utilizará para intercambiar documentos electrónicos, rellene el campo tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Descripción
    Esquema de IVA Identifica al organismo nacional que emite el CIFNIF en el país o la región en relación con el envío de documentos electrónicos.

    Por ejemplo, al enviar facturas electrónicas en formato PEPPOL, el valor de este campo se utiliza para rellenar el atributo SchemeID para el elemento EndPointID bajo el nodo AccountingSupplierParty y el nodo AccountingCustomerParty en el archivo.

    El campo Esquema de IVA solo se utiliza si el campo GLN en la página Información empresa no se rellena. Nota: El valor del campo Código en la página Países/Regiones debe cumplir con ISO 3166-1:Alpha2.

Para configurar productos para el envío y la recepción de documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba Productos y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. Para cada producto que compre o venda en documentos electrónicos, rellene el campo tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Descripción
    GTIN Identifica el producto en conexión con el envío y recepción de documentos electrónicos. Para el formato PEPPOL se utiliza el campo de la siguiente forma:

    Si el elemento StandardItemIdentification/ID tiene el atributo SchemeID establecido en GTIN, el elemento se asigna al campo GTIN en la ficha de producto.

Para configurar unidades de medida para el envío y la recepción de documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba Unidades de medida y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. Para cada unidad de medida que utilizará para productos en documentos electrónicos, rellene el campo tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Descripción
    Código estándar internacional Especifique el código de unidad de medida expresado como el estándar UNECERec20 en relación con el envío de documentos electrónicos.

    Por ejemplo, al enviar facturas electrónicas en formato PEPPOL, el valor de este campo se utiliza para rellenar el atributo unitCode del elemento InvoicedQuantity bajo el nodo InvoiceLine. Nota: Si el campo Unidad de medida de la línea de venta está vacío, el valor estándar UNECERe20 para "Unidad" (H87) se inserta de manera predeterminada. Para obtener más información y una lista de códigos de unidad de medida válidos, vea Recomendación n.º 20 - Unidades de medida utilizadas en comercio internacional.

Para configurar clientes para enviar documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba Clientes, y a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. Para cada cliente al que enviará documentos electrónicos, rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Descripción
    GLN Identifique al cliente.

    Por ejemplo, al enviar facturas electrónicas en formato PEPPOL, el valor de este campo se utiliza para rellenar el elemento EndPointID bajo el nodo AccountingCustomerParty en el archivo. El número se basa en el GS1 estándar, que es compatible con ISO 6523.

    Si el campo GLN está vacío, se usa el valor en el campo CIF/NIF.
    CIF/NIF Especifique el número CIF/NIF del cliente. Sugerencia: En las versiones localizadas admitidas, elija el botón Análisis para utilizar el servicio web que comprueba si el número existe en el registro de empresas nacional.
    Centro responsabilidad Si el cliente se ha configurado con un centro de responsabilidad, asegúrese de que el campo Código país/región se haya rellenado.

    Puede configurar cada cliente con un método preferido de enviar los documentos empresariales, para que no tenga que seleccionar una opción de envío cada vez que deba enviar un documento al cliente. Para obtener más información, vea Configurar los perfiles de envío de documentos.

Para seleccionar el formato de documento electrónico PEPPOL para enviar documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba Perfiles de envío de documentos y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. Abra un perfil de envío de documentos existente o cree uno nuevo. Para obtener más información, vea Configurar los perfiles de envío de documentos.

  3. En la página Perfil de envío de documentos, elija Formato electrónico, seleccione la línea de PEPPOL y, a continuación, elija Aceptar.

  4. En el campo Documento electrónico, seleccione Sí (A través del servicio de intercambio de documentos).

    Nota

    Business Central detecta automáticamente si el documento es una factura o un abono y aplica el formato PEPPOL según corresponda.

  5. Para aplicar este perfil de envío de documentos a todos los clientes, seleccione la casilla Por defecto en la ficha desplegable General. Para aplicarlo solo a clientes específicos, rellene el campo Perfil de envío de documentos en las fichas cliente en cuestión. Para obtener más información, vea Configurar los perfiles de envío de documentos.

    Ahora puede enviar datos convertidos dentro del documento electrónico. Para obtener más información, vea Enviar documentos electrónicos.

Para configurar proveedores para recibir documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba Proveedores y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. Para cada proveedor desde el que recibirá documentos electrónicos, rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Descripción
    GLN Identifique al proveedor.

    Por ejemplo, al recibir facturas electrónicas en formato PEPPOL, el valor de este campo se utiliza para rellenar el elemento EndPointID bajo el nodo AccountingSupplierParty en el archivo. El número se basa en el GS1 estándar, que es compatible con ISO 6523.

    Si el campo GLN está vacío, se usa el valor en el campo CIF/NIF.
    CIF/NIF Especifique el número CIF/NIF del proveedor. Sugerencia: En las versiones localizadas admitidas, elija el botón Análisis para utilizar el servicio web que comprueba si el número existe en el registro de empresas nacional.
    Centro responsabilidad Si el proveedor se ha configurado con un centro de responsabilidad, asegúrese de que el campo Código país/región se haya rellenado.

Para seleccionar la definición de intercambio de datos PEPPOL - Factura para recibir documentos electrónicos

  1. En el cuadro Buscar, escriba Documentos entrantes y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. En la línea del documento electrónico que desea recibir y convertir, elija el campo Tipo de intercambio de datos y seleccione PEPPOLINVOICE.

    Si el documento que recibir es un abono, seleccione PEPPOLCREDITMEMO.

    Ahora puede recibir el documento electrónico iniciando el proceso de conversión de datos en la página Documentos entrantes. Para obtener más información, consulte Recibir y convertir documentos electrónicos.

Para configurar la cuenta que utilizar en las líneas de la nueva factura de compra para productos y no productos no identificables

  1. En el cuadro Buscar, escriba Configuración compras y pagos y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

  2. En la ficha desplegable Cuentas predeterminadas, rellene el campo tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Descripción
    Cuenta para líneas que no son artículos físicos Especifica la cuenta que se inserta automáticamente en las líneas de compra creadas a partir de los documentos electrónicos cuando la línea de documento entrante no contiene un producto identificable. Cualquier línea del documento entrante que no tenga un GTIN o un número de artículo del proveedor, se convertirá en una línea de compra del tipo Cuenta del libro mayor y el campo N.º de la línea de compra incluirá la cuenta que seleccionaste en el campo Cuenta de de líneas que no son de artículos.

    Si dejas el campo Cuenta para líneas que no son artículos físicos en blanco y el documento entrante contiene líneas sin artículos identificables, no se creará el documento de compra. Entonces, aparecerá un mensaje de error que te indicará que rellenes el campo Cuenta para líneas que no son artículos físicos antes de completar la tarea.

Consulte también

Intercambio de datos electrónicamente
Facturar ventas
Registrar compras

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