Planear la administración y el mantenimiento de sitios en SharePoint Server
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SharePoint en Microsoft 365
Cada sitio y colección de sitios en la granja de servidores de SharePoint Server usa recursos del sistema, como almacenamiento, procesamiento y redes. Si los sitios no se usan o están abandonados, usarán recursos, pero no ofrecerán ningún valor empresarial (es decir, usarán espacio de almacenamiento que podría aprovecharse para otros recursos). Los sitios fuera de control usan recursos del sistema por encima de lo asignado por el plan original. En ambos casos, se deniega el acceso a los recursos del sistema y el rendimiento se verá afectado, con aumentos en la sobrecarga y reducciones en la capacidad de administración. Para ayudarle a evitar estos problemas, necesita planear la administración de sus sitios y colecciones de sitios. En este artículo se describen las herramientas que puede usar para administrar los sitios y colecciones de sitios en SharePoint Server.
Cuotas
El primer paso para controlar la cantidad de recursos que usan los sitios y las colecciones de sitios es establecer y aplicar plantillas de cuota. Las cuotas permiten controlar cuántos datos conserva una colección de sitios y, cuando el almacenamiento del sitio alcance un tamaño máximo, permiten bloquear el sitio para impedir que se agregue contenido. Con las cuotas, también puede controlar la cantidad de recursos que puede usar un sitio o una colección de sitios (como el procesador y la memoria). Las cuotas permiten establecer valores de límite de almacenamiento y valores de límite de advertencia, así como límites de uso de recursos, que las aplicaciones no pueden superar. Después de configurar y aplicar las cuotas, reduzca el impacto de los problemas causados por las colecciones de sitios fuera de control. Para obtener más información sobre cómo trabajar con cuotas y cómo configurarlas, vea Crear, editar y eliminar plantillas de cuota en SharePoint Server.
Al realizar la planificación de la capacidad del servidor y la base de datos, determine los límites de tamaño (si los hay) que desea aplicar. En la lista siguiente se describe cómo aprovechar mejor las cuotas:
Cree diferentes plantillas de cuota para los distintos tipos de sitio. Por ejemplo, se pueden usar diferentes cuotas para diferentes departamentos, tipos de clientes o rutas de acceso (por ejemplo, los sitios en la ruta de acceso /sites pueden obtener solo 100 MB para cada colección de sitios, mientras que los sitios en la ruta de acceso /VIP pueden usar hasta 300 MB por colección de sitios). Al crear una colección de sitios desde Administración central, se puede especificar la plantilla de cuota que se usará. Tenga en cuenta que los sitios creados con la administración de sitios sin intervención del administrador usan la cuota predeterminada para la aplicación web.
Otorgue espacio suficiente para un crecimiento razonable en los sitios. En función del uso de cada sitio, los requisitos de espacio de almacenamiento varían notablemente. Los sitios están diseñados para crecer a medida que se usan. Un límite de cuota de 50 MB probablemente no sea un espacio de almacenamiento inicial suficiente para la mayoría de los sitios y mucho menos si el sitio tiene una vida prolongada.
Permita un intervalo de tiempo razonable entre el mensaje de correo electrónico de advertencia y el bloqueo del sitio cuando se supere la cuota. Por ejemplo, no establezca el límite de advertencia en 80 MB y el límite de almacenamiento del sitio en 85 MB. Si avisa con muy poca antelación, los usuarios podrían molestarse si se aplica el bloqueo mientras cargan varios archivos de gran tamaño y no pueden completar la tarea.
Archive contenido o sitios obsoletos. No obstante, para archivar o eliminar contenido o sitios obsoletos, asegúrese de que los usuarios comprendan el plan y de realizar estas acciones en momentos predecibles. Por ejemplo, puede publicar una programación que indique cuándo se archivará contenido o se eliminarán sitios que no se usen.
Revise periódicamente los permisos del sitio. Por ejemplo, puede revisarlos cada tres meses para quitar los permisos de los usuarios que ya no formen parte del grupo o proyecto.
Cree un plan para realizar copias de seguridad del contenido del sitio con frecuencia. Determine o averigüe con qué frecuencia se realizarán las copias de seguridad y cuál es el proceso para restaurar contenido en caso de que sea necesario. Para obtener más información, vea Planear copias de seguridad y recuperación en SharePoint Server.
Informes de uso
Las cuotas impiden que las colecciones de sitios en conjunto superen los límites establecidos, pero, dentro de una colección de sitios, algunos sitios y páginas se usarán más que otros. Con el fin de equilibrar los recursos del sistema, necesitará conocer cuáles son los sitios y las páginas más usadas, y cuáles son los sitios abandonados o con un uso insuficiente. Puede que los sitios más usados necesiten más recursos, mientras que los abandonados o con un uso insuficiente tengan que archivarse o eliminarse. Una parte del plan de mantenimiento del sitio tiene que planear cómo administrar el tamaño y el número de las colecciones de sitios del entorno. Esto es más importante si permite la administración de sitios sin intervención del administrador. La mayoría de las organizaciones quieren ser capaces de predecir y controlar cuánto crecimiento pueden esperar de los sitios debido al impacto que pueden tener en los recursos de la base de datos. Por ejemplo, si una base de datos de contenido contiene 100 sitios y uno de esos sitios ocupa más del 50 % del espacio, puede que sea necesario mover esa colección de sitios a otra base de datos de contenido. Esto garantizará que conserve espacio para futuro crecimiento, a la vez que mantiene la capacidad de realizar copias de seguridad y restaurar las bases de datos.
En los informes de uso de SharePoint Server puede realizar un seguimiento del número de aciertos y del número de usuarios únicos de un sitio o de una colección de sitios, tanto a diario como mensualmente. Para ver los informes, un administrador de la granja de servidores tiene que configurar la recopilación de datos y el uso. Para obtener más información, vea Configurar la recolección de datos de uso y estado en SharePoint Server. Para más información sobre cómo ver y utilizar los informes de uso, vea View usage reports in SharePoint Server.
Eliminación de sitios y de colecciones de sitios
Necesita planear cómo se administrarán los sitios que queden inactivos cuando finalice un proyecto, así como los sitios que los usuarios crearon solo para probar ideas, pero que después los abandonaron. Confirmar el uso de sitios y su eliminación puede resultarle útil para mantener el entorno en orden, ya que permite identificar los sitios que ya no son necesarios. Esta característica envía automáticamente un mensaje de correo electrónico a los propietarios de sitios para que confirmen si consideran que el sitio está activo. Si el propietario no responde al mensaje de correo electrónico (después de un número específico de mensajes en un período determinado), el sitio puede eliminarse. Para obtener más información sobre cómo administrar colecciones de sitios sin usar, vea Administrar colecciones de sitios sin usar SharePoint Server.
Para planear la confirmación y eliminación del uso de sitios, decida lo siguiente:
Cuánto tiempo se esperará para comprobar si un sitio está inactivo. El período predeterminado para los sitios de grupo o proyectos es de 90 días a partir de la creación del sitio. Normalmente, un sitio creado, usado activamente y que ya pueda eliminarse o archivarse tiene un ciclo de vida mínimo de seis meses y es probable que tarde varios años en completarse. Enviar un aviso cada seis meses resulta útil en estas situaciones.
La frecuencia con que se enviará un mensaje de correo electrónico a los propietarios de sitios para comprobar si los sitios están inactivos. Después del primer mensaje de correo electrónico, si el administrador del sitio no responde, puede seguir enviando avisos con una frecuencia diaria, semanal o mensual.
Si quiere eliminar automáticamente los sitios sin usar. Si el administrador del sitio no responde a varios mensajes de correo electrónico, ¿quiere continuar y eliminar el sitio automáticamente? Le recomendamos que primero realice una copia de seguridad. Para hacerlo, asegúrese de que se realicen correctamente las copias de seguridad periódicas.
Si tiene previsto eliminar automáticamente los sitios sin usar, ¿cuántos mensajes de correo electrónico enviará a los propietarios de sitios antes de la eliminación? De forma predeterminada, se envían cuatro avisos semanales antes de eliminar el sitio, pero se puede aumentar o reducir esta cantidad según sus necesidades.
Vea también
Conceptos
Administrar colecciones de sitios sin usar SharePoint Server
Crear, editar y eliminar plantillas de cuota en SharePoint Server
Configurar la recolección de datos de uso y estado en SharePoint Server
Eliminar y restaurar colecciones de sitios en SharePoint Server