Planear bibliotecas de activos digitales en SharePoint Server 2013
SE APLICA A:
2013 
2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365
La biblioteca de activos de SharePoint Server 2013 es un tipo especial de biblioteca de documentos. Es una colección de archivos multimedia (como archivos de imágenes, audio y vídeo) que se comparten con otros usuarios del sitio.
Para obtener información sobre cómo administrar activos digitales, vea Introducción a la administración de activos digitales en SharePoint Server 2013.
Información general sobre la biblioteca de activos
Las bibliotecas de documentos son colecciones de archivos multimedia en SharePoint Server 2013 que comparte con otros usuarios del sitio. Como parte de la planeación de la administración de activos digitales, debe decidir qué tipo de biblioteca de activos se adapta mejor a las necesidades de la organización. Dado que la biblioteca de recursos es una biblioteca de SharePoint Server 2013 con tipos de contenido especializados para recursos digitales, se usan muchos de los mismos métodos que se usan para planear una solución de administración de documentos.
Puede usar una biblioteca de activos de las siguientes dos maneras:
Como biblioteca de documentos general de activos digitales en el nivel de grupo. La biblioteca de activos almacena archivos de imágenes, audio y vídeo para que los use un equipo. Un propietario del sitio puede conceder a todos los miembros del equipo permisos para cargar, organizar y administrar activos, o bien se puede restringir la tarea de organizar y administrar activos a un pequeño subconjunto de personas en el equipo.
Nota:
SharePoint Server 2013 no admite streaming en vivo de contenido de audio o vídeo
Como repositorio centralizado para activos digitales de la organización. En esta situación, se usa aprobación de contenido y flujo de trabajo para todos los activos que se agregan a la biblioteca. Los usuarios que tienen roles distintos pueden ser responsables de etapas independientes del proceso de aprobación. Por ejemplo, los diseñadores gráficos y productores de audio o vídeo pueden cargar activos a la biblioteca. Pero un administrador de contenido puede ser responsable de clasificar los activos entrantes, asignar metadatos adicionales a los activos y aprobarlos para su publicación.
Para obtener más información sobre los escenarios en los que podría usar una biblioteca de recursos digital, vea la sección Escenarios para usar la biblioteca de recursos en Información general sobre la administración de recursos digitales en SharePoint Server 2013.
Planeación de bibliotecas de activos
La planeación de bibliotecas de activos para una solución de activos digitales consta de los siguientes pasos principales:
Identificar roles para administrar activos digitales
El primer paso en la planeación de una biblioteca de activos digitales es determinar los participantes y partes interesadas de la solución. Averigüe quién crea activos digitales en la organización, qué clases de activos crea, quién los administra y quién mantiene los servidores en los que se almacenan los activos. Para obtener más información y para que una hoja de cálculo registre los datos que recopila, vea Identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint Server.
Analizar el uso de activos
Tras identificar quién trabaja con los activos, determine los tipos de activos con los que trabajan y cómo los usan. Esto le ayudará a determinar cómo estructurar las bibliotecas de activos, cuántas bibliotecas se necesitan, qué tipos de contenido se usan para los activos y qué directivas de administración de información se aplican a las bibliotecas de activos. Como el tamaño de casi todos los activos digitales es mucho mayor que el de los documentos estándar, también debe planear la capacidad de almacenamiento. Para obtener más información y para que una hoja de cálculo registre los datos que recopila, vea Identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint Server.
Planear la organización de las bibliotecas de activos
Al planear las bibliotecas de activos, puede decidir dónde crearlas, cómo deben usarse, cuántas son necesarias y cómo organizarlas. Use los mismos métodos para planear bibliotecas de activos que para planear bibliotecas de documentos. En esta sección se describen los siguientes pasos para planear bibliotecas de activos:
Determinar cuántas bibliotecas de activos son necesarias
Decidir dónde se va a crear cada biblioteca de activos
Elegir una biblioteca fija o de colaboración
Decidir cómo organizar la biblioteca de activos
Determinar cuántas bibliotecas de activos son necesarias. Esta determinación, como en los pasos de planeación y análisis anteriores, también depende de cómo se usará la biblioteca de activos. Por ejemplo, si tiene equipos individuales que deben usar las bibliotecas de activos para colaboración y usar el control de contenido como el control de versiones mientras trabajan con activos, puede crear una biblioteca de activos para cada sitio de grupo. A continuación, puede permitir que los equipos administren sus propios activos. Si desea que la biblioteca de activos funcione como un repositorio centralizado de gran escala utilizado por varios equipos, puede crear una biblioteca de activos única. Después, puede ajustar los permisos para administrar la forma en que los usuarios usan, administran y buscan en la biblioteca. Para obtener más información, vea Planear bibliotecas de documentos en SharePoint 2013.
Nota:
Si habilita la memoria caché basada en disco para una aplicación web, cada colección de sitios dentro de esa aplicación web usará la memoria caché. Si no tiene que tener la memoria caché basada en disco para casi todos los sitios, considere la posibilidad de colocar en una aplicación web independiente solo aquellas colecciones de sitios que incluyan una biblioteca de activos que requiera la memoria caché basada en disco.
Decidir dónde se va a crear cada biblioteca de activos. El lugar donde creará la biblioteca de activos depende de cómo planea usarla. Para una biblioteca de activos que se usará en el nivel del grupo, puede crearla en el nivel del sitio. Para un repositorio centralizado, puede crear la biblioteca de activos en el nivel de la colección de sitios. Si la biblioteca de activos se usará con un sitio de publicación web, coloque la biblioteca en la misma colección de sitios que el sitio de publicación de modo que los archivos de activos que usan las páginas de publicación estén disponibles en el sitio de publicación. Use el análisis de activos para determinar quién crea y usa activos, y cómo se usan dichos activos. Esto le ayudará a decidir dónde se necesitan bibliotecas de activos en la empresa.
Elegir una biblioteca fija o de colaboración. En función del escenario, la biblioteca de activos será una biblioteca fija o un entorno de colaboración. En una biblioteca fija, los activos completados están protegidos y la biblioteca es de solo lectura. En un entorno de colaboración, el control de versiones está habilitado para la biblioteca, y los usuarios con los permisos indicados pueden leer y escribir en los activos existentes.
Decidir cómo organizar la biblioteca de activos. Puede planear el almacenamiento de todos los activos en la raíz de la biblioteca de activos y el uso de vistas personalizadas para mostrar activos a los usuarios de la biblioteca en función de determinados criterios. También puede usar carpetas para retener activos según los criterios que especifique. Por ejemplo, puede colocar archivos de vídeo en una carpeta y archivos de audio en otra. O bien, puede crear carpetas según productos y colocar todos los activos relacionados con un producto específico en la carpeta de productos. Consulte el análisis de activos para determinar los escenarios más comunes de cómo se usan los activos en la organización.
Planeación de los tipos de contenido
Los tipos de contenido incluidos en una biblioteca de activos son imágenes, audio y vídeo. Puede usar estos tipos de contenido o crear tipos de contenido personalizados que provengan de estos, en función de las necesidades de clasificación de su organización. Por ejemplo, puede crear dos tipos de contenido individuales para pósteres y logotipos de productos, y derivar las características básicas para dichos tipos de contenido nuevos del tipo de contenido de imagen. Esta disposición permite asociar propiedades independientes para los dos nuevos tipos de contenido, especificar distintos flujos de trabajo o establecer distintas directivas de administración de información según los tipos de contenido. Para obtener más información, vea Planear tipos de contenido y flujos de trabajo en SharePoint 2013.
Planear el control de contenido para activos digitales
Puede planear el grado indicado de control para cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento para los activos digitales. Por ejemplo, si la biblioteca de activos es una solución de colaboración, puede usar el control de versiones para almacenar iteraciones sucesivas de activos en la biblioteca, y puede exigir que los usuarios protejan y desprotejan los activos antes de trabajar con ellos. También puede especificar un proceso de aprobación mediante el cual deben aprobarse los activos antes de que estén disponibles para una audiencia. Para obtener más información, vea Planeación de control de versiones, aprobación de contenido y controles de desprotección de documentos en SharePoint 2013.
Planeación de flujos de trabajo
Use flujos de trabajo para realizar tareas de administración en activos de la biblioteca de activos de la misma manera que usa flujos de trabajo en una biblioteca de documentos. Entre los aspectos importantes que hay que tener en cuenta se incluyen los siguientes:
¿Deben revisarse y aprobarse los activos antes de que los consumidores de activos puedan usarlos?
¿Quién es responsable de administrar la caducidad de los activos?
¿Se conservan o se eliminan los activos tras su caducidad?
Para obtener más información, vea Planear tipos de contenido y flujos de trabajo en SharePoint 2013.
Planeación de directivas
Para cada tipo de contenido que desee usar en la biblioteca de activos, debe planear las directivas de administración de información que especifican cómo se auditan, retienen y etiquetan los activos. Para obtener más información, vea Planear la directiva de administración de información en SharePoint Server.
Importante
SharePoint Server 2013 no aplica automáticamente la protección de Information Rights Management (IRM) al contenido de audio o vídeo que se almacena en una biblioteca de activos de SharePoint Server 2013. Además, cuando un usuario ve los activos de audio o vídeo almacenados en SharePoint Server 2013, las copias de dichos activos pueden almacenarse en la memoria caché del explorador local del usuario. El reproductor multimedia de SharePoint Server 2013 admite la reproducción de formatos de audio y vídeo protegidos con IRM donde la protección de administración de derechos digitales se aplicó con un proveedor de IRM externo compatible con Silverlight 3 o versiones posteriores. Para obtener más información, vea Digital Rights Management (DRM) (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=154933).
Otros usos para una biblioteca de activos
En la siguiente tabla se enumeran otros usos para una biblioteca de activos en SharePoint Server 2013.
| Característica | Descripción |
|---|---|
| Podcasts |
Los usuarios pueden escribir la dirección URL para la fuente RSS de la biblioteca en su aplicación de podcast para recibir actualizaciones cuando se agregan nuevos archivos de audio y vídeo a la biblioteca de activos. Para obtener más información sobre cómo cargar archivos de audio y vídeo, vea Configurar una biblioteca de activos para almacenar archivos de imagen, audio o vídeo. |
| Ubicaciones de explorador de contenido sugeridas |
Al usar un sitio de publicación, la dirección URL de una biblioteca de activos en un sitio independiente se puede agregar a la lista Ubicaciones de explorador de contenido sugeridas para el sitio de publicación. Esto permite a los creadores de contenido acceder a la biblioteca de recursos cuando insertan recursos en páginas web dentro de SharePoint Server 2013 o dentro de aplicaciones de Office, como Word. |
| Organizador de contenido |
Al usar una biblioteca de activos como repositorio centralizado, considere la posibilidad de usar la característica de sitio Organizador de contenido para automatizar el enrutamiento de los activos que los usuarios cargan a la biblioteca. Cuando se activa la característica de sitio Organizador de contenido, se crea automáticamente una nueva biblioteca denominada Biblioteca temporal. Esto permite crear reglas que especifican la manera en que los activos agregados a esta biblioteca se enrutan a otras bibliotecas, como la biblioteca de activos. Por ejemplo, puede especificar que todos los activos de audio se almacenen en una carpeta de la biblioteca de activos, mientras que todos los activos de vídeo se almacenen en otra carpeta. Una ventaja de usar el Organizador de contenido es que se puede exigir que determinados campos de metadatos reciban entradas de usuario cuando se agreguen nuevos activos. Esto ayuda a controlar la manera en que se enrutan los distintos tipos de activos. Además, esto puede automatizar parte del trabajo de administración de contenido y reducir la carga de trabajo de la administración de la biblioteca de activos y la administración de los activos que esta incluye. Para obtener más información, vea Configurar el organizador de contenido para distribuir los documentos |
| Vínculos publicados |
Los miembros del grupo Administradores del equipo local pueden agregar vínculos a sitios y listas de SharePoint desde aplicaciones cliente en Office, como Word, Excel y PowerPoint. Estos vínculos aparecen en la pestaña Mis sitios de SharePoint de los cuadros de diálogo Abrir, Guardar y Guardar como al abrir y guardar documentos de estas aplicaciones. Los usuarios pueden agregar de forma manual vínculos a sus listas de vínculos publicados desplazándose a una biblioteca y haciendo clic en Conectar a Office. Para obtener más información, vea Agregar o eliminar vínculos a aplicaciones cliente de Office (SharePoint Server 2010). |
Planeación de permisos y seguridad
La planeación de permisos y seguridad en una biblioteca de activos es igual que la planeación de permisos y seguridad en una biblioteca de documentos. Para obtener más información sobre los grupos predeterminados disponibles, los niveles de permisos y cuándo se deben usar niveles o grupos personalizados, vea Determinar grupos y niveles de permisos en SharePoint 2013.
Planeación de almacenamiento y rendimiento
Dado que una biblioteca de activos es un tipo especializado de biblioteca de documentos, la determinación de requisitos de almacenamiento para activos digitales se parece a la determinación de requisitos de almacenamiento para documentos. La diferencia principal es que las bibliotecas de activos normalmente tienen menos activos que las bibliotecas de documentos. Pero los activos en una biblioteca de activos son más grandes que los de una biblioteca de documentos. Al planear el almacenamiento, analice el contenido para determinar cuántos activos se almacenarán en la biblioteca de activos, así como el tamaño promedio de dichos activos. Por ejemplo, si tiene 50.000 activos y el tamaño promedio de archivo es 10 megabytes (MB), debe tener al menos 500 gigabytes (GB) de almacenamiento en el servidor de la base de datos. Si va a usar la biblioteca de activos para almacenar archivos de vídeo, debe determinar el tamaño promedio de dichos archivos. De manera predeterminada, el tamaño máximo de carga de archivos de vídeo es 250 MB. Si sabe que tiene que admitir archivos de vídeo más grandes, puede aumentar el tamaño de carga de archivos hasta 2 GB para cada aplicación web mediante Administración central. Si va a usar la memoria caché de objetos binarios grandes (BLOB) basada en disco, también debe asegurarse de que el servidor front-end web tiene suficiente espacio en disco para almacenar los archivos en caché.
Según el tipo de archivos de activos digitales que se almacenarán en la biblioteca de activos, debe habilitar la memoria caché BLOB basada en disco y la limitación de velocidad de bits para proporcionar un mejor rendimiento para los usuarios. Por lo general, es una buena idea habilitar la memoria caché BLOB basada en disco. Cuando se habilita la memoria caché BLOB, almacena tipos de archivo especificados en el servidor front-end web para reducir la carga colocada en el servidor de base de datos cuando se solicitan dichos archivos y se ofrecen a los usuarios.
La característica de representaciones de vídeo permite a los usuarios cargar varias representaciones de un vídeo. Las representaciones de vídeo pueden tener distintos códecs y formatos, o distintas velocidades de bits. Un usuario puede elegir la representación que desea reproducir. De manera predeterminada, se elige el vídeo con la velocidad de bits más baja.
Si va a usar la biblioteca de activos para ofrecer archivos de audio y vídeo a los usuarios, le recomendamos que siempre habilite la memoria caché BLOB y que habilite la limitación de velocidad de bits en el servidor. La limitación de velocidad de bits controla la velocidad en la que los archivos de audio y vídeo se descargan al cliente para que el rendimiento general del sitio no se vea afectado. Para obtener más información sobre la memoria caché basada en disco, vea Planear el almacenamiento en caché y el rendimiento (SharePoint Server 2010). Para obtener información sobre cómo habilitar y configurar la limitación de velocidad de bits, vea Limitación de velocidad de bits.
Planeación de metadatos y búsqueda
La adición de metadatos que ayudan a describir el tipo y contenido de un activo digital mejora notablemente la detectabilidad de contenido en una biblioteca de activos. Al planear una biblioteca de activos, recuerde que los archivos de medios enriquecidos no permiten búsqueda automática porque no contienen texto que un motor de búsqueda pueda indizar. Los metadatos que se usan para describir activos digitales pueden incluir información como el título, la descripción, el autor, los derechos de autor y las palabras clave de empresa que proporcionan detalles adicionales sobre el activo. Algunos metadatos, como el tamaño y las dimensiones de una imagen, se especifican automáticamente cuando el activo se carga a la biblioteca de activos. Otros metadatos se agregan de forma manual. Por ejemplo, un autor de activo puede agregar una descripción de texto a una imagen cuando el activo se carga. O bien, un administrador de biblioteca puede agregar palabras clave y actualizar el estado de aprobación durante la clasificación de activos entrantes o rendimiento de tarea administrativa.
SharePoint Server 2013 incluye muchas mejoras para la búsqueda de vídeos. Los usuarios pueden usar el elemento web de navegación de búsquedas para filtrar los resultados de la búsqueda para mostrar solo resultados de vídeo. La página de resultados de la búsqueda de vídeo muestra una miniatura para cada vídeo. Los usuarios pueden hacer clic en la miniatura para ir a la página del reproductor de vídeo o pueden detenerse sobre la miniatura para ver más información como quién cargó el vídeo, cuándo lo cargó, el número de vistas, etc. La página de resultados de la búsqueda de vídeo también proporciona refinadores de búsqueda específicos de vídeo. Los usuarios pueden refinar los resultados de la búsqueda por duración del vídeo, las personas en el vídeo y la fecha de carga.
Planeación de miniaturas de vídeos
Las imágenes de vista previa en miniatura se crean automáticamente cuando se carga un vídeo a una biblioteca de activos. Los autores de contenido también pueden elegir un fotograma del vídeo o subir una imagen y usarla como imagen de vista previa en miniatura. Para que la creación automática de vistas en miniatura funcione, necesita instalar la característica de experiencia de escritorio en el servidor front-end web que hospeda SharePoint Server 2013. Para obtener más información, vea Información general sobre la Experiencia de escritorio.
Planeación de elementos web y páginas web
SharePoint Server 2013 tiene varios elementos web y controles de campo que sacan provecho de los tipos de contenido en una biblioteca de activos. Los propietarios de contenido agregan elementos web a las zonas web de la página de elementos web. Los diseñadores y desarrolladores de sitios agregan controles de campo a las páginas de publicación. Entre los ejemplos de elementos web y controles de campo que se usan para mostrar los activos digitales se incluyen los siguientes:
Elemento web multimedia y control de campo. Se usa para mostrar vídeo insertado en una página web.
Elemento web de imagen y control de campo. Se usa para mostrar imágenes en una página web.
Elemento web de consulta de contenido. Se usa para mostrar elementos de todos los sitios de una colección de sitios, un sitio o subsitio seleccionado o una biblioteca o lista especificada. La consulta se puede configurar para que devuelva una lista de elementos basados en tipos de contenido y listas, y se puede filtrar y destinar a un público específico.
Elemento web de búsqueda de contenido. Se usa para mostrar contenido que se rastreó y agregó al índice de búsqueda. Puede configurar el elemento web y elegir el tipo de contenido de vídeo desde el generador de consultas.
Cuando diseñe páginas web para sitios, considere los campos que va a exponer a los usuarios en las páginas web y los elementos web para ayudar a los usuarios a encontrar los activos que necesitan. Puede personalizar la información que se muestra cuando un usuario sitúa el puntero en un activo de la biblioteca de activos editando la vista en miniatura en la página Configuración de biblioteca. Para obtener más información sobre los elementos web y los controles de campo, vea el tema de los conceptos básicos sobre controles de campo y elementos web en los sitios de publicación de SharePoint Server 2007.
Planeación de soporte de cliente
SharePoint Server 2013 admite reproductores multimedia HTML5 y Silverlight. El reproductor multimedia HTML5 es el reproductor predeterminado que se usa para reproducir todos los archivos de vídeo que son compatibles con la implementación del elemento <video> HTML5 para el explorador actual. SharePoint Server 2013 selecciona el reproductor automáticamente, según el formato de vídeo. Si el formato de vídeo no se puede reproducir en el reproductor multimedia HTML 5, el sistema usa el reproductor Silverlight.
Para usar el reproductor multimedia Silverlight, Silverlight 3 o versiones posteriores, tiene que estar instalado en los equipos cliente. Para obtener más información sobre Silverlight 3, vea Información general sobre Silverlight (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=154002).
Para obtener más información sobre los formatos multimedia compatibles con los reproductores multimedia Silverlight, vea Formatos multimedia compatibles, protocolos y campos de registro.
Recursos adicionales
Conceptos
Introducción a la administración de activos digitales en SharePoint Server 2013