Identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint Server
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint en Microsoft 365
El primer paso para planear una solución de administración de documentos es identificar cómo se usan los documentos. Este artículo contiene instrucciones para identificar usuarios y analizar el uso de documentos para la solución basada en SharePoint Server.
Identificación de usuarios
Para identificar las partes interesadas y los participantes de su solución de administración de documentos, puede usar una encuesta para recopilar información. Por ejemplo, la encuesta podría contener las siguientes preguntas:
¿Qué personas de su organización crean los documentos?
¿Qué tipos de documentos crean?
¿Qué rol tiene el usuario del documento?
¿Quién revisa los documentos?
¿Quién edita los documentos?
¿Quién usa los documentos?
¿Quién aprueba la publicación de los documentos?
¿Quién diseña los sitios web que se usan para hospedar documentos?
¿Quién establece las directrices y políticas para la administración de documentos?
¿Quién administra los registros en su organización?
¿Quién implementa y mantiene los servidores en los que se almacenan los documentos?
Identificar las partes relacionadas con el contenido le permite asegurarse de que su solución de administración de documentos sea completa y que los sitios y las bibliotecas de documentos que diseñe se ajustan a los procesos y a las necesidades de contenido de su empresa.
Analizar el uso de los documentos
Después de identificar las partes relacionadas con el contenido, recopile información sobre ellas para analizar cómo se usan los documentos en su organización. Esto es una parte importante del proceso de planeación porque el análisis ayuda a determinar lo siguiente:
Cómo deben estructurarse las bibliotecas de documentos.
Qué plantillas de sitio se deben usar.
Cuántos sitios necesitará.
Qué topología de servidor físico debe tener para implementar su solución.
Qué directivas de administración de la información se aplicarán a los sitios.
Nota:
Las directivas de administración de la información no están disponibles en SharePoint Foundation 2013.
La información para recopilar incluye lo siguiente:
Tipo de documento, por ejemplo, nota sobre investigaciones de capital, revisión del rendimiento del empleado, memorando interno o especificaciones del producto.
El propósito de cada tipo de documento, por ejemplo, "da recomendaciones a los clientes sobre capitales junto con información complementaria".
El autor de cada tipo de documento (resulta útil para mostrar el rol del autor, por ejemplo, "analista financiero" o "responsable de producto", en lugar de nombres individuales).
Los usuarios de cada tipo de documento, por ejemplo, "clientes" o "integrantes del grupo".
El formato del documento. Si hay que convertir el documento de un formato a otro en algún momento de su ciclo de vida, registre esta información.
Otros roles que se aplican al ciclo de vida del documento, como "revisor técnico" o "corrector".
Ubicación del documento, como "equipo cliente", "servidor web" o "servidor de archivos". Tenga en cuenta que esta pregunta puede tener varias respuestas, por ejemplo, cuando un documento se crea en un equipo cliente y después se publica en un servidor web.
Los siguientes son ejemplos de información que puede recopilarse y registrarse en la hoja de cálculo de dos organizaciones diferentes en una empresa.
Tabla: ejemplo con información obtenida
| Tipo | Objetivo | Autor | Rol del usuario | Formato | Otros roles | Ubicación |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nota sobre investigaciones de recursos propios |
Ofrece a los clientes especiales de un servicio financiero orientación sobre si comprar o vender uno o varios valores |
Analista financiero |
Cliente |
DOCX (para creación); PDF (para publicación) |
Revisor (técnico); revisor (legal); aprobador; corrector; administrador del sitio |
Sitio de creación Sitio de pruebas |
Análisis Los diferentes formatos de creación y publicación requieren una conversión de formato. El gran número de revisores requiere uno o varios flujos de trabajo (procesos empresariales implementados en el servidor). Los dos sitios (creación y pruebas) requieren mecanismos para mover el contenido de un sitio a otro.
Tabla: ejemplo con información de los empleados
| Tipo | Objetivo | Autor | Rol del usuario | Formato | Otros roles | Ubicación |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Revisión del rendimiento del empleado |
Evalúa el rendimiento de un empleado e incluye una autoevaluación y la evaluación del administrador |
Trabajador de la información; administrador |
Administradores; especialistas en recursos humanos |
.DOCX |
Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprobador (administrador superior); administrador de registros |
Equipo cliente Servidor de correo electrónico (como datos adjuntos) Servidor web corporativo Centro de registros corporativos |
Análisis Dos autores y varios revisores requieren uno o varios flujos de trabajo. Muchas personas manipulan el documento que, después, se coloca en un servidor web corporativo (presumiblemente de alta seguridad) y se administra in situ o se traslada a un centro de registros. La naturaleza confidencial de este contenido requiere Information Rights Management (IRM) en los servidores y equipos de escritorio, además de directivas corporativas y procedimientos recomendados (por ejemplo, auditoría) que protejan la privacidad del empleado y la seguridad legal de la empresa.
Nota:
El centro de registros no está disponible en SharePoint Foundation 2013.
Worksheets
Use las siguientes hojas de trabajo para registrar la información tratada en este artículo: