Χρήση προτύπων του Word για τη δημιουργία τυποποιημένων εγγράφων

Αφού δημιουργήσετε και εισαγάγετε πρότυπα του Office Word στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing και Dynamics 365 Project Service Automation), οι χρήστες θα μπορούν με ένα κλικ να δημιουργήσουν τυποποιημένα έγγραφα που συμπληρώνονται αυτόματα με δεδομένα. Αυτή η δυνατότητα έχει ορισμένα ειδικά ζητήματα που πρέπει να γνωρίζετε για να δημιουργήσετε με επιτυχία πρότυπα Word.

Προειδοποίηση

Υπάρχει ένα γνωστό ζήτημα κατά τη δημιουργία προτύπων στο Word. Αυτό το θέμα περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο αποτροπής της αλληλεπιδράσεις που πιθανώς θα μπορούσε να αποσταθεροποιήσει το Word. Δείτε: Σημαντικό! Ένα γνωστό ζήτημα και πώς θα το αποφύγετε

Ακολουθούν οι υποστηριζόμενες εκδόσεις του Word.

Area	Έκδοση Word
Δημιουργία προτύπου Word	2013, 2016
Χρήση ενός εγγράφου του Word που έχει δημιουργηθεί στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών	2010, 2013, 2016

Σημείωμα

Τα έγγραφα Word με δυνατότητα μακροεντολών (. docm) δεν υποστηρίζονται.

Ακολουθήστε τα βήματα αυτού του θέματος για να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε με επιτυχία πρότυπα του Word στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.

Βήμα 1: Δημιουργία προτύπου Word

Πού μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο

Υπάρχουν τρεις θέσεις στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών όπου μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο του Word:

• Από τη σελίδα Ρυθμίσεις. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις>Πρότυπα>Πρότυπα εγγράφων>Νέο(). Θα χρειαστείτε επαρκή δικαιώματα για πρόσβαση στη σελίδα Ρυθμίσεων, όπως διαχειριστή συστήματος ή υπεύθυνου προσαρμογών συστήματος.

• Από ένα ρεκόρ. Ανοίξτε μια εγγραφή, όπως είναι ένας λογαριασμός στις Πωλήσεις. Μεταβείτε στις Πωλήσεις>Λογαριασμοί πελατών>Οι ενεργοί λογαριασμοί μου. Κάντε κλικ σε έναν λογαριασμό για να τον ανοίξετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερα (…) >Πρότυπα του Word>Δημιουργία προτύπου Word. Τα πρότυπα που δημιουργούνται εδώ είναι προσωπικά και διαθέσιμα μόνο στον χρήστη που δημιουργεί το πρότυπο.

• Από μια λίστα εγγραφών. Για παράδειγμα, μεταβείτε στις Πωλήσεις>Λογαριασμοί πελατών >Οι ενεργοί λογαριασμοί μου. Επιλέξτε έναν μεμονωμένο λογαριασμό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερα (…) >Πρότυπα του Word>Δημιουργία προτύπου του Word.

  

Φιλοδώρημα

Για να διαγράψετε προσωπικά πρότυπα εγγράφων, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε Προηγμένη εύρεση ().
2. Για την Αναζήτηση, επιλέξτε Προσωπικά πρότυπα εγγράφων.
3. Επιλέξτε Αποτελέσματα (!).
4. Επιλέξτε το προσωπικό πρότυπο εγγράφων για να το διαγράψετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή ().

Για να ενημερώσετε τα πρότυπα, διαγράψτε το πρότυπο και, στη συνέχεια, αποστείλετε μια ενημερωμένη έκδοση αυτού του προτύπου.

Αφού κάνετε κλικ στη Δημιουργία προτύπου του Word, επιλέξτε μια οντότητα για να τη χρησιμοποιήσετε ως φίλτρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Πρότυπο του Word>Επιλογή οντότητας.

Εμφανίζεται η σελίδα επιλογής σχέσης.

Τι είναι οι σχέσεις 1:N, N:1 και N:N;

Η οθόνη αυτή απαιτεί την κατανόηση της δομής των δεδομένων σας στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών. Ο διαχειριστής ή ο υπεύθυνος προσαρμογών σας μπορεί να σας δώσει πληροφορίες σχετικά με τις σχέσεις οντοτήτων. Για περιεχόμενο του διαχειριστή, ανατρέξτε στην ενότητα Επισκόπηση σχέσεων οντοτήτων.

Ακολουθούν ορισμένες ενδεικτικές σχέσεις για την οντότητα του λογαριασμού.

Σχέση	Περιγραφή
	Ένας λογαριασμός μπορεί να έχει πολλές επαφές.
	Ένας υποψήφιος πελάτης, λογαριασμός ή μια επαφή μπορεί να έχουν πολλούς λογαριασμούς.
	Ένας λογαριασμός μπορεί να έχει πολλές λίστες μάρκετινγκ. Μια λίστα μάρκετινγκ μπορεί να έχει πολλούς λογαριασμούς.

Οι σχέσεις που επιλέγετε σε αυτήν την οθόνη καθορίζουν ποιες οντότητες και ποια πεδία θα είναι διαθέσιμα αργότερα, όταν καθορίσετε το πρότυπο του Word. Επιλέξτε μόνο τις σχέσεις στις οποίες χρειάζεται να προσθέσετε δεδομένα στο πρότυπο του Word.

Σημείωμα

Για να εξασφαλίσετε τη λήψη εγγράφων με έγκαιρο τρόπο, υπάρχει ένα ανώτατο όριο 100 για τον αριθμό των σχετικών καρτελών που επιστρέφονται για κάθε σχέση. Για παράδειγμα, εάν κάνετε εξαγωγή ενός προτύπου για έναν λογαριασμό και θέλετε να συμπεριλάβετε μια λίστα με τις επαφές, το έγγραφο θα επιστρέψει το πολύ 100 επαφές στο λογαριασμό.

Λήψη του προτύπου

Κάντε κλικ στο Λήψη προτύπου στη σελίδα Επιλογή οντότητας για να δημιουργήσετε ένα αρχείο Word στον τοπικό σας υπολογιστή με την εξαγόμενη οντότητα να περιλαμβάνεται ως δεδομένα XML.

Σημαντικό

Το πρότυπο εγγράφου που ελήφθη από ένα περιβάλλον μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο σε αυτό το περιβάλλον. Προς το παρόν δεν υποστηρίζεται η μετεγκατάσταση περιβάλλοντος σε περιβάλλον για πρότυπα του Word ή του Excel.

Βήμα 2: Ενεργοποίηση της καρτέλας «Προγραμματιστής»

Ανοίξτε το αρχείο προτύπου του Word. Σε αυτό το σημείο, το έγγραφο εμφανίζεται να είναι κενό.

Για να δείτε και να προσθέσετε δεδομένα XML των εφαρμογών δέσμευσης πελατών, πρέπει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής του Word.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο>Επιλογές>Προσαρμογή κορδέλας και στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την επιλογή Προγραμματιστής.

   

2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Προγραμματιστής εμφανίζεται τώρα στην κορδέλα του Word.

   

Σημαντικό! Ένα γνωστό ζήτημα και πώς θα το αποφύγετε

Υπάρχει ένα γνωστό πρόβλημα με τα πρότυπα του Word που δημιουργούνται από τις εφαρμογές δέσμευσης πελατών και το Office Word. Στην επόμενη ενότητα, θα προσθέσουμε πεδία στοιχείου ελέγχου περιεχομένου XML στο πρότυπο Word.

Προειδοποίηση

Μερικά πράγματα μπορεί να προκαλέσουν πάγωμα στο Word, απαιτώντας από μέρους σας να χρησιμοποιήσετε τη Διαχείριση εργασιών για να διακόψετε τη λειτουργία του Word:

• Εισαγάγετε ένα στοιχείο ελέγχου περιεχομένου εκτός από Εικόνα ή Απλό κείμενο.
• Κάνετε μια αλλαγή κειμένου, όπως να αλλάξετε τα κεφαλαία ή να προσθέσετε κείμενο, σε ένα στοιχείο ελέγχου περιεχομένου. Αυτές οι αλλαγές μπορούν να συμβούν μέσω Αυτόματης διόρθωσης, καθώς και με επεξεργασία από το χρήστη. Από προεπιλογή, η Αυτόματη διόρθωση του Microsoft Word μετατρέπει σε κεφαλαία τα γράμματα των προτάσεων. Όταν προσθέτετε ένα πεδίο του στοιχείου ελέγχου περιεχομένου, το Word το βλέπει ως νέα πρόταση και θα το κάνει με κεφαλαία γράμματα όταν η εστίαση αποχωρήσει από το πεδίο.

Για να αποφύγετε προβλήματα με πεδία στοιχείων ελέγχου, κάντε τα εξής:

Να προσθέτετε πεδία μόνο ως απλό κείμενο ή εικόνα

1. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο αντιστοίχισης XML για να προσθέσετε πεδία οντοτήτων στο πρότυπο Word. Φροντίστε να προσθέτετε πεδία μόνο ως Απλό κείμενο ή Εικόνα.

   

Μην κάνετε αλλαγές κειμένου στο στοιχείο ελέγχου περιεχομένου που έχει προστεθεί

1. Μπορείτε να κάνετε αλλαγές μορφοποίησης στα πεδία στοιχείου ελέγχου περιεχομένου, όπως έντονη γραφή στο κείμενο, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε καμία άλλη αλλαγή κειμένου, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών πεζών-κεφαλαίων.

   

   Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα παγώματος ή υποβάθμισης απόδοσης του Word, δοκιμάστε να απενεργοποιήσετε την αυτόματη διόρθωση.

Απενεργοποίηση της Αυτόματης διόρθωσης

1. Με ανοικτό το αρχείο προτύπου στο Word, μεταβείτε στο Αρχείο>Επιλογές>Γλωσσικός έλεγχος>Επιλογές αυτόματης διόρθωσης.

   

2. Καταργήστε τις επιλογές Το πρώτο γράμμα κάθε πρότασης κεφαλαίο και Αυτόματη χρήση των προτάσεων του ορθογραφικού ελέγχου.

   

3. Καταργήστε την επιλογή Ενωτικά (--) με παύλα (-) στις καρτέλες Αυτόματη μορφοποίηση και Αυτόματη Μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Εάν ακολουθήσατε τις παραπάνω προτάσεις, είστε έτοιμοι να ορίσετε το πρότυπο του Word.

Βήμα 3: Προσδιορισμός του προτύπου του Word

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο αντιστοίχισης XML για να προσδιορίσετε το πρότυπο του Word με πεδία οντοτήτων.

1. Στο πρότυπο Word, πατήστε Προγραμματιστής>Παράθυρο αντιστοίχισης XML.

   

   Η προεπιλεγμένη διάταξη XML είναι επιλεγμένη.

   

2. Επιλέξτε το σχήμα του XML. Θα ξεκινά με «urn:microsoft-crm/document-template/».

   

   Σημαντικό

   Εάν έχετε συχνές τυχαίες αλλαγές που προκαλούν "πάγωμα" στο Word ή υποβαθμίζουν την απόδοσή του, απενεργοποιήστε τις επιλογές αυτόματης διόρθωσης, σύμφωνα με την ενότητα: "Ένα γνωστό ζήτημα και πώς θα το αποφύγετε".

3. Αναπτύξτε την οντότητα , κάντε δεξί κλικ στο πεδίο οντότητας και μετά επιλέξτε Εισαγωγή στοιχείου ελέγχου>Απλό κείμενο.

   

   Το πεδίο οντότητα προστίθεται στο πρότυπο του Word.

   

   Προσθέστε επιπλέον πεδία οντότητας, προσθέστε περιγραφικές ετικέτες και κείμενο και μορφοποιήστε το έγγραφο.

   Ένα ολοκληρωμένο πρότυπο μπορεί να έχει την εξής μορφή:

   

   Ορισμένα πεδία στοιχείου ελέγχου περιεχομένου που πληκτρολογήσατε είναι πιθανό να έχουν πολλές γραμμές δεδομένων. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί έχουν περισσότερες από μία επαφές. Για να συμπεριλάβετε όλα τα δεδομένα στο πρότυπο του Word, ορίστε το πεδίο του στοιχείου ελέγχου περιεχομένου που πρέπει να επαναλάβετε.

Ορίστε τα πεδία στοιχείου ελέγχου περιεχομένου που πρέπει να επαναλάβετε

1. Τοποθετήστε τα πεδία με επαναλαμβανόμενα δεδομένα σε μια γραμμή του πίνακα.

2. Επιλέξτε ολόκληρη τη γραμμή του πίνακα στο πρότυπο.

   

3. Στο παράθυρο αντιστοίχισης XML, κάντε δεξιό κλικ στη σχέση που περιέχει τα πεδία στοιχείου ελέγχου περιεχομένου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επανάληψη.

   

   Όταν χρησιμοποιείτε το πρότυπο του Word στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο, ο πίνακας θα συμπληρωθεί με πολλές σειρές δεδομένων.

   Όταν το πρότυπο έχει τα πεδία και τη μορφοποίηση που θέλετε, αποθηκεύστε τον και στείλτε τον στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.

Βήμα 4: Αποστολή του προτύπου του Word ξανά στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών

Όταν έχετε δημιουργήσει το πρότυπό του Word όπως θέλετε, αποθηκεύστε το ώστε να μπορείτε να το αποστείλετε στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.

Η πρόσβαση στο πρόσφατα δημιουργημένο πρότυπο Word εξαρτάται από τον τρόπο που το αποστείλατε και από την πρόσβαση που έχει παραχωρηθεί στο ρόλο ασφαλείας. Δείτε οπωσδήποτε Χρήση ρόλων ασφαλείας για να ελέγχετε την πρόσβαση στα πρότυπα.

Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη σελίδα Ρυθμίσεις για να στείλουν το πρότυπο του Word στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών. Το πρότυπο που απεστάλη στις ρυθμίσεις είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες του οργανισμού σας.

Για διαχειριστές: Αποστολή του προτύπου του Word στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις>Πρότυπα>Πρότυπα εγγράφων.

2. Κάντε κλικ στην Αποστολή προτύπου.

3. Σύρετε το αρχείο Word στο παράθυρο διαλόγου ή αναζητήστε το αρχείο.

   

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

   Οι χρήστες που δεν είναι διαχειριστές μπορούν να αποστείλουν ένα πρότυπο για προσωπική τους χρήση από μια λίστα εγγραφών.

Για μη διαχειριστές ή διαχειριστές που θέλουν να δημιουργήσουν ένα προσωπικό πρότυπο: Αποστολή του προτύπου του Word στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών

1. Ανοίξτε μια σελίδα με μια λίστα εγγραφών, για παράδειγμα, τη λίστα των λογαριασμών των πελατών στο Sales.

2. Επιλέξτε έναν μεμονωμένο στοιχείο όπως έναν λογαριασμό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερα (…) >Πρότυπα του Word>Δημιουργία προτύπου Word.

3. Επιλέξτε Πρότυπο του Word>Αποστολή.

   

4. Σύρετε το αρχείο Word στο παράθυρο διαλόγου ή αναζητήστε το αρχείο.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Βήμα 5: Δημιουργία ενός εγγράφου από το πρότυπο Word

Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο Word που έχετε δημιουργήσει, κάντε τα εξής:

1. Ανοίξτε μια εγγραφή με πληροφορίες που θέλετε έχει ένα έγγραφο που θα δημιουργήσετε. Για παράδειγμα, ανοίξτε μια εγγραφή λογαριασμού πελάτη στις Πωλήσεις.

2. Επιλέξτε Περισσότερα (…) > Πρότυπα Word και, στη συνέχεια, στα Πρότυπα του Word επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε.

   Εάν δεν εμφανίζεται το πρότυπο που δημιουργήσατε, υπάρχουν δύο πιθανότητες:

   1. Να εμφανιστούν μόνο τα πρότυπα που δημιουργήθηκαν για τον επιλεγμένο τύπο εγγραφής (οντότητα). Για παράδειγμα, εάν ανοίξετε μια εγγραφή ευκαιρίας, δεν θα δείτε ένα πρότυπο που δημιουργήσατε με την οντότητα του λογαριασμού.

   2. Πρέπει να κάνετε ανανέωση στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών για να δείτε το πρότυπο. Είτε κάντε ανανέωση στο πρόγραμμα περιήγησης ή κλείστε και ανοίξτε ξανά τις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.

   Αφού επιλέξετε το πρότυπο του Word, οι εφαρμογές δέσμευσης πελατών θα δημιουργήσουν ένα έγγραφο του Word από την καρτέλα που επιλέξατε.

Δοκιμάστε τα πρότυπα-δείγματα του Word

Υπάρχουν πέντε πρότυπα του Word που περιλαμβάνονται στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.

Τα πρότυπα-δείγματα του Word έχουν δημιουργηθεί με ένα συγκεκριμένο τύπο καρτέλας (οντότητα). Θα μπορείτε να εφαρμόσετε το πρότυπο σε καρτέλες μόνο του ίδιου τύπου καρτέλας.

Πλήρες όνομα	Οντότητα
Σύνοψη ευκαιριών	Ευκαιρία (Περιοχή πωλήσεων)
Σύνοψη εκστρατείας	Εκστρατεία (Περιοχή μάρκετινγκ)
Σύνοψη υπόθεσης	Υπόθεση (περιοχή υπηρεσίας)
Τιμολόγιο	Τιμολόγηση (περιοχή πωλήσεων)
Σύνοψη λογαριασμού	Λογαριασμός πελάτη (περιοχές πωλήσεων, υπηρεσίας και μάρκετινγκ)

Για να εφαρμόσετε ένα πρότυπο-δείγμα του Word

1. Ανοίξτε μια εγγραφή με πληροφορίες με τον τύπο οντότητας που ταιριάζει στο πρότυπο-δείγμα. Για παράδειγμα, ανοίξτε μια εγγραφή λογαριασμού πελάτη στις πωλήσεις, για να εφαρμόσετε το πρότυπο Σύνοψης λογαριασμού.

2. Επιλέξτε Περισσότερα (…) > Πρότυπα Word και, στη συνέχεια, στα Πρότυπα του Word επιλέξτε το πρότυπο-δείγμα.

   Ανοίξτε το νεοδημιουργηθέν πρότυπο Word και ρίξτε του μια ματιά.

Σημείωμα

Μπορείτε να αναθεωρήσετε, αλλά όχι να επεξεργαστείτε πρότυπα που περιλαμβάνονται στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.

Επιπλέον επισημάνσεις

Χρήση ρόλων ασφαλείας για να ελέγχετε την πρόσβαση στα πρότυπα

Οι διαχειριστές μπορούν να ελέγχουν την πρόσβαση σε πρότυπα του Word με ορισμένες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, μπορείτε να παραχωρείτε στους πωλητές πρόσβαση για ανάγνωση, αλλά όχι για εγγραφή σε ένα πρότυπο του Word.

1. Επιλέξτε Ρυθμίσεις>Ασφάλεια>Ρόλοι ασφαλείας.

2. Επιλέξτε έναν ρόλο και μετά επιλέξτε την καρτέλα Διαχείριση επιχείρησης.

3. Επιλέξτε Πρότυπο εγγράφου για να ορίσετε την πρόσβαση για πρότυπα που είναι διαθέσιμα σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επιλέξτε Προσωπικό πρότυπο εγγράφου για τα πρότυπα που είναι κοινόχρηστα σε μεμονωμένους χρήστες.

4. Κάντε κλικ στους κύκλους για να προσαρμόσετε το επίπεδο πρόσβασης.

   

Οι λίστες στα έγγραφα που δημιουργήθηκαν δεν είναι με την ίδια σειρά όπως είναι οι εγγραφές

Οι λίστες των καρτελών που δημιουργήθηκαν από ένα προσαρμοσμένο πρότυπο ενδέχεται να μην εμφανίζονται με την ίδια σειρά στα έγγραφα του Word και στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών. Οι εγγραφές παρατίθενται ανάλογα με την ώρα και την ημερομηνία δημιουργίας τους.

Πρόβλημα με γλώσσες από τα δεξιά προς τα αριστερά

Το περιεχόμενο σε γλώσσες που είναι από τα δεξιά προς τα αριστερά (RTL) ενδέχεται να έχει ορισμένα ζητήματα μορφοποίησης στο αρχείο του Word μετά τη δημιουργία του εγγράφου.

Δείτε επίσης

Αναλύστε τα δεδομένα σας με πρότυπα του Excel

Αντιμετώπιση προβλημάτων προτύπων του Word