Ανάλυση και κοινή χρήση των δεδομένων σας με πρότυπα του Excel
Το Excel παρέχει ισχυρούς τρόπους για την ανάλυση και την παρουσίαση δεδομένων. Με τα πρότυπα Excel μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε την προσαρμοσμένη σας ανάλυση με άλλους χρήστες στον οργανισμό σας.
Χρήση προτύπων Excel για:
Πρόβλεψη πωλήσεων
Διαχείριση διοχέτευσης
Βαθμολογία υποψήφιων πελατών
Σχεδιασμό περιφέρειας
Και άλλα πολλά...
Μπορείτε να δοκιμάσετε τα πρότυπα Excel που περιλαμβάνονται στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing και Dynamics 365 Project Service Automation), για να έχετε μια γρήγορη άποψη σχετικά με το τι είδους ανάλυση είναι δυνατή.
Δημιουργία προτύπου Excel
Παρακάτω δίνονται τα βήματα για τη δημιουργία ενός Excel προτύπου.
Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο από υπάρχοντα δεδομένα
Υπάρχουν δύο θέσεις όπου μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο Excel:
Από τη σελίδα Ρυθμίσεις. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις>Πρότυπα>Πρότυπα εγγράφων>Νέο(
). Θα χρειαστείτε επαρκή δικαιώματα για πρόσβαση στη σελίδα Ρυθμίσεων, όπως διαχειριστή συστήματος ή υπεύθυνου προσαρμογών συστήματος.Από μια λίστα εγγραφών. Για παράδειγμα, μεταβείτε στις επιλογές Πωλήσεις>Ευκαιρίες>Οι ανοιχτές ευκαιρίες μου. Στη γραμμή μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Πρότυπα Excel >Δημιουργία προτύπου Excel.
Εμφανίζεται η σελίδα Δημιουργία προτύπου.
Επιλέξτε τα δεδομένα που θα συμπεριληφθούν στο πρότυπο
Επιλέξτε Πρότυπο Excel.
Επιλέξτε μια οντότητα (τύπος καρτέλας) όπου θα συμπεριλάβετε τα δεδομένα αυτής της οντότητας. Οι προβολές που μπορείτε να επιλέξετε στο επόμενο πεδίο εξαρτώνται από την οντότητα που επιλέγετε.
Επιλέξτε μια προβολή.
Κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στηλών για να προσθέσετε, να καταργήσετε και να ρυθμίσετε τις ιδιότητες για τις στήλες που θα συμπεριληφθούν στο πρότυπο.
Κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη αρχείου για να δημιουργήσετε το αρχείο προτύπου.
Προειδοποίηση
Μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη ενός προτύπου που περιέχει δεδομένα εκτός από τις στήλες που συσχετίζονται με τον τύπο καρτέλας (οντότητα) χρησιμοποιώντας τις επιλογές Ρυθμίσεις>Διαχείριση δεδομένων>Πρότυπα εισαγωγής δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Λήψη προτύπου για εισαγωγή δεδομένων.
Σημαντικό
Το πρότυπο εγγράφου που ελήφθη από ένα περιβάλλον μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο σε αυτό το περιβάλλον. Η μετάβαση από περιβάλλον σε περιβάλλον για πρότυπα Word ή Excel δεν υποστηρίζεται επί του παρόντος.
Κατά τη δημιουργία ενός προτύπου του Excel, εξάγονται κατά μέγιστο 50 καρτέλες στο αρχείο του προτύπου.
Βήμα 2: Προσαρμογή των δεδομένων στο Excel
Ανοίξτε το πρότυπο που μόλις δημιουργήσατε στην τοπική παρουσία του Excel για να προσαρμόσετε τα δεδομένα.
Σημαντικό
Μην χρησιμοποιείτε το Excel online για την προσαρμογή των δεδομένων προτύπου, καθώς δεν είναι δυνατή η αποθήκευση των αλλαγών. Τυχόν ενημερώσεις στα δεδομένα προτύπου που πραγματοποιούνται στο Excel online θα χαθούν αφού κλείσετε την καρτέλα.
Ας δούμε ένα απλό παράδειγμα της προσαρμογής του προτύπου Excel χρησιμοποιώντας δείγμα δεδομένων.
Παράδειγμα προσαρμογής δεδομένων ευκαιριών
Κάντε κλικ στο κουμπί Ενεργοποίηση επεξεργασίας για να επιτρέψετε την προσαρμογή του υπολογιστικού φύλλου Excel.
Προσθέστε μια νέα στήλη και ονομάστε την "Αναμενόμενα έσοδα".
Δημιουργήστε έναν τύπο για τα αναμενόμενα έσοδα. Μην αναφέρεστε σε κελιά χρησιμοποιώντας τις διευθύνσεις τους, ορίστε και χρησιμοποιήστε ονόματα.
Δημιουργήστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα και γράφημα. Αυτά και άλλα βήματα επίδειξης θα αναλυθούν σε μια μελλοντική ενημερωμένη έκδοση για αυτό το θέμα.
Τοποθετήσετε το περιεχόμενο που προστίθεται από τον χρήστη επάνω ή δεξιά του υφιστάμενου πίνακα δεδομένων. Αυτό εμποδίζει την αντικατάσταση του περιεχομένου αν προσθέσετε νέα δεδομένα αργότερα και δημιουργήσετε ένα νέο Excel πρότυπο. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε: Βέλτιστες πρακτικές και πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τη χρήση προτύπων Excel.
Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο.
Τώρα είστε έτοιμοι να στείλετε το πρότυπο Excel.
Βήμα 3: Αποστολή του προτύπου και κοινή χρήση με άλλους
Αφού προσαρμόσετε το Excel πρότυπό σας όπως θέλετε, μπορείτε να το αποστείλετε. Όταν αποστέλλετε το πρότυπο καθορίζεται η διαθεσιμότητά του.
Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν τη σελίδα ρυθμίσεων για την αποστολή του προτύπου Excel. Το πρότυπο που απεστάλη στις ρυθμίσεις είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες.
Για διαχειριστές: Αποστολή του προτύπου Excel
Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις>Πρότυπα>Πρότυπα εγγράφων.
Κάντε κλικ στην Αποστολή προτύπου.
Σύρετε το αρχείο Excel στο παράθυρο διαλόγου ή αναζητήστε το αρχείο, βρείτε το και στείλτε το.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.
Οι χρήστες που δεν είναι διαχειριστές μπορούν να αποστείλουν ένα πρότυπο για προσωπική τους χρήση από μια λίστα εγγραφών.
Για μη διαχειριστές ή διαχειριστές που θέλουν να δημιουργήσουν ένα προσωπικό πρότυπο: Αποστολή του προτύπου Excel
Ανοίξτε μια σελίδα με μια λίστα εγγραφών, για παράδειγμα, τη λίστα των ευκαιριών πωλήσεων. Μεταβείτε στις επιλογές Πωλήσεις>Ευκαιρίες>Οι ανοιχτές ευκαιρίες μου.
Στη γραμμή μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Πρότυπα Excel >Δημιουργία προτύπου Excel.
Επιλέξτε Πρότυπο Excel>Αποστολή.
Σύρετε το αρχείο στο παράθυρο διαλόγου ή αναζητήστε το αρχείο, βρείτε το και στείλτε το.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.
Βήμα 4: Επιλέξτε ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει το νέο πρότυπο
Η πρόσβαση στο πρόσφατα δημιουργημένο πρότυπο Excel εξαρτάται από τον τρόπο που το αποστείλατε και από την πρόσβαση που έχει παραχωρηθεί στο ρόλο ασφαλείας. Δείτε οπωσδήποτε Χρήση ρόλων ασφαλείας για να ελέγχετε την πρόσβαση στα πρότυπα.
Αν ανεβάσατε το πρότυπο από τη σελίδα Ρυθμίσεις
Η σελίδα πληροφοριών για το απεσταλμένο πρότυπο Excel θα έχει την εξής μορφή.
Τα πρότυπα που απεστάλησαν από τη σελίδα ρυθμίσεων είναι διαθέσιμα σε όλους τους χρήστες. Δεν χρειάζεται κάποια περαιτέρω ενέργεια από εσάς.
Εάν έχετε αποστείλει το πρότυπο από μια λίστα εγγραφών
Η σελίδα πληροφοριών για το απεσταλμένο πρότυπο Excel θα έχει την εξής μορφή.
Τα πρότυπα που αποστέλλονται από μια λίστα καρτελών είναι διαθέσιμα στο χρήστη που έστειλε το πρότυπο. Για να κάνετε κοινή χρήση του προτύπου με άλλους, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Από τη σελίδα πληροφοριών του προτύπου, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση.
Χρησιμοποιήστε τη σελίδα Κοινή χρήση προσωπικού προτύπου εγγράφου για να κάνετε κοινή χρήση του Excel προτύπου με άλλους χρήστες και να ορίσετε δικαιώματα.
Εξαγωγή και ανάλυση δεδομένων χρησιμοποιώντας το νέο πρότυπο
Η διαδικασία για τη χρήση ενός προτύπου Excel είναι η εξής:
Βήμα 1: Επιλέξτε μια οντότητα για ανάλυση
Επιλέξτε μια οντότητα (τύπος καρτέλας) για ανάλυση με το πρότυπο Excel που δημιουργήσατε. Για παράδειγμα, μεταβείτε στις επιλογές Πωλήσεις>Ευκαιρίες>Οι ανοιχτές ευκαιρίες μου. Δύο νέες ευκαιρίες προστέθηκαν από τη στιγμή που δημιουργήθηκε το πρότυπο.
Βήμα 2: Εξαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας το νέο σας πρότυπο Excel
Επιλέξτε το πρότυπο Excel που δημιουργήσατε.
Αυτό το πρότυπο δημιουργήθηκε από τη σελίδα ρυθμίσεων και έτσι θα εμφανιστεί στο μενού στην περιοχή Πρότυπα Excel. Εάν είχε δημιουργηθεί από μια λίστα καρτελών, θα εμφανίζεται στην περιοχή Προσωπικά πρότυπα Excel.
Εάν έχετε Microsoft Excel Online, μπορείτε να δείτε τα δεδομένα που εφαρμόζονται σε ένα παράθυρο Excel σε εφαρμογές δέσμευσης πελατών (όπως το Dynamics 365 Sales και το Customer Service). Αν προτιμάτε να δημιουργήσετε το αρχείο Excel, επιλέξτε Λήψη <όνομα προτύπου>.
Βήμα 3: Ανάλυση των δεδομένων στο Excel
Ότι βλέπετε στο υπολογιστικό φύλλο Excel βασίζεται σε δύο πράγματα:
Εγγραφές. Η προβολή που επιλέγετε να εξαγάγετε καθορίζει τις εγγραφές που βλέπετε στο αρχείο Excel που εξήχθη. Για παράδειγμα, εάν επιλέξατε Κλειστές ευκαιρίες, θα δείτε αυτές τις εγγραφές, ακόμα και αν έχετε χρησιμοποιήσει το πρότυπο που έχει δημιουργηθεί με την επιλογή Οι ανοιχτές ευκαιρίες μου.
Στήλες. Το πρότυπο που χρησιμοποιήσατε καθορίζει ποιες στήλες εμφανίζονται στον πίνακα του εξαγόμενου αρχείου Excel. Για παράδειγμα, η προβολή Κλειστές ευκαιρίες έχει αυτές τις στήλες: Πιθανός πελάτης, Κατάσταση, Πραγματικά έσοδα και Πραγματική ημερομηνία κλεισίματος. Ωστόσο, εάν το πρότυπο που χρησιμοποιήσατε βασίστηκε στην επιλογή Οι ανοιχτές ευκαιρίες μου, θα βλέπετε στήλες που συσχετίζονται με αυτήν την προβολή και τυχόν φιλτράρισμα που έγινε όταν δημιουργήθηκε το πρότυπο.
Βήμα 4: Κοινή χρήση αποτελεσμάτων με άλλους
Εάν χρησιμοποιείτε το Excel, αποθηκεύστε ένα αντίγραφο ηλεκτρονικά ή στον υπολογιστή σας. Αποστείλετε το αρχείο σε άλλους για έλεγχο και σχόλια.
Δοκιμάστε τα πρότυπα-δείγματα του Excel
Υπάρχουν τέσσερα πρότυπα Excel που περιλαμβάνονται στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.
Τα πρότυπα-δείγματα του Excel έχουν δημιουργηθεί με ένα συγκεκριμένο τύπο καρτέλας (οντότητα). Θα μπορείτε να εφαρμόσετε το πρότυπο σε καρτέλες μόνο του ίδιου τύπου καρτέλας.
| Πλήρες όνομα | Οντότητα |
|---|---|
| Διαχείριση διοχέτευσης | Ευκαιρία (Περιοχή πωλήσεων) |
| Επισκόπηση εκστρατείας | Εκστρατεία (Περιοχή μάρκετινγκ) |
| Κατάσταση SLA υποθέσεων | Υπόθεση (περιοχή υπηρεσίας) |
| Σύνοψη υπόθεσης | Υπόθεση (περιοχή υπηρεσίας) |
Για να εφαρμόσετε ένα πρότυπο-δείγμα του Excel
Ανοίξτε μια λίστα εγγραφών με πληροφορίες για τον τύπο οντότητας που ταιριάζει στο πρότυπο-δείγμα. Για παράδειγμα, ανοίξτε μια λίστα ευκαιριών πωλήσεων για να εφαρμόσετε το πρότυπο διαχείρισης διοχέτευσης.
Επιλέξτε > Πρότυπα Excel και μετά από τα Πρότυπα Excel, επιλέξτε το πρότυπο-δείγμα.
Κάντε λήψη του προτύπου ή ανοίξτε στο Excel.
Φιλοδώρημα
Μπορείτε να εξαγάγετε τα πρότυπα που περιλαμβάνονται σε εφαρμογές δέσμευσης πελατών, να τα τροποποιήσετε και, στη συνέχεια, να τα εισαγάγετε εκ νέου ως νέα πρότυπα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τα δικά σας προσαρμοσμένα πρότυπα Excel.
Βέλτιστες πρακτικές και πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τη χρήση προτύπων Excel
Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για να δημιουργήσετε και να κάνετε καλύτερη χρήση των προτύπων Excel.
Ελέγξτε τα πρότυπα του Excel
Το Excel διαθέτει πολλές δυνατότητες. Είναι καλή ιδέα να ελέγξετε τις προσαρμογές σας για να διαπιστώσετε ότι όλες οι δυνατότητες του Excel λειτουργούν όπως αναμένεται στα πρότυπα.
Απόρρητο και συγκεντρωτικά γραφήματα
Από προεπιλογή τα δεδομένα του συγκεντρωτικού γραφήματος δεν ενημερώνονται όταν ανοίγετε ένα υπολογιστικό φύλλο. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένα ζήτημα ασφαλείας, εάν ορισμένα δεδομένα του συγκεντρωτικού γραφήματος δεν πρέπει να είναι ορατά από χρήστες με ανεπαρκή δικαιώματα.
Εξετάστε το ακόλουθο σενάριο:
Ένας διαχειριστής δημιουργεί ένα πρότυπο με ευαίσθητα δεδομένα σε συγκεντρωτικά γραφήματα και αποστέλλει το πρότυπο.
Ένας πωλητής που δεν πρέπει να έχει πρόσβαση στα ευαίσθητα δεδομένα των συγκεντρωτικών γραφημάτων χρησιμοποιεί το πρότυπο για να δημιουργήσει ένα αρχείο Excel ώστε να κάνει κάποια ανάλυση δεδομένων.
Το αποτέλεσμα. Ο πωλητής μπορεί να είναι σε θέση να δει τα δεδομένα του συγκεντρωτικού γραφήματος, όπως αυτά αποστέλλονται από τον διαχειριστή του και να έχει πρόσβαση στις προβολές για τις οποίες ο πωλητής δεν έχει δικαιώματα.
Επιπλέον. Το iOS δεν υποστηρίζει την ενημέρωση δεδομένων συγκεντρωτικού πίνακα και συγκεντρωτικών γραφημάτων όταν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Excel σε συσκευές iOS.
Πρόταση. Τα ευαίσθητα δεδομένα δεν πρέπει να συμπεριληφθούν στους συγκεντρωτικούς πίνακες και τα συγκεντρωτικά γραφήματα.
Ορίστε την αυτόματη ενημέρωση των δεδομένων του συγκεντρωτικού γραφήματος
Κατά προεπιλογή, τα δεδομένα του συγκεντρωτικού γραφήματος δεν ανανεώνονται αυτόματα όταν ανοίγετε το υπολογιστικό φύλλο. Τα κανονικά γραφήματα ενημερώνονται αυτόματα.
Στο Excel, κάντε δεξί κλικ στο συγκεντρωτικό γράφημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις Επιλογές συγκεντρωτικού γραφήματος>Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου.
Εισαγωγή νέων δεδομένων
Εάν θέλετε να προσθέσετε περιεχόμενο στο πρότυπο Excel, τοποθετήστε τα δεδομένα επάνω ή δεξιά των δεδομένων που υπάρχουν. Μια δεύτερη επιλογή είναι να τοποθετήσετε το νέο περιεχόμενο σε ένα δεύτερο φύλλο.
Πρότυπα του Excel με εικόνες μπορεί να προκαλέσουν σφάλμα
Εάν προσπαθείτε να αναλύσετε δεδομένα με ένα πρότυπο Excel που έχει μια εικόνα αποθηκευμένη σε αυτό, μπορεί να δείτε το ακόλουθο μήνυμα σφάλματος: "Παρουσιάστηκε σφάλμα κατά την προσπάθεια αποθήκευσης του βιβλίου εργασίας σας. Κατά συνέπεια, το βιβλίο εργασίας δεν αποθηκεύτηκε." Προσπαθήστε να καταργήσετε την εικόνα από το πρότυπο και να τη φορτώσετε ξανά.
Πρότυπα Excel και εφαρμογή Office Mobile στο Windows 8.1
Τα πρότυπα Excel δεν ανοίγουν σε συσκευές Windows 8.1 με εφαρμογή Office Mobile. Θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα σφάλματος: «Έχουμε ανακτήσει όσα έγγραφα μπορούσαμε, αλλά δεν μπορείτε να τα επεξεργαστείτε. Προσπαθήστε να ανοίξετε και να επιδιορθώσετε το έγγραφο στον υπολογιστή σας για να διορθώσετε το πρόβλημα."
Πρόκειται για γνωστό ζήτημα.
Χρησιμοποιήστε ονόματα στηλών πίνακα και ονόματα περιοχών σε τύπους
Όταν δημιουργείτε τύπους Excel, μην χρησιμοποιείτε τίτλους στηλών ή αριθμούς κελιών. Αντί για αυτό, χρησιμοποιήστε τα ονόματα των στηλών του πίνακα και καθορίστε ονόματα για κελιά ή περιοχές κελιών.
Χρήση ρόλων ασφαλείας για να ελέγχετε την πρόσβαση
Οι διαχειριστές μπορούν να ελέγχουν την πρόσβαση σε πρότυπα του Excel με ορισμένες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, μπορείτε να παραχωρείτε στους πωλητές πρόσβαση για ανάγνωση, αλλά όχι για εγγραφή σε ένα πρότυπο του Excel.
Επιλέξτε Ρυθμίσεις>Ασφάλεια>Ρόλοι ασφαλείας.
Επιλέξτε έναν ρόλο και μετά επιλέξτε την καρτέλα Διαχείριση επιχείρησης.
Επιλέξτε Πρότυπο εγγράφου για να ορίσετε την πρόσβαση για πρότυπα που είναι διαθέσιμα σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επιλέξτε Προσωπικό πρότυπο εγγράφου για τα πρότυπα που είναι κοινόχρηστα σε μεμονωμένους χρήστες.
Κάντε κλικ στους κύκλους για να προσαρμόσετε το επίπεδο πρόσβασης.
Για να δείτε και να διαγράψετε προσωπικά πρότυπα εγγράφων
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να διαγράψετε προσωπικά πρότυπα εγγράφων:
Επιλέξτε Προηγμένη εύρεση (
).Για την Αναζήτηση, επιλέξτε Προσωπικά πρότυπα εγγράφων.
Επιλέξτε Αποτελέσματα(!).
Επιλέξτε το προσωπικό πρότυπο εγγράφων για να το διαγράψετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή (
).
Το πρότυπο του Excel δεν αποστέλλεται στο Microsoft Edge
Αν το πρότυπο Excel σας δεν αποστέλλεται όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Edge ως πρόγραμμα περιήγησης, ενημερώστε το Microsoft Edge και προσπαθήστε ξανά.
Ειδοποίηση προστασίας προσωπικών δεδομένων
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Dynamics 365 (online) και κάνετε εξαγωγή δεδομένων σε ένα στατικό φύλλο εργασίας, δημιουργείται ένα τοπικό αντίγραφο των δεδομένων που εξάγονται και αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας. Τα δεδομένα μεταφέρονται από το Dynamics 365 (online) στον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας μια ασφαλή σύνδεση, ενώ δεν διατηρείται σύνδεση μεταξύ του τοπικού αντιγράφου και του Dynamics 365 (online).
Όταν κάνετε εξαγωγή σε ένα δυναμικό φύλλο εργασίας ή σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, διατηρείται μια σύνδεση μεταξύ του φύλλου εργασίας Excel και του Dynamics 365 (online). Κάθε φορά που ανανεώνεται ένα δυναμικό φύλλο εργασίας ή ένας Συγκεντρωτικός πίνακας, θα ελέγχεται η ταυτότητά σας από το Dynamics 365 (online) με χρήση των διαπιστευτηρίων σας. Θα μπορείτε να δείτε τα δεδομένα για τα οποία έχετε δικαιώματα προβολής.
Ένας διαχειριστής καθορίζει αν οι χρήστες του οργανισμού σας επιτρέπεται να εξάγουν τα δεδομένα στο Excel αλλάζοντας ρόλους ασφαλείας.
Δείτε επίσης
Λήψη προτύπου για εισαγωγή δεδομένων
Χρήση προτύπων του Word