Χρησιμοποιήστε έναν οδηγό για να προσθέσετε και να παρακολουθήσετε πολλαπλές επαφές Outlook στο Dynamics 365 for Outlook

Μπορείτε να παρακολουθήσετε τις επαφές του Office Outlook στο Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Όταν παρακολουθείτε μια επαφή, ένα αντίγραφο της καρτέλας αυτής της επαφής αποθηκεύεται στο Dynamics 365 for Outlook και συγχρονίζεται με την καρτέλα του Outlook. Αφού παρακολουθήσετε τις επαφές σας, θα δείτε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασία ή δραστηριότητες συναντήσεων του Customer Engagement που συσχετίζονται με αυτές τις επαφές. Αν συγχρονίσετε το Outlook στην κινητή συσκευή σας, μπορείτε επίσης να προσπελάσετε τις καρτέλες επαφών μέσω αυτής της συσκευής.

Η παρακολούθηση επαφών στο Dynamics 365 for Outlook είναι μη αυτόματη διαδικασία. Μπορείτε να παρακολουθείτε έως και 20 επαφές ταυτόχρονα, επιλέγοντας το κουμπί Παρακολούθηση ή το κουμπί Ορισμός γονικού στοιχείου στο Dynamics 365 for Outlook. Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες από 20 επαφές ταυτόχρονα, ή εάν θέλετε να προσθέσετε όλες τις Outlook επαφές σας στο Customer Engagement, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό Προσθήκη επαφών. Ο οδηγός μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ορίσετε μια σειρά από επιλογές. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε εάν η μελλοντική επικοινωνία με τις επαφές που παρακολουθήθηκαν θα πρέπει να συγχρονίζεται με το Dynamics 365 for Outlook.

Σημαντικό

Για να παρακολουθείτε επαφές στο Dynamics 365 for Outlook, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Outlook πρέπει να ταιριάζει με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Customer Engagement. Δεν μπορείτε να συγχρονίσετε προς ή από πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 1: Ετοιμαστείτε

Πριν προσθέσετε τις Outlook επαφές σας:

• Για καλύτερα αποτελέσματα, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα επαφών σας στο Outlook είναι όσο το δυνατόν πιο πλήρη και ακριβή. Συμπληρώστε τυχόν πληροφορίες που λείπουν και βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα ατόμων έχουν πληκτρολογηθεί σωστά.

• Επειδή θα έχετε την ευκαιρία να "αντιστοιχίσετε" εταιρικές επωνυμίες στη λίστα επαφών σας στο Outlook σε ένα όνομα λογαριασμού στο Dynamics 365 for Customer Engagement, βεβαιωθείτε ότι οι λογαριασμοί έχουν την ίδια ορθογραφία και στις δύο εφαρμογές.

Βήμα 2: Εκτέλεση του οδηγού

1. Επιλέξτε Αρχείο>Dynamics 365>Εισαγωγή επαφών>Προσθήκη επαφών.

2. Επιλέξτε Επόμενο.

3. Επιβεβαιώστε το φάκελο όπου αποθηκεύονται οι επαφές σας στο Outlook και στη συνέχεια επιλέξτε Επόμενο.

   Σημείωμα

   • Ο οδηγός καθορίζει το φάκελο, που ονομάζεται συνήθως Επαφές. Μπορείτε να επιλέξετε ή να καταργήσετε τους υποφακέλους του φακέλου Επαφές.
     • Εάν επιτρέπετε σε κάποιον άλλο τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (που ονομάζεται "πληρεξούσιος"), δεν μπορείτε να προσθέσετε επαφές από το φάκελο Επαφές του συγκεκριμένου ατόμου.

4. Επιλέξτε τον τρόπο ομαδοποίησης των επαφών σας. Οι ομάδες είναι:

   • Επωνυμία εταιρείας. Ομαδοποιήστε τις επαφές με βάση το όνομα του λογαριασμού που αντιστοιχεί στο Dynamics 365 for Customer Engagement. Ο οδηγός παραθέτει τον αριθμό των επαφών που σχετίζονται με κάθε λογαριασμό. Επιλέξτε τη σύνδεση για να επιβεβαιώσετε τη λίστα ονομάτων για κάθε λογαριασμό.

   • Τομέας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ομαδοποιήστε τις επαφές από τον τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο τομέας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μέρος μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από το σύμβολο @. Για παράδειγμα, στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου someone@contoso.com, το "contoso.com" είναι ο τομέας. Επιλέξτε τη σύνδεση για να επιβεβαιώσετε τη λίστα ονομάτων σε κάθε τομέα.

   • Κατηγορίες. Ομαδοποιήστε τις επαφές με βάση την κατηγορία που χρησιμοποιείτε για να οργανώσετε τις επαφές στο Outlook, κατά περίπτωση. Επιλέξτε τη σύνδεση για να επιβεβαιώσετε τη λίστα ονομάτων για κάθε κατηγορία.

     Εάν δεν θέλετε να προσθέσετε όλες τις ομάδες, απενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου στα αριστερά των ομάδων που δεν θέλετε.

   Σημείωμα

   Η στήλη Αριθμός επαφών εμφανίζει επίσης ένα χρώμα για να υποδείξει πόσες από τις επαφές έχουν ήδη συνδεθεί με το Dynamics 365 for Customer Engagement:

   • Πράσινο. Όλες οι επαφές είναι ήδη στο Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Κίτρινο. Πάνω από το 50% των επαφών είναι ήδη στο Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Κόκκινο. Τουλάχιστον μία επαφή είναι ήδη στο Dynamics 365 for Customer Engagement.

   Φιλοδώρημα

   Ενδέχεται να διαπιστώσετε ότι οι ομαδοποιήσεις έχουν πολλές παραλλαγές, αν δεν ταιριάζουν ακριβώς με τα ονόματα της εταιρείας. Εάν συμβαίνει αυτό, είναι προτιμότερο να ακυρώσετε τον οδηγό, να διορθώσετε τα ονόματα της εταιρείας στο Outlook, και στη συνέχεια να εκτελέσετε ξανά τον οδηγό.

5. Βεβαιωθείτε ότι η Χρήση ονόματος εταιρείας ως λογαριασμού είναι επιλεγμένη (προτείνεται). Διαφορετικά, αν θέλετε να συσχετίσετε ένα όνομα λογαριασμού με κάθε επαφή αργότερα στο Dynamics 365 for Customer Engagement, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου.

6. Επιλέξτε Παρακολούθηση όλων των επικοινωνιών για επαφές που προστέθηκαν για να παρακολουθείτε μηνύματα, συναντήσεις και εργασίες που σχετίζονται με αυτές τις Outlook επαφές στο Dynamics 365 for Customer Engagement.

7. Για να επιλέξετε με μη αυτόματο τρόπο τους λογαριασμούς με τους οποίους θα συσχετίσετε τις επαφές επιλέξτε Για προχωρημένους. Στη στήλη Εγκατάσταση λογαριασμού επιλέξτε τη γραμμή για την επαφή. Από την αναπτυσσόμενη λίστα , επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα:

   • Αφήστε το πεδίο κενό (Δεν ορίστηκε) για να συσχετίσετε τις επαφές με έναν λογαριασμό αργότερα στο Dynamics 365 for Customer Engagement.

   • Επιλέξτε Χρήση εταιρικής επωνυμίας για να συσχετίσετε τις επαφές με έναν Dynamics 365 for Customer Engagement λογαριασμό χρησιμοποιώντας το όνομα της εταιρείας.

   • Επιλέξτε Επιλογή υπάρχοντος λογαριασμού, επιλέξτε ένα λογαριασμό ή μια επαφή, και στη συνέχεια επιλέξτε OK.

8. Στη στήλη Συμπερίληψη επικοινωνίας, καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου για οποιαδήποτε ομαδοποίηση για την οποία δεν θέλετε να παρακολουθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συναντήσεις ή εργασίες στο Dynamics 365 for Customer Engagement.

9. Επιλέξτε Προσθήκη επαφών.

10. Ελέγξτε τη σελίδα σύνοψης και προβάλετε σφάλματα, εάν υπάρχουν. Επιλέξτε Κλείσιμο.

Δείτε επίσης

Επισκόπηση της παρακολούθησης καρτελών στο Dynamics 365 for Outlook
Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τον συγχρονισμό εγγραφών μεταξύ Microsoft Dynamics 365 και Microsoft Outlook