Ορίστε μια επιλογή για να παρακολουθείτε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Dynamics 365 for Outlook
Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Dynamics 365 for Outlook για την παρακολούθηση ενός μηνύματος email, ένα αντίγραφο της καρτέλας email αποθηκεύεται ως δραστηριότητα στο Dynamics 365 for Customer Engagement και συγχρονίζεται με την καρτέλα του Outlook. Περισσότερες πληροφορίες: Επισκόπηση της παρακολούθησης εφαρμογών στο Dynamics 365 for Outlook
Από προεπιλογή, η παρακολούθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μη αυτόματη διαδικασία — θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί Παρακολούθηση ή το κουμπί Ορισμός "Σχετικά με" για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να παρακολουθήσετε. Η μη αυτόματη παρακολούθηση παρέχει έναν τρόπο για να διαχωρίσετε την προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του πελάτη σας. Ως εναλλακτική λύση, μπορείτε να ορίσετε μια επιλογή για να παρακολουθείτε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Φιλοδώρημα
Μπορείτε να χρησιμοποιείτε παρακολούθηση φακέλων του Exchange ως εναλλακτική μέθοδο για την αυτόματη παρακολούθηση μηνυμάτων. Με την παρακολούθηση φακέλων, μπορείτε να παρακολουθείτε μηνύματα απευθείας από σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή. Περισσότερες πληροφορίες: Παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με μετακίνηση σε φάκελο του Exchange που παρακολουθείται
Αυτόματη παρακολούθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Στο Dynamics 365 for Outlook, στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Customer Engagement και μετά Επιλογές.
Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός προσωπικών επιλογών, στην καρτέλα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στην ενότητα Επιλέξτε τον τρόπο που το Dynamics 365 for Outlook πρέπει να ενοποιεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Dynamics 365 for Customer Engagement , επιλέξτε Έλεγχος εισερχόμενης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στο Outlook και προσδιορίστε αν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συνδέεται και θα αποθηκεύεται ως Dynamics 365 for Customer Engagement καρτέλα.
Για να καθορίσετε εάν θέλετε να παρακολουθείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μόνο ορισμένους τύπους, στην ενότητα Επιλέξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για παρακολούθηση στο Dynamics 365 for Customer Engagement στη λίστα Παρακολούθηση, επιλέξτε μία από τις παρακάτω επιλογές:
Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρακολουθεί όλα τα email (σταλμένα και ληφθέντα) που σχετίζονται με Customer Engagement μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή, το Dynamics 365 θα παρακολουθεί ανεπιθύμητη αλληλογραφία καθώς και επαγγελματικές συνομιλίες, έτσι επιλέξτε προσεκτικά αυτήν την επιλογή.
Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απάντηση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Customer Engagement. Μόνο οι απαντήσεις ή οι προωθήσεις μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται ήδη θα αποθηκεύονται ως δραστηριότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη επιλογή.
Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υποψήφιους πελάτες, επαφές και λογαριασμούς του Dynamics 365. α μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθούνται μόνο αν προέρχονται από κάποιον που διαθέτει καρτέλα υποψήφιου πελάτη, επαφής ή λογαριασμού στο Dynamics 365 for Customer Engagement.
Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις καρτέλες Dynamics 365 for Customer Engagement με δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρακολουθεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όλους τους τύπους καρτελών (συμπεριλαμβανομένων των προσαρμοσμένων τύπων καρτελών) που περιέχουν ένα πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σημείωμα
Από προεπιλογή, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο "Απεσταλμένα" στο Outlook δεν θα εμφανίζεται αυτόματα ως παρακολούθηση στο Dynamics 365. Διατίθεται μια προαιρετική ρύθμιση για την αυτόματη παρακολούθηση στοιχείων από το φάκελο "Απεσταλμένα". Εάν ένας Διαχειριστής ενεργοποιεί αυτήν τη ρύθμιση, θα χρησιμοποιηθούν οι προσωπικές επιλογές που αναφέρονται παραπάνω για να προσδιοριστούν τα απεσταλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται αυτόματα. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε Αυτόματη παρακολούθηση απεσταλμένων στοιχείων φακέλου με συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή
Σημείωμα
Να θυμάστε ότι όσο περισσότερο χρησιμοποιείτε την ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για παρακολούθηση, τόσο λιγότερο χρήσιμη γίνεται δεδομένου ότι θα αντιστοιχιστεί με πολλές καρτέλες.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε αυτόματα καρτέλες επαφής ή υποψήφιων πελατών για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται, στην ενότητα Αυτόματη δημιουργία καρτελών στο Dynamics 365 for Customer Engagement, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία και στη συνέχεια επιλέξτε Επαφές ή Υποψήφιοι πελάτες από τη λίστα. Όταν είναι επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το Dynamics 365 for Outlook θα προσπαθήσει να ταιριάξει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών με μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Customer Engagement. Εάν δεν μπορεί να εντοπίσει μια καρτέλα που να ταιριάζει, αυτόματα θα δημιουργήσει μια καρτέλα επαφής ή υποψήφιου πελάτη.
Σημείωμα
Οι καρτέλες επαφών και υποψήφιων πελατών δεν θα δημιουργηθούν εάν δεν διαθέτετε τα κατάλληλα δικαιώματα ασφαλείας. Περισσότερες πληροφορίες: TechNet: Πώς η ασφάλεια πεδίου επηρεάζει τον συγχρονισμό μεταξύ του Dynamics 365 και του Outlook
Σημείωμα
Η ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχεται σε περισσότερους από έναν προσαρμοσμένους τύπους καρτέλας. Όταν συμβεί αυτό, το Dynamics 365 for Customer Engagement συνδέει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται από αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν από τους προσαρμοσμένους τύπους καρτελών. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν δύο τύποι καρτελών (ασθενής και γιατρός) με την ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου someone@example.com, το Dynamics 365 for Customer Engagement συνδέει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έλαβε από τη διεύθυνση someone@example.com σε τύο καρτέλας είτε ασθενή είτε γιατρό. Ωστόσοη, η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση someone@example.com συνδέει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στους δύο τύπους καρτέλας, ασθενής και γιατρός.
Δείτε επίσης
Επισκόπηση της παρακολούθησης καρτελών στο Dynamics 365 for Outlook
Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τον συγχρονισμό εγγραφών μεταξύ Microsoft Dynamics 365 και Microsoft Outlook