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Grundlegendes zur Verwendung und Aufbewahrung von Organisationsdaten in Microsoft 365

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Sie können Organisationsdaten zusammen mit Daten aus dem Microsoft Entra ID instance Ihrer organization als Eingabe für die Microsoft 365-Benutzerprofile Ihrer Benutzer verwenden und bestimmte Funktionen in Microsoft 365-Anwendungen nutzen, einschließlich Microsoft Viva.

Überprüfen Sie die folgenden Informationen, um zu verstehen, wie Organisationsdaten verwendet, gespeichert und gelöscht werden.

Datennutzung

Die von Ihnen hochgeladenen Organisationsdaten können von Viva, Microsoft 365-Diensten und Nicht-Microsoft-Diensten verwendet werden, denen zugriff über die Microsoft Graph-API gewährt wurde. Diese Daten werden innerhalb des organization als öffentlich verfügbar behandelt, was bedeutet, dass sie jedem Endbenutzer im organization angezeigt werden können. Diese Daten können auch in mandantenübergreifenden Zusammenarbeitsszenarien, in Microsoft 365 Copilot und in Machine Learning-Modelltrainings verwendet werden.

Im Microsoft 365-Benutzerprofil haben Microsoft Entra Daten standardmäßig Vorrang vor Organisationsdaten in Microsoft 365. Wenn ein Dienst ein Microsoft 365-Benutzerprofil abfragt und sowohl Organisationsdaten als auch Microsoft Entra Daten für ein einzelnes Attribut enthält, wird der Microsoft Entra-Wert zurückgegeben. Beispielsweise verfügt ein bestimmter Endbenutzer über "Software Engineer" als jobTitle-Eigenschaft in Microsoft Entra ID. Der globale Administrator für Ihre organization verwendet das Feature Organisationsdaten in Microsoft 365, um den Wert "Senior Software Engineer" für das attribut Microsoft_JobTitle für denselben Endbenutzer hochzuladen. Nach dem Upload werden beide Werte im Microsoft 365-Benutzerprofil des Endbenutzers gespeichert. Wenn eine Benutzeroberfläche wie Profilkarten in Microsoft 365 das Microsoft 365-Benutzerprofil abfragt, um die eigenschaft jobTitle für diesen Endbenutzer abzurufen, wird "Software Engineer" zurückgegeben (anstelle von "Senior Software Engineer").

Wenn jedoch keine Daten für ein Attribut in entra ID vorhanden sind, wird der entsprechende Organisationsdatenwert verwendet. Wenn also im vorherigen Beispiel kein Wert für jobTitle in Entra ID vorhanden ist, verwendet die Profil-Karte in Microsoft 365 "Senior Software Engineer" aus Organisationsdaten in Microsoft 365.

Wenn Sie den Wert aus Ihren Organisationsdaten im Microsoft 365-Benutzerprofil verwenden möchten, wenden Sie sich an Microsoft, indem Sie eine Anforderung an orgdatainm365support@microsoft.comsenden. Fügen Sie die Betreffzeile "Anforderung, Organisationsdaten Vorrang vor Microsoft Entra Daten im Microsoft 365-Benutzerprofil für Mandant [Name] [Mandanten-ID]" ein. Es kann bis zu vier Tage dauern, bis diese Änderung wirksam wird.

Wenn Sie später zum Standardverhalten zurückkehren möchten (bei dem Microsoft Entra Daten Vorrang haben), wenden Sie sich erneut an Microsoft, indem Sie die Betreffzeile "Anforderung, Microsoft Entra Daten Vorrang vor Organisationsdaten im Microsoft 365-Benutzerprofil für Mandanten [Name] [Mandanten-ID] zu geben" verwenden. Diese Änderung dauert auch bis zu vier Tage.

Um sicherzustellen, dass die Daten im Microsoft 365-Benutzerprofil auf dem neuesten Stand und korrekt bleiben, empfehlen wir, regelmäßig aktualisierte Organisationsdaten hochzuladen (z. B. wöchentlich). Dadurch wird verhindert, dass die Daten im Benutzerprofil im Vergleich zu den Daten in den Humankapitalverwaltungssystemen Ihrer organization veraltet sind.

Stellen Sie sicher, dass die hochgeladenen Daten mit Attributnamen und Beschreibungen übereinstimmen, die im Attributverweis aufgeführt sind. Vermeiden Sie außerdem das Hochladen vertraulicher personenbezogener Daten.

Funktionsweise von Organisationsdaten mit Viva Insights

Die als Teil von Organisationsdaten in Microsoft 365 hochgeladenen Daten werden auch in Viva Insights verwendet und diesen Viva Insights reservierten Feldern zugeordnet:

  • Personid
  • ManagerId
  • Organization
  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • Ebene
  • Standort

Die folgenden Daten werden aus dem Feature Organisationsdaten hochgeladen, stehen jedoch nicht für die Verwendung in Viva Insights zur Verfügung:

  • Microsoft_DisplayName
  • Microsoft_FirstName
  • Microsoft_LastName
  • Microsoft_SecondaryJobTitle
  • Microsoft_UserSkillNames

Diese Attribute können als benutzerdefinierte Attribute in Viva Insights verwendet werden.

  • Microsoft_JobTitle
  • Microsoft_City
  • Microsoft_CountryOrRegion
  • Microsoft_PostalCode
  • Microsoft_PostOfficeBox

Datenlöschung

Informationen zum Löschen von Benutzerdaten finden Sie unter Aktualisieren oder Andere Änderungen an Organisationsdaten . Sobald das Update verarbeitet wird, werden die zugehörigen Benutzerdaten mit leeren Feldern überschrieben, sodass ihre Daten sofort gelöscht werden.

Wenn ein Mandant aus Microsoft 365 entfernt wird, werden alle Mandantendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Datenaufbewahrung

Organisationsdaten werden gespeichert, solange der Endbenutzer aktiv ist und über eine gültige Lizenz verfügt und keine Löschanforderung vom Endbenutzer oder vom globalen Administrator gestellt wurde.

Datenaufbewahrung

Wenn Sie Organisationsdaten hochladen, wird Ihre .csv-Datei auf Ihrer SharePoint Online-Website gespeichert, und die Organisationsdatenattribute jedes Endbenutzers werden auf sein Microsoft 365-Benutzerprofil festgelegt und im Exchange Online Postfach des Benutzers gespeichert. Informationen zur Datenresidenz für SharePoint Online und Exchange Online finden Sie unter Data Residency für SharePoint Online und Data Residency für Exchange Online.

Verwalten von Anforderungen betroffener Personen

Ein Antrag betroffener Personen oder anträge betroffener Personen ist ein formeller Antrag einer betroffenen Person (eines Endbenutzers) an einen Verantwortlichen, eine Maßnahme für ihre personenbezogenen Daten zu ergreifen. Informationen zu den Rechten betroffener Personen, die Endbenutzer haben, finden Sie unter Office 365 Anträge betroffener Personen gemäß dsgvo und CCPA.

Verwenden Sie die folgenden Informationen, um Anträge betroffener Personen von Endbenutzern zu erfüllen: