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Eingeschränkte SharePoint-Suche

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Wichtig

Die eingeschränkte SharePoint-Suche wurde für Kunden von Microsoft 365 Copilot entwickelt.

Eingeschränkte SharePoint-Suche ist eine Einstellung, die Ihnen als SharePoint-Administrator oder höher in Microsoft 365 hilft, eine Liste von SharePoint-Websites ("Liste der zulässigen") zu verwalten, für die Sie die Berechtigungen und die angewendete Datengovernance überprüft haben. Die Liste der zulässigen Websites definiert, welche SharePoint-Websites an organization-weiten Such- und Copilot-Umgebungen teilnehmen können. Standardmäßig ist die Einstellung Eingeschränkte SharePoint-Suche deaktiviert, und die Liste der Zulässigen ist leer.

Die eingeschränkte SharePoint-Suche ermöglicht es Ihnen, sowohl organization-weite Suche als auch Copilot-Umgebungen auf eine zusammengestellte Gruppe von SharePoint-Websites Ihrer Wahl zu beschränken. Unabhängig davon, ob Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche aktiviert haben, können Benutzer in Ihrem organization weiterhin mit Dateien und Inhalten interagieren, die sie besitzen oder auf die sie zuvor in Copilot zugegriffen haben.

Die eingeschränkte SharePoint-Suche bietet Ihnen Zeit, Websiteberechtigungen zu überprüfen und zu überwachen. Wir bieten eingeschränkte SharePoint-Suche, damit Sie ihre Copilot-Bereitstellung beibehalten können, während Sie umfassende Datensicherheit mit SharePoint Advanced Management und Microsoft Purview implementieren. In Kombination bieten diese Lösungen eine vollständige Lösung für Die Ermittlung, den Schutz und die Governance von Daten, die einen sicheren und verwalteten Datenlebenszyklus sicherstellen.

Eingeschränkte SharePoint-Suche löst Probleme mit übermäßiger Freigabe, indem Organisationen Folgendes ermöglicht:

  • Verhindern Sie, dass Websites in organization-weiten Suchergebnissen und Copilot-Umgebungen angezeigt werden, bis Ihre Administratoren oder Websitebesitzer die Berechtigungen für den Websiteinhalt überprüfen können;
  • Berücksichtigen Sie vorhandene Websiteberechtigungen, und lassen Sie Websitebesitzer einzelne Websiteberechtigungen verwalten.

Wenn die eingeschränkte SharePoint-Suche aktiviert ist, wird die Erfahrung des Kunden wie folgt beeinträchtigt:

  • Suchergebnisse sind auf Websites in der Liste der zulässigen Benutzer, häufig besuchte Websites, Websites, für die Benutzer bereits Berechtigungen besitzen, und die Zuletzt aufgerufenen Dateien von Benutzern beschränkt. Das Aktivieren dieses Features wirkt sich auch bei Nicht-Copilot-Benutzern auf die gesamte Sucherfahrung aus.
  • Copilot hat weniger Informationen zur Verfügung, die sich auf seine Fähigkeit auswirken können, genaue und umfassende Antworten zu liefern.

Denken Sie daran: Unabhängig davon, ob Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche aktiviert haben, können Benutzer in Ihrem organization immer mit Dateien und Inhalten interagieren, die sie besitzen oder auf die sie zuvor in Copilot zugegriffen haben.

Wie funktioniert die eingeschränkte SharePoint-Suche?

Als SharePoint-Administrator oder höher in Microsoft 365 haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Überprüfen der aktuellen status der eingeschränkten SharePoint-Suche (aktiviert oder deaktiviert)
  • Aktivieren oder Deaktivieren der eingeschränkten SharePoint-Suche
  • Erstellen Sie die Liste der zulässigen Websites, indem Sie die 100 am häufigsten verwendeten Websites identifizieren.
  • Hinzufügen oder Entfernen von Websites aus der Liste zulässiger Websites durch Angabe der Website-URL
  • Abrufen der vollständigen Liste der Websites in der Liste zulässiger Websites

Die eingeschränkte SharePoint-Suche ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie sich für die Aktivierung entscheiden, können Copilot- und Nicht-Copilot-Benutzer Inhalte aus folgenden Ressourcen suchen und verwenden:

  • Eine Liste der von Administratoren (mit bis zu 100 SharePoint-Websites) eingerichteten zusammengestellten SharePoint-Websites, die die vorhandenen Berechtigungen der Websites berücksichtigen.
  • OneDrive-Dateien, Chats, E-Mails und Kalender der Benutzer, auf die sie Zugriff haben.
  • Dateien von ihren häufig besuchten SharePoint-Websites.
  • Dateien, die direkt für die Benutzer freigegeben wurden.
  • Dateien, die die Benutzer angezeigt, bearbeitet oder erstellt haben.

Hinweis

  • Der Grenzwert von bis zu 100 SharePoint-Websites umfasst Hubwebsites, aber nicht die zugehörigen Websites. Wenn Sie Hubwebsites aktivieren, werden die zugeordneten Websites einer Hubwebsite in die Liste der zulässigen Websites aufgenommen, aber nicht auf den Grenzwert von 100 Websites angerechnet. Dieser Ansatz ermöglicht eine größere Flexibilität bei gleichzeitiger Einhaltung der bestehenden Einschränkungen. Stellen Sie bei der Auswahl von Hubwebsites sicher, dass alle zugeordneten Websites über die richtigen Berechtigungen verfügen.
  • Die Gesamtanzahl der Dateien, die aus den letzten drei Aufzählungspunkten enthalten sind (häufig besuchte Websites, Dateien, die direkt für den Benutzer freigegeben wurden, und Dateien, die benutzer angezeigt, bearbeitet oder erstellt haben) ist auf die letzten 2.000 Entitäten beschränkt.

Das folgende Diagramm zeigt ein Beispiel für eine HR Hub-Website mit acht zugeordneten Websites: Ein Diagramm einer Hubwebsite mit zugeordneten Websites. Alle acht zugeordneten Websites sowie die HR Hub-Website werden als eine Website in der Liste der zulässigen Websites gezählt.

Betrachten wir Alex Wilber, Marketingspezialist bei Contoso Electronics. Bevor das organization die eingeschränkte SharePoint-Suche verwendet, kann Alex nicht nur seine eigenen persönlichen Inhalte wie seine OneDrive-Dateien, Chats, E-Mails, Inhalte, die er besitzt oder besucht hat, anzeigen, sondern auch Inhalte von einigen Websites, für die keine Zugriffsberechtigungsüberprüfung oder Access Control Listen (ACL) hygiene unterzogen wurde, und die keine Datengovernance angewendet haben. Contoso Electronics verfügt beispielsweise über eine Budgetierungswebsite mit wichtigen Geschäftsinformationen. Die meisten Benutzer kennen diese Website nicht, sodass der Websitebesitzer keine richtigen Berechtigungen eingerichtet hat und den richtigen Datengovernanceprozess nicht befolgt hat. Die Website ist möglicherweise für einige Benutzer geöffnet, die sie nicht sehen dürfen, z. B. Alex. Wenn Alex Copilot nach budgetierenden Informationen fragt, erhält Copilot Informationen von der Budgetierungswebsite.

Der IT-Administrator bei Contoso Electronics verwendet die eingeschränkte SharePoint-Suche, um einzuschränken, welche Websites über die Liste der zulässigen Websites durchsucht werden können. Sie überprüfen die SPAC- und SPAC-DAG-Berichte und beschließen, diese Budgetierungswebsite von der Liste der zulässigen Ressourcen auszuschließen. Nachdem RSS aktiviert wurde, kann Alex weiterhin auf Dinge zugreifen, die er besitzt oder kürzlich besucht hat oder die direkt mit ihm geteilt werden, aber er kann nicht auf andere Websites zugreifen, es sei denn, die Website befindet sich in der Liste der zulässigen Websites und hat die Berechtigung dafür. Wenn Alex Copilot die gleiche Frage zur Budgetierung stellt, zeigt Copilot ihnen keine Informationen von dieser Website.

Hinweis

Websitebezogene Suchvorgänge sind von diesem Steuerelement nicht betroffen. Dieses Steuerelement wirkt sich auf moderne Such- und Copilot-Umgebungen aus.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich stattdessen RSS zum Erstellen einer "Ablehnungsliste" verwenden?

Nein, diese Funktion ist nicht Teil der eingeschränkten SharePoint-Suche. SharePoint Advanced Management bietet jedoch ein ähnliches Feature namens Eingeschränkte Access Control für SharePoint-Websites. Wenn Ihr Kunde nicht bereit ist, sharePoint Advanced Management zu verwenden, kann er alternativ die folgende Einstellung in SharePoint deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zulassen, dass diese Website in Suchergebnissen angezeigt wird.

Hinweis

Wenn Sie "Diese Website in Suchergebnissen erscheinen lassen" deaktivieren, blockieren Sie die Anzeige des Websiteinhalts sowohl in der organization-weiten Suche als auch in der websitespezifischen Suche.

Wirkt sich die eingeschränkte SharePoint-Suche auf andere Dienste aus, die nicht von SharePoint abhängig sind? Beispielsweise Exchange, To-Do, Planner, Loop usw.?

Ja, alle Produkte, bei denen die Unternehmenssuche aktiviert ist und SharePoint-Inhalte und/oder -Dateien als Suchergebnisse enthalten könnte, sind betroffen.

Wirkt sich die eingeschränkte SharePoint-Suche auf andere Features aus, die auf dem Microsoft Index basieren? Zum Beispiel Purview- oder SharePoint Advanced Management-Features?

Nein, die eingeschränkte SharePoint-Suche wirkt sich nicht auf andere Features aus, die auf dem Microsoft-Index basieren.

Wie lange dauert es nach der Aktivierung von RSS?

RSS wird innerhalb einer Stunde nach der Aktivierung wirksam.

Wenn ich die URL einer Hubwebsite gebe, enthält sie dann auch alle untergeordneten Websites oder Websites, denen Hubwebsites zugeordnet sind? Werden diese anderen Websites auf die 100 Websites in den Zulässigen Listen angerechnet?

Nur die Hubwebsite (die URL in der Liste Zulässig) ist in der 100 enthalten. Die Unterwebsites unter der Hubwebsite werden nicht auf den Grenzwert von 100 gezählt, aber RSS ist auf den Unterwebsites wirksam.

Was ist als Nächstes zu tun?

Nachdem Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche eingerichtet und Microsoft 365 Copilot für Ihre organization aktiviert haben, sollten Sie die SharePoint-Websiteaktivitäten und die Nutzung auswerten, um die Liste der zulässigen Websites anzupassen. Sie können Microsoft SharePoint Admin Center und Microsoft Purview verwenden, um den Such- und Copilot-Bereich für Ihre organization schrittweise zu erweitern. Die eingeschränkte SharePoint-Suche berücksichtigt vorhandene Websiteberechtigungen, sodass Sie mit Websitebesitzern und Administratoren zusammenarbeiten können, um erweiterte Zugriffsrichtlinien und erweiterte Verwaltung des Lebenszyklus von Websiteinhalten für bestimmte Benutzer und Gruppen über die erweiterte Verwaltung von Microsoft SharePoint hinzuzufügen. Darüber hinaus verbessert Microsoft Purview die Datensicherheit und Compliance Ihrer organization für Copilot.