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Einführung in die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365, unterstützt von SharePoint

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Nutzen Sie die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365 optimal, oder speichern Ihre Benutzer dateien weiterhin lokal oder auf Netzwerkdateifreigaben und senden sie per E-Mail? Möglicherweise bezahlen Sie für einen anderen Cloudspeicherdienst und nutzen nicht den Speicherplatz, den Sie mit Ihrem Microsoft 365-Abonnement erhalten. In diesem Artikel werden die Vorteile und wichtigsten Features der Dateizusammenarbeit in Microsoft 365 beschrieben. Außerdem werden die Schritte zum Planen und Einführen der Microsoft 365-Dateizusammenarbeit in Ihrer Organisation behandelt.

Die Funktionen für die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365 stehen Ihnen unabhängig von der Größe Ihrer Organisation zur Verfügung. Wenn Sie über eine kleine Organisation verfügen, kann jeder Benutzer seine Dateien in seiner individuellen Bibliothek in OneDrive speichern, und Sie möchten möglicherweise nur ein einzelnes Team in Microsoft Teams für jeden in der Organisation.

Gründe für die Verwendung von Microsoft 365 Cloud-Dateispeicher

Wenn Sie den SharePoint-gestützten Dateispeicher in Microsoft 365 vollständig nutzen, können Sie den Kauf von Cloudspeichern von anderen Anbietern vermeiden und Folgendes genießen:

Dateisymbol mit Verfügbarkeitsindikator Zugriff auf Dateien überall

Symbol eines Bürokomplexes Sicherheit auf Unternehmensniveau

Symbol der globalen Freigabe Sichere Freigabe außerhalb der Organisation

Symbol der Zusammenarbeit Zusammenarbeit und Dateiversionsverwaltung in Echtzeit

Dateisymbol mit Lupe Informationen, die Benutzern beim Ermitteln von Dateien helfen

Zugriff überall

Wenn Benutzer Dateien auf ihrem lokalen Gerät oder auf einer Netzwerkfreigabe speichern, haben sie Pech, wenn sie das Gerät nicht dabei haben oder keine Verbindung mit Ihrem Netzwerk haben. Wenn etwas mit dem Gerät eines Benutzers passiert, können die Daten möglicherweise nicht wiederhergestellt werden. Wenn das Gerät eines Benutzers aktualisiert wird, müssen lokale Daten migriert werden. Durch das Speichern von Dateien in der Cloud können Benutzer von allen geräten aus darauf zugreifen, z. B. über ihr Smartphone und ihren Heimcomputer (je nachdem, was Sie zulassen). Sie können sogar von anderen Geräten, die sie vertrauen, auf Dateien in einem Browser zugreifen. Wenn z. B. zwei Kollegen zu einer Kundenwebsite reisen und einem ihrer beiden Laptops der Akku ausgeht, können beide auf alle ihre Dateien zugreifen, indem sie sich auf dem anderen Laptop bei portal.office.com anmelden. Rufen Sie die mobile SharePoint-App ab.

Hinweis

Wenn Sie bedenken, dass sich Benutzer über Kioske oder andere freigegebene, nicht verwaltete Geräte anmelden, sollten Sie die Abmeldung im Leerlauf der Sitzung aktivieren.

Sicherheit auf Unternehmensniveau

Dateien, die in SharePoint und OneDrive in Microsoft 365 gespeichert sind, werden während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. (Sie können Dateien mit Ihrem eigenen Schlüssel verschlüsseln , wenn Sie möchten.) Dateien werden auch auf Viren überprüft. Als Administrator können Sie Tools in Microsoft 365 verwenden, um Dateien weiter zu schützen und zu überwachen:

Planen dieser Features

Sichere Freigabe außerhalb der Organisation

SharePoint unterstützt die sichere Dateifreigabe in Microsoft 365. Sie können angeben, ob Personen außerhalb der Organisation ohne Authentifizierung (Anmeldung oder Bereitstellen eines Prüfcodes) auf Dateien zugreifen können. Sie können sogar die externe Freigabe vollständig blockieren. Es wird empfohlen, die freizügigste Freigabeoption zu verwenden, die Sie für jeden Satz von Inhalten verwenden können. Wenn Sie die Freigabe stark einschränken und die Benutzerproduktivität dadurch blockiert wird, finden Benutzer in der Regel andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die Ihnen weniger Kontrolle und Kontrolle bieten. Weitere Informationen finden Sie unter Steuern der Freigabe.

Zusammenarbeit und Versionsverwaltung in Echtzeit

Wenn Benutzer Office-Dateien in Microsoft 365 speichern, können sie den Aufwand der Verwaltung von Änderungen in verschiedenen Kopien von Dateien vermeiden. Stattdessen können sie an einer einzelnen Version zusammenarbeiten, indem sie entweder die Desktop-Apps oder die Webversionen von Office verwenden. Benutzer müssen nicht einmal die Office-Desktop-Apps installiert haben, um Office-Dateien zu bearbeiten. Erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit und gemeinsame Dokumenterstellung. Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig eine Office-Datei bearbeiten, wird ihnen eine Benachrichtigung angezeigt, dass andere Personen an der Datei arbeiten, und sie können sehen, wo in der Datei andere arbeiten.

Word Online zeigt Ihnen, wo andere Autoren im Dokument arbeiten

Der Versionsverlauf ist ebenfalls standardmäßig aktiviert, sodass Benutzer frühere Änderungen anzeigen und bei Bedarf ein Rollback ausführen können. Erfahren Sie mehr über das Arbeiten mit dem Versionsverlauf.

Dialogfeld

Informationen, die Benutzern beim Ermitteln von Dateien helfen

Wenn Benutzer in der Organisation regelmäßig Dateien in Microsoft 365 speichern, können sie schnell aktuelle Dateien und andere Dateien finden, die von Interesse sein könnten. Sie können beispielsweise Dateien ermitteln, an denen Kollegen oder häufige Mitarbeiter arbeiten.

Hauptmerkmale

Die meisten Features für die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365 stehen Ihnen unabhängig von Ihrem Abonnementtyp oder der Größe Ihrer Organisation zur Verfügung.

  • Migrationstools

  • Moderne Anlagen

  • Zugriff auf alle Dateien in OneDrive

  • Synchronisieren für Den Offlinezugriff

  • Integration in Microsoft Office

  • Private und freigegebene Kanäle in Teams

  • Überwachung und Berichterstellung

  • Hybrid

  • Multi-Geo

Ein Hub für Teamarbeit: Microsoft Teams

In der Vergangenheit mussten Benutzer häufig zwischen Tools wechseln, um zusammenzuarbeiten. Benutzer würden beispielsweise ein Dokument in Word schreiben. Dann würden sie zu Outlook wechseln, um das Dokument als Anlage zu teilen. Oder sie öffnen einen Browser, um das Dokument auf eine SharePoint-Website hochzuladen. In Microsoft 365 können Benutzer Teams zum Chatten, Tätigen von Anrufen und Zum Abhalten von Onlinebesprechungen verwenden. Sie müssen Teams nicht verlassen, um die freigegebenen Dateien anzuzeigen oder sogar zu bearbeiten. Erfahren Sie mehr über die Dateizusammenarbeit in Teams.

Mit der Dateibibliothek können Sie mit Ihrem Team an Dateien zusammenarbeiten.

Hinweis

Wenn ein Benutzer eine Datei an einen Chat anfügt, wird sie automatisch auf das OneDrive des Benutzers hochgeladen. Wenn ein Benutzer eine Datei an einen Teams-Kanal anfügt, wird sie automatisch in die SharePoint-Bibliothek für dieses Team hochgeladen. Dateien, die mit Viva Engage-Gruppen geteilt werden, werden auch in SharePoint gespeichert.

Zugriff auf alle Dateien in OneDrive

Wenn Ihre Benutzer OneDrive verwenden, können sie im Web oder in der mobilen App auf ihre SharePoint- oder Microsoft Teams-Dateien zugreifen, ohne OneDrive zu verlassen.

Da einzelne Bibliotheken in OneDrive von SharePoint unterstützt werden, können Benutzer Dateien problemlos zwischen Speicherorten verschieben. Wenn ein Benutzer z. B. eine Datei in seiner individuellen Bibliothek in OneDrive erstellt und später möchte, dass ein Team die Datei besitzt, kann der Benutzer die Datei einfach in die Bibliothek des Teams verschieben.

Synchronisieren für Offlinezugriff

Mit der OneDrive-Synchronisierungs-App können Benutzer Dateien zwischen ihrem Computer und Microsoft 365 synchronisieren. Wenn Benutzer eine Datei oder einen Ordner lokal hinzufügen, ändern oder löschen, wird die Datei oder der Ordner in Microsoft 365 hinzugefügt, geändert oder gelöscht und umgekehrt. Benutzer können mit synchronisierten Dateien direkt im Datei-Explorer und den von ihnen verwendeten Apps arbeiten. Wenn der Benutzer online ist, werden alle Änderungen, die er oder andere Benutzer vornehmen, automatisch synchronisiert. Mit Files On-Demand können Benutzer dateien in OneDrive und SharePoint problemlos mithilfe des Datei-Explorers oder des Finders durchsuchen und organisieren, aber die Dateien nehmen keinen Speicherplatz auf dem lokalen Computer ein. Erfahren Sie mehr über Dateien bei Bedarf.

Moderne Anlagen in Outlook

Wenn Ihre Benutzer daran gewöhnt sind, Dateien als Anlagen in Outlook freizugeben, können sie die gleichen Schritte ausführen, mit denen sie vertraut sind, um einen Link zu einer Datei freizugeben, anstatt eine Kopie per E-Mail zu senden. In Outlook können Benutzer sogar die Berechtigung ändern, die sie dem Empfänger erteilen. Erfahren Sie mehr über das Anfügen von Dateien.

Integration in Microsoft Office

In den Office-Apps können Benutzer dateien, die in Microsoft 365 gespeichert sind , ganz einfach öffnen und Dokumente auf OneDrive speichern. Erfahren Sie mehr über die zusammenarbeiten an Office-Dokumenten. Wenn Benutzer ein Office-Dokument kommentieren und das Schild mit dem @ Namen einer Person verwenden, erhält die genannte Person eine E-Mail mit einem Link zum Kommentar. Wenn die Person auf den Link klickt, wird das Dokument für sie geöffnet und sie in die Unterhaltung einbezogen.

Ein Kontakt, der in einem Kommentar erwähnt wird

Private und freigegebene Kanäle in Teams

Teams verfügt über Arbeitsbereiche für die Chat- und Dateizusammenarbeit, die als Kanäle bezeichnet werden. Standardkanäle enthalten zwar alle Mitglieder des Teams, aber private Kanäle ermöglichen es Ihnen, mit einer Teilmenge von Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, und freigegebene Kanäle ermöglichen es Ihnen, mit Personen außerhalb des Teams zusammenzuarbeiten. Alle Kanaltypen ermöglichen es Ihnen, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten. Jeder private und freigegebene Kanal verfügt über eine eigene SharePoint-Website für die Dateispeicherung und Zusammenarbeit.

Migrationstools

Je nach Anzahl und Speicherort der zu migrierenden Dateien können Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen auswählen.

  • Migrations-Manager: Kopieren Sie Dateifreigaben oder Inhalte von anderen Cloudanbietern in Microsoft 365. Erfahren Sie mehr über das Migrieren von Inhalten zu Microsoft 365.

  • Das SharePoint-Migrationstool: Zum Migrieren von SharePoint Server-Websites und -Inhalten können Sie das SharePoint-Migrationstool verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über das SharePoint-Migrationstool.

  • Bekannte Ordnerverschiebung. Wenn Ihre Benutzer die meisten Ihrer Dateien in ihren Ordnern Desktop, Dokumente und Bilder speichern, können Sie sie nahtlos auf OneDrive verschieben, indem Sie bekannte Ordner verschieben , damit Benutzer weiterhin an den Speicherorten arbeiten können, an denen sie gewohnt sind.

  • FastTrack-Migrationsvorteil. FastTrack bietet Ihnen eine Reihe bewährter Methoden, Tools, Ressourcen und Experten. Der Leitfaden umfasst die Migration von Inhalten aus Dateifreigaben, Box- oder Google Drive-Quellumgebungen und die Einführung von Funktionen in dem für Sie geeigneten Tempo. Der FastTrack-Datenmigrationsvorteil führt auch bestimmte Datenmigrationsaktivitäten in Ihrem Namen durch, wenn Sie über 500 oder mehr Lizenzen verfügen. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht über den FastTrack Center-Vorteil. Um zu beginnen, wechseln Sie zu FastTrack.Microsoft.Com, überprüfen Sie Ressourcen, und senden Sie eine Anfrage um Unterstützung.

Multi-Geo

Wenn Sie eine multinationale Organisation mit Datenresidenzanforderungen sind, können Sie Multi-Geo in Microsoft 365 verwenden, um anzugeben, wo Dateien gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Multi-Geo-Funktionen in OneDrive und SharePoint in Microsoft 365.

Microsoft Search hilft Benutzern, Dateien auf modernen SharePoint-Websites und auf der SharePoint-Startseite, Office.com, Bing und mehr zu finden. Erfahren Sie mehr über die moderne Suchumgebung in SharePoint.

Verwaltungsoptionen

Als SharePoint-Administrator und höher für Ihre Organisation haben Sie mehrere Optionen zum Verwalten von SharePoint-Websites und -Einstellungen:

  • SharePoint Admin Center. Im SharePoint Admin Center können Sie Websites erstellen und löschen, Websiteeinstellungen verwalten und Einstellungen auf Organisationsebene für SharePoint und OneDrive verwalten. Auf der Seite Aktive Websites im SharePoint Admin Center können Sie die SharePoint-Websites in Ihrer Organisation anzeigen, einschließlich Kommunikationswebsites, private und freigegebene Teams-Kanalwebsites sowie Websites, die zu Microsoft 365-Gruppen gehören. Außerdem können Sie Websites sortieren und filtern, nach einer Website suchen und neue Websites erstellen.

    Die Seite

  • Microsoft PowerShell. Die SharePoint Online-Verwaltungsshell ist ein PowerShell-Modul, mit dem Sie Befehlszeilenvorgänge ausführen können. Dies macht die Ausführung von Batchvorgängen effizienter und ist die einzige Möglichkeit, einige Verwaltungsaufgaben in SharePoint und OneDrive auszuführen. Erste Schritte mit der SharePoint Online-Verwaltungsshell.

Konfigurieren von Einstellungen

Um die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365 vorzubereiten, konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

Erstellen von Websites

Wenn eine Microsoft 365-Gruppe von überall in Microsoft 365 erstellt wird, wird automatisch eine SharePoint-Website erstellt. Sie können allen Benutzern das Erstellen von Gruppen erlauben, nur einige Benutzer, oder Sie können die Gruppenerstellung blockieren und zentral in Ihrer IT-Abteilung verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten, wer Office-Gruppen erstellen kann. Sie können auch eine Benennungsrichtlinie für Gruppen verwenden und einen Ablaufzeitraum festlegen, damit nicht mehr verwendete Gruppen gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Governance in Microsoft 365-Gruppen. Wenn Sie Benutzern das Erstellen von Gruppen gestatten, können Sie ihnen auch erlauben, Teamwebsites über die SharePoint-Startseite und über OneDrive zu erstellen und Standardwebsiteeinstellungen zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Websiteerstellung.

Websiteerstellungseinstellungen im SharePoint Admin Center

Gemeinsame Nutzung

Um die externe Freigabe in Ihrer Organisation einzurichten, müssen Sie sicherstellen, dass die Einstellungen in mehreren Admin Centern wie gewünscht festgelegt sind. Die Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation ist standardmäßig in SharePoint, OneDrive und Teams aktiviert. Informationen zum Konfigurieren von Freigabeeinstellungen finden Sie unter Zusammenarbeit mit Gästen in einem Team und Zusammenarbeit mit externen Teilnehmern in einem Kanal .

Berechtigungsstufen für die externe Freigabe für SharePoint und OneDrive

Speicher

Standardmäßig wird der Dateispeicher für Teamwebsites automatisch verwaltet. Wenn Sie den Speicher lieber manuell steuern möchten, finden Sie weitere Informationen unter Verwalten von Standortspeichergrenzwerten. Informationen zum Festlegen des Standardspeicherplatzes für einzelne Bibliotheken in OneDrive finden Sie unter Festlegen des Standardspeicherplatzes für OneDrive-Benutzer. Informationen zur Speichermenge, die im Lieferumfang Ihres Plans enthalten ist, finden Sie unter SharePoint-Grenzwerte.

Angeben von Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung

Damit Benutzer problemlos über den Datei-Explorer auf Teamwebsitedateien zugreifen können (da sie möglicherweise zuvor auf Netzwerkdateifreigaben zugegriffen haben), können Sie bestimmte Teamwebsitebibliotheken angeben, die automatisch auf den Computern Ihrer Benutzer synchronisiert werden sollen. Verwenden Sie dazu das OneDrive-Gruppenrichtlinienobjekt "Konfigurieren von Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung".