Planung der Intranet-Governance

Denken Sie bei der Planung Ihres neuen Intranetprojekts darüber nach, wie Sie die Websitearchitektur und den Inhalt steuern. Ihr Intranet-Governanceplan sollte im Kontext des allgemeinen Governanceplans für Microsoft 365 erstellt werden. Als eine wichtige Geschäftslösung in Ihrem digitalen Arbeitsplatz hat Ihr Intranet seine eigenen, einzigartigen Governanceanforderungen und Erwartungen, insbesondere aufgrund seines organisationsweiten Fokus und seiner Auswirkungen.

Die Planung der Intranetgovernance sollte während der Untersuchungsphase erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten gemeinsame Visionen und Ziele haben. Das Vorstellen ist nur der Anfang. Ihr Intranetgovernanceplan entwickelt sich weiter, wenn Sich Ihre Organisation weiterentwickelt und neue Funktionen zu SharePoint und Microsoft 365 hinzugefügt werden.

Ein guter Governanceplan hilft dabei, die Prioritäten für das Intranet zu definieren und die Ausdehnung von Inhalten zu verhindern. Außerdem wird sichergestellt, dass Rollen und Zuständigkeiten klar definiert und kommuniziert werden – und idealerweise in Stellenbeschreibungen oder Leistungsziele integriert werden. Ein Aspekt, der Ihr Intranet häufig von anderen Lösungen trennt, ist die Anzahl der Personen, die an der Erstellung und Verwaltung von Inhalten beteiligt sind. Um den kontinuierlichen Erfolg zu gewährleisten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass jeder Ihrer Intranetbeteiligten und -benutzer ihre Rollen und Verantwortlichkeiten versteht.

Intranetgovernance umfasst auch Richtlinien und Verfahren, aber es ist viel mehr als das. Intranetgovernances sollten einen Plan für die Schulung von Benutzern, die Überwachung der Nutzung, das Benutzerverhalten und die Kommunikation der Erwartungen an alle beteiligten Beteiligten umfassen. Dies macht die Erstellung eines Governanceplandokuments schwierig. Es ist schwierig, ein einzelnes Dokument zu erstellen, das sich an diese verschiedenen Zielgruppen richtet und auf eine Weise kommuniziert werden kann, die die Einhaltung und Akzeptanz fördert.

Anstatt ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten zu erstellen, sollten Sie eine Ressourcenwebsite erstellen, die Training und Governance an einem zentralen Ort umfasst. Überlegen Sie, wie Sie "How to" (Training) mit "How to" (Governance) kombinieren können, damit Ihre Intranetbenutzer, wenn sie Ihr Benutzerressourcenziel besuchen, verstehen, warum und wie Ihr Intranet so entworfen und gesteuert wird, wie Sie implementiert haben.

Sie können die Microsoft 365-Lernpfade-Website als möglichen Ausgangspunkt verwenden oder ein eigenes Benutzerressourcencenter erstellen, das in die Inhalte der Lernpfade integriert oder ergänzt wird.

Ein effektiver Governanceplan ermöglicht den Entscheidungsprozess für das Intranet. Indem Sie den Governanceplan regelmäßig überprüfen und überarbeiten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Intranet eine wichtige Ressource für Ihre Organisation bleibt.

Governanceteam

Als eine wichtige Geschäftsressource muss die Intranetgovernance die Ziele der Geschäftsbeteiligten und das rechtliche und regulatorische Umfeld für Ihre Organisation widerspiegeln – nicht nur die Erwartungen Ihrer IT-Abteilung. Erstellen Sie ein Governanceteam, das neben der IT auch Kernmitglieder aus wichtigen Gruppen von Geschäftsbeteiligten in Ihrer Organisation umfasst.

Es gibt keine magische Größe für das Governanceteam, aber es sollte klein genug sein, um Entscheidungen zu treffen und repräsentativ genug zu machen, um die "Stimme des Unternehmens" und die IT zu integrieren. Wenn Sie bestimmte Themen überprüfen müssen, die über das Fachwissen des Teams hinausgehen, können Sie externe Mitglieder (z. B. rechtliche Oder Datensatzverwaltung) einbinden, um sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungen an den Einschränkungen der Organisation ausgerichtet sind.

Ihr Governanceteam trifft sich während der Intranetplanung möglicherweise häufig und dann im Laufe der Zeit seltener. Das Ziel ist es, einen Rhythmus zu etablieren, der für Ihre Intranet- und Teammitglieder funktioniert. Da Governance eine fortlaufende Rolle für Den Erfolg Ihres Intranets spielt, sollte das Governanceteam beim Start nicht aufgelöst werden.

Governanceplanelemente

Es gibt kein "One Size Fits All"-Modell, wenn es um Intranetgovernance geht. Tatsächlich kann ihr Intranetgovernanceplan für verschiedene Inhaltstypen unterschiedlich sein. Beispielsweise können Sie formellere Richtlinien und strengere Governancerichtlinien für Websites verwenden, die für die gesamte Organisation gelten, und weniger strenge Richtlinien für inhalte, die gezielter sind, z. B. Inhalte für eine einzelne Abteilung oder ein einmaliges Ereignis (siehe Abbildung 1). Der beste Ansatz besteht darin, die verschiedenen Elemente zu betrachten und darüber nachzudenken, was für Ihre Organisation wichtig oder notwendig ist. Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe und die Kultur Ihrer Organisation, um Ihre Entscheidungen und Ihren Ansatz sowie Ihre allgemeinen Microsoft 365-Governanceerwartungen zu steuern.

Abbildung 1: Ihre Governanceentscheidungen können je nach "Reichweite" Ihrer Inhalte unterschiedlich (und strenger) sein.

Berücksichtigen Sie mindestens jedes dieser Elemente als Teil Ihrer Intranetgovernanceplanung.

• Sehen
• Richtlinien und Richtlinien
• Standortbereitstellung und Außerbetriebnahme
• Informationsarchitektur und Suche
• Branding
• Inhaltsverwaltung
• Sicherheits- und Informationsverwaltung
• Rollen und Zuständigkeiten
• Feedback
• Schulung und Support
• Messung

Sehen

Die Vision-Erklärung beschreibt auf hoher Ebene, was Sie mit Ihrem Intranet erreichen möchten – im Wesentlichen, wie die Lösung einen Mehrwert für die Organisation und jeden einzelnen Mitarbeiter bietet. Verwenden Sie die Intranet-Vision-Anweisung, um Ihren Governanceplan zu steuern. Stellen Sie sicher, dass die Vision klar ist, da der Formalitätsgrad und die Tiefe, mit der Sie den Governanceplan dokumentieren müssen, mit den Ergebnissen übereinstimmen sollten, die Sie erreichen möchten.

Eine klare Visionsaussage bietet einen wichtigen Leitfaden für die unvermeidlichen Entscheidungsabsichten, die Sie für Ihren Governanceplan treffen müssen. Beispielsweise möchten Sie wahrscheinlich keine völlig unkontrollierte Umgebung mit unstrukturierten und "unfindbaren" Inhalten, wenn Ihre Intranet-Vision darin besteht, eine wichtige Quelle von Organisationswissen und Informationen bereitzustellen. In diesem Fall ist die unstrukturierte Umgebung ohne Steuerung unvorhersehbar und wird wahrscheinlich nicht mit den gewünschten Geschäftsergebnissen übereinstimmen. In einem anderen Szenario haben einige Benutzer möglicherweise das Ziel, einen experimentellen Ort zu erstellen, an dem neue Websitebesitzer "Übungswebsites" erstellen können, um neue Fähigkeiten auszuprobieren oder alternative Ansätze zu testen, um bestimmte Geschäftsprobleme zu lösen. Für diesen Anwendungsfall ist ein zu restriktiver Governanceplan möglicherweise nicht sehr sinnvoll. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie keine unbegrenzte Anzahl von "Übungswebsites" unterstützen möchten, daher sollten Sie eine Governancerichtlinie verwenden, die besagt, dass alle "Testwebsites" nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Aber für diese Übungs- oder Teststandorte ist die unstrukturierte Umgebung in Ordnung. Sie können nur wissen, welche Governanceebene ideal ist, weil Sie eine klare Vision haben. Die Vision bietet einen Rahmen sowohl für den Kontext als auch für Ihre Investition in Governance. Sobald Sie sich mit Ihrer Intranetvision im Klaren sind, kann Ihr Governanceteam diese Vision nutzen, um die Governanceentscheidungen zu steuern.

Ihre Intranetvision umfasst die Definition des Besitzes. Es gibt keine richtige Antwort darauf, welche Organisationsentität das Intranet "besitzen" sollte – und häufig wird der Intranetbesitz von mehreren Organisationseinheiten gemeinsam genutzt. Die meisten Intranet-Experten sind sich jedoch einig, dass es eine Organisation gibt, die nicht der exklusive Intranetbesitzer sein sollte– die IT. Die IT kann kein Intranet für das Unternehmen erstellen. Die IT kann nur mit dem Unternehmen und mit einer Verpflichtung des Unternehmens ein Intranet aufbauen. Erfolgreiche Intranets haben einen Champion und Besitzer aus dem Unternehmen, idealerweise auf Der Ebene der Geschäftsleitung.

Richtlinien und Richtlinien

Richtlinien definieren die Regeln und Richtlinien für Ihr Intranet. Aus Governanceperspektive werden Richtlinien in der Regel von gesetzlichen, regulatorischen oder organisatorischen Anforderungen gesteuert. Es wird erwartet, dass Benutzer Richtlinien ohne Abweichung einhalten. Wenn Ihre Organisation einer aufsichtsrechtlichen Aufsicht unterliegt, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Richtlinien erzwingen können, da ein Versäumnis Ihre Organisation als "nicht konform" anzielen kann. Richtlinien werden in der Regel festgelegt, um konsistente Praktiken zu fördern. In vielen Fällen sind Richtlinien eher Empfehlungen, aber Richtlinien sind Anforderungen.

Betrachten Sie beispielsweise den Websitebesitz. Eine Richtlinie könnte folgendes angeben: "Alle SharePoint-Websites verfügen über einen primären und sekundären Kontakt, der für die Website und ihren Inhalt verantwortlich ist." Eine zugehörige Richtlinie könnte folgendes angeben: "Der Websitekontakt ist in einem Webpart in der unteren linken Ecke der Homepage der Website aufgeführt." Die Richtlinie kann zu einer Richtlinie für wichtige funktionale Websites werden, bleibt aber eine Richtlinie oder Empfehlung für themenspezifische Microsites. Ein weiteres Beispiel für eine Richtlinie ist, ob Personen außerhalb der Organisation Zugriff auf das Intranet als Ganzes oder nur auf einzelne Websites haben können. Die Richtlinie hat möglicherweise den Standardwert "Kein externer Zugriff", aber es könnte einen Prozess geben, der Ausnahmen zulässt, damit bestimmte Partnerbenutzer Zugriff auf einige Intranetwebsites haben.

Jede Organisation verfügt über einen eigenen Satz von Richtlinien und Richtlinien. Allgemeine Themen sollten inhaltsbezogene Aufsicht, Websitedesign, Branding und Benutzererfahrung, Websiteverwaltung und Sicherheit umfassen.

Schritte zum Sicherstellen des Erfolgs:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Intranetrichtlinien und -richtlinien nicht mit umfassenderen Organisationsrichtlinien und Ihren allgemeinen Governanceentscheidungen für Microsoft 365 in Konflikt geraten.
• Veröffentlichen Sie Richtlinien und Richtlinien, in denen Benutzer sie leicht finden und befolgen können. Einige Richtlinien müssen möglicherweise für "alle Benutzer" veröffentlicht werden, während andere geschützt werden müssen, um die Integrität der Anwendung zu schützen. Erwägen Sie die Erstellung einer Governancewebsite anstelle eines Dokuments, um die Veröffentlichung und Nutzung von Governancerichtlinien und -richtlinien zu erleichtern.
• Verwenden Sie Funktionen, um Richtlinien und Richtlinien automatisch anzuwenden, wo immer Sie können. Beispielsweise können Sie Inhaltsverwaltungs- und Aufbewahrungsrichtlinien mit Informationsschutzfunktionen in Microsoft 365 erzwingen. Sie können die Verwendung von Websitedesigns fördern, um bewährte Methoden in Websites einzubetten, während sie erstellt werden. Die beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien eingehalten werden, besteht darin, sicherzustellen, dass Websitebesitzer und Autoren nicht darüber nachdenken müssen. Versuchen Sie, so viel wie möglich zu automatisieren, und planen Sie, Schulungen anzubieten, um sicherzustellen, dass Websitebesitzer und Inhaltsautoren die Governanceerwartungen klar verstehen.
• Überprüfen und überarbeiten Sie Richtlinien und Richtlinien regelmäßig, um sie an den Anforderungen der Organisation auszurichten.

Berücksichtigen Sie die folgenden Themen für Ihre Intranetrichtlinien und -richtlinien:

• Externe Freigabe : Können Personen außerhalb der Organisation auf Intranetwebsites zugreifen?
• Standardfreigabelinks für Intranetdokumente : Erwägen Sie, die Standardeinstellung für alle Intranetwebsites auf "Personen mit vorhandenem Zugriff" festzulegen, um sicherzustellen, dass Websitebesitzer nicht versehentlich Links erstellen, mit denen Besucher wichtige Intranetdokumente bearbeiten können.
• Websitenavigation – für einzelne Websites und das Intranet als Ganzes.
• Websitedesigns – einschließlich Anleitungen für Elemente wie die Positionen wichtiger Webparts auf Abteilungshomepages. Möchten Sie, dass alle Websites einem ähnlichen Muster folgen, damit Benutzer wichtige Inhalte leicht finden können, wenn sie von Website zu Website wechseln? Wenn dies der Fall ist, sollten Sie Websitedesigns anwenden, um sicherzustellen, dass websitebesitzer ihren Entwurfsmustern leicht folgen können.
• Metadatenarchitektur und Inhaltstypen – z. B. Richtlinien für Unternehmensinhaltstypen und organisationsweite Metadaten).
• Richtlinien für Teams-Chats und Viva Engage-Unterhaltungen – einschließlich mehr als nur Messaging-Richtlinien für Teams und wie man an einer Viva Engage-Unterhaltung teilnimmt, sondern auch Konversationsrichtlinien (z @mentions . B. sparsames und organisationsspezifisches "Do's and Don'ts").
• Benutzerprofile – einschließlich der Erwartungen an die "Über mich"-Aussage und erwartungen an Fähigkeiten und Fachwissen (z. B. wie gut müssen Sie ein Thema kennen, um es im Kompetenz- und Kompetenzbereich Ihres Profils aufzulisten?).
• Organisationsrichtlinien und Richtlinien für Intranetwebsitenamen, Dateinamen, Microsoft 365-Gruppennamen usw.

Standortbereitstellung und Außerbetriebnahme

Eine wichtige Entscheidung für die Intranetgovernance umfasst die Bestimmung, wer eine neue Intranetwebsite erstellen kann. Ihre moderne Intranetarchitektur ist "flach" , was bedeutet, dass Ihr Intranet viele Websites enthält. Möchten Sie ein Self-Service-Modell für neue Intranetwebsites bereitstellen oder möchten Sie die Websiteerstellung über eine Formularübermittlung und einen Workflow verwalten? Es gibt keine richtige Antwort auf diese Frage – aber unabhängig davon, welchen Ansatz Sie wählen, müssen Sie über Governance nachdenken. Es gibt zwei beliebte Lösungen, um die Erstellung neuer Websites zu steuern:

Implementieren eines Websiteanforderungsprozesses für Intranetwebsites

Sie können die Option zum Erstellen einer neuen Website im SharePoint Admin Center einfach ausblenden. Wenn Sie dies tun, möchten Sie einen Prozess für Benutzer erstellen, um eine neue Intranetwebsite anzufordern. Ein Anforderungsprozess erleichtert das Überprüfen und Nachverfolgen von Websiteanforderungen und stellt sicher, dass Ihre Umgebung "aufgeräumt" bleibt, aber wenn Ihr Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu lange dauert, kann dies für Ihre Benutzer frustrierend sein. Ihr Bereitstellungsprozess kann ein Websitedesign verwenden, um Konsistenz sicherzustellen, oder Sie können Websites manuell erstellen, um Ihren Entwurfsmustern zu folgen. Ein wichtiger Teil Ihres Bereitstellungsprozesses besteht darin, sicherzustellen, dass neue Websitebesitzer über die entsprechenden Anleitungen und Schulungen verfügen, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein, wenn Sie ihre Websiteanforderungen erfüllen.

Self-Service-Websiteerstellung zulassen

Wenn Sie die Self-Service-Websitebereitstellung aktivieren, sollten Sie websitedesigns bereitstellen, die Ihre bewährten Methoden einbetten, damit neue Websitebesitzer mit einer "Vorlage" beginnen, die Ihren Governancerichtlinien entspricht. Sie sollten auch neue Websites im Admin Center nachverfolgen, damit Sie neue Websitebesitzer nachverfolgen können, um die Informationen bereitzustellen, die sie benötigen, um nach dem Erstellen der Website erfolgreich zu sein.

Zusätzlich zur Bereitstellung eines Prozesses zum Bereitstellen neuer Websites sollten Sie auch einen Prozess zum Bereitstellen neuer Hubs und zugehöriger Hubs berücksichtigen. Hubs müssen von einem SharePoint-Administrator und höher bereitgestellt werden, daher müssen Sie überlegen, wie Sie die Erstellung neuer Hubs planen und steuern.

Wenn eine Intranetwebsite nicht mehr benötigt wird, kann es Vorkommen geben, in denen Ihr Datensatzverwaltungsprozess das Löschen der Website und/oder des Inhalts verhindert. Eine weitere wichtige Governanceentscheidung besteht darin, zu planen, wie Sie Intranetwebsites im Kontext von Gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datensatzverwaltungsanforderungen löschen oder außer Betrieb nehmen. Erfahren Sie mehr über die Microsoft Purview-Compliancedokumentation, einschließlich Datensatzverwaltung und eDiscovery (Premium).

Informationsarchitektur und Suche

Eine gut geplante Informationsarchitektur ist eine Voraussetzung für ein erfolgreiches und leistungsfähiges Intranet. Es ist schwierig, die Planung Ihrer Intranet-Informationsarchitektur von der Planung Ihrer Intranetgovernance zu trennen. Diese beiden Planungsaufgaben gehen zusammen, und Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie iterativ und gleichzeitig über die beiden Aspekte Ihres Intranets nachdenken. Intranetgovernance sollte mehrere wichtige Aspekte Ihrer Informationsarchitektur abdecken:

• Navigationsarchitektur – Wie Ihre Websites und Hubs zugeordnet werden, um Benutzer zu unterstützen, die nach Inhalten navigieren oder suchen.

• Seitenarchitektur : Richtlinien für Seiten, insbesondere Websitehomepages, um konsistente Erfahrungen für alle Intranetwebsites zu schaffen.

• Metadatenarchitektur : Spalten- und Inhaltstypplanung zur Unterstützung konsistenter Ansätze zum Organisieren von Inhalten und Seiten.

• Sucherfahrungen – Verstehen, wie Benutzer Inhalte finden, wenn sie nicht wissen, wo sie sich in der Architektur befinden und wie sie Inhalte entdecken. Sie können Benutzern helfen, Inhalte zu entdecken und Suchergebnisse zu verbessern, indem Sie verschiedene Funktionen in der Suche verwenden, darunter Akronyme, Lesezeichen, Q&A, Grundrisse und Standorte. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel, wie Sie Inhalte leicht auffinden und wie Suchfunktionen in SharePoint funktionieren. Ihr Governanceplan sollte enthalten, wie Sie die Erstellung der Suchermittlungsattribute unterstützen und verwalten.

Branding

Markenstandards helfen, das Aussehen und Verhalten Ihres Intranets zu definieren. Diese Standards spiegeln sich in Website- und Seitendesigns wider. Ihre Markenstandards können Standards für die Verwendung von Bildern enthalten, einschließlich der Anforderungen, nur markenkonforme Bilder oder Symbole aus einer Ressourcenbibliothek einer Organisation auf Intranetseiten zu verwenden, und Anforderungen, nur markenkonforme benutzerdefinierte Designs für Websites zu verwenden. Ihre Standards können ein bestimmtes Design für verschiedene Arten von Websites oder Websites mit unterschiedlichen Zugriffsebenen vorschreiben. Ihre Standards können auch Standards für die Inhaltserstellung umfassen, z. B. Tonfall, Rechtschreibkonventionen, Barrierefreiheitsstandards und andere Richtlinien, die Ihre Unternehmensmarke unterstützen. Erfahren Sie mehr über Branding in SharePoint.

Inhaltsverwaltung

Content Management ist einer der wichtigsten Bestandteile Ihres Intranet-Governanceplans. Viele Intranetbenutzer beschweren sich über die Intranetsuche , dass sie nicht finden können, wonach sie suchen. In den meisten Fällen liegt das Problem nicht bei der Suche. das Problem ist, dass der Governanceplan kein Content Management enthält!

Einige häufige Probleme mit dem Inhalt sind: Dateien werden häufig dupliziert und nicht verknüpft . Daher findet die Suche mehrere Kopien desselben Dokuments, und der Sucher weiß nicht, welche Version die richtige ist. Dateinamen enthalten häufig Versionsnummern, anstatt SharePoint die Verwaltung von Versionen zu erlauben. Daher findet die Suche alle verschiedenen Versionen eines Dokuments und nicht nur die neuesten Versionen, wodurch es für den Sucher schwieriger wird, die aktuelle Version einer Datei zu finden.

Ihr Governanceplan sollte die folgenden wichtigen Konzepte für die Inhaltsverwaltung enthalten:
Inhaltserstellung

• Wo sollten Inhalte veröffentlicht werden? Wenn ich beispielsweise nicht der "Besitzer" eines Dokuments bin, sollte ich es dann auf meiner Intranetwebsite veröffentlichen? Oder sollte ich stattdessen den Besitzer finden und ihn bitten, ihn zu veröffentlichen, damit ich einen Link hinzufügen kann?
• Gibt es Richtlinien für die Erstellung von Intranetinhalten? Wie sieht beispielsweise der geeignete Tonfall aus, und gibt es spezifische Richtlinien für die Organisation von Inhalten auf Seiten? Wann sollten Inhaltsautoren Dokumente für das Intranet erstellen und wann sollten sie Seiten erstellen?
• Gibt es Barrierefreiheitsstandards, die Autoren von Inhalten befolgen müssen? Berücksichtigen Sie diese 8 Tipps , um barrierefreie SharePoint-Seiten zu erstellen (aus dem Humans of IT-Blog in der Microsoft Tech Community).
• Wie sollten Dateien benannt werden? Sollten Ihre Governanceinhalte Empfehlungen für die Dateibenennung enthalten, z. B. das Nichteinschließen von Versionsnummern in Dateinamen?
  

Schutz von Daten

• Besteht in Ihrer Organisation die Anforderung, bestimmte Arten vertraulicher Informationen zu schützen? Wenn ja, können Ihr Governanceplan (und Ihre Bereitstellung) Microsoft 365-Informationsschutzfunktionen wie Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien verwenden?
  

Inhaltsüberprüfung

• Möchten Sie Flows mithilfe von Power Automate einrichten, um die Überprüfung von Intranetinhalten in einem bestimmten Zeitintervall auszulösen?
• Wer ist für die Überprüfung von Inhalten verantwortlich und in welcher Häufigkeit? Handelt es sich um den Websitebesitzer, den Inhaltsautor oder eine andere Rolle? Unterscheiden sich die Erwartungen für verschiedene Arten von Websites oder unterschiedliche Arten von Inhalten?
  

Inhaltsdisposition

• Haben Sie Anforderungen zum Implementieren von Aufbewahrungsrichtlinien für Datensätze für einige oder alle Inhalte, um versehentliches Löschen zu verhindern?

Sicherheits- und Informationsverwaltung

Ihr Governanceplan sollte nicht nur das enthalten, was im Intranet gepostet werden soll , sondern auch Richtlinien für Inhalte enthalten, die nicht im Intranet gepostet werden sollten. Möglicherweise können Sie einige Richtlinien mithilfe automatisierter Funktionen zum Schutz von Informationen erzwingen, aber Sie möchten Websitebesitzern und Inhaltsautoren Schulungen und Anleitungen bereitstellen, um sicherzustellen, dass sie ihre Verantwortlichkeiten in Bezug auf Sicherheit und Informationsverwaltung sowohl für Websites als auch für Inhalte verstehen.

Rollen und Zuständigkeiten

Rollen und Zuständigkeiten beschreiben, wie jeder Mitarbeiter als Einzelperson oder in einer Rolle (z. B. Websitebesitzer) für den Erfolg des Intranets verantwortlich ist. Das Dokumentieren von Rollen und Zuständigkeiten ist ein wichtiger Aspekt Ihres Intranet-Governanceplans. Um sicherzustellen, dass Intranetaufgaben ernst genommen werden, ist es hilfreich, mit Ihrer Personalorganisation zusammen zu arbeiten, um sicherzustellen, dass Intranetaufgaben Teil von Stellenbeschreibungen oder Leistungszielen sind.

Es "braucht ein Dorf", um ein Intranet in jeder Organisation erfolgreich zu unterstützen. Sie benötigen ein Team – und das Team kann spezialisierte Rollen enthalten, die Sie gelegentlich verwenden, z. B. Entwickler zum Erstellen eines benutzerdefinierten Webparts, permanente Rollen wie Websitebesitzer, für die die Verwaltung von Intranetwebsites ein kleiner Teil ihrer Arbeit ist, und andere permanente Rollen für Personen, deren gesamte Aufgaben die Intranetverwaltung umfassen. Einige Organisationen finden es hilfreich, ihre Intranetressourcen in einem Kompetenzzentrum zu organisieren, zu dem auch Vollzeitmitglieder des IT-Personals gehören können, die durch virtuelle Mitglieder ergänzt werden, die in verschiedenen Unternehmensgruppen in der Organisation arbeiten. Andere erweitern ihre zentralisierten Mitarbeiter um "Intranet-Champions", die das Supportteam auf verschiedene Abteilungen und geografische Standorte ausweiten, indem sie sich freiwillig engagieren, um den Erfolg des Intranets zu gewährleisten.

Unabhängig davon, wer sich in Ihrem "Dorf" befindet, ist es von entscheidender Bedeutung, dass jeder seine Rolle versteht und für welche Aspekte des Intranets er verantwortlich ist. Abbildung 2 zeigt ein Beispiel für eine Beschreibung der Rolle und Zuständigkeiten für einen Intranetwebsitebesitzer.

Zu den wichtigsten Rollen, die Sie für Ihren Intranetgovernanceplan berücksichtigen sollten, gehören:

• Intranet-Lenkungsausschuss
• Intranet Business Owner
• Intranet-Technologiebesitzer
• Unternehmenskommunikation
• Schulungen
• Intranetgovernanceteam
• Websitebesitzer
• Hubbesitzer
• Websitemitglieder/Editoren
• Websitebesucher
• Viva Engage Community-Besitzer
• Viva Engage Community-Mitglieder
• Teambesitzer
• Teammitglieder
• Intranet/SharePoint/Microsoft 365 Champions

Feedbackkanal

Ihr Intranetgovernanceplan sollte einen Mechanismus zum Sammeln von Feedback von Intranetbenutzern enthalten. Dies umfasst ein Fahrzeug zum Sammeln von Feedback – z. B. ein Microsoft-Formular, das über die Fußzeile Ihrer Startseite verknüpft ist – aber auch Mechanismen zum Sammeln und Verarbeiten des Feedbacks und zum Ergreifen von Aktionen auf der Grundlage des Feedbacks. Es ist eine gute Idee, alle Feedbacks zu bestätigen, auch wenn Sie nicht beabsichtigen, sofort Maßnahmen zu ergreifen.

Schulung und Support

Ihr Intranet ist nicht erfolgreich, wenn Sie keine Möglichkeit zum Bereitstellen von Schulungen und Support für alle Benutzer, insbesondere für Websitebesitzer, integrieren. Die beste Möglichkeit, Ihre Governancerichtlinien und -richtlinien zu stärken, besteht darin, sie in Ihre Schulung einzubauen. Anders ausgedrückt: Bieten Sie keine Schulungen an, die nur die "Vorgehensweise" zeigen– stellen Sie sicher, dass Ihre Schulung auch Ihre Richtlinien und Richtlinien umfasst – den Aspekt "Wie sollte" Ihres Governanceplans.

Es ist hilfreich, eine dedizierte Website bereitzustellen, auf der Websitebesitzer und andere Intranetbenutzer Schulungs- und Governanceinformationen finden können. Sie können ein eigenes "Benutzerressourcencenter" wie oben beschrieben erstellen oder eine von Drittanbietern oder von Microsoft bereitgestellte Trainingsumgebung verwenden. Um sicherzustellen, dass Ihre Schulungsinhalte immer aktuell sind, können Sie einen Link zu Inhalten auf den Schulungsplattformen von Microsoft wie Microsoft Office Help and Training und Microsoft Learn erstellen. Sie können die support.office.com Schulung auch in Ihre eigene Umgebung einbetten, indem Sie Microsoft 365-Lernpfade in Ihrem Mandanten bereitstellen und den Inhalt an Ihre Governancerichtlinien und -richtlinien anpassen.

Sie können Ihren Intranetbenutzern helfen, Ihre Schulungsinhalte zu finden, indem Sie Ihrem Organisationsprofil eine benutzerdefinierte Kachel hinzufügen oder direkt in Microsoft 365 einen benutzerdefinierten Hilfelink hinzufügen.

Messung

Ihr Intranetmessplan sollte an den Erfolgskriterien ausgerichtet werden, die für die Intranetvision definiert sind. Es sollte die Metriken und Analysen definieren, die zum Nachverfolgen des Erfolgs verwendet werden, alle zugehörigen KPIs und Prozesse zum Auswerten von Metriken und zum Ergreifen von Maßnahmen zur Verbesserung.

Suchen Sie nach Metriken, die mehr als nur Seitenaufrufe sind. Nur weil eine Seite angezeigt wird, bedeutet dies nicht, dass sie den Benutzern einen Mehrwert bietet. Sehen Sie sich stattdessen Metriken an, die den Geschäftswert messen. Sehen Sie beispielsweise weniger Supporttickets im Zusammenhang mit der Spesenverarbeitung, da Ihr Intranet aktualisiert wurde, um bessere und aktuellere Inhalte zu Spesenabrechnungen zu enthalten? Werden weniger Helpdeskanrufe zum Hochladen von Dokumenten angezeigt, da Sie Ihre Schulungsinhalte aktualisiert und barrierefreier gestaltet haben? Verbringen Personalvertreter mehr Zeit mit einzigartigen Themen, weil die HR-Inhalte effektiver organisiert sind?

Wenn Ihr ursprünglicher Entwurfsplan wichtige Geschäftsergebnisse oder befragte Benutzer identifiziert hat, um sicherzustellen, dass sie einfachen Zugriff auf die Informationen hatten, die sie für ihre Arbeit benötigen, wiederholen Sie den Prozess, nachdem Sie Ihr Intranet bereitgestellt oder aktualisiert haben, um die geschäftlichen Auswirkungen Ihrer Intranetaktualisierung oder -investition zu ermitteln. Ergänzen Sie diese Daten durch qualitatives Feedback von Websitebesitzern und Benutzern, um eine umfassende Bewertung der Effektivität Ihres Intranets und Ihres Governanceplans zu erstellen. Scheuen Sie sich nicht davor, Inhalte oder Websites außer Betrieb zu nehmen, die nicht mehr relevant sind. Sie können Ihren Intranetwert optimieren, indem Sie Metriken verwenden, um doppelte, veraltete und irrelevante Inhalte und Websites zu identifizieren.

Weitere Intranetgovernanceressourcen:

Übersicht über SharePoint-Governance

So sollten Sie Ihr modernes Intranet betrachten