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Workflow von Anträgen auf Antragstellerrechte für Daten in Microsoft 365

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Hinweis

Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Erfüllen von Anträgen auf Antragstellerrechte für Daten in der Microsoft 365-Umgebung Ihrer Organisation. Informationen zu Anträgen auf Antragstellerrechte für Daten, die über Microsoft 365 hinausgehen, finden Sie unter Informationen zu Anträgen auf Antragstellerrechte für Daten, die über Microsoft 365 (Vorschau) hinausgehen.

Anträge auf Rechte von Personen in Microsoft 365 umfasst Automatisierung und robuste Workflowtools, die Sie in jeder Phase der Anforderungserfüllung unterstützen. Sobald Sie eine Anforderung im System erstellen, übernehmen wir die Arbeit der Identifizierung und Sammlung von Daten und stellen Tools zur Verfügung, um die zusammenarbeitsorientierte Analyse zu erleichtern.

Wenn Sie eine Anforderung erstellen, werden die von Ihnen bereitgestellten Informationen verwendet, um in der Microsoft 365-Umgebung Ihrer Organisation nach Übereinstimmungen zu Ihrer betroffenen Person zu suchen. Übereinstimmende Elemente werden eingehalten, damit Sie überprüfen, entscheiden können, was einbezogen werden soll, und Informationen nach Bedarf bearbeiten. Mehrere Benutzer können an diesen Schritten innerhalb der Benutzeroberfläche für Anträge auf Antragstellerrechte zusammenarbeiten. Auf der Detailseite jeder Anforderung finden Sie den Status der Statusphasen und Anleitungen zu den nächsten Schritten.

Wichtige Funktionen

Sofortiger Start der Datenauswertung

Priva nutzt die grundlegenden Funktionen von Microsoft 365, um personenbezogene Datentypen in den Daten Ihrer Organisation zu identifizieren. Sobald Sie eine Anforderung erstellen, arbeitet die Lösung sofort mit der Identifizierung der Dateien, E-Mails, Websites und Chats, die die personenbezogenen Daten der betroffenen Person enthalten. Inhaltselemente werden je nach Datenmenge innerhalb weniger Stunden abgerufen. Wenn wir ein hohes Volumen erwarten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Suchparameter zu verfeinern, bevor wir die Daten sammeln.

Hilfe bei der Priorisierung der zu überprüfenden Inhalte

Möglicherweise müssen Sie eine große Menge von Daten überprüfen, die für die Anfrage der betroffenen Person gesammelt wurden. Wir bieten Einblicke auf den Detailbildschirm jeder Anforderung und schlagen vor, welche Elemente zur Überprüfung priorisiert werden sollen. Prioritätselemente umfassen Dateien, die möglicherweise vertraulich sind, oder Elemente, die mehr als die personenbezogenen Daten einer Person enthalten. Diese Elemente heben Inhalte hervor, die möglicherweise bearbeitet werden müssen, oder andere spezielle Behandlungsüberlegungen erfordern.

Integrierte Teams-Tools für die Zusammenarbeit und Bearbeitung zur Erleichterung der Datenüberprüfung

Sobald Sie die Anforderung erstellen, wird automatisch ein dedizierter Teams-Kanal für diese Anforderung eingerichtet. Das Hinzufügen relevanter Projektbeteiligter als Anforderungsmitarbeiter lädt sie in den Chat ein, um zu analysieren und Entscheidungen über die abgerufenen Elemente zu treffen. Mithilfe der integrierten Bearbeitungstools in der Anforderung können Projektmitarbeiter Dateien in einem Überprüfungsbildschirm neben der Liste der Elemente markieren. Wenn für bestimmte Inhalte eine weitere Folgeaktion erforderlich ist, können Sie tags anwenden, die von Ihrer Organisation definiert wurden, um die Elemente zu identifizieren und die Aktion zu einem späteren Zeitpunkt auszuführen.

Automatisch generierte Berichte

Nachdem Sie mit der Überprüfung der Daten und der Entscheidung, was für die Anforderung eingeschlossen werden soll, fertig sind, generieren wir Berichte für Sie. Die Berichte enthalten alle relevanten Datenpakete, die Sie an die betroffene Person senden, Überwachungsprotokolle und eine Zusammenfassung der markierten Dateien, damit Sie alle erforderlichen Folgeaktionen durchführen können.

Erweitern und Integrieren in Ihre Betreffanforderungsstrategie

Erweitern Sie die Automatisierungsfunktionen, indem Sie eine der integrierten Power Automate-Vorlagen verwenden, um Flows für allgemeine Aufgaben einzurichten, z. B. das Festlegen von Kalendererinnerungen oder das Erstellen von Datensätzen Ihrer Anforderungen in ServiceNow. Sie können auch die Microsoft 365-API zum Anfordern von Antragstellerrechten verwenden, um die Automatisierung Ihrer vorhandenen Strategie für Antragstellerrechte einzuführen.

Statusphasen für Anforderungen

Jede Anforderung durchläuft mehrere Phasen. Einige Phasen werden automatisch ausgeführt, und andere Phasen werden manuell nach Abschluss bestimmter Schritte wie dem Überprüfen von Dateien erweitert.

  • Datenschätzung: Vor dem Abrufen der Daten schätzt Priva die Menge der zu findenden Daten. Je nach Datenmenge kann die Anforderung automatisch in die nächste Phase des Datenabrufs verschoben werden. Sie können festlegen, dass eine Anforderung in der Schätzungsphase angehalten wird, bevor Daten gesammelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Datenschätzung und -abruf.

  • Abrufen von Daten: Alle Dateien, E-Mails, Chats, Bilder und andere Inhaltselemente werden zusammengezogen. Wenn diese Phase abgeschlossen ist, wird die Anforderung automatisch in die nächste Phase der Datenüberprüfung verschoben. Weitere Informationen finden Sie unter Datenschätzung und -abruf.

  • Überprüfen von Daten: Die Mitarbeiter überprüfen alle gesammelten Daten, entscheiden, welche für die Anforderung gelten, und führen Aufgaben wie das Bearbeiten von Inhalten und das Hinzufügen von Fallnotizen aus. Erfahren Sie mehr über das Überprüfen von Daten für einen Antrag auf Rechte betroffener Personen. Nach Abschluss der Datenüberprüfung wechseln Sie manuell zur nächsten Phase, um Berichte zu generieren.

    Hinweis

    Löschanforderungen umfassen eine zusätzliche Genehmigungsunterstufe im Schritt "Daten überprüfen". Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwalten einer Löschanforderung.

  • Berichte generieren: Wenn die Datenüberprüfung abgeschlossen ist, wechselt ein Benutzer manuell zu diesem Schritt. Priva generiert die endgültigen Berichte, die das Datenpaket enthalten, das für die betroffene Person freigegeben werden soll, sowie interne Berichte für die Datensätze Ihrer Organisation. Erfahren Sie mehr über das Generieren von Berichten.

  • Anforderung schließen: Wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind, schließen Sie die Anforderung, um anzugeben, dass sie als abgeschlossen gilt. Erfahren Sie mehr über das Generieren von Berichten , damit Sie die Anforderung erfüllen und schließen können.

Grundlegendes zur Seite mit den Anforderungsdetails

Öffnen Sie je nach verwendetem Portal die Detailseite einer Anforderung, indem Sie zu einem der folgenden Speicherorte navigieren:

  • Melden Sie sich beim Microsoft Priva-Portal (Vorschau) an, und wählen Sie Antragstellerrechteanforderungen aus. Wählen Sie unter Daten in Microsoft 365 im linken Navigationsbereich Microsoft 365-Anforderungen aus, und wählen Sie dann eine Anforderung aus der Liste aus, um die zugehörige Detailseite zu öffnen.

  • Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Complianceportal an, und wählen Sie im linken Navigationsbereich Antragstellerrechteanforderungen aus. Wählen Sie einen Anforderungsnamen aus der Liste aus, um die Zugehörige Detailseite zu öffnen.

Die Seite mit den Anforderungsdetails enthält Details zu den Eigenschaften der Anforderung, zu den Suchergebnissen und zum Status der Anforderung. Die Detailseite ist Ihr Hub, um an der Verwaltung der gefundenen Dateien, dem Erstellen von Berichten und Exporten und dem Abschließen der Anforderung zu arbeiten und zusammenzuarbeiten. Hier finden Sie Details dazu, was sich auf den einzelnen Registerkarten der Seite befindet:

Registerkarte "Übersicht"

Die Registerkarte Übersicht der Seite mit den Anforderungsdetails enthält Details zur Anforderung, eine Statusanzeige mit Ihrem aktuellen Schritt und wichtige Informationen zu den gefundenen Daten. Diese Seite enthält einzelne Statuskarten, die unten erläutert werden.

Details

Die Karte Details zeigt grundlegende Informationen an, um Sie an der Anforderung zu orientieren, z. B. den Stichtag, das Erstellungsdatum, die Beschreibung und die entsprechenden Datenschutzbestimmungen.

Fortschritt

Die Statuskarte listet jeden Schritt im Prozess auf: Datenschätzung, Daten abrufen, Daten überprüfen, Berichte generieren und Anforderung schließen. Ein ausgefüllter blauer Kreis neben dem Schritt gibt den Schritt an, den Sie gerade ausführen. Ein Häkchen im blauen Kreis bedeutet, dass der Schritt abgeschlossen ist. Ein leerer Kreis bedeutet, dass der Schritt noch nicht gestartet wurde.

Zusammenfassung der Datenschätzung

Die Karte Datenschätzungszusammenfassung wird angezeigt, wenn die Anforderung in der Datenschätzungsphase angehalten wird. Es zeigt den Speicherort und die Anzahl der Elemente an, die von der Suche abgerufen werden sollen.

Gesamtanzahl der gefundenen Elemente

Die Karte Gesamtanzahl der gefundenen Elemente zeigt die Anzahl der gefundenen Inhaltselemente und deren Speicherorte in Microsoft 365 an.

Zu überprüfende Prioritätselemente

Auf der Kachel Zu überprüfende Prioritätselemente werden Elemente angezeigt, die Sie beim Starten der Datenüberprüfung priorisieren möchten. Auf der Kachel wird die Anzahl der Elemente angezeigt, die zu den folgenden Kategorien gehören:

So finden Sie Ihre Prioritätselemente:

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Ansicht der Elemente in ihrer Tabelle mit den gesammelten Daten aktiviert haben, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Wählen Sie auf der Registerkarte Gesammelte Daten oben in der Liste der Elemente die Option Spalten anpassen aus.
  • Platzieren Sie im Flyoutbereich Spalten bearbeiten eine Überprüfung neben Prioritätstypen.
  • Wählen Sie Anwenden aus. Ihre Liste der Elemente enthält jetzt die Spalte Prioritätstypen .

Jetzt können Sie die Prioritätselemente identifizieren und suchen, indem Sie die Spalte Prioritätstyp sortieren, um ähnliche Typen zu gruppieren.

Registerkarte "Gesammelte Daten"

Wenn alle Elemente identifiziert wurden, die Ihren Sucheinstellungen entsprechen, werden sie gesammelt und auf der Registerkarte Gesammelte Daten angezeigt. Neben der Liste der Elemente befindet sich ein Vorschaubildschirm zum Überprüfen der einzelnen Elemente, zum Vornehmen von Bearbeitungen und zum Markieren von Elementen als Einschließen oder Ausschließen. Weitere Informationen zum Schritt "Datenüberprüfung und Zusammenarbeit" finden Sie hier.

Registerkarte "Notizen"

Auf der Registerkarte Notizen können Projektmitarbeiter Notizen zur Arbeit eingeben, die für die Anforderung ausgeführt wurde. Diese Hinweise sind für alle Personen sichtbar, die an der Anforderung arbeiten, werden aber nicht in den Abschlussbericht aufgenommen oder anderweitig mit der betroffenen Person geteilt.

Registerkarte "Mitarbeiter"

Auf der Registerkarte Mitarbeiter werden alle Benutzer angezeigt, die zur Zusammenarbeit an den gesammelten Daten eingeladen wurden, sowie alle zugehörigen Teams-Kanäle für die Anforderung. Der Ersteller der Anforderung wird automatisch als Projektmitarbeiter aufgeführt. Laden Sie neue Projektmitarbeiter ein, indem Sie den Befehl Add collaborator (Mitarbeiter hinzufügen) auswählen und den Namen eines Benutzers eingeben, um sie aus einer Liste auszuwählen. Erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit für die Datenüberprüfung.

Registerkarte "Berichte"

Auf der Registerkarte Berichte werden alle Berichte angezeigt, die automatisch generiert werden, wenn Sie zur Phase Generierte Berichte wechseln. Berichte sind in zwei Kategorien unterteilt: Berichte, die Sie für die betroffene Person freigeben können, und Berichte, die für die interne Verwendung In Ihrer Organisation bestimmt sind. Rufen Sie Details zum Arbeiten mit Berichten ab.

Registerkarte "Verlauf"

Auf der Registerkarte Verlauf werden ereignisse der obersten Ebene für die Anforderung zusammengefasst, einschließlich Statusstufenänderungen und Aggregaten für die Anzahl der eingeschlossenen, ausgeschlossenen, bearbeiteten und markierten Elemente.

Nächste Schritte

Besuchen Sie Erstellen einer Anfrage für Antragstellerrechte , um zu erfahren, wie Sie mit Ihrer ersten Anfrage angegeben werden.

Rechtlicher Haftungsausschluss für Microsoft Priva