Generieren von Berichten und Schließen einer Anforderung
Nachdem Sie Ihre Datenüberprüfung für eine Anfrage mit Antragstellerrechten abgeschlossen haben, besteht die nächste Phase darin, die berichte zu generieren, die zur Erfüllung der Anforderung erforderlich sind. Priva erstellt Berichte und sammelt die dateien, die während des Datenüberprüfungsprozesses als Einschließen gekennzeichnet sind. Ausgewählte Dateien aus diesen Datenpaketen können an Ihre betroffene Person übermittelt werden, um deren Anfrage abzuschließen.
Grundlegendes zu Berichten
Nachdem Sie in der Phase Daten überprüfen der Antragstellerrechteanforderung die Option Überprüfung abschließen ausgewählt haben, werden die endgültigen Berichte für die Anforderung automatisch generiert. Auf der Registerkarte Berichte der Detailseite für Antragstellerrechteanforderungen gibt die Spalte Status an, wann die Berichtsgenerierung in Bearbeitung ist und wann ein Bericht bereit zum Herunterladen ist. Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis die Erstellung der Berichte abgeschlossen ist.
Berichte sind in zwei Abschnitte unterteilt:
Berichte für die betroffene Person: Diese Berichte enthalten Informationen, die im Rahmen der Anforderungserfüllung an die betroffene Person zurückgegeben werden können. Hier finden Sie das Datenpaket , das Dateien enthält, die Sie an die betroffene Person senden können.
Wichtig
Ein Datenpaket wird nur generiert, wenn Sie Elemente während der Datenüberprüfung als Einschließen markieren.
Wichtig
Ein Datenpaket wird nur für die Anforderungstypen Export und Access generiert. Ein Datenpaket wird für eine markierte Liste für die Folgeanforderung nicht generiert. Informieren Sie sich über Details zu Anforderungstypen für Antragstellerrechte.
Berichte für die interne Verwendung: Diese Berichte gelten für die internen Datensätze Ihrer Organisation, die sich auf die Anforderung von Antragstellerrechten beziehen. Sie enthalten ein Überwachungsprotokoll und eine Liste aller Dateien, auf die Sie während der Datenüberprüfung Tags angewendet haben, um nachzuverfolgen oder weitere Maßnahmen zu ergreifen.
Hinweis
Wenn Berichte generiert werden, schließt die Organisation die Anforderung ab, indem sie die entsprechenden Berichte auf sichere Weise an die betroffene Person sendet, um die Anforderung der Antragstellerrechte zu erfüllen.
Tipp
Löschanforderungen generieren einen eindeutigen Bericht, in dem die Ergebnisse des Löschworkflows erläutert werden. Details finden Sie unter Aktionsausführungsprotokollbericht.
Datenpaket
Das Datenpaket für die Anforderung von Antragstellerrechten enthält Elemente, die während der Datenüberprüfungsphase des Prozesses als Einschließen gekennzeichnet sind. Das Datenpaket wird als ZIP-Datei generiert. Wenn er zum Download bereit ist, wählen Sie die Zeile des Berichts auf der Registerkarte Berichte auf der Detailseite für die Anforderung von Antragstellerrechten aus. Ein Flyoutbereich wird mit einer Schaltfläche zum Herunterladen des Berichts geöffnet. Die Anweisungen was tun als Nächstes im Flyoutbereich enthält eine Kurzübersicht zum Arbeiten mit den Inhalten.
Wenn Sie zum Herunterladen des Datenpakets bereit sind, wählen Sie Herunterladen aus, suchen Sie ihren Download, und öffnen Sie dann die heruntergeladene ZIP-Datei.
Inhalt des Datenpakets
Die ZIP-Datei des Datenpakets enthält die folgenden Elemente:
- Ein Ordner mit dem Namen Azure: Dieser Ordner enthält die wichtigsten Materialien für Ihre betroffene Person. Weitere Informationen finden Sie unten in der ausführlichen Erläuterung.
- Dateien außerhalb des Azure-Ordners : Diese können zwei Tabellen mit den Namen Ergebnisse und Zusammenfassung enthalten. Diese Dateien außerhalb des Azure-Ordners werden als Referenz bereitgestellt und sollten hauptsächlich von den Administratoren Ihrer Organisation verwendet werden.
Wenn Priva Dateien für eine Anforderung von Antragstellerrechten identifiziert und abruft, werden die dateien, die in diesem Prozess exportiert werden, mithilfe eindeutiger Bezeichner umbenannt, um personenbezogene Daten zu schützen. Sie können mithilfe der Export_load_file.csv Datei auf die eindeutigen Namen mit den ursprünglichen Dateinamen verweisen. Da die ursprünglichen Dateinamen vertrauliche Informationen enthalten können, sollten Sie Ihre Richtlinien befolgen, die für solche Informationen gelten.
Hinweis
Es wird empfohlen, den Inhalt dieses Ordners sorgfältig zu überprüfen und nur die erforderlichen Dateien an Ihre betroffene Person zu übermitteln. Sie sollten Ihre Antwort auswerten, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des anwendbaren Rechts entspricht.
Inhalt von Azure-Ordnern
Öffnen Sie den Azure-Ordner , und öffnen Sie dann die dateiAEDExport.zip , die einen weiteren Dateiordner mit einem langen Namen enthält, der aus Zahlen und Buchstaben besteht. Öffnen Sie den Ordner mit dem langen Namen, um den unten beschriebenen Inhalt anzuzeigen:
- Extracted_text_files Ordner: Enthält Text, der aus den nativen Dateien extrahiert wurde (sofern unterstützt).
- NativeFiles-Ordner : Enthält alle Elemente, die während der Datenüberprüfung als Eingeschlossen markiert wurden, in ihrem nativen Dateiformat. Jedes Element in diesem Ordner erhält einen eindeutigen Dateinamen, um personenbezogene Daten zu schützen. Sie können auf diese eindeutigen Namen mit ihrem ursprünglichen Dateinamen verweisen, indem Sie die unten erläuterte Export_load_file.csv-Datei verwenden.
- Dateien, die während des Datenüberprüfungsprozesses mit der Annotate-Funktion bearbeitet wurden, befinden sich im Ordner NativeFiles und weisen das Suffix "_burn.pdf" auf.
- Export_load_file.csv Datei: Enthält die ursprünglichen Dateinamen, sodass Sie auf diese mit den eindeutigen Dateinamen im Ordner NativeFiles verweisen können.
- Zusammenfassungstextdatei : Enthält eine Zusammenfassung der Dateitypen im Datenpaket, der Anzahl der Dateien und ihrer Größe.
Vorgehensweise beim Inhalt des Ordners
Öffnen Sie den Azure-Ordner und die ZIP-Dateien, wie oben erläutert. Ihre nächste Aufgabe besteht darin, die Elemente zu überprüfen, zu bestimmen, was an die betroffene Person gesendet werden soll, und den Inhalt der ZIP-Datei bei Bedarf zu ändern.
Beispielsweise sollten Sie bei einer Exportanforderung, bei der die betroffene Person eine Kopie aller Elemente erhalten möchte, die ihre personenbezogenen Daten enthalten, die von der Organisation gespeichert sind, elemente im Ordner "NativeFiles " genau überprüfen und alle Elemente entfernen, die Sie nicht an die betroffene Person zurücksenden möchten.
Bei einer Zugriffsanforderung, bei der die betroffene Person eine Zusammenfassung aller personenbezogenen Informationen erhalten möchte, die von der Organisation gespeichert sind, sollten Sie sich auf die Zusammenfassungstextdatei konzentrieren.
Ändern Sie die ZIP-Datei, um alle Inhalte zu entfernen, die Sie nicht in das endgültige Paket einschließen möchten. Senden Sie die ZIP-Datei nach Abschluss des Vorgangs auf sichere Weise an die betroffene Person, die die Antragstellerrechte beantragt hat.
Überwachungsprotokoll
Das Überwachungsprotokoll ist eine CSV-Datei, die einen Datensatz des Fortschritts der Phasen für jede Anforderung von Antragstellerrechten bereitstellt. Sie listet jede Phase des Prozesses zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit des Abschlusses sowie dem Benutzernamen der Person auf, die den Schritt abgeschlossen hat.
Berichte zu markierten Dateien
Die Berichte mit der Bezeichnung Dateien, die als... gekennzeichnet sind, sind CSV-Dateien, die die Inhaltselemente auflisten, auf die Tags während des Datenüberprüfungsprozesses angewendet wurden. Tags werden verwendet, um Inhaltselemente für weitere Aufmerksamkeit oder Aktionen durch die Organisation zu kennzeichnen. Erfahren Sie mehr über Einstellungen für Tags.
Aufbewahrungszeiträume für Berichte und Daten
Berichte, die von Anträgen auf Rechte betroffener Personen generiert werden, und zugehörige Daten, z. B. in Azure gespeicherte Dateien mit Anmerkungen, werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert. Der Standardaufbewahrungszeitraum beträgt 30 Tage ab dem Datum, an dem eine Antrag auf Antragstellerrechte geschlossen wird.
Die Datenaufbewahrungsdauer ist in den Priva-Einstellungen definiert und gilt für alle Anträge auf Antragstellerrechte. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Zeitraum für die Datenaufbewahrung anzuzeigen oder zu ändern:
- Wählen Sie in Priva Subject Rights Requests (Priva Subject Rights Requests) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Einstellungen (das Zahnradsymbol) aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsbereich Datenaufbewahrungszeiträume aus.
- Wählen Sie im Dropdownmenü Gesammelte Daten und Berichte entweder 30 Tage oder 90 Tage als Aufbewahrungszeitraum aus.
- Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Einstellungen zu speichern.
Vergewissern Sie sich, dass die ausgewählten Datenaufbewahrungszeiträume den Richtlinien und gesetzlichen Verpflichtungen Ihrer Organisation entsprechen.
Schließen der Anforderung
Wenn Sie alle erforderlichen Aktionen im Zusammenhang mit der Anforderung der Antragstellerrechte ausgeführt haben, markieren Sie die Anforderung als geschlossen, indem Sie oben rechts auf der Seite mit den Anforderungsdetails die Option Anforderung schließen auswählen. Eine geschlossene Anforderung bedeutet, dass sie nicht mehr aktiv ist und darauf hinweist, dass keine weiteren Arbeiten erforderlich sind, um die ursprüngliche Anforderung der betroffenen Person an Ihre Organisation zu erfüllen.
Geschlossene Anforderungen können nicht erneut geöffnet werden, aber Sie können zur Anforderung zurückkehren, um Anforderungsdetails und Notizen anzuzeigen. Berichte für die Anforderung werden gemäß dem festgelegten Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt.