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Konfigurieren von Geschäftsprozessflüssen

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Gilt für: Dynamics CRM 2015

Geschäftsprozessflüsse stellen eine Anleitung zur Verfügung, damit Benutzer die Arbeit erledigen können. Verwenden Sie Geschäftsprozessflüsse, um sicherzustellen, dass allgemeine Aufgaben von allen Teammitgliedern einheitlich ausgeführt werden. Sie können Geschäftsprozessflüsse für verschiedene Entitäten aktivieren, wie Leads, Verkaufschancen oder Anfragen. Die Vorgehensweise beim Erstellen von Geschäftsprozessflüssen ähnelt der Erstellung anderer Prozesstypen, allerdings ist ihre Konfiguration sehr unterschiedlich.

Weitere Informationen zur Verwendung von Geschäftsprozessflüssen finden Sie unter Geschäftsprozessflüsse.

In diesem Thema

Geschäftsprozessflüsse erstellen

Geschäftsprozessflüsse bearbeiten

Geschäftsprozessflüsse erstellen

Wenn Sie Geschäftsprozessflüsse erstellen, definieren Sie einen Satz Phasen, die Schritte enthalten. Sie wählen verschiedene Typen von Informationen aus, die Sie für jeden Schritt hinzufügen.

Um einen Geschäftsprozessfluss zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen > Prozesse, und wählen Sie Neu. Das gesamte Verfahren zum Erstellen eines Geschäftsprozesses finden Sie unter Erstellen eines neuen Geschäftsprozesses.

Wie bei anderen Prozessen, geben Sie die folgenden Informationen im Dialogfeld Prozess erstellen ein:

  • Prozessname
    Der Name des Prozesses muss nicht eindeutig sein, er sollte jedoch für die Benutzer aussagekräftig sein. Sie können ihn später ändern.

  • Kateg.
    Diese Eigenschaft legt fest, dass es sich um einen Geschäftsprozessfluss handelt. Eine spätere Änderung ist nach dem Speichern des Prozesses nicht möglich.

  • Entität
    Wählen Sie eine Entität als Basis für die erste Phase des Geschäftsprozessflusses aus. Die Entität, die Sie aktivieren, betrifft die Felder, die für die Schritte zur Verfügung stehen, die zur ersten Phase des Prozessflusses hinzugefügt werden können. Wenn Sie die gewünschte Entität nicht finden, stellen Sie sicher, dass die Entität über den Optionssatz Geschäftsprozessflüsse (Felder werden erstellt) in der Entitätsdefinition verfügt. Eine spätere Änderung ist nach dem Speichern des Prozesses nicht möglich.

Hinweis

Geschäftsprozessflüsse verfügen über eine vereinfachte Möglichkeit, Geschäftsprozessflüsse für neue Geschäftsprozessflüsse wiederzuverwenden. Wenn Sie Geschäftsprozessfluss als Kategorie auswählen, gibt es keine Möglichkeit, den Wert Typ wie bei anderen Prozessen einzustellen. Stattdessen sehen Sie beim Öffnen eines vorhandenen Geschäftsprozessflusses eine Schaltfläche Speichern unter auf der Befehlsleiste. Dadurch wird ein neue Geschäftsprozessfluss erstellt, der mit dem vorhandenen identisch ist, bis auf die Tatsache, dass der Text (Kopie) dem Namen hinzugefügt wurde.

Wählen Sie nach dem Fertigstellen der Einträge OK im Dialogfeld Prozess erstellen aus. Dieses Dialogfeld wird geschlossen und das Dialogfeld für den neuen Geschäftsprozessfluss wird automatisch geöffnet. Sie können anschließend Phasen und Schritte eingeben.

Geschäftsprozessflüsse bearbeiten

Um einen Geschäftsprozessfluss zu bearbeiten, gehen Sie zu Einstellungen > Prozesse > Geschäftsprozessflüsse, und wählen Sie anschließend den Geschäftsprozess aus, den Sie bearbeiten möchten. Ein Beispiel der ersten zwei Phasen eines Geschäftsprozessflusses wird hier angezeigt.

Geschäftsprozessfluss bearbeiten

Erweitern Sie Details unter dem Namen des Prozesses, um ihn umzubenennen oder eine Beschreibung hinzuzufügen, und zusätzliche Informationen anzuzeigen.

Wenn Sie einen Geschäftsprozessfluss konfigurieren, können Sie ihn bearbeiten und Phasen und Schritte hinzufügen. Das gesamte Verfahren zum Bearbeiten eines Geschäftsprozesses finden Sie im E-Book: Anpassen eines Geschäftsprozesseses in Dynamics CRM.

  • Phasen bearbeiten
    Geschäftsprozessflüsse können bis zu 30 Phasen haben.

    • Um eine Phase hinzuzufügen, wählen Sie Phase einfügen unter einer Phase aus und geben Sie einen Phasennamen ein.

    • Um eine Phase zu entfernen, wählen Sie sie aus und wählen Sie dann X rechts oben aus.

    Sie können die folgenden Eigenschaften einer Phase hinzufügen oder ändern:

    • Phasenname

    • Entität: Sie können die Entität für eine beliebige Phase mit Ausnahme der ersten Phase ändern.

    • Phasenkategorie. Eine Kategorie gibt Ihnen die Möglichkeit, Phasen nach dem Typ einer Aktion zu gruppieren. Es ist nützlich für Berichte, die Datensätze nach der Phase, in der sie sich befinden, eingruppieren. Die Optionen für die Phasenkategorie stammen aus dem globalen Optionssatz Phasenkategorie. Sie können diesem globalen Optionssatz weitere Optionen hinzufügen und die Beschriftungen der vorhandenen Optionen bei Bedarf ändern. Sie können Optionen diese Optionen bei Bedarf auch löschen, es wird jedoch empfohlen, die vorhandenen Optionen zu behalten. Es nicht möglich, exakt die gleiche Option wieder hinzuzufügen, nachdem Sie sie gelöscht haben. Wenn Sie sie nicht verwenden wollen, ändern Sie ihre Beschriftung zu "Nicht verwenden".

    • Beziehung Geben Sie eine Beziehung ein, wenn die vorangehende Phase im Prozess auf einer anderen Entität basiert. Wählen Sie für die aktuell definierte Phase Beziehungen auswählen aus, um eine Beziehung zu identifizieren, die beim Wechseln zwischen den zwei Phasen verwendet werden soll. Er wird empfohlen, eine Beziehung auszuwählen, da dies folgende Vorteile bietet:

      • Für Beziehungen sind häufig Attributzuordnungen definiert, die automatisch Daten zwischen Datensätzen übertragen und Dateneingaben minimieren.

      • Wenn Sie Nächste Phase in der Prozessleiste für einen Datensatz auswählen, werden alle Datensätze, die die Beziehung verwenden, im Prozessfluss aufgeführt, was wiederum die Wiederverwendung von Datensätzen im Prozess fördert. Darüber hinaus können Sie Workflows verwenden, um die Erstellung von Datensätzen zu automatisieren, sodass der Benutzer sie einfach auswählt, anstatt sie zu erstellen, um den Prozess weiter zu optimieren.

  • Schritte bearbeiten
    Jede Phase kann bis zu 30 Schritte umfassen.

    • Um einen neuen Schritt zu erstellen, wählen Sie eine Phase, und dann das Pluszeichen (+) unter Schrittname aus. Geben Sie einen Namen ein.

    • In der Spalte Wert wählen Sie ein Feld für die Dateneingabe aus.

    • Optional können Sie das Kontrollkästchen Erforderlich für ein beliebiges Pflichtfeld auswählen.

    • Um einen Schritt zu entfernen, wählen Sie ihn aus und wählen Sie dann X rechts neben dem Schritt aus.

  • Verzweigung hinzufügen
    Zum Hinzufügen einer Verzweigung zu einer Phase siehe Verbessern der Geschäftsprozessflüsse mit Verzweigung.

Um einen Geschäftsprozessfluss für Benutzer zur Verfügung stellen, müssen Sie den Prozessfluss ordnen, Sicherheitsrollen aktivieren und den Fluss selbst aktivieren.

  • Reihenfolge des Prozessflusses festlegen
    Wenn es mehr als einen Geschäftsprozessfluss für eine Entität (Datensatztyp) gibt, müssen Sie festlegen, welcher Prozess neuen Datensätzen automatisch zugewiesen wird. Wählen Sie in der Befehlsleiste Reihenfolge des Prozessflusses aus. Für neue Datensätze oder Datensätze, denen noch kein Prozessfluss zugeordnet ist, ist der erste Geschäftsprozessfluss, auf den ein Benutzer zugreifen kann, derjenige, der verwendet wird.

  • Sicherheitsrollen aktivieren
    Benutzer können nur Geschäftsprozessflüsse verwenden, die den Sicherheitsrollen zugewiesen sind, die zu ihrem Benutzerkonto gehören. Standardmäßig können nur die Sicherheitsrollen Systemadministrator und Systemanpasser einen neuen Geschäftsprozessfluss anzeigen.

    • Wählen Sie zur Einrichtung dieser Rollen auf der Befehlsleiste Sicherheitsrollen aktivieren aus. Sie können die Optionen Für alle aktivieren oder Nur für die ausgewählten Sicherheitsrollen aktivieren auswählen.

    • Wenn Sie Nur für die ausgewählten Sicherheitsrollen aktivieren auswählen, können Sie auswählen, welche Sicherheitsrollen den Zugriff auf den Geschäftsprozessfluss erlauben.

  • Aktivieren
    Bevor Benutzer den Geschäftsprozessfluss verwenden können, müssen Sie ihn aktivieren. In der Befehlsleiste wählen Sie Aktivieren aus. Wenn Sie die Aktivierung bestätigt haben, ist der Geschäftsprozessfluss zur Verwendung bereit. Wenn ein Geschäftsprozessfluss Fehler enthält, können Sie ihn erst aktivieren, wenn die Fehler korrigiert sind.

Siehe auch

Geschäftsprozessflüsse
Überwachen und Verwalten von Prozessen

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