Geschäftsprozessflüsse

 

Veröffentlicht: November 2016

Gilt für: Dynamics CRM 2015

In Microsoft Dynamics 365 verwenden Geschäftsprozessflüsse dieselbe zu Grunde liegende Technologie wie andere Prozesse, doch die Funktionalität, die sie bereitstellen, sind sehr unterscheiden von anderen Funktionen, die Prozesse verwenden.

In diesem Thema

Warum Geschäftsprozessflüsse verwenden?

Was können Geschäftsprozessflüsse tun?

Mehrere Entitäten in Geschäftsprozessflüssen

Mehrere Geschäftsprozessflüsse sind pro Entität verfügbar

Gesichtspunkte des Geschäftsprozessflusses

Warum Geschäftsprozessflüsse verwenden?

Geschäftsprozessflüsse stellen eine Anleitung zur Verfügung, damit Benutzer die Arbeit erledigen können. Sie bieten eine fortschrittliche Benutzerumgebung, die Benutzer durch die Prozesse, die die Organisation für Interaktionen definiert hat, und die zu einem bestimmten Abschluss geführt werden müssen. Diese Benutzerumgebung kann angepasst werden, damit Benutzer mit verschiedenen Sicherheitsrollen über eine Umgebung verfügen, die eine optimal für ihre Arbeit geeignet ist, die sie mit Microsoft Dynamics 365 ausführen.

Verwenden Sie Geschäftsprozessflüsse, um eine Serie von Schritte zu definieren, die Benutzer ausführen, um sie zu einem gewünschten Resultat zu führen. Diese Schritte bieten eine visuelle Anzeige, die einem Benutzer angibt, wo er sich im Geschäftsprozess befindet. Geschäftsprozessflüsse reduzieren den Schulungsbedarf, da neue Benutzer sich nicht darauf konzentrieren müssen, welche Entität sie verwenden sollten. Sie können sich durch den Prozess führen lassen. Sie können Geschäftsprozessflüsse so konfigurieren, um allgemeine Vertriebsmethodiken zu sichern, die den Vertriebsgruppen helfen können, bessere Ergebnisse zu liefern. Für Servicegruppen können Geschäftsprozessflüsse neuen Mitarbeitern helfen, schneller zu arbeiten und Fehler zu vermeiden, die zu unzufriedenen Kunden führen können.

Was können Geschäftsprozessflüsse tun?

Mit Geschäftsprozessflüssen definieren Sie einen Satz von Phasen und Schritten, die dann in einem Steuerelement oben im Formular angezeigt werden.

Jede Phase enthält eine Reihe von Schritten. Jeder Schritt repräsentiert ein Feld, in dem Daten eingegeben werden können. Mitarbeiter wechseln in die nächste Phase, indem die Schaltfläche Nächste Phase verwenden. Sie können einen Schritt als erforderlich festlegen, damit Benutzer Daten für das jeweilige Feld eingeben müssen, bevor sie in die nächste Phase übergehen können. Dies wir häufig als "Phasen-Gating" bezeichnet.

Geschäftsprozessflüsse sind verglichen mit anderen Prozesstypen verhältnismäßig einfach, da sie keine bedingte Geschäftslogik oder Automatisieren über die Bereitstellung einer optimierten Umgebung für Dateneingabe und das Steuern der Eingabe in Phasen hinaus in zur Verfügung stellen. Wenn Sie sie jedoch mit anderen Prozessen und Anpassungen kombinieren, können sie eine wichtige Rolle beim Sparen von Zeit, Reduzieren der Ausbildungskosten und Erhöhen der Benutzerakzeptanz spielen.

Geschäftsprozessflüsse integriert mit anderen Anpassungen

Wenn Sie oder der Benutzer Daten mithilfe der Geschäftsprozessflüsse eingegeben haben, werden die Datenänderungen auch auf die Formularfeldern angewendet, sodass jede Automatisierung, die von den Unternehmensregeln oder Formularskripten bereitgestellt wird, sofort übernommen werden kann. Schritte können hinzugefügt werden, durch die die Werte für die Felder festgelegt werden, die nicht im Formular vorhanden sind, und diese Felder werden dem Xrm.Page-Objektmodell hinzugefügt, das für Formularskripts verwendet wird. Alle Workflows, die in den Feldern initiiert werden, die in einem Geschäftsprozessfluss enthalten sind, werden übernommen, wenn das Formular gespeichert wird. Wenn der Automatisierungsvorgang von einem Echtzeitworkflow angewendet wird, sind die Änderungen für den Benutzer sofort sichtbar, wenn im Formular die Daten aktualisiert werden, nachdem der Datensatz gespeichert wurde.

Obwohl die Geschäftsprozessflusssteuerung im Formular keine direkte clientseitige Programmierbarkeit bietet, werden Änderungen, die von Unternehmensregeln oder Formularskripts übernommen wurden, automatisch auf Geschäftsprozessflusssteuerungen angewendet. Wenn Sie ein Feld in einem Formular ausblenden, wird das Feld auch in der Geschäftsprozessflusssteuerung ausgeblendet. Wenn Sie einen Wert festzulegen, indem Sie Unternehmensregeln oder Formularskripts verwenden, wird dieser Wert innerhalb des Geschäftsprozessflusses festgelegt.

Systemgeschäftsprozessflüsse

Microsoft Dynamics 365 umfasst die folgenden Geschäftsprozessflüsse. Um zu verstehen wie Geschäftsprozessflüsse funktionieren, überprüfen Sie diese Systemgeschäftsprozessflüsse:

• Lead für Vertriebsprozess Verkaufschance

• Vertriebsprozess Verkaufschance

• Telefon-zu-Anfrage-Prozess

Mehrere Entitäten in Geschäftsprozessflüssen

Sie können einen Geschäftsprozessfluss für eine einzelne Entität verwenden oder mehrere Entitäten einschließen. Beispielsweise verfügen Sie unter Umständen über einen Prozess, der mit einer Verkaufschance beginnt, dann zu einem Angebot, einen Auftrag und dann einer Rechnung weitergeht, bevor er schließlich dahin zurückkehrt, die Verkaufschance zu schließen.

Sie können Geschäftsprozessflüsse entwerfen, die die Datensätzen für bis zu fünf verschiedene Entitäten in einem einzigen Prozess zusammenfassen, damit die Benutzer, die Microsoft Dynamics 365 verwenden, sich auf den Fluss ihres Prozesses konzentrieren können, anstatt darauf, in welcher Entität sie arbeiten. Sie können zwischen zugehörigen Entitätsdatensätzen einfacher navigieren.

Mehrere Geschäftsprozessflüsse sind pro Entität verfügbar

Nicht jeder Benutzer in einer Organisation muss demselben Prozess folgen, und unterschiedliche Bedingungen erfordern möglicherweise, dass ein anderer Prozess angewendet wird. Sie können bis zu 10 Geschäftsprozessflüsse pro Entität haben, um geeignete Prozesse für verschiedene Situationen bereitzustellen.

Steuern, welcher Geschäftsprozessfluss angewendet wird

Sie können mit Geschäftsprozessflüsse Sicherheitsrollen zuordnen, sodass nur Benutzer mit diesen Sicherheitsrollen sie anzeigen bzw. verwenden können. Sie können auch die Reihenfolge der Geschäftsprozessflüsse so festlegen, dass Sie steuern können, welcher Geschäftsprozessfluss standardmäßig festgelegt ist. Dies funktioniert genauso, wie mehrere Formulare für eine Entität definiert werden.

Wenn ein Benutzer einen neuen Datensatz erstellt, wird die Liste der verfügbaren aktivierten Geschäftsprozessflüsse mit den Geschäftsprozessflüssen verglichen die die Sicherheitsrolle des Mitarbeiters diesem anzeigt. Der erste aktivierteGeschäftsprozessfluss diese in der Liste ist der, der standardmäßig angewendet wird. Wenn mehr als ein aktiver Geschäftsprozessfluss verfügbar ist, können Benutzer Prozess wechseln in der Befehlsleiste auswählen, um einen anderen Prozess anzuwenden. Immer wenn jemand den Prozess wechselt, wir die aktuelle Prozessphase als erste Phase des neu übernommenen Geschäftsprozessflusses festgelegt.

Jeder Datensatz kann jeweils nur einen Geschäftsprozessfluss haben. Wenn ein Benutzer einen anderen Prozess anwendet, ist dieser Vorgang derjenige, den der folgenden Benutzer des Datensatzes sieht. Wenn jemandes Sicherheitsrollen es nicht ermöglichen, einen bestimmten Geschäftsprozessfluss zu verwenden, wird der aktuelle Geschäftsprozessfluss angezeigt, ist aber deaktiviert.

Gesichtspunkte des Geschäftsprozessflusses

Sie können Geschäftsprozessflüsse nur Entitäten definieren, für die diese unterstützen. Sie müssen außerdem die Beschränkungen für die Anzahl von Prozessen, Phasen und Vorgehensweisen, die hinzugefügt werden können, berücksichtigen.

Entitäten, die Geschäftsprozessflüsse verwenden können

Nur Entitäten, die die verbesserten Formulare verwenden, können Geschäftsprozessflüsse verwenden. Dazu gehören benutzerdefinierte Entitäten und die folgenden Systementitäten:

• Firmen

• Appointment

• Campaign

• Campaign Activity

• Campaign Response

• Competitor

• Contact

• Email

• Entitlement

• Fax

• Case

• Invoice

• Lead

• Letter

• Marketing List

• Opportunity

• Phone Call

• Product

• Price List Item

• Quote

• Recurring Appointment

• Sales Literature

• Social Media-Aktivität

• Order

• User

• Task

• Team

Um eine benutzerdefinierte Entität für Geschäftsprozessflüsse zu aktivieren, wählen Sie das Kontrollkästchen Geschäftsprozessflüsse (Felder werden erstellt) in der Entitätsdefinition aus. Beachten Sie, dass Sie diese Aktion nicht rückgängig machen können.

Hinweis

Wenn Sie zur Geschäftsprozessflussphase navigieren, die die Social Activity-Entität enthält und die Schaltfläche Nächste Phase auswählten, wird die Option Erstellen angezeigt. Wenn Sie Erstellen auswählen, wird das Formular Social Media-Aktivität geladen. Da jedoch Social Activity für Create von der Dynamics 365-Benutzerschnittstelle aus ungültig ist, ist es nicht möglich, das Formular zu speichern, und es wird die Fehlermeldung angezeigt: “Unerwarteter Fehler”.

Maximale Anzahl der Prozesse, Phasen und Schritte

Um eine akzeptable Leistung und die Benutzbarkeit der Benutzeroberfläche zu gewährleisten, gibt es einige Beschränkungen, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie planen, Geschäftsprozessflüsse zu verwenden:

• Es kann nicht mehr als aktivierte 10 Geschäftsprozessflussprozesse pro Entität geben.

• Jeder Prozess kann maximal 30 Phasen enthalten.

• Multi-Entitätsprozesse können maximal fünf Entitäten enthalten.

Siehe auch

Konfigurieren von Geschäftsprozessflüssen
Verbessern der Geschäftsprozessflüsse mit Verzweigung
Video: Microsoft Dynamics CRM-Geschäftsprozess – Übersicht
Prozessaktivierung mit Microsoft Dynamics CRM
Workflowprozesse
Dialoge
Aktionen

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