Wichtigste Aufgaben: Erstellen von Spesenabrechnungen
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
In diesem Thema wird erläutert, wie Spesenabrechnungen erstellt und zur Genehmigung übermittelt werden. Bei Geschäftsreisen oder anderen Geschäftsausgaben belegen Sie anhand einer Spesenabrechnung die mit der Unternehmenskreditkarte beglichenen Ausgaben. Falls Sie Ausgaben mit eigenen Mitteln bezahlt haben, übermitteln Sie mithilfe der Spesenabrechnung diese Ausgaben für die Rückerstattung. Eine Spesenabrechnung enthält detaillierte Angaben dazu, wie und wo die Ausgaben angefallen sind.
Der Erstellungsvorgang von Spesenrechnungen ist von den einzugebenden Informationen abhängig. In diesem Thema sind die Aufgaben erläutert, die Sie beim Eingeben von Spesenabrechnungen ausführen müssen.
Wie möchten Sie vorgehen?
Erstellen einer Spesenabrechnung und Hinzufügen von Informationen zu Ausgaben
Aufschlüsseln von Ausgaben nach Position
Verteilen von Ausgaben
Verteilen von Ausgaben in Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Hinzufügen von Intercompany-Ausgaben zu einer Spesenabrechnung in Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Zurückgeben eines Barvorschusses in einer Spesenabrechnung
Aufteilen einer Kreditkartenbuchung zum Erfassen persönlicher Ausgaben
Hinzufügen von Gästen
Anfügen von Belegen an eine Spesenabrechnung
Übermitteln einer Spesenabrechnung
Drucken eines mit Strichcode versehenen Deckblatts für eine Spesenabrechnung
Verwandte Aufgaben suchen
Erstellen einer Spesenabrechnung und Hinzufügen von Informationen zu Ausgaben
Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Ausgaben und anschließend auf der Schnellstartleiste auf Spesenabrechnungen.
Klicken Sie auf der Seite Spesenabrechnung im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Spesenabrechnung in der Gruppe Neu auf Spesenabrechnung.
Wählen Sie alle nicht abgestimmten Ausgaben aus, die zur Spesenabrechnung hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Weiter. Falls keine nicht abgestimmten Ausgaben hinzugefügt werden müssen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardmäßig alle Buchungen auswählen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Wählen Sie den Zweck der Ausgaben aus, und geben Sie anschließend den Ausgabenort ein.
Klicken Sie auf der Registerkarte Ausgabenpositionen auf Neue Spesen hinzufügen, und wählen Sie dann den hinzuzufügenden Spesentyp aus.
Geben Sie auf der Seite Neue Ausgabenposition Informationen zu den Ausgaben ein.
Fügen Sie Informationen mithilfe der Schaltflächen Aufschlüsseln, Betrag verteilen, Gäste und Belege verknüpfen in der Gruppe Verwalten hinzu.
Hinweis
Kreditkartenausgaben können einer Spesenabrechnung entweder beim ersten Erstellen der Abrechnung oder nach dem Erstellen und Speichern der Abrechnung hinzugefügt werden.
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Aufschlüsseln von Ausgaben nach Position
Bei bestimmten Ausgaben können Sie einzelne Kosten auflisten, die den Gesamtbetrag ergeben. Beispiel: Hotelkosten können in die Zimmerkosten pro Tag, die Gebühr für den Zimmerservice und die Reinigungsgebühr aufgeschlüsselt werden.
Gehen Sie zum Hinzufügen mehrerer aufgeschlüsselter Positionen folgendermaßen vor:
Wählen Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung die aufzuschlüsselnden Ausgaben aus, und klicken Sie anschließend auf Aufschlüsseln.
Geben Sie auf dem Inforegister Aufschlüsseln das Datum der Ankunft für die Ausgaben ein, und wählen Sie die Ausgabenkategorie aus.
Geben Sie die Anzahl der Übernachtungen sowie den Preis pro Nacht ein, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgeschlüsselter Positionsartikel auf Hinzufügen.
Wählen Sie die Ausgabenkategorie und das Datum der Ausgaben aus, und geben Sie anschließend den Betrag für den Artikel ein.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5 für die übrigen Positionen der Ausgaben. Klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.
Gehen Sie zum Hinzufügen einer aufgeschlüsselten Position folgendermaßen vor:
Wählen Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung die aufzuschlüsselnden Ausgaben aus, und klicken Sie anschließend auf Aufschlüsseln.
Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgeschlüsselter Positionsartikel auf Hinzufügen.
Wählen Sie die Ausgabenkategorie und das Datum der Ausgaben aus, und geben Sie anschließend den Betrag für den Artikel ein.
Wählen Sie gegebenenfalls die Projektkennung aus, und klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.
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Verteilen von Ausgaben
Sie können die Zuständigkeit für Ausgaben mehreren Gruppen, Organisationen oder Parteidatensätzen zuweisen. Der Ausgabenbetrag kann anschließend auf diese Gruppen, Organisationen oder Parteien verteilt werden. Beispiel: Sie reisen für zehn Arbeitstage nach Deutschland. Sie arbeiten sechs Tage für die juristische Person A und vier Tage für die juristische Person B. Beim Aufteilen der Ausgaben ist die juristische Person A für 60 Prozent und die juristische Person B für die übrigen 40 Prozent zuständig.
Wenn Sie Ausgaben für ein Projekt verteilen, können Sie Informationen zu den Projekten in den Projektüberprüfungsformularen in Microsoft Dynamics AX anzeigen. Allerdings können Projekte nicht nach juristischer Person gefiltert werden. Unabhängig von der juristischen Person, bei der Sie angemeldet sind, wird die gleiche Projektliste angezeigt. Beispiel: Wenn Sie bei LE1 angemeldet sind, wird die gleiche Projektliste angezeigt, die auch erscheinen würde, wenn Sie bei LE2 angemeldet wären.
Achtung
Wenn Sie steuerbezogene Felder aktualisieren müssen, nachdem Sie eine Ausgabe auf zwei Projekte verteilt haben, müssen Sie die Ausgabe erneut verteilen. Wenn Sie eine Ausgabe auf zwei Projekte verteilen und anschließend die Steuerinformationen auswählen, werden die von Ihnen hinzugefügten Verteilungen gelöscht und durch die Standardverteilung ersetzt. Sie werden nicht über diese Änderung benachrichtigt.
Wählen Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung die zu verteilenden Ausgaben aus, und klicken Sie anschließend auf Sonstiges > Beträge verteilen.
Legen Sie auf der Seite Beträge verteilen fest, ob Sie die Ausgaben als Betrag oder als Prozentsatz verteilen möchten.
Wählen Sie die juristische Person, die Projektkennung und Kategorie aus, der Sie einen Teil der Ausgaben zuteilen möchten.
Geben Sie den zu verteilenden Betrag oder Prozentsatz ein, und klicken Sie anschließend zum Speichern des Eintrags auf das Häkchensymbol.
Klicken Sie zum Hinzufügen einer weiteren Position auf Teilen. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis der Gesamtbetrag der Ausgaben verteilt ist.
Wenn Sie die Ausgaben gleichmäßig unter den juristischen Personen verteilen möchten, klicken Sie auf Gleichmäßig verteilen.
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Verteilen von Ausgaben in Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Wählen Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung die zu verteilenden Ausgaben aus, und klicken Sie anschließend auf Sonstiges > Beträge verteilen.
Wählen Sie im Feld Verteilen aus, ob die Ausgaben nach Prozentsätzen oder Beträgen verteilt werden.
Klicken Sie auf Neu, um eine Verteilungsposition hinzuzufügen, und wählen Sie dann die juristische Person aus, der ein Teil der Ausgaben zugewiesen wird.
Geben Sie abhängig davon, ob Sie ausgewählt haben, die Ausgaben nach Prozentsätzen oder Beträgen zu verteilen, den Verteilungsprozentsatz oder Betrag im entsprechenden Feld ein.
Wählen Sie Hauptkonto, Abteilung, Kostenstelle und Kostenträger für die Ausgaben aus.
Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5, um die Aufwendungen an eine andere juristische Person zu verteilen.
Nachdem Sie die Ausgabenenverteilung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.
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Hinzufügen von Intercompany-Ausgaben zu einer Spesenabrechnung in Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Gelegentlich müssen Sie möglicherweise die Zuständigkeit für Ausgaben zuweisen, die Sie an eine andere juristische Person in der Organisation getätigt haben. Wenn in Ihre Organisation Intercompany-Ausgaben aktiviert sind, können Sie die zuständige juristische Person auswählen, wenn Sie Ausgaben eingeben. Sie können einer anderen juristischen Person ganz oder teilweise Ausgaben zuweisen.
Aktivieren Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung auf dem Inforegister Spesenabrechnung das Kontrollkästchen Intercompany-Spesenabrechnung.
Klicken Sie auf dem Inforegister Ausgabenpositionen auf Neue Ausgabenposition.
Wählen Sie die juristische Person, der Sie die Zuständigkeit für die Ausgaben zuweisen, wählen Sie die Ausgabenkategorie aus, und klicken Sie anschließend auf OK.
Hier können Sie Informationen zur Ausgabe eingeben. Wenn diese Ausgaben einem Projekt zugeordnet wurden, geben Sie zusätzliche Informationen zum Projekt ein.
Nur Projekte, die von der juristischen Person verwaltet werden, die Sie ausgewählt haben, sind verfügbar.
Klicken Sie auf Speichern und neu, um diese Ausgaben zu speichern und einen neuen Datensatz zu erstellen. Klicken Sie alternativ auf Speichern und schließen, um zur Spesenabrechnung zurückzukehren.
Wenn Ausgaben, die Sie einer anderen juristischen Person zugeordnet haben, zusätzliche Verteilung erfordern, klicken Sie im Inforegister Ausgabenpositionen auf Sonstiges > Beträge verteilen.
Um die Verteilung abzuschließen, siehe das Verfahren "Verteilen von Ausgaben" in diesem Thema.
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Zurückgeben eines Barvorschusses in einer Spesenabrechnung
Wenn Sie von Ihrer Organisation einen Barvorschuss erhalten, jedoch nicht den ganzen Betrag ausgeben, können Sie eine Ausgabenposition in einer Spesenabrechnung erstellen, um den Restbetrag zurückzugeben.
Klicken Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung auf dem Inforegister Ausgabenpositionen auf Sonstiges > Barvorschüsse zurückgeben.
Wählen Sie die Kategorie Barvorschussrückgaben, und klicken Sie dann im Aktivitätsbereich auf Zu Zusammenfassung hinzufügen.
Wählen Sie die Position für den zurückgegebenen Barvorschuss aus, und klicken Sie dann auf dem Inforegister Ausgabenpositionen auf Bearbeiten.
Geben Sie den Betrag ein, den Sie zurückgeben möchten, und klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.
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Aufteilen einer Kreditkartenbuchung zum Erfassen persönlicher Ausgaben
Ein Teil der Ausgabenbuchung, mit der die Unternehmenskreditkarte belastet wurde, besteht möglicherweise aus persönlichen Ausgaben. Beispiel: Die Gesamtausgaben für die Verpflegung betragen EUR 65, doch Ihr Ehe- oder Lebenspartner hat mit Ihnen zusammen gegessen. Da die Verpflegung Ihres Ehe-/Lebenspartners nicht von der Organisation getragen wird, können Sie die Transaktion teilen. Die Kosten für die Verpflegung Ihres Ehe-/Lebenspartners werden dann als persönliche Ausgaben aufgeführt, die Sie der Organisation schulden.
Hinweis
Sie können eine Kreditkartenbuchung nur zur Erfassung persönlicher Ausgaben aufteilen, wenn die Buchung in Microsoft Dynamics AX importiert wurde. Sie können eine Transaktion nicht manuell eingeben und dann aufteilen.
Wählen Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung auf der Registerkarte Ausgabenpositionen die importierte Transaktion aus, die aufgeteilt werden soll, und klicken Sie anschließend auf Auf persönliche Ausgaben aufteilen.
Geben Sie den Betrag der Transaktion ein, der als Geschäftsausgaben zugeordnet werden soll.
Wählen Sie Rest zu persönlichen Ausgaben hinzufügen, und klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.
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Hinzufügen von Gästen
Sie müssen beim Eingeben von Bewirtungs- oder Verpflegungsausgaben in eine Spesenabrechnung möglicherweise Ausgaben für andere Personen eingeben. Beispiel: Sie laden einen potenziellen Kunden zum Abendessen ein. Beim Eingeben der Verpflegungsausgaben in die Spesenabrechnung können Sie auch Ihren Gast aufführen.
Wählen Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung die Ausgaben aus, zu denen Sie Gäste hinzufügen möchten, und führen Sie dann, abhängig von der Version von Microsoft Dynamics AX 2012, einen der folgenden Schritte aus:
In Microsoft Dynamics AX 2012 R2: Klicken Sie auf Sonstiges > Bewirtete Personen.
In Microsoft Dynamics AX 2012 R3: Klicken Sie auf Sonstiges > Gäste.
Wählen Sie aus, ob es sich bei dem Gast um einen internen Gast der Organisation, einen persönlichen Gast oder einen externen Kontakt der Organisation handelt.
Wählen Sie den Namen des Gasts aus, und geben Sie anschließend das Unternehmen oder die Organisation sowie den Titel des Gasts ein.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 für alle Gäste, die der Ausgabenposition hinzugefügt werden sollen.
Klicken Sie auf Speichern und schließen.
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Anfügen von Belegen an eine Spesenabrechnung
Sie können einer Spesenabrechnung Belege für Ausgaben hinzufügen. Sie können auch bereits angefügte Belege anzeigen. Die Belege können jederzeit an eine Spesenabrechnung angefügt werden.
Klicken Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Spesenabrechnung in der Gruppe Zuordnen auf Belege anfügen.
Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen, um der Spesenabrechnung einen Beleg anzufügen:
Belegdatei anfügen – Suchen Sie auf dem Computer nach einer Kopie des Ausgabenbelegs, und fügen Sie ihn hinzu.
Erfasste Belege anfügen – Fügen Sie einen Beleg an, der über ein Mobiltelefon, per Fax oder über ein anderes Gerät übermittelt wurde.
URL hinzufügen – Fügen Sie die URL zum Speicherort des Ausgabenbelegs hinzu.
Wenn Sie der Spesenabrechnung alle Belege zugeordnet haben, klicken Sie auf Schließen.
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Übermitteln einer Spesenabrechnung
Wenn Sie alle von der Organisation vorgegebenen Informationen eingegeben und ggf. alle Ausgabenbelege angefügt haben, klicken Sie auf Absenden auf der Seite Spesenabrechnung bearbeiten.
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Drucken eines mit Strichcode versehenen Deckblatts für eine Spesenabrechnung
Falls Sie eine Spesenabrechnung und Belege per Fax senden müssen, können Sie ein Strichcodedeckblatt ausdrucken, durch das die Spesenabrechnung und die Belege verknüpft werden. Ein Deckblatt kann vor dem Erstellen einer Spesenabrechnung oder für eine vorhandene Abrechnung gedruckt werden.
- Klicken Sie auf der Seite Neue Spesenabrechnung im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Spesenabrechnung auf Strichcodedeckblatt für Spesenabrechnung drucken.
Hinweis
Falls Sie ein Strichcodedeckblatt für eine noch nicht erstellte Spesenabrechnung drucken, wird ein neues Fenster mit einem eindeutigen Strichcode geöffnet. Nach dem Erstellen der Spesenabrechnung werden der Strichcode und die angefügten Belege Ihrem Arbeitskraftdatensatz zugeordnet.
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