Dokumentverwaltung konfigurieren

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

In diesem Thema wird erläutert, wie Dokumentverwaltung zum ersten Mal konfiguriert wird. Sie können Dokumentverwaltung verwenden, auch als Handhabung von Dokumenten bekannt, um Hinweise, Dokumente oder Dokumentreferenzen den Datensätzen zuzuordnen. Sie können auch Office-Add-Ins für Microsoft Dynamics AX verwenden, um mit Dokumentverwaltung zu integrieren und Microsoft Office Word- und Microsoft Office Excel-Dokumente oder -Dokumentvorlagen zu erstellen, die Microsoft Dynamics AX-Daten verwenden.

Die folgende Abbildung zeigt, wie Dokumentverwaltung konfiguriert wird. Die Zahlen entsprechen den Verfahren weiter unten in diesem Thema.

1. Aktivieren der Dokumentverwaltung

Bevor Sie Dokumente an Datensätze anhängen können oder Dokumente von einem Datensatz erstellen können, muss zunächst die Dokumentverwaltungsfunktion und dann die Dokumentverwaltung für bestimmte Tabellen aktiviert werden.

Um die Dokumentverwaltung zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Datei > Extras > Optionen.

2. Erweitern Sie im Bereich Allgemeines das Inforegister Sonstiges.

3. Aktivieren Sie in der Feldgruppe Handhabung von Dokumenten das Kontrollkästchen Handhabung von Dokumenten aktiviert.

Um die Dokumentverwaltung für bestimmte Tabellen zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Aktive Dokumenttabellen.

2. Klicken Sie auf Neu.

3. Wählen Sie den Namen der Tabelle aus, für die die Dokumentverwaltung aktiviert werden soll.

   Beispiel

   Um die Dokumentverwaltung für Aufträge zu aktivieren, wählen Sie den SalesTable-Tabellennamen aus.

4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jede Tabelle, für die Sie die Dokumentverwaltung aktivieren möchten.

2. Ein standardmäßiges Dokumentarchiv-Verzeichniss angeben

Wenn Sie ein Dokument einem Datensatz in Microsoft Dynamics AX zufügen, wird es in einem Speicherort gespeichert, den Sie angeben. Dieser Speicherplatz wird als Archivverzeichnis bezeichnet. Sie können ein Archivverzeichnis für alle Dokumenttypen angeben, die Sie einrichten, oder ein separates Archivverzeichnis für jeden Dokumenttyp angeben. Wenn Sie kein Archivverzeichnis für einen Dokumenttyp angeben, verwendet der Dokumenttyp das Archivverzeichnis, das Sie in dieser Prozedur angeben. Siehe, "Dokumenttypen erstellen oder importieren" weiter unten in diesem Thema für weitere Informationen dazu, wie ein Archivverzeichnis für einen Dokumenttyp angegeben wird.

Hinweis

Wenn Sie Enterprise Portal für Microsoft Dynamics AX verwenden, gibt es weitere Anforderungen und Einschränkungen bei Dokumentenarchiven. Weitere Informationen finden Sie unter Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

Um einen Speicherort für das Microsoft Dynamics AX-Dokumentarchiv-Verzeichnis anzugeben, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Parameter für Dokumentverwaltung.

2. Im Bereich Allgemeines durchsuchen Sie den Speicherort des Archivverzeichnisses.

   Achtung

   Wenn Sie bereits ein Archivverzeichnis angegeben haben und es ändern möchten, müssen Sie zunächst den Inhalt des vorhandenen Archivverzeichnisses in das neue Archivverzeichnis verschieben. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentverwaltung.

3. Optional: Geben Sie die maximale Dateigröße an, die für Dokumente zulässig ist.

   Feld	Beschreibung
   Max. Dateigröße in Datenbank	Hier können Sie die maximale Dateigröße in MB für eine Datei eingeben, die in der Microsoft Dynamics AX-Datenbank gespeichert wird.
   Max. Dateigröße in Dateisystem	Hier können Sie die maximale Dateigröße in Megabyte für eine Datei eingeben, die im Archivspeicherort gespeichert wird.

3. Nummernkreise für Dokumente angeben

Bevor Sie die Dokumentverwaltung verwenden können, müssen Sie Nummernkreise für Dokumente festlegen. Die Dateien, die Sie Datensätzen anfügen, werden umbenannt, wenn sie im Archivverzeichnis gespeichert werden. Der Dateiname der angehängten Dateien wird durch die Nummernkreise bestimmt, die Sie für Dokumente einrichten.

Um Nummernkreise für Dokumente anzugeben, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Parameter für Dokumentverwaltung.

2. Im Bereich Nummernkreise wählen Sie den Nummernkreiscode für jede Referenz aus.

   Wenn nach der Nummernkreiscode, nach dem Sie suchen, nicht aufgeführt ist, müssen Sie einen neuen Nummernkreiscode in der Nummernkreise-Listenseite erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Nummernkreisen.

4. Dateitypen angeben

Sie können steuern, welche Arten von Dateien oder Dokumenten, die bestimmte Dateinamenerweiterungen haben, die Benutzer zu Microsoft Dynamics AX-Datensätzen zuordnen können.

Gehen Sie zum Festlegen der Dateitypen folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Parameter für Dokumentverwaltung.

2. Im Bereich Dateitypen überprüfen Sie die standardmäßigen Dateitypen. Entfernen Sie die Dateitypen, die Benutzer nicht an Datensätze anfügen können sollen, und fügen Sie weitere Dateitypen hinzu, die Benutzer an Datensätze anfügen können sollen.

5. Optional:Integration mit Office-Add-Ins konfigurieren

Wenn Sie die Dokumentverwaltung verwenden, können Sie mit Office-Add-Ins integrieren, um Word Dokumente und Excel Arbeitsmappen zu erstellen, die dynamisch mit den Tabellen in Microsoft Dynamics AX verknüpft werden. Spezifische Anweisungen dazu finden Sie unter Install Office Add-ins und Einrichten der Integration in Microsoft Office-Add-Ins.

6. Dokumenttypen erstellen oder importieren

Dokumenttypen sind für Dokumentverwaltung erforderlich und werden verwendet, um die Dokumente zu kategorisieren, die Sie Datensätzen anfügen. Wenn Sie ein nicht angefügtes Dokument erstellen, wird ihm einer dieser Inhaltstypen zugeordnet. Wenn Workflow eingerichtet ist, verwendet er den Dokumenttyp, um das Dokument an den entsprechenden Benutzer oder die Warteschlange für Arbeitsaufgaben weiterzuleiten.

Die DokumenttypenHinweis und Datei sind standardmäßig verfügbar.

Erstellen von Dokumenttypen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Dokumenttypen zu erstellen:

1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Dokumenttypen.

2. Klicken Sie auf Neu, und geben Sie dann die folgenden Informationen zu dem Dokumenttyp ein.

   Feld	Beschreibung
   Klasse	Wählen Sie die Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn ein Benutzer einen Dateianhang vom ausgewählten Dokumenttyp erstellt: URL anfügen – Eine Referenz einem Dokument mithilfe einer URL hinzufügen. Microsoft Excel-Arbeitsblatt mit COM erstellen – Erstellen eines Excel-Arbeitsblatts und Kopieren von Daten aus der ausgewählten Buchung. Microsoft Word-Dokument über COM erstellen – Erstellen eines Word-Dokuments und Kopieren von Daten aus der ausgewählten Buchung. Bewerberdokument erstellen – Ertellen eines Word-Dokuments, ohne Word zu öffnen. Einfache Notiz – Erstellen einer einfachen Notiz für die Buchung, auf die verwiesen wird. Vorlagenbibliothek - Erstellen Sie eine Vorlagendatei, indem Sie Word oder Excel verwenden, und speichern Sie die Datei in einer Vorlagenbibliothek. So können Sie beispielsweise eine Budgetvorlage erstellen, indem Sie Excel verwenden. Jede Abteilung in der Organisation gibt dann Budgetinformationen in einer Kopie der Vorlage ein. > [!Note] > Ihr Systemadministrator muss die Website oder die SharePoint-Dokumentbibliothek für die Vorlagenbibliothek erstellen.>
   Gruppe	Wählen Sie die Gruppe für den Dokumenttyp aus.
   Automatisches Speichern	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um temporäre Dateien nach der Verwendung in der Datenbank zu speichern. Temporäre Dateien werden normalerweise im Temp-Ordner in Microsoft Windows gespeichert. Um temporäre Dateien in dem Verzeichnis zu speichern, das in der Liste Dateispeicherort angegeben ist, wählen Sie Automatisches Speichern aus.
   Automatische Löschung	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn temporäre Dateien nach der Verwendung automatisch gelöscht werden sollen. Temporäre Dateien werden normalerweise im Temp-Ordner in Windows gespeichert.
   Entfernen	Wählen Sie Nur Dokument aus, um nur den Verweis auf die Dokumentdatei zu entfernen oder Dokument und physische Datei auszuwählen, um die Referenz- und physische Datei zu entfernen.
   Bestätigung anfordern	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine Bestätigung zu fordern, bevor die physische Datei gelöscht wird.
   Kategorie	Wählen Sie eine Enterprise Portal-Dokumentkategorie, um sie dem Dokumenttyp zuzuordnen. Details zu Dokumentkategorien werden im Formular Parameter für 'Enterprise Portal' eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter Anfügen von Dokumenten, Notizen oder URLs an Datensätze.
   Archiv-Verzeichnis	Das Verzeichnis, in dem Dokumentdateien des ausgewählten Dokumenttyps gespeichert werden. Wenn dieses Feld leer ist, wird das standardmäßige Archivverzeichnis verwendet, das im Formular Parameter für Dokumentverwaltung angegeben ist, als Archivverzeichnis verwendet. Hinweis Wenn Sie Enterprise Portal verwenden, gibt es weitere Anforderungen und Einschränkungen bei Dokumentenarchiven. Weitere Informationen finden Sie unter Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
   Ort	Wählen Sie den Speicherplatz aus, in dem Dokumentdateien für diesen Inhaltstyp gespeichert werden. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Archiv-Verzeichnis – Dokumente dieses Typs werden in dem Verzeichnis gespeichert, das im Formular Archiv-Verzeichnis angegben ist. Datenbank – Dokumente dieses Typs werden in der Microsoft Dynamics AX-Datenbank gespeichert. Ursprünglicher Speicherort – Dokumente dieses Typs werden in dem Pfad gespeichert, der beim ursprünglichen Zuordnen der Datei zum Datensatz verwendet wurde. SharePoint – Dokumente dieses Typs werden in einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert. Hinweis Wenn die Dokumente an einem freigegebenen Speicherort und nicht in der Datenbank gespeichert werden, stellen Sie sicher, dass für den freigegebenen Speicherort die richtige Zugriffsebene festgelegt ist.>
   Tabelle prüfen	Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, ist der ausgewählte Dokumenttyp nur in den Tabellen verfügbar, die im Formular Optionen angegeben sind. Für die Standardokumenttypen Hinweis und Datei ist das Kontrollkästchen deaktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Beschränken eines Dokumenttyps auf eine bestimmte Tabelle.

Dokumenttypen importieren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Dokumenttypen zu importieren:

1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Dokumenttypen.

2. Klicken Sie auf Importieren.

3. Navigieren Sie zu dem Speicherplatz, an dem sich der exportierte Dokumenttyp befindet.

4. Wenn Sie aufgefordert werden, vor dem Importieren Tabellen zu löschen, klicken Sie auf Ja zu allen, und dann auf OK.

5. Klicken Sie auf Ja, um den Vorgang zu bestätigen.

6a. Optional: Dokumentverwaltung für SharePoint konfigurieren

Sie können SharePoint-Dokumentbibliotheken verwenden, um Dokumentanhänge oder Dokumentvorlagen zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren und Verwenden der Microsoft Dynamics AX-Dokumentverwaltung mit Microsoft SharePoint-Dokumentbibliotheken.

6b. Wenn Sie Enterprise Portal verwenden: Dokumentkategorien konfigurieren

In Enterprise Portal können Sie die Module oder Produktbereiche auswählen, die bestimmte Dokumentkategorien anzeigen, und die Typen der externen Benutzer, die die Dokumente öffnen können.

Um Dokumentkategorien Enterprise Portal zu konfigurieren, siehe Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

7. Inhaltstypen angeben

Inhaltstypen werden verwendet, um Dokumente zu kategorisieren, denen keine Datensätzen angehängt sind. Beispiele nicht angefügter Dokumente sind etwa Rechnungen, Spesenabrechnungen oder Bestellungen. Im Workflow werden Dokumentsinhaltstypen verwendet, um Dokumente an den korrekten Benutzer oder die Warteschlange zur Bearbeitung weiterzuleiten. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Workflowsystems.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Inhaltstypen zu erstellen:

1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Dokumentinhaltstypen.

2. Klicken Sie auf Neu, und geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Inhaltstyp ein.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentinhaltstypen (Form).

8. Optional: Dokumentverwaltungseinstellungen für AIF angeben

Bevor Sie Application Integration Framework (AIF)-Dokumentservices verwenden können, müssen Sie Dokumentverwaltungseinstellungen für AIF angeben. AIF-Dokumentdienste sind abfragebasierte Dienstleistungen, die Sie für den Datenaustausch mit externen Systemen verwenden können, indem Sie XML-Dokumente senden und empfangen. Diese Dokumente stellen Geschäftseinheiten dar, wie Debitoren, Kreditoren oder Aufträge.

Um Dokumentverwaltungseinstellungen für AIF anzugeben, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Parameter für Dokumentverwaltung.

2. Klicken Sie auf AIF.

3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Feld	Beschreibung
Dokumenttyp:	Wählen Sie den Dokumenttyp für Notizen in eingehenden elektronischen Dokumenten aus. Für Aufträge muss dieser Typ Hinweis sein.
Dokumentdateidienst	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Webdienst-Dokumentdateien an den Workflow übermittelt werden sollen, um sie an die entsprechenden Parteien weiterzuleiten.

Weitere Informationen finden Sie unter AIF Document Services.

Nächster Schritt

Nachdem Sie die Dokumentverwaltung konfiguriert haben, können Sie Dokumente an Datensätze anfügen oder Dokumentvorlagen für bestimmte Dokumenttypen erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen eines Knotens, Erstellen einer Dokumentvorlage und Zuordnen zu einem Dokumenttyp oder Erstellen einer Referenz auf ein vorhandenes Dokument.

Wenn Sie die Integration mit Office-Add-Ins verwenden, können optional Word-Dokumente und Excel-Arbeitsmappen erstellen, die dynamisch mit den Tabellen in Microsoft Dynamics AX verknüpft sind. Weitere Informationen finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Erstellen und Verwenden einer Word-Vorlage mit Office-Add-Ins oder Wichtigste Aufgaben: Erstellen und Freigeben einer Excel-Vorlage mit Office-Add-Ins.

Verwandte Aufgaben

Kopieren einer Notiz oder einer Dokumentreferenz

Siehe auch

Dokumentverwaltung im Modul "Verkauf und Marketing"