Freigeben über

Konfigurieren und Verwenden der Microsoft Dynamics AX-Dokumentverwaltung mit Microsoft SharePoint-Dokumentbibliotheken

  • Artikel

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Dieses Thema umfasst Informationen darüber, wie Sie die Dokumentverwaltung konfigurieren können, um sie in Windows SharePoint-Dokumentbibliotheken in Microsoft Dynamics AX 2012 R2 oder höheren Versionen von Microsoft Dynamics AX zu integrieren. Nachdem Sie die Dokumentverwaltung konfiguriert und Dokumentbibliotheken in SharePoint eingerichtet haben, können Sie Dokumentanhänge unter SharePoint speichern, und Sie können Dokumentvorlagen in einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern.

Erforderliche Komponenten

In der folgenden Tabelle werden die Voraussetzungen angezeigt, die vorhanden sein müssen, bevor Sie beginnen können.

Kategorie

Voraussetzung

Version

Microsoft Dynamics AX 2012 R2 oder höher

Zugehörige Konfigurationsaufgaben

Aktivieren der Dokumentverwaltung. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentverwaltung konfigurieren.

Einrichten der Integration in Microsoft Office-Add-Ins

Andere Produkte

Windows SharePoint

Sie müssen eine oder mehrere Dokumentbibliotheken erstellen oder über Zugriff darauf verfügen, bevor Sie die Prozeduren in diesem Thema ausführen können. Weitere Informationen finden Sie unter Plandokumentbibliotheken in SharePoint.

1. Geben Sie Authentifizierungstypen für SharePoint-Sites an.

Um mit Dokumenten in SharePoint von Microsoft Dynamics AX zu interagieren, müssen Sie den Authentifizierungstyp für jede SharePoint-Site angeben, die Sie in Microsoft Dynamics AX integrieren möchten. In diesem Fall bezieht sich Authentifizierung auf den Prozess, den Microsoft Dynamics AX verwendet, um zu bestimmen, ob der Benutzer berechtigt ist, auf die SharePoint-Site zuzugreifen.

Um den Authentifizierungstyp für eine SharePoint-Site anzugeben, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Parameter für Dokumentverwaltung.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  3. Geben Sie die URL für die SharePoint-Site ein.

  4. Wählen Sie den Authentifizierungstyp für die SharePoint-Site. Mithilfe der Informationen in der folgenden Tabelle können Sie entscheiden, welcher Authentifizierungstyp für Sie am besten ist.

    Typ

    Verwendungszweck

    Windows

    Wählen Sie diese Option aus, wenn der SharePoint-Server auf dem lokalen Netzwerk ist.

    SharePoint Online

    Wählen Sie diese Option aus, wenn der SharePoint-Server in der Cloud ist.

2. Erstellen von Dokumenttypen für SharePoint-Dokumentbibliotheken

Bevor Sie einen Anhang oder eine Vorlage unter SharePoint speichern können, müssen Sie einen Dokumenttyp für die folgenden Arten von Dokumenten erstellen:

  • Dokumentanhänge – Dies sind Dokumente, die auf dem Computer gespeichert sind und die Sie an einen Microsoft Dynamics AX-Datensatz anhängen und in einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern möchten.

  • Dokumentvorlagen – Dies sind Vorlagen, die Sie eingerichtet haben und die Sie häufig wiederverwenden möchten, wenn Sie verschiedene Geschäftsprozesse ausführen, wie das Verarbeiten von Aufträgen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Dokumenttypen für SharePoint zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Dokumenttypen.

  2. Klicken Sie auf Neu, und geben Sie dann die folgenden Informationen ein.

    Für Dokumentanhänge

    Feld

    Wert

    Klasse

    Datei zuordnen

    Gruppe

    Datei

    Standort

    SharePoint

    Archiv-Verzeichnis

    Geben Sie die URL für die SharePoint-Dokumentbibliothek in diesem Feld ein. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Teile der URL einbeziehen, die erforderlich sind. Schließen Sie beispielsweise "Allitems.aspx" nicht am Ende der URL ein.

    Für Dokumentvorlagen

    Feld

    Wert

    Klasse

    Vorlagenbibliothek

    Gruppe

    Dokument

    Standort

    Archiv-Verzeichnis

    Archiv-Verzeichnis

    SharePoint-Site

    Geben Sie die URL für die SharePoint-Site ein, in der die Dokumentvorlagen gespeichert werden.

    Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Teile der URL einbeziehen, die erforderlich sind. Schließen Sie beispielsweise "Allitems.aspx" nicht am Ende der URL ein.

    Dokumentbibliothek

    Wählen Sie die Dokumentbibliothek aus, in der die Vorlagen gespeichert sind.

    Weitere Informationen finden Sie unter "Erstellen eines Dokumenttyps" in Dokumentverwaltung konfigurieren.

3. Anhängen eines Dokuments an einen Datensatz und Speichern des Dokuments in einer SharePoint-Dokumentbibliothek

Zu Protokollierungszwecken ist es eventuell sinnvoll, alle Dokumente, die Sie an Microsoft Dynamics AX-Datensätze anfügen, auch in SharePoint-Dokumentbibliotheken zu speichern. Anstatt das Dokument zuerst in SharePoint hochzuladen und es dann an einen Datensatz anzuhängen, können Sie Datensatzanhänge in einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern und sie gleichzeitig an einen Datensatz anhängen.

Um ein Dokument an einen Datensatz anzuhängen und die Datei gleichzeitig in SharePoint zu speichern, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Öffnen Sie den Datensatz, an den das Dokument angehängt werden soll.

  2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Anhänge. Klicken Sie alternativ auf Datei > Befehl > Handhabung von Dokumenten.

  3. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie dann den Namen des Dokumentanhangdokumenttyps aus, den Sie zuvor in Schritt 2 im Prozess "Erstellen von Dokumenttypen für SharePoint-Dokumentbibliotheken" erstellt haben.

  4. Navigieren Sie zum Speicherort der Datei, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.

4. Speichern einer Dokumentvorlage in einer SharePoint-Bibliothek und Aktivieren der Vorlage

Bevor Sie eine Vorlage verwenden können, müssen Sie die Vorlage in einer SharePoint-Bibliothek speichern und dann die Vorlage im Formular Dokumenttypen aktivieren.

Um eine Dokumentvorlage in einer SharePoint-Bibliothek zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie eine Dokumentvorlage, die Sie bereits erstellt haben. Sollten Sie noch keine Dokumentvorlage erstellt haben, finden Sie entsprechende Informationen unter Wichtigste Aufgaben: Erstellen und Verwenden einer Word-Vorlage mit Office-Add-Ins oder Wichtigste Aufgaben: Erstellen und Freigeben einer Excel-Vorlage mit Office-Add-Ins.

  2. Speichern Sie die Vorlage in einer SharePoint-Dokumentbibliothek.

Um eine Dokumentvorlage zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Dokumentverwaltung > Dokumenttypen.

  2. Wählen Sie den Dokumentvorlagendokumenttyp aus, den Sie im Prozess "Erstellen von Dokumenttypen für SharePoint-Dokumentbibliotheken" weiter oben in diesem Thema erstellt haben.

  3. Klicken Sie auf dem Inforegister Synchronisieren auf Dokumentvorlagen.

  4. Wählen Sie die zu aktivierende Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Aktivieren.

Verwandte Aufgaben

Dokumentverwaltung konfigurieren

Siehe auch

Dokumentverwaltung