FAQ zum Feature zum Generieren von Inhalten in Outlook
Diese häufig gestellten Fragen (FAQ) beschreiben die KI-Auswirkungen der Funktion „Inhalte generieren“ von Microsoft 365 Copilot für Vertrieb in Teams.
Was ist das Feature zum Generieren von Inhalten in Outlook?
Copilot für Vertrieb ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, ihre Zeit produktiver zu nutzen, indem sie E-Mail-Entwürfe erstellen, die sie an ihre Kunden senden können. Durch die Nutzung generativer KI bietet es wertvolle Unterstützung bei der Erstellung effektiver und personalisierter Kommunikation, spart Zeit und verbessert die Schreibkompetenz der Vertriebsmitarbeitenden.
Welche Funktionalitäten bietet das Feature?
Copilot für Vertrieb nutzt Large Language Models (LLM), Natural Language Processing (NLP) und Algorithmen für maschinelles Lernen, um die Eingaben von Vertriebsmitarbeitern, Kundendaten und historische E-Mail-Interaktionen zu analysieren. Es nutzt diese Informationen, um maßgeschneiderte E-Mail-Entwürfe zu erstellen, indem es Inhalte, Betreffzeilen und personalisierte Nachrichten vorschlägt und so die Fähigkeit der Vertriebsmitarbeitenden verbessert, effektiv mit Kunden zu interagieren.
Wenn ein Benutzer mithilfe einer benutzerdefinierten Eingabeaufforderung einen E-Mail-Entwurf in einer bestimmten Sprache anfordert, generiert KI die E-Mail in dieser Sprache. Wenn keine bestimmte Sprache angefordert wird, wird die E-Mail basierend auf der Benutzeroberflächensprache des Clients generiert, die in Outlook festgelegt ist.
Wofür ist das Feature gedacht?
Die beabsichtigte Verwendung dieses Features besteht darin, Vertriebsmitarbeitende bei der Erstellung effektiver und personalisierter E-Mail-Entwürfe für die Kommunikation mit Kunden zu unterstützen. Ziel ist es, Zeit zu sparen, die Schreibkompetenz zu verbessern und die Kundenbindung zu steigern, indem es Inhaltsvorschläge und Orientierungshilfe auf der Grundlage historischer Daten und Kundenerkenntnisse bereitstellt.
Wie wurde das Feature zum Generieren von Inhalten bewertet? Welche Metriken werden verwendet, um die Leistung zu messen?
Das Feature wird durch eine Kombination aus vergleichender Analyse, Überprüfung durch Menschen und Kundenbindungsmetriken bewertet. Die Leistung wird anhand von Kriterien wie Genauigkeit, Relevanz, Engagement und Kundenzufriedenheit gemessen. Menschliche Prüfer bewerten die Qualität systemgenerierter Inhalte und stellen sicher, dass sie mit von Menschen verfassten Entwürfen übereinstimmen.
Endbenutzende geben kontinuierlich Feedback zu jedem Copilot-Feature und iterative Verbesserungen tragen dazu bei, die Systemleistung über alle Features hinweg zu optimieren.
Welche Einschränkungen bestehen bei dieser Funktion? Wie können Benutzende die Auswirkungen der Einschränkungen bei der Nutzung des Systems minimieren?
Die generierten E-Mail-Entwürfe erfassen möglicherweise nicht immer die Nuancen oder den Ton des individuellen Stils des Vertriebsmitarbeitenden, was Auswirkungen auf die Personalisierung haben kann.
Um die Auswirkungen zu minimieren, sollten Benutzende die generierten Entwürfe überprüfen und zu ändern, um sie an ihren bevorzugten Stil anzupassen und so eine personalisierte Kommunikation sicherzustellen.
Welche betrieblichen Faktoren und Einstellungen lassen eine effektive und verantwortungsvolle Nutzung des Systems zu?
Datenschutz und -sicherheit: Implementieren Sie strenge Datenschutzmaßnahmen, um Kundeninformationen zu schützen und die Einhaltung relevanter Vorschriften sicherzustellen. Nutzen Sie sichere Kommunikationskanäle und Verschlüsselungsmethoden, um sensible Daten zu schützen.
Benutzerschulung und -richtlinien: Bieten Sie Bentuzende umfassende Schulungen zu den Features, Funktionen und Grenzen des Systems. Legen Sie klare Richtlinien und Best Practices für eine verantwortungsvolle und ethische Nutzung fest und betonen Sie dabei die Bedeutung einer genauen Darstellung, einer respektvollen Kommunikation und der Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards.
Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrolle: Implementieren Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, um Systemfunktionen und Datenzugriff je nach Benutzerrollen und Verantwortlichkeiten einzuschränken. Stellen Sie sicher, dass Benutzende über die entsprechenden Berechtigungen, die ihren beruflichen Verantwortlichkeiten entsprechen, und über autorisierten Zugriff auf Kundendaten verfügen.
Überwachung und Prüfung: Überwachen Sie regelmäßig die Systemnutzung, Interaktionen und Ergebnisse, um mögliche Probleme oder Bedenken zu erkennen. Führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung von Richtlinien, Datenschutzmaßnahmen und ethischen Praktiken zu bewerten.
Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Ermutigen Sie Benutzende, Feedback zur Systemleistung, Genauigkeit und Benutzererfahrung zu geben. Suchen Sie aktiv nach Benutzereingaben, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Aktualisieren Sie das System regelmäßig basierend auf Feedback und technologischen Fortschritten.
Transparenz und Erklärbarkeit: Fördern Sie die Transparenz, indem Sie den Benutzern klar vermitteln, wie das System funktioniert, welche zugrunde liegenden Technologien verwendet werden und welche Einschränkungen oder potenziellen Vorurteile bestehen. Stellen Sie sicher, dass Benutzende Grundkenntnisse der Funktionen des Systems haben und über die KI-Unterstützung informiert sind.
Verantwortlichkeit und Fehlerkorrektur: Richten Sie Mechanismen ein, um Fehler oder Ungenauigkeiten zu beheben, die in systemgenerierten Inhalten auftreten können. Ermutigen Sie die Benutzenden, etwaige Ungenauigkeiten zu überprüfen und zu korrigieren, übernehmen Sie die Verantwortung für das Endergebnis und stellen Sie sicher, dass es mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung übereinstimmt.