Sachkontoausgleiche

Die Hauptbuchabrechnung ist der Prozess des Abgleichs von Soll- und Haben-Transaktionen im Hauptbuch. Die Abrechnung der Soll- und Habenbeträge dient dazu, den Saldo des Sachkontos mit den detaillierten Transaktionen abzustimmen, aus denen sich dieser Saldo zusammensetzt.

Abgerechnete Transaktionen können von Abfragen und Berichten ausgeschlossen werden. Auf diese Weise ist es einfacher, die offenen Transaktionen des Sachkontos zu analysieren, aus denen sich der Saldo des Sachkontos zusammensetzt.

Wichtig

Die Module Accounts payable (AP) und Accounts receivable (AR) verfügen auch über die Abrechnung von Rechnungen und Zahlungen. Wenn die Abrechnung in den untergeordneten Sachkonten AR und AP erfolgt, werden die entsprechenden Ledger-Einträge nicht automatisch abgerechnet. Ab Dynamics 365 Finance, Version 10.0.42, ist der neue Parameter Automatischer Ausgleich von Nebenbuch zu Hauptbuch verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Teilweise Sachkontoausgleiche.

Funktionen der Sachkontoabrechnung

In Microsoft Dynamics 365 Finance Version 10.0.21 wurde die Option Erweiterte Hauptbuchabrechnung aktivieren von der Seite Hauptbuchparameter entfernt. Die erweiterte Abrechnung von Sachkonten ist jetzt immer aktiviert. In Finance Version 10.0.25 wurde die Funktion Wissen zwischen Sachkontoabrechnung und Jahresabschluss eingeführt. Diese Funktion ändert die grundlegende Funktionalität sowohl der Sachkontoabrechnung als auch des Jahresabschlusses des Hauptbuchs. Bevor Sie diese Funktion im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung aktivieren, siehe Abgleich zwischen Sachkonto und Jahresabschluss.

Hinweis

Ab Dynamics 365 Finance Version 10.0.40 sind die Funktion Unterscheidung zwischen Hauptbuchausgleich sowie die zugehörigen Funktionen Hauptbuchausgleichsprozess automatisieren und Realisierte Gewinne/Verluste in Fremdwährung für Hauptbuchausgleiche buchen in den Hauptbuchparametern zu finden, und zwar auf der Registerkarte Hauptbuchausgleiche. Diese Funktionen werden über die Parameter Erweiterte Sensitivitätsoptionen aktivieren, Prozessautomatisierung für Hauptbuchausgleich aktivieren und Realisierte Gewinne/Verluste in der Buchungswährung für Hauptbuchausgleich aktivieren verwaltet.

Sachkontoabrechnung festlegen

Sie müssen die Hauptkonten auswählen, für die Sie die Sachkontenabrechnung durchführen möchten. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Hauptkonten auszuwählen.

1. Gehen Sie zu Hauptbuch>Hauptbuch-Einrichtung>Hauptbuch-Parameter.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Sachkontenabrechnungen die Kontenpläne aus, aus denen Sie die Hauptkonten auswählen möchten.
3. Wählen Sie die Hauptkonten aus, für die die Sachkonten abgerechnet werden sollen. Da Kontenpläne global sind, werden für alle Firmen, denen die ausgewählten Kontenpläne zugeordnet sind, dieselben Hauptkonten für die Sachkontenabrechnung ausgewählt.

- oder -

1. Gehen Sie zu Hauptbuch>Periodische Aufgaben>Sachkonto Abrechnungen.
2. Wählen Sie Sachkonten abrechnen.
3. Wählen Sie in dem Dialogfenster die Kontenpläne und Hauptkonten aus, für die Sie eine Sachkontoabrechnung durchführen möchten. Dieses Dialogfeld ist eine Abkürzung. Alle Hauptkonten, die Sie hier hinzufügen, werden auch auf der Seite Hauptbuchparameter angezeigt.

Sie können die gleichen grundlegenden Verfahren verwenden, um Hauptkonten jederzeit aus der Sachkontoabrechnung zu entfernen. Das Entfernen eines Hauptkontos hat keine Auswirkungen auf frühere Sachkontoabrechnungen. Das Hauptkonto und die Transaktionen werden jedoch nicht mehr auf der Seite Sachkontoabrechnungen angezeigt.

Buchungen ausgleichen

Um Sachkontobuchungen auszugleichen, folgen Sie diesen Schritten.

1. Gehen Sie zu Hauptbuch>Periodische Aufgaben>Sachkonto Abrechnungen.

2. Setzen Sie die Filter oben auf der Seite fest:

   • Wählen Sie einen Datumsbereich. Alternativ können Sie auch einen Code für ein Datumsintervall auswählen, um den Datumsbereich automatisch auszufüllen. Wir raten Ihnen davon ab, Sachkonten für Transaktionen abzurechnen, die sich über mehrere Geschäftsjahre erstrecken. Wenn die Funktion Unterscheidung zwischen Hauptbuchausgleich und Jahresabschluss aktiviert ist, muss der Hauptbuchausgleich innerhalb eines Geschäftsjahres abgeschlossen sein.
   • Wenn die Funktion Unterscheidung zwischen Hauptbuchausgleich und Jahresabschluss aktiviert ist, muss der Hauptbuchausgleich für Transaktionen auf einem einzelnen Hauptkonto fertig sein und das Hauptkonto ist ein erforderlicher Filter.
   • Ändern Sie die Buchungsebene nach Bedarf. Sie können keine Transaktionen abrechnen, die sich in verschiedenen Buchungsebenen befinden.
   • Um das Hauptkonto und die Dimensionen separat anzuzeigen, wählen Sie ein Finanzdimensionen-Set.

3. Wählen Sie Buchungen anzeigen, um alle Buchungen anzuzeigen, die mit den Filtern und den Kontenlisten übereinstimmen, die Sie festgelegt haben, als Sie die Kontenplanliste im vorherigen Abschnitt eingerichtet haben.

   • Wenn Sie Filter- oder Dimensionseinstellungen ändern, müssen Sie Buchungen anzeigen wieder aktivieren.
   • Um die Transaktionen nach einem einzelnen Hauptkonto zu filtern, verwenden Sie den Filter im Feld Sachkonto. Wir raten Ihnen davon ab, Sachkonten für Transaktionen abzurechnen, die auf verschiedene Hauptkonten gebucht werden. Wenn die Funktion Unterscheidung zwischen Hauptbuchausgleich und Jahresabschluss aktiviert ist, muss der Hauptbuchausgleich für Transaktionen auf einem einzelnen Hauptkonto fertig sein.

4. Wählen Sie Zeilen für die Abrechnung. Der Wert im Feld Ausgewählter Betrag oben auf der Seite erhöht oder verringert sich, um den Gesamtbetrag der ausgewählten Zeilen wiederzugeben.

5. Wenn Sie die Auswahl der Transaktionen abgeschlossen haben, wählen Sie Ausgewählte markieren. Für jede ausgewählte Transaktion erscheint ein Häkchen in der Spalte Markiert. Außerdem erhöht oder verringert sich der Wert im Feld Markierter Betrag oberhalb des Rasters, um den Gesamtbetrag auf den markierten Zeilen wiederzugeben.

6. Wenn der Wert im Feld Markierte Menge 0 (Null) ist, wählen Sie Markierte Transaktionen ausgleichen. Der Status der markierten Transaktionen wird auf Ausgeglichen geändert.

   Wichtig

   Alle Transaktionen, die Sie für die aktive juristische Entität zur Abrechnung markiert haben, werden abgerechnet, auch wenn sie derzeit nicht auf der Abrechnungsseite des Sachkontos angezeigt werden, weil Sie einen Filter angewendet haben.

Suchen Sie Transkaktionen einfacher

Die Seite Sachkontoabrechnungen enthält Funktionalitäten, die es Ihnen erleichtern, die Transaktionen anzuzeigen, die Sie für die Abrechnung benötigen.

• Verwenden Sie den Filter Markiert, um Transaktionen danach zu filtern, ob für sie das Kontrollkästchen Markiert aktiviert ist.
• Verwenden Sie den Filter Status, um Transaktionen nach ihrem Status zu filtern.
• Wählen Sie Sortieren nach absolutem Betrag, um die Beträge nach absolutem Wert zu sortieren. Auf diese Weise können Sie Belastungen und Gutschriften, die denselben Betrag haben, gruppieren.

Ausgleich stornieren

Sie können einen Ausgleich stornieren, die versehentlich vorgenommen wurde. Wenn die Funktion Sensitivität zwischen Hauptbuchausgleich und Jahresabschluss aktiviert ist (Hauptbuchparameter und benannte Erweiterte Sensitivitätsoptionen aktivieren in Version 10.0.40 und höher), können der Hauptbuchausgleich und die Stornierung nicht für Transaktionen erledigt werden, die innerhalb eines abgeschlossenen Geschäftsjahres gebucht werden. Der Jahresabschluss wurde ausgeführt.

1. Führen Sie die Schritte 1 bis 3 im Abschnitt Transaktionen abrechnen aus, um die Transaktionen anzuzeigen, an denen Sie interessiert sind.
2. Wählen Sie im Feld Status die Option ausgeglichen aus.
3. Wählen Sie Zeilen für die Umkehrung aus.
4. Wählen Sie Markierte Transaktionen rückgängig machen. Der Status aller Transaktionen, die dieselbe Abrechnungs-ID haben, wird auf Nicht abgerechnet aktualisiert.

In der Version 10.0.42 befindet sich die Option Markierte Transaktionen stornieren auf der SeiteVerlauf der Hauptbuchabrechnungen, da der Verlauf jetzt für Abrechnungen und Stornierungen nachverfolgt wird. um einen Ausgleich in Version 10.0.42 zu stornieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Führen Sie die Schritte 1 bis 3 im Abschnitt Transaktionen abrechnen aus, um die Transaktionen anzuzeigen, an denen Sie interessiert sind.

2. Wählen Sie im Feld Status die Option ausgeglichen aus.

3. Markieren Sie eine Zeile.

4. Wählen Sie Ausgleich anzeigen aus.

5. Wählen Sie die Zeilen für die Umkehrung aus.

6. Wählen Sie Markierte Transaktionen rückgängig machen. Der Status aller Transaktionen, die dieselbe Abrechnungs-ID haben, wird auf Nicht abgerechnet aktualisiert.

7. Wählen Sie den Zurück-Pfeil aus, um zur Seite Hauptbuchausgleich zurückzukehren. Bei den nicht abgewickelten Transaktionen ist in der Spalte „Verlauf“ ein Kontrollkästchen als visueller Indikator dafür vorhanden, dass sie ausgeglichen bzw. nicht ausgeglichen wurden.

   Wichtig

   Alle Transaktionen, die die gleiche Abrechnungs-ID haben, werden storniert, auch wenn sie nicht markiert sind. Zum Beispiel wurden vier Zeilen markiert und abgerechnet. Alle vier Zeilen haben die gleiche Abwicklungs-ID. Wenn Sie eine dieser vier Zeilen markieren und dann Markierte Transaktionen stornieren wählen, werden alle vier Zeilen storniert.

Markierung bei ausgewählten Benutzern aufheben

Wählen Sie Markierung bei ausgewählten Benutzern aufheben, um die Markierung von im Sachkonto abgerechneten Transaktionen für alle juristischen Personen nach Benutzer-ID aufzuheben. Beispielsweise kann ein Buchhaltungsleiter die Markierung von Transaktionen für einen Benutzer, der vor Abschluss des Ausgleichs in den Urlaub gegangen ist, oder für einen Benutzer, der die Organisation verlassen hat, aufheben. Mit dieser Aktion können diese Transaktionen zum Ausgleich durch einen anderen Benutzer markiert werden.

Markierung aller Transaktionen aufheben

Wählen Sie Markierung aller Transaktionen aufheben, um die Markierung für alle im Sachkonto abgerechneten Transaktionen für alle Benutzer und juristischen Personen aufzuheben. Diese Aktion steht mit der Administratorrolle zur Verfügung.

Jahresübergreifende Ausgleiche prüfen

Ab Finance-Version 10.0.29 können Sie Belege identifizieren, die über Geschäftsjahre hinweg im Sachkonto ausgeglichen wurden. Auf der Seite Jahresübergreifende Ausgleiche prüfen können Sie Sachkontobuchungen anzeigen und deren Ausgleich aufheben. Wählen Sie auf der Seite Sachkontoabrechnungen die Option Jahresübergreifende Ausgleiche prüfen. Auf der Seite Anfrage werden alle Buchungen aus anderen Geschäftsjahren angezeigt, die mit Buchungen verrechnet werden, die in dem Geschäftsjahr gebucht wurden, das im Feld Geschäftsjahr angegeben ist.

Es ist wichtig, dass Sie die Daten nach Excel exportieren, bevor der Ausgleich von Datensätzen aufgehoben wird. Wenn Sie die Aktivität Ausgleich bei markierten Datensätzen aufheben auswählen, werden zwei Warnmeldungen angezeigt, um sicherzustellen, dass die Buchungsdetails nach Excel exportiert werden, bevor der Ausgleich der Buchungen aufgehoben wird. Wenn Sie versehentlich Hauptbuchtransaktionen aufheben, bevor Sie die Details an Excel senden, gibt es keine Möglichkeit, die Aufhebung rückgängig zu machen.

Weitere Informationen zur Verwendung der Seite Jahresübergreifende Ausgleiche prüfen zur Unterstützung bei Jahresabschlussprozessen finden Sie unter Unterschied zwischen Sachkontoausgleichfunktion vor dem Jahresendabschluss mithilfe der Abfrageseite und Unterschied zwischen Sachkontoausgleichfunktion nach dem Jahresendabschluss mithilfe der Abfrageseite.

Realisierte Gewinne/Verluste in Fremdwährung für Sachkontoausgleiche buchen

In Finance, Version 10.0.36 ist die Funktion Realisierte Gewinne/Verluste in Fremdwährung für Sachkontoausgleiche buchen im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung verfügbar. Diese Funktion berechnet und bucht realisierte Fremdwährungsgewinne und -verluste für Abrechnungen auf der Seite Sachkontoausgleiche, wenn die Berichtswährungswerte der Belastungen und Gutschriften unterschiedlich sind. In Finance Version 10.0.38 wurde Unterstützung für die Berechnung und Buchung realisierter Fremdwährungsgewinne und -verluste für den Ausgleich hinzugefügt, wenn die Buchhaltungswährungswerte der Belastungen und Gutschriften unterschiedlich sind. Bevor Sie die Funktion Realisierte Gewinne/Verluste in Fremdwährung für Sachkontoausgleiche buchen aktivieren können, muss die Funktion Unterschied zwischen Sachkontoausgleich und Jahresendabschluss aktiviert werden.

Hinweis

Ab Version 10.0.40 sind die Funktion Unterscheidung zwischen Hauptbuchausgleich sowie die zugehörigen Funktionen Hauptbuchausgleichsprozess automatisieren und Realisierte Gewinne/Verluste in Fremdwährung für Hauptbuchausgleiche buchen in den Hauptbuchparametern zu finden, und zwar auf der Registerkarte Hauptbuchausgleiche. Diese Funktionen werden über die Parameter Erweiterte Sensitivitätsoptionen aktivieren, Prozessautomatisierung für Hauptbuchausgleich aktivieren und Realisierte Gewinne/Verluste in der Buchungswährung für Hauptbuchausgleich aktivieren verwaltet. Beim Upgrade auf Version 10.0.40 oder höher werden die neuen Hauptbuchparameter wie folgt gesetzt: Ja, wenn die Funktion vor dem Upgrade in der Funktionsverwaltung aktiviert wurde.

Die Funktion verbessert auch die Benutzerfreundlichkeit des Sachkontoausgleichsprozesses, indem sie den Markierungsprozess vereinfacht. Sie müssen Belege für den Sachkontoausgleich nicht mehr in zwei Schritten auswählen und markieren. Stattdessen können Sie den Beleg im Raster auf der Seite Sachkontoausgleiche markieren. Die Felder Markierte Sollbeträge, Markierte Habenbeträge und Differenz werden angezeigt, um einen klaren Hinweis auf die Gesamtsummen Ihrer laufenden Arbeiten zu geben. Sie müssen Ihre Arbeit abschließen, indem Sie die markierten Belege begleichen, bevor Sie die Seite Sachkontoausgleiche schließen. Ab Version 10.0.38 können die Felder Markierte Sollbeträge, Markierte Habenbeträge und Unterschied in der Buchhaltungs- und Berichtswährung über die Seite Hauptbuchausgleichangezeigt werden.

Richten Sie Informationen zum realisierten Gewinn- und Verlustkonto ein

Nachdem Sie die Funktion aktiviert haben, müssen Sie angeben, welche Sachkontoausgleichskonten während des Ausgleichs realisierte Gewinne und Verluste verarbeiten. Die Option Realisierte Gewinne und Verluste berechnen wird für jedes Hauptkonto festgelegt, dessen Sachkonto abgerechnet wird.

1. Gehen Sie zu Hauptbuch>Hauptbuch-Einrichtung>Hauptbuch-Parameter.
2. Auf der Registerkarte Sachkontoabrechnungen wählen Sie Sachkontoabrechnungen.

- oder -

1. Gehen Sie zu Hauptbuch>Periodische Aufgaben>Sachkonto Abrechnungen.
2. Wählen Sie Sachkonten abrechnen.

Standardmäßig ist die Option Realisierte Gewinne und Verluste berechnen auf Nein festgelegt. Wenn es auf Ja festgelegt ist, werden die realisierten Gewinne und Verluste aus Fremdwährungswechselkursen während des Sachkontoabrechnungsprozesses gebucht. Realisierte Wechselkursgewinne und -verluste entstehen, wenn die Soll- und Habenbeträge in der Berichts- oder Buchhaltungswährung nicht übereinstimmen. Wenn die Option auf Nein festgelegt ist, werden realisierte Gewinne und Verluste durch den Sachkontoausgleichsprozess nicht generiert. Wir empfehlen Ihnen, die Option auf Nein eingestellt zu lassen für Ihre AR- und AP-Zusammenfassungskonten, da Wechselkursgewinne und -verluste in der Regel in untergeordneten Sachkonten realisiert werden. Zusätzliche Aufmerksamkeit sollte Ihren Kasse-Konten gelten, die möglicherweise im Modul Bargeld- und Bankverwaltung neu bewertet werden.

Die Buchungskonten für die realisierten Gewinne und Verluste können auf der Registerkarte Hauptbuch der Seite Buchungsprofil für die Neubewertung von Währungen angelegt werden. Wenn diese Konten nicht im Buchungsprofil für die Neubewertung von Währungen definiert sind, werden die im Inforegister Konto für die Währungsneubewertung der Seite Hauptbuch ausgewählten Konten verwendet.

Bevor ein realisierter Gewinn oder Verlust gebucht werden kann, müssen die Nummernkreisinformationen für den Typ Sachkontoausgleiche auf der Registerkarte Nummernkreise der Seite Hauptbuchparameter (Hauptbuch>Sachkonto-Einstellungen>Hauptbuchparameter) angegeben werden.

Realisierten Gewinn oder Verlust buchen

Während des Sachkontoausgleichsprozesses werden realisierte Gewinne und Verluste verbucht, wenn die Berichts- oder Buchhaltungswährungsbeträge der markierten Soll- und Habenbeträge unterschiedlich sind. Wenn für die markierten Einträge die gleiche Transaktionswährung verwendet wird, summiert das System die Werte Betrag in Transaktionswährung. Wenn die Summe der der Soll- und Habenwerte in Betrag in Transaktionswährung null beträgt, wird eine Verrechnung zugelassen. Wenn die markierten Einträge unterschidliche Transaktionswährungen aufweisen, summiert das System die Werte Betrag in Transaktionswährung. Wenn die Summe der der Soll- und Habenwerte in Betrag in Buchhaltungswährung null beträgt, wird eine Verrechnung zugelassen. Um festzustellen, ob ein Gewinn oder ein Verlust vorliegt, berücksichtigt das System den Kontotyp und die Richtung des Wechsels. Der Regulierungsbetrag wird mithilfe der Formel Regulierungsbetrag = 0 – (Belastungen – Guthaben) berechnet. Der berechnete Betrag stellt die Regulierung dar, die erforderlich ist, um die Belastungen und Guthaben auf 0 (Null) auszugleichen. Ein Gewinn oder Verlust wird auf der Grundlage des Hauptkontotyp-Werts des abzurechnenden Kontos ermittelt:

• Für Konten des Typs Bilanz, Anlage, Verbindlichkeiten, Eigenkapital oder CA allgemein wird ein Gewinn gebucht, wenn der Regulierungswert mehr als 0 (Null) beträgt, und ein Verlust wird gebucht, wenn der Regulierungswert kleiner oder gleich 0 (Null) ist.
• Für Konten des Typs Gewinn und Verlust, Umsatzerlös oder Ausgaben wird ein Verlust gebucht, wenn der Regulierungswert größer als 0 (Null) ist, und ein Gewinn wird gebucht, wenn der Regulierungswert kleiner oder gleich 0 (Null) ist.

Zum Ausgleichsdatum wird ein Beleg erstellt, der die Buchhaltungsinformationen zu den realisierten Gewinnen oder Verlusten enthält. Die Finanzdimensionen für die Buchhaltungseinträge basieren auf dem abzurechnenden Beleg. Die Einstellung Typischer Saldo für Ausgleich wird verwendet, um zu bestimmen, von welchem Beleg die Standarddimensionen abgerufen werden. Wenn mehrere Belege abgerechnet werden, wird der berechnete realisierte Gewinn- oder Verlustbetrag auf der Grundlage der Transaktionswährungswerte anteilig auf die Finanzdimensionen des Belegs aufgeteilt. Der Transaktionstyp für den gebuchten Beleg ist dann Sachkontoausgleich.

Stornieren Sie einen Ausgleich, der einen realisierten Gewinn oder Verlust enthält

Wenn ein Sachkontoausgleich storniert wird, werden alle Belege für realisierte Gewinne oder Verluste, die zum Zeitpunkt des Ausgleichs erfasst wurden, vollständig storniert. Der Transaktionstyp für den Rückbuchungsbeleg ist dann Sachkonto-Ausgleichsrückbuchung. Sie können einen stornierten Sachkontoausgleich nicht rückgängig machen. Stattdessen können Sie die Belege neu ausgleichen.

Unrealisierte Gewinne und Verluste

Der Prozess zur Neubewertung der Fremdwährung im Hauptbuch erstellt Transaktionen für nicht realisierte Gewinne und Verluste. Wenn für Transaktionen, die im Sachkonto abgerechnet werden, unrealisierte Gewinne und Verluste bestehen, werden diese bei der nächsten Ausführung des Fremdwährungsprozesses aufgelöst. Wir empfehlen, Transaktionen für nicht realisierte Gewinne und Verluste aus früheren Fremdwährungsneubewertungsläufen nicht für den Sachkontoausgleich zu markieren. Stattdessen sollten Sie Fremdwährungsneubewertungen im Hauptbuch nach dem Sachkontoausgleich durchführen. Die Routine zur Neubewertung der Fremdwährung löst den unrealisierten Gewinn oder Verlust auf.