Teilweiser Sachkontoausgleich
Mit dem Sachkontoausgleich kann eine Organisation, Verrechnungskonten „abstimmen“. Auf diese Weise stellt die Organisation sicher, dass der auf ein Hauptkonto gebuchte Betrag vollständig von diesem Konto ausgebucht wird.
Beispiel
Eine Organisation zahlt einer Versicherungsgesellschaft im Oktober 12.000 US-Dollar (USD) für eine Jahrespolice. Die 12.000 USD können noch nicht vollständig als Ausgabe verbucht werden, da die Versicherungsgesellschaft ihren vertraglichen Verpflichtungen noch nicht nachgekommen ist. Mit jedem Monat werden 1.000 USD als Ausgabe erfasst und 1.000 USD als Guthabenbetrag vom Konto für antizipierte Ausgaben ausgebucht. Daher beginnt das Konto für antizipierte Ausgaben mit einem Sollsaldo von 12.000 USD. Anschließend wird jeden Monat eine Gutschrift von 1.000 USD verbucht, um den Saldo des Kontos zu reduzieren. Nach 12 Monaten wurden 12.000 USD gelöscht und der Sachkontoabgleich kann abgeschlossen werden, indem die 13 Transaktionen, die netto 0 (Null) ergeben, als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Sie können die Belastung von 12.000 USD erst ausgleichen, wenn alle Gutschriften gebucht sind. Wenn sich Ausgaben dieser Art auf mehrere Geschäftsjahre erstrecken, kann die Verwendung des Sachkontoausgleichs und der erweiterten Sensitivitätsoptionen schwierig sein, da Abgleiche sich nicht auf mehrere Geschäftsjahre erstrecken können.
In Microsoft Dynamics 365 Finance steht ab Version 10.0.42 ist die Funktion zum teilweisen Sachkontoabgleich zur Verfügung. Diese Funktion behebt das Problem von Ausgaben, die sich auf mehrere Geschäftsjahre erstrecken, da sie erlaubt, dass am Ende des Jahres (oder jedes Monats des Finanzzeitraums) ein teilweiser Sachkontoausgleich vorgenommen wird. Im vorhergehenden Beispiel einer Versicherungspolice wurden Ende Dezember 3.000 USD vom Konto für antizipierte Ausgaben ausgebucht. Deshalb können auf der Seite Sachkontoausgleich die ursprünglichen 12.000 USD Soll- und drei 1.000 USD Habenbuchungen ausgewählt und über das Sachkonto ausgeglichen werden. Die verbleibenden 9.000 USD werden dann zum Ausgleich ins nächste Jahr übertragen.
Ein weiterer Vorteil des teilweisen Sachkontoausgleich besteht darin, dass Ausgleiche, die aus den Kreditoren- oder Debitorenkonten stammen, automatisch im Hauptbuch abgerechnet werden können. Um diese Funktion zu aktivieren, setzen Sie die Option Automatischer Ausgleich zwischen untergeordnetem Sachkonto und Sachkonto auf Ja auf der Registerkarte Sachkontoausgleich der Seite Hauptbuchparameter (Hauptbuch>Sachkontoeinstellung>Hauptbuchparameter).
Voraussetzungen für den teilweisen Sachkontoausgleich
Um den teilweisen Sachkontoausgleich zu verwenden, setzen Sie die folgenden Optionen auf der Seite Hauptbuchparameter auf Ja:
- Erweiterte Sensitivitätsoptionen aktivieren
- Realisierte Gewinne/Verluste in Währung für Sachkontoausgleiche aktivieren
Hinweis
In der Version 10.0.40 wurde die Features Erweiterte Sensitivitätsoptionen aktivieren, Realisierte Gewinne und Verluste in Währung für Sachkontoausgleiche aktivieren und Prozessautomatisierung für Sachkontoausgleich aktivieren aus der Funktionsverwaltung entfernt und wurden zu Optionen auf der Seite Hauptbuchparameter.
Wichtig
Nachdem Sie die Funktion für teilweise Sachkontoausgleiche aktiviert haben, kann sie nicht mehr deaktiviert oder abgeschaltet werden, da die Daten in neue Tabellen migriert werden. Alle erforderlichen Optionen zum bisherigen Sachkontoausgleich können ebenfalls nicht deaktiviert oder ausgeschaltet werden. Zu diesen Optionen gehören Erweiterte Sensitivitätsoptionen aktivieren und Realisierte Gewinne/Verluste in Währung für Sachkontoausgleiche aktivieren. Die Optionen Prozessautomatisierung für Sachkontoausgleich aktivieren und Automatischer Ausgleich zwischen untergeordnetem Sachkonto und Sachkonto können jedoch jederzeit auf Ja oder Nein gesetzt werden.
Für teilweise Sachkontoausgleiche muss, wie bei der bestehenden Funktionalität für Sachkontoausgleiche, das Hauptkonto zur Kontenliste hinzugefügt werden. Ausgenommen von dieser Regel sind alle Konten, die im untergeordneten Sachkonto ausgeglichen werden (Kreditoren- oder Debitorenkonten). Wenn die Option Automatischer Ausgleich zwischen untergeordnetem Sachkonto und Sachkonto auf Ja gesetzt ist, werden Konten dieses Typs automatisch ausgeglichen und müssen nicht in die Kontenliste aufgenommen werden. Wenn sie der Liste hinzugefügt werden, können Sie sie auf der Seite Sachkontoausgleich anzeigen.
Transaktionen teilweise ausgleichen
Wenn die Optionen Unterschied zwischen Sachkontoausgleich und Jahresendabschluss und Teilweise Sachkontoausgleiche auf Ja gesetzt sind, ändert sich die Seite Sachkontoausgleich wie folgt:
Das Hauptkonto ist erforderlich, weil alle Sachkontoausgleiche für Transaktionen in einem einzigen Hauptkonto abgeschlossen werden müssen.
Alle Sachkontoausgleiche muss innerhalb eines Geschäftsjahres abgeschlossen werden.
Sie können die Buchungsebene nach Bedarf ändern, Sie können jedoch keine Transaktionen ausgleichen, die sich in unterschiedlichen Buchungsebenen befinden.
Um das Hauptkonto und die Dimensionen separat anzuzeigen, wählen Sie ein Finanzdimensionen-Set.
Der Filter Status hat den Status Teilweise ausgeglichen und Sie können mehrere Status gleichzeitig auswählen. Die folgenden Statusoptionen sind verfügbar:
- Alle
- Nicht ausgeglichen (die Standardoption)
- Ausgeglichen
- Teilweise ausgeglichen
Es werden die Summen in der Buchhaltungswährung und in der Berichtswährung angezeigt.
Die Schaltfläche Markierte Transaktionen rückgängig machen wird auf die Seite Verlauf für Sachkontoausgleich verschoben.
Bei teilweisen Sachkontoausgleiche müssen die Soll- und Habenbeträge nicht unbedingt gleich sein. Wenn Transaktionen teilweise ausgeglichen werden, bleibt für einige Transaktionen daher ein Restsaldo stehen. Der Ausgleichsverlauf wird jetzt für alle Transaktionen nachverfolgt und die folgenden Spalten werden zum Raster hinzugefügt, um diese Informationen nachzuverfolgen.
- Historie
- Betrag in Berichtswährung
- Restbetrag in Buchungswährung
- Restbetrag in Buchhaltungswährung
- Restbetrag in Berichtswährung
Wenn eine Solltransaktion teilweise mit einer Habentransaktion ausgeglichen wird oder wenn eine Habentransaktion teilweise mit einer Solltransaktion ausgeglichen wird, lautet der Status der vollständig ausgeglichenen Transaktion Ausgeglichen. Der Status der teilweise abgewickelten Transaktion lautet Teilweise ausgeglichen und die Spalten mit dem Restbetrag zeigen den Betrag, der noch ausgeglichen werden muss. Eine Solltransaktion kann mit mehreren Habentransaktionen und eine Habentransaktion mit mehreren Solltransaktionen ausgeglichen werden. Beispielsweise ist der Beleg GJ00105 eine Belastung über 1.000 USD. Der Beleg GJ00210 über 700 USD und der Beleg GJ00236 über 300 USD werden zum Ausgleich der Belastung gekennzeichnet.
| Status | Beleg | Datum | Ausgleichskennung | Datum, an dem ausgeglichen wurde | Soll | Haben | Verbleibender Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nicht ausgeglichen | GJ00105 | 01.10.2024 | 1.000,00 | ||||
| Nicht ausgeglichen | GJ00210 | 15.10.2024 | 700.00 | ||||
| Nicht ausgeglichen | GJ00236 | 05.11.2024 | 400,00 |
Nach dem Ausgleich wird die Spalte Ausgleichskennung für die Solltransaktion auf Mehrfach gesetzt, da mehr als eine Gutschrift ausgeglichen wurde. Jedes Paar aus Soll- und Habentransaktion verfügt über eine eigene Ausgleichskennung, die in der Spalte Ausgleichskennung angezeigt wird. Da die zweite Habentransaktion über 400,00 nicht vollständig ausgeglichen ist, lautet der Status Teilweise ausgeglichen und der Restbetrag wird auf 100,00 aktualisiert.
| Status | Beleg | Datum | Ausgleichskennung | Datum, an dem ausgeglichen wurde | Soll | Haben | Verbleibender Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ausgeglichen | GJ00105 | 01.10.2024 | Mehrfach | 05.11.2024 | 1.000,00 | 0,00 | |
| Ausgeglichen | GJ00210 | 15.10.2024 | 012264 | 05.11.2024 | 700.00 | 0,00 | |
| Teilweise ausgeglichen | GJ00236 | 05.11.2024 | 012265 | 400,00 | 100,00 |
Verlauf von Ausgleichen/Sachkontoausgleichen anzeigen
Um die Ausgleichskennung und den Ausgleichsverlauf anzuzeigen, wählen Sie eine Transaktion mit einem Wert für die Ausgleichskennung und dann im Aktionsbereich Ausgleiche anzeigen aus. Auf der Seite Verlauf der Sachkontoausgleiche werden alle Paare aus Soll- und Habentransaktionen die ausgeglichen wurden. Dazu wird die für jedes Paar erstellte Ausgleichskennung verwendet.
Auf der Seite Verlauf der Sachkontoausgleiche können Sie alle bereits ausgeglichenen Transaktionen rückgängig machen. Wenn Sie eine Transaktion auswählen, wird automatisch die entsprechende Transaktion mit der gleichen Ausgleichskennung ausgewählt. Wählen Sie Markierte Transaktionen rückgängig machen und dann die Optionen für das Rückbuchungsdatum aus. Beben Sie bei Bedarf einen Kommentar ein. Wählen Sie dann Umkehren aus. Wenn eine Transaktion ausgeglichen und anschließend umgekehrt wurde und den Status Teilweise ausgeglichen oder Nicht ausgeglichen hat, erscheint in der Spalte Verlauf ein Häkchen, das anzeigt, dass ein Verlauf vorhanden ist. Um den gesamten Ausgleichsverlauf anzuzeigen, wählen Sie Ausgleiche anzeigen aus. Um alle umgekehrten Ausgleiche anzuzeigen, wählen Sie das Kontrollkästchen Stornierungen anzeigen aus.
Die Spalte Benutzer-ID bietet einen Überwachungspfad der Benutzer-ID, welche die Transaktion ausgeglichen oder umgekehrt hat.
Abfrage für Sachkontoausgleiche
Um sich die im ausgeglichenen Sachkontotransaktionen anzeigen zu lassen, gehen Sie zu Hauptkonto>Abfragen und Berichte>Abfrage für Sachkontoausgleiche.
Die Spalten Restbetrag in Buchungswährung, Restbetrag in Buchhaltungswährung und Restbetrag in Berichtswährung im Raster zeigen Werte für teilweise ausgeglichene Transaktionen an.
Wenn die Spalte Ausgleichskennung auf Mehrfach festgelegt ist, wählen Sie Ausgleiche anzeigen aus, um die Seite Verlauf für Sachkontoausgleich zu öffnen, auf der Sie den vollständigen Ausgleichsverlauf anzeigen lassen können.
Automatischer Ausgleich zwischen untergeordnetem Sachkonto und Sachkonto
Die Option Automatischer Ausgleich zwischen untergeordnetem Sachkonto und Sachkonto befindet sich auf der Registerkarte Sachkontoausgleiche der Seite Hauptbuchparameter. Bevor Sie sie aktivieren, müssen die folgenden Optionen auf Ja eingestellt werden:
- Erweiterte Sensitivitätsoptionen aktivieren
- Realisierte Gewinne/Verluste in Währung für Sachkontoausgleiche aktivieren
- Teilweiser Sachkontoausgleich
Die Option Automatischer Ausgleich zwischen untergeordnetem Sachkonto und Sachkonto kann nach Bedarf aktiviert (auf Ja eingestellt) und deaktiviert (auf Nein eingestellt) werden. Wenn sie auf Ja festgelegt ist, werden die Kreditoren- und Debitorenkonten automatisch während des Ausgleichsprozesses auf dem untergeordneten Sachkonto ausgeglichen. Sie müssen diese Option auf Ja festlegen, um einen automatischen Ausgleich durchzuführen. Die Debitoren- und Kreditorenkonten müssen allerdings nicht manuell zur Kontenliste hinzugefügt werden. Wenn die Konten zur Kontenliste hinzugefügt werden, finden Sie sie auf der Seite Sachkontoausgleiche. Automatisch ausgeglichene Transaktionen können dann angezeigt werden. Bei Bedarf können Sie alle Transaktionen, bei denen die Kreditoren- oder Debitorenkonten verwendet werden, manuell ausgleichen.
Andere untergeordnete Sachkonten, die zur Kontenliste hinzugefügt werden, werden nicht automatisch ausgeglichen. Diese untergeordneten Sachkonten können jedoch manuell auf der Seite Sachkontoausgleiche ausgeglichen werden.
In den Kreditoren- und Debitorenkonten vorhandene Transaktionen werden nicht automatisch ausgeglichen, wenn die zugehörigen Transaktionen des untergeordneten Sachkontos ausgeglichen wurden, bevor Automatischer Ausgleich zwischen untergeordnetem Sachkonto und Sachkonto auf Ja gesetzt wurde.