Vertragsabgrenzungen
Bei der Abonnementabrechnung ist es wichtig, den Zeitpunkt der Umsatz- und Ausgaberealisierung zu verwalten. [! INCLUDE prod_short] bietet Vertragsaufschiebungen, die es Ihnen ermöglichen, kundenseitige Umsätze und kreditorenseitige Kosten auf zukünftige Perioden zu verschieben. Diese Beträge werden nicht zum Zeitpunkt der Fakturierung auf Einnahme- oder Ausgabekonten gebucht, sondern auf Periodenkonten gebucht und monatlich für die Einnahmen freigegeben.
Voraussetzungen und Einrichtung
Beim Buchen einer Vertragsrechnung werden automatisch Vertragsabgrenzungen erstellt, wenn der Umschalter Ohne Vertragsabgrenzungen für den Vertrag deaktiviert ist. Vertragsabgrenzungen werden zur Abgrenzung von Einnahmen (Debitorenverträgen) oder im Voraus bezahlten Aufwendungen (Kreditorenverträge) verwendet.
Vertragsabgrenzungen von Debitorenverträgen
Nutzen Sie Vertragsabgrenzungen aus Debitorenverträgen, um Erlöse in Verkaufsrechnungen abzugrenzen.
Die Buchung erfolgt auf die GuV-Konten, die für die jeweiligen Kombinationen aus Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe, die für eine Geschäftstransaktion möglich sind, in den Buchungsgruppen festgelegt wurden. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Buchungsgruppen einrichten. Beim Debitorenvertrag ist dies die Kombination aus der allgemeinen Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors im Vertragskopf und der allgemeinen Produktbuchungsgruppe der Artikel. Weitere Informationen finden Sie unter Servicezusagen bei Artikeln.
Standardmäßig wird für jede Kombination das Konto verwendet, das im Feld Abgrenzungskonto für Debitorenverträge in der Buchungsmatrix Einrichtung gespeichert ist. Wenn jedoch auf der Seite Debitorenvertrag der Umschalter Ohne Vertragsabgrenzung aktiviert ist, wird der Rechnungsbetrag sofort als Umsatzerlös auf das im Feld Debitorenvertragskonto festgelegte Konto gebucht. In diesem Fall werden keine Vertragsabgrenzungen erstellt.
Vertragsabgrenzungen von Debitorenverträgen aus öffnen
Sie können von der Seite Debitorenvertrag aus über die Aktion Debitorenvertragsabgrenzungen auf Debitorenvertragsabgrenzungen zugreifen. Auf der Seite Debitorenvertragsabgrenzungen werden die folgenden Details angezeigt:
- Das Buchungsdatum gibt für jede Abgrenzung an, wann sie erstellt wurde. Für die erste Abgrenzung (pro Beleg) wird das Buchungsdatum des Beleges verwendet, für alle weiteren Abgrenzungen der erste Tag des jeweiligen Monats.
- Bei der Vertragsnr. handelt es sich um die Nummer des Vertrags, für den die Abgrenzungen erstellt wurden.
- Die Belegart gibt die Belegart an, die zum Erstellen der Abgrenzungen verwendet wurde.
- Bei der Belegnr. handelt es sich um die Belegnummer, mit der die Abgrenzung erstellt wurde.
- Das Feld Serviceobjektbeschreibung enthält die Beschreibung des zugehörigen Serviceobjekts, das über die Belegzeile in Rechnung gestellt wurde.
- Das Feld Servicezusagenbeschreibung enthält die Beschreibung der zugehörigen Servicezusage, die über die Belegzeile in Rechnung gestellt wurde.
- Bei der Rechnung an Debitor-Nr. handelt es sich um die Nummer des Debitors (Rechnungsempfängers), für den die Abgrenzung generiert wurde.
- Die Debitorennr. ist die Nummer des Debitors (Vertragspartners), für den die Abgrenzungen erstellt wurden.
- Das Feld Rabattbetrag enthält den (anteiligen) Rabattbetrag der Abgrenzungen.
- Die Grundlage für die Abgrenzung eines Belegs wird im Feld Abgrenzungsbasisbetrag angegeben.
- Das Feld Rabatt % enthält den Prozentsatz, der dem Rabattbetrag zugeordnet ist.
- Der Betrag jeder Abgrenzung wird im Feld Betrag angezeigt.
- Am Feld Freigegeben können Sie erkennen, ob die Abgrenzung bereits freigegeben wurde.
- Das Feld Vertragsart gibt die Art des dazugehörigen Vertrags an.
- Das Feld Benutzer-ID enthält die ID den Benutzenden, der den Beleg gebucht und damit die Abgrenzung erstellt hat.
- Das Feld Belegbuchungsdatum enthält das Buchungsdatum des Belegs, der zur Erstellung der Abgrenzung verwendet wurde.
- Das Feld Freigabebuchungsdatum enthält das Buchungsdatum, an dem die Abgrenzung freigegeben wurde.
- Die Anzahl der Tage gibt an, wie viele Tage zu den einzelnen Abgrenzungen gehören.
- Finanzbuchhaltungspostennr. enthält die Nummer des Postens in der Finanzbuchhaltung, mit dem die Abgrenzung freigegeben wurde.
- Die Postennr. wird beim Erstellen der Abgrenzungen aus der angegebenen Nummernserie erstellt.
Tipp
Die zu erstellenden Abgrenzungen können auch bereits in den noch nicht gebuchten Vertragsrechnungen über die Buchungsvorausschau überprüft werden.
Vertragsabgrenzungen von Kreditorenverträgen
Vertragsabgrenzungen von Kreditorenverträgen aus führen zu einer Abgrenzung von Kosten in Einkaufsrechnungen. Bei der nachträglichen Fakturierung (zum Beispiel der retroaktiven Berechnung von Servicezusagen) hingegen werden die Buchungen immer sofort vorgenommen und wirken sich umgehend auf die Kosten aus. Da der Zeitraum bereits in der Vergangenheit liegt, werden hier keine Vertragsabgrenzungen benötigt und daher auch keine erstellt.
Ähnlich wie beim Debitorenvertrag wird über die Buchungsgruppen für die jeweilige Geschäftstransaktion bestimmt, auf welche Sachkonten gebucht werden soll. Beim Kreditorenvertrag ist dies die Kombination aus der allgemeinen Geschäftsbuchungsgruppe des Kreditors im Vertragskopf und der allgemeinen Produktbuchungsgruppe des Artikels.
Standardmäßig wird das im Feld Abgrenzungskonto für Kreditorenverträge in der Buchungsmatrix Einrichtung gespeicherte Konto verwendet. Wenn jedoch auf der Seite Kreditorenvertrag der Umschalter Ohne Vertragsabgrenzung aktiviert ist, wird der Rechnungsbetrag sofort als Kosten auf das Konto gebucht, das im Feld Kreditorenvertragskonto festgelegt ist. In diesem Fall werden keine Vertragsabgrenzungen erstellt.
Vertragsabgrenzungen von Kreditorenverträgen aus aufrufen
Sie können auf der Seite Kreditorenvertragskarte über die Aktion Kreditorenvertragsabgrenzungen auf Kreditorenvertragsabgrenzungen zugreifen. Die Seite Kreditorenvertragsabgrenzung sieht genauso aus wie die Seite Debitorenvertragsabgrenzung.
Methodik zur Erstellung von Vertragsabgrenzungen
Beim Buchen der Vertragsrechnung werden Vertragsabgrenzungen nach folgendem Schema erstellt:
- Der Gesamtbetrag im Feld Abgrenzungsbasisbetrag wird auf die Anzahl der zu erstellenden Abgrenzungen aufgeteilt.
- Beim Erstellen der ersten Abgrenzung für die Abrechnungszeile wird geprüft, ob der Beginn des Abrechnungszeitraums auf den ersten Tag eines Monats fällt. Andernfalls wird die Menge ausgehend vom ersten Tag des Monats auf den Tag genau anteilig berechnet (mithilfe des Abgrenzungsbasisbetrags).
- Beim Erstellen der letzten Abgrenzung für die Abrechnungszeile wird geprüft, ob das Ende des Abrechnungszeitraums auf den letzten Tag eines Monats fällt. Andernfalls wird die Menge ausgehend vom letzten Tag des Monats mithilfe des Abgrenzungsbasisbetrags auf den Tag genau anteilig berechnet.
- Zeilenrabatte sind nicht im Abgrenzungsbasisbetrag enthalten.
- Der letzten für die Rechnungszeile erstellten Abgrenzungen werden Rundungsdifferenzen hinzugefügt.
Abgrenzungen freigeben
Der Stapelverarbeitungsbericht Freigabe von Vertragsabgrenzungen wird zum Freigeben von Rechnungsabgrenzungen verwendet. Dieser Bericht geht alle Vertragsabgrenzungen (Debitor und Kreditor) durch, filtert mithilfe von Buchung bis Datum der Berichtsanforderungsseite nach den Feldern Buchungsdatum und Belegbuchungsdatum und bucht die ermittelten Positionen vom Abgrenzungskonto auf das Aufwendungs- bzw. Umsatzerlöskonto um. Die Freigabe erfolgt dabei für Debitoren- und Kreditorenvertragsabgrenzungen gleichzeitig. Als Buchungsdatum für den Abschluss wird das Feld Buchungsdatum von der Berichtsanforderungsseite verwendet. Gleichzeitig wird in den Vertragsabgrenzungen der Status im Feld Freigegeben auf Ja gesetzt. Wir empfehlen Ihnen, die Freigabe der Vertragsabgrenzungen monatlich (zum Beispiel am Monatsende) durchzuführen.
Beim Buchen der Freigabe wird der Quellcode verwendet, der im Feld Freigabe von Vertragsabgrenzungen auf der Seite Quellcodeeinrichtung gespeichert ist.
Notiz
- Wurden durch eine Vertragsrechnung Abgrenzungen erstellt, werden diese bei der Gutschrift der Vertragsrechnung am Buchungsdatum der Gutschrift automatisch vollständig freigegeben.
- Vertragsabgrenzungen sollten nicht auf Zeiträume in der Zukunft freigegeben werden.
- Gutschriften sollten nicht für vergangene (vermutlich abgeschlossene) Zeiträume gebucht werden. Die Freigabe und Korrektur der Vertragsabgrenzungen erfolgt zum Belegdatum der Gutschrift. Dies könnte die Berichterstellung und die bereits erstellte Umsatzsteuer-Voranmeldung verfälschen. Wurde die Gutschrift in vergangenen Zeiträumen gebucht, müssen u. a. diese beiden Punkte in Abstimmung mit den zuständigen Abteilungen (interne Finanzbuchhaltung/Steuerberater) korrigiert werden.
Dimensionen und Aktualisierungen
Wenn eine Dimension in einer Vertragszeile aktualisiert wird, für die Abgrenzungen vorhanden sind, ist es sinnvoll, auch die zugehörigen Abgrenzungen zu aktualisieren, damit bei nachfolgenden Buchungen von Auflösungen dieselben Dimensionen verwendet werden. Hierzu können Sie im jeweiligen Debitoren- bzw. Kreditorenvertrag die Aktion Dimensionen der Abgrenzungen aktualisieren verwenden. Dies aktualisiert die Dimensionen in allen Vertragsabgrenzungen, die in den jeweiligen Verträgen noch nicht freigegeben wurden. Wenn für einen Vertrag keine Abgrenzungen vorliegen, ist die Aktion nicht verfügbar. Nach Ausführung der Aktion erhält der Benutzende eine entsprechende Meldung.
Ausgabe von Abgrenzungen
Zur Kontrolle von Abgrenzungen und zur Vorlage für die Wirtschaftsprüfung können Sie die Abgrenzungen nach Excel exportieren oder ausdrucken. Verwenden Sie die Seiten Analyse der Abgrenzungen von Debitorenverträgen und Analyse der Abgrenzungen von Kreditorenverträgen.
Beispiele
Beispiel 1: 1 Jahr, volle Monate
- Basisbetrag für Abgrenzungen: 1.200,00
- Startdatum 01.01.2021
- Enddatum 31.12.2021
- Monatlicher Basisbetrag: 1.200,00
- Anzahl der vollen Monate: 12
- Monatlicher Betrag: 100,00
| Buchungsdatum | Anzahl Tage | Abgrenzungsbasisbetrag | Betrag |
|---|---|---|---|
| 01/01/2021 | 31 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/02/2021 | 28 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/03/2021 | 31 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/04/2021 | 30 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/05/2021 | 31 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/06/2021 | 30 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/07/2021 | 31 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/08/2021 | 31 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/09/2021 | 30 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/10/2021 | 31 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/11/2021 | 30 | 1,200.00 | 100.00 |
| 01/12/2021 | 31 | 1,200.00 | 100.00 |
Beispiel 2: 1 Jahr mit Unterzeiträumen
- Basisbetrag für Abgrenzungen: 1.200,00
- Startdatum 15.01.2021
- Enddatum 14.01.2022
- Monatlicher Basisbetrag: 1.098,08
- Anzahl der vollen Monate: 11
- Monatlicher Betrag: 99.83
| Buchungsdatum | Anzahl Tage | Abgrenzungsbasisbetrag | Betrag |
|---|---|---|---|
| 15/01/2021 | 17 | 1,200.00 | 55.89 |
| 01/02/2021 | 28 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/03/2021 | 31 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/04/2021 | 30 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/05/2021 | 31 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/06/2021 | 30 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/07/2021 | 31 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/08/2021 | 31 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/09/2021 | 30 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/10/2021 | 31 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/11/2021 | 30 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/12/2021 | 31 | 1,200.00 | 99.83 |
| 01/01/2022 | 14 | 1,200.00 | 45.98 |
Beispiel 3: weniger als ein Jahr mit Unterzeiträumen
- Basisbetrag für Abgrenzungen: 1.022,47
- Startdatum 15.01.2021
- Enddatum: 21.11.2021
- Monatlicher Basisbetrag: 897,54
- Anzahl der vollen Monate: 9
- Monatlicher Betrag: 99.73
| Buchungsdatum | Anzahl Tage | Abgrenzungsbasisbetrag | Betrag |
|---|---|---|---|
| 15/01/2021 | 17 | 1,022.47 | 55.89 |
| 01/02/2021 | 28 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/03/2021 | 31 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/04/2021 | 30 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/05/2021 | 31 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/06/2021 | 30 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/07/2021 | 31 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/08/2021 | 31 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/09/2021 | 30 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/10/2021 | 31 | 1,022.47 | 99.73 |
| 01/11/2021 | 21 | 1,022.47 | 69.01 |