Festlegen, wann und wie Sie Workflow-Benachrichtigungen erhalten möchten

In Workflows, die eine Genehmigung von Änderungen erfordern, müssen Sie Genehmigungsbenutzer einrichten, die Änderungen genehmigen oder ablehnen. Sie möchten zum Beispiel, dass jemand neue Datensätze genehmigt. Ein wichtiger Teil der Einrichtung des Genehmigungsbenutzers besteht darin, anzugeben, wie und wann der Benutzer über die Änderung benachrichtigt wird. Sie können z.B. festlegen, dass ein Genehmigter sofort eine E-Mail erhält, wenn jemand einen neuen Debitor erstellt. Sie können auch die Zustellung der Benachrichtigungen planen, z. B. auf wöchentlicher oder monatlicher Basis.

Sie können auch Ihre Benachrichtigungseinstellungen ändern, indem Sie Benachrichtigungseinstellungen ändern auf einer beliebigen Benachrichtigung wählen.

Hinweis

Benachrichtigungen werden gemäß den Benachrichtigungseinstellungen des Empfängers und nicht des Absenders zugestellt. Dies ist eine wichtige Unterscheidung, da sie bedeutet, dass wenn jemand eine Genehmigung als Teil eines Workflows anfordert, ihre Genehmigung nicht notwendigerweise sofort gesendet wird. Stattdessen wird sie gemäß dem Benachrichtigungszeitplan bereitgestellt, der in den Benachrichtigungseinstellungen des Genehmigers angegeben ist.

Bevor Sie Benachrichtigungseinstellungen für einen Genehmigungsbenutzer einrichten können, müssen Sie den Benutzer als Genehmigungsbenutzer einrichten. Erfahren Sie mehr unter Genehmigungsbenutzer einrichten.

Notiz

Um E-Mail als Benachrichtigungsmethode zu verwenden, müssen Sie in Business Central E-Mail sowohl für den Absender als auch für den Empfänger einrichten. Erfahren Sie mehr unter E-Mail einrichten.

Schritte in Workflows

Mit vielen Workflowschritten zur Genehmigung werden Benutzer über ein Ereignis benachrichtigt, auf das sie reagieren müssen. Bei einem Workflowschritt kann es sich beispielsweise um das Ereignis handeln, dass Benutzer 1 die Genehmigung eines neuen Datensatzes anfordert. Die entsprechende Reaktion ist, dass eine Benachrichtigung an Benutzer 2 (Genehmiger) gesendet wird. Der nächste Workflowschritt kann das Ereignis enthalten, dass Benutzer 2 den Datensatz genehmigt. Die entsprechende Reatkion ist, dass eine Benachrichtigung an Benutzer 3 gesendet wird, damit ein Prozess mit dem genehmigten Datensatz gestartet wird. Für Workflowschritte, die Genehmigungen umfassen, ist jede Benachrichtigung an einen Genehmigungsposten gebunden. Erfahren Sie mehr unter Workflow.

Angeben des Zeitpunkts und wie Genehmigungsbenutzer Benachrichtigungen empfangen

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Approval User Setup ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

2. Wählen Sie die Zeile für den Benutzer aus, für den Sie Benachrichtigungseinstellungen festlegen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Benachrichtigungseinrichtung aus.

3. Füllen Sie auf der Seite Workflow-Benachrichtigungseinrichtung die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

   Hinweis

   Wenn Sie die Seite Workflow-Benachrichtigungseinrichtung von der Seite Genehmigungsbenutzereinrichtung aus öffnen, ist die Einrichtung der Benachrichtigung mit dem Genehmigungsbenutzer verknüpft. Der Genehmiger erhält immer Workflow-Benachrichtigungen entsprechend der Einrichtung dieser Benachrichtigung. Wenn Sie mit der Tell Me-Funktion die Seite Workflow-Benachrichtigungseinrichtung öffnen, gilt die Einrichtung von Benachrichtigungen für alle Benutzer.

   Feld	Description
   Benachrichtigungstyp	Geben Sie an, auf welche Art von Ereignis sich die Benachrichtigung bezieht. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: - „Neuer Datensatz“ gibt an, dass es sich bei der Benachrichtigung um einen neuen Datensatz (z. B. ein Dokument) handelt, auf den der Benutzer reagieren muss. - Genehmigung gibt an, dass es sich bei der Benachrichtigung um eine oder mehrere Genehmigungsanforderungen handelt. - Überfällig gibt an, dass die Benachrichtigung Benutzer daran erinnern soll, dass sie mit der Reaktion auf ein Ereignis im Rückstand sind.
   Benachrichtigungsmethode	Geben Sie an, ob die Benachrichtigung als E-Mail oder als internen Hinweis gesendet wird.

   Sie können das Layout von E-Mail-Benachrichtigungen festlegen, indem Sie Bericht 1320, Benachrichtigungs-E-Mail anpassen. Weitere Informationen erhalten Sie unter Erstellen und Ändern benutzerdefinierter Berichtslayouts.

   Sie haben nun festgelegt, wie der Benutzer Benachrichtigungen erhält. Geben Sie nun an, wann der Benutzer Benachrichtigungen empfängt.

4. Wählen Sie die Aktion Benachrichtigungsplan aus.

5. Füllen Sie auf der Seite Benachrichtigungsplan die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

   Feld	Description
   Wiederauftreten	Geben Sie das Serienmuster an, nach dem die Benachrichtigungen an den Benutzer gesendet werden.
   Zeit	Gibt an, zu welcher Uhrzeit Benachrichtigungen an den Benutzer gesendet werden, wenn der Wert im Feld Wiederholung nicht Sofort lautet.
   Tägliche Frequenz	Geben Sie an, an welchen Tagen der Benutzer Benachrichtigungen erhält, wenn im Feld Wiederholung der Wert Täglich festgelegt ist. Wählen Sie Werktag aus, um an jedem Werktag Benachrichtigungen zu erhalten. Wählen Sie Täglich aus, um an jedem Wochentag, einschließlich Wochenenden, Benachrichtigungen zu erhalten.
   Montag bis Sonntag	Geben Sie an, an welchen Tagen der Benutzer Benachrichtigungen erhält, wenn im Feld Wiederkehrend der Wert Wöchentlich festgelegt ist.
   Datum des Monats	Geben Sie an, dass der Benutzer Benachrichtigungen am ersten oder letzten Tag im Monat oder an einem bestimmten Tag im Monat erhält.
   Monatliches Benachrichtigungsdatum	Geben Sie das Datum an, an dem der Benutzer Benachrichtigungen erhält, wenn im Feld Datum des Monats der Wert Benutzerdefiniert festgelegt ist.

Ändern des Zeitpunkts und der Art des Empfangs von Benachrichtigungen

1. Wählen Sie in einer der Benachrichtigungen, die Sie per E-Mail oder Notiz erhalten haben, Benachrichtigungseinstellungen ändern.
2. Ändern Sie auf der Seite Workflow-Benachrichtigungseinrichtung Ihre Benachrichtigungseinstellungen wie in den Schritten 3-5 beschrieben.
   1. Bestätigen Sie, dass die richtige Benachrichtigung unter Benachrichtigungstyp ausgewählt ist.
   2. Wählen Sie unten aus, ob Sie eine E-Mail- oder Notizbenachrichtigung erhalten möchten unter dem Feld Benachrichtigungsmethode.
   3. Wählen Sie Benachrichtigungsplan aus, um die Häufigkeit und Wiederholung zu ändern, in der Benachrichtigungen gesendet werden.

Siehe auch

Genehmigungsbenutzer einrichten
Erstellen und Ändern benutzerdefinierter Berichtslayouts
Einrichten von Genehmigungs-Workflow-Benachrichtigungen
Einrichten von Genehmigungsworkflows
Genehmigungsworkflows verwenden

Hier finden Sie kostenlose E-Learning-Module für Business Central