Definition af forretningsværdien af at løse problemet

Forretningsværdien falder i en af fire kategorier, der let kan huskes som OEOA:

• Omsætning: Denne løsning giver omsætning, som ellers ikke ville blive realiseret, via en ny "line of business" eller en service, der ikke er blevet tilbudt før.

• Effektivitet: Effektiviteten er de faktiske omkostningsbesparelser. Denne løsning gør det muligt for deltagere, der kører processen, at gøre det hurtigere.

• Omfang: Omkostningsreduktionen opnås ved at gøre det muligt for de aktuelle brugere at behandle flere transaktioner og derved undgå omkostninger til ekstra ressourcer.

• Andet: Løsningen hjælper organisationen med at overholde "must do"-kravene, hvilket kan bevirke, at økonomiske sanktioner undgås.

Når kategorien er defineret, skal vi definere den værdi, vi vil opnå:

• Omsætning

  • Bestemme, hvad der skal opkræves for servicen

  • Bestemme, hvor mange kunder der køber servicen eller produktet

  • Bestemme den tidshorisont, der skal måles (månedligt, kvartalsvist, årligt)

  • Omsætning = (pris × kunder) for tidshorisonten

• Effektivitet

  • Bestemme, hvor mange personer der udfører jobbet i dag

  • Bestemme, hvor meget direkte tid de bruger på jobbet i dag ("gammel tid")

  • Bestemme, hvor mange personer, der skal udføre jobbet, når Microsoft Power Platform-løsningen er blevet bygget

  • Bestemme den mængde direkte tid, det tager at bruge den nye løsning ("ny tid")

  • Tidsbesparelse = gammel tid – ny tid (hvis du vil konvertere dette til kroner, skal du multiplicere tidsbesparelserne med de samlede omkostninger for den tidsenhed, du måler i (f.eks. timer)).

• Drev

  • Bestemme det antal transaktioner, som en enkelt person kan behandle i en bestemt tidsenhed ("transaktioner pr. person")

  • Bestemme det antal transaktioner, som den nye løsning kan behandle i dette tidsrum ("nye transaktioner pr. person")

  • Bestemme, hvor mange transaktioner der skal behandles i det pågældende tidsrum ("omfang")

  • Omkostningsbesparelse = (omfang ÷ transaktioner pr. person) – (omfang ÷ nye transaktioner pr. person)
    Derved beregnes antallet af personer, der ikke skal behandle transaktioner for at opnå det antal, der behandles af løsningen.

• Anden

  • Bestemme den sanktion, der kan undgås, ved at have oplysningerne registreret og tilgængelige i løsningen

Hvis den forretningsværdi, du modtager i forbindelse med automatisering af processen, ikke er favorabel sammenlignet med omkostningen ved ikke at gøre noget, skal du stille dig selv spørgsmålet, om dette er det rette forretningsproblem at fokusere på.

Men hvis den forretningsværdi, du får ved at løse virksomhedens problem, er større end prisen ved ikke at gøre noget—plus tiden, der er medgået til udvikling, og den månedlige udgift til eventuel softwarelicens—, giver det mening at automatisere processen.

Eksempel: Forretningsværdien af automatisering af udgiftsprocessen

I tilfældet med vores eksempelapp er hovedkategorien for forretningsværdi effektivitet. Den nye app reducerer den tid, det tager at behandle det samme antal udgiftsrapporter hver uge, måned og år. Vi har gennemgået den nye proces, og hvad vi ønsker, at appen skal gøre for vores fremtidige brugere. Vi har spurgt dem, hvor meget tid de forventer at spare med den nye proces, og om de vil kunne indbygge nogle af reglerne i udgiftsrapportappen.

• Der bliver stadigvæk indsendt 140 udgiftsrapporter hver uge; dette har ikke ændret sig. Men da vi talte med de personer, der sender rapporter, fandt vi ud af, at vi ville kunne reducere den tid, de brugte, til 20 minutter—eftersom de er i stand til at indtaste oplysninger med det samme og tage billeder af kvitteringer, når det er nødvendigt med en kvittering. Den samlede omkostning forbliver uændret.

  (140 udgiftsrapporter om ugen × 20 minutter) × $90/t = $4.158 om ugen = $216.216 om året

• Nick gennemgår teamets udgiftsrapporter (cirka 100 sælgere) og skønner, at det vil tage ca. fem minutter at gennemgå hver enkelt udgiftsrapport. Nicks gennemgang er begrænset til den type udgifter, der indsendes, idet han anerkender, at behovet for kvitteringer og behovet for at inkludere navnene på gæster ved måltiderne og fordele hoteludgifter på de relevante kategorier kontrolleres af appen.

  (100 udgiftsrapporter om ugen × 5 minutter) × $90/t = $750 om ugen = $39.000 om året

• Andre ledere gennemgår og godkender udgiftsrapporterne fra deres afdelinger til videre behandling, så de resterende 40 udgiftsrapporter koster $15.600 om året.

• Arbejdet for Abhay og teamet er nu ændret til at tage stikprøver af rapporterne. De behøver ikke at udføre det samme arbejde igen. Det kan faktisk være, at Abhays team kan få andre opgaver på grund af den mindre tid, der skal bruges på gennemgang af udgiftsrapporter.

• Vi har optimeret processen for at knytte den korrekte generelle kode i hovedbogen til hver enkelt udgiftskategori. Nu kan Abhay og teamet udtrække dataene for at oprette udbetalingskladden og bringe de 40,3 ugentlige timer (16,5 til kodning + 23,8 til bogføring) ned på nogle få minutter og spare $188.604 ($77.220 til kodning og $111.384 til bogføring) på et år. Abhay kan muligvis give sit team andre, vigtigere opgaver i afdelingen.

• Med den nye proces kan Abhay og teamet overveje at bogføre udgiftsrapporter hver dag, hvilket giver Charlotte en opdateret visning af budgettet hver dag, så hun kan reagere hurtigere, når der optræder budgetbegrænsninger. Det vil også gøre det muligt for Charlotte at reagere hurtigere, når budgetbegrænsninger nærmer sig.

• Den nye omkostning for virksomheden ved brug af den automatiserede app er groft set følgende:

  $216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 om året

  Virksomheden sparer cirka $777.738 hvert år

Næste trin: Måling af succes

Bemærk

Kan du fortælle os om dine sprogpræferencer for dokumentation? Tag en kort undersøgelse. (bemærk, at denne undersøgelse er på engelsk)

Undersøgelsen tager ca. syv minutter. Der indsamles ingen personlige data (erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger).