Kan det betale sig at automatisere denne proces?
Nu er det tid til at overveje den indsats, det tager at bygge løsningen, og afgøre, om den kan retfærdiggøres. Dette indebærer en afvejning af forretningsværdier set i forhold til omkostningerne ved automatisering af processen. Forretningsværdi er den løbende fordel, som virksomheden modtager fra projektet.
Omkostningen ved at gøre ingenting
For at finde ud af, om det er en god ide at automatisere processen, skal du først forstå omkostningerne ved ikke at løse problemet.
Som en del af definitionen af den forretningsværdi, du håber at opnå i forbindelse med Microsoft Power Platform-løsningen, bør du få en bedre forståelse af, hvad det koster din organisation at løse problemet på den aktuelle måde. Du kan med andre ord måle omkostningerne ved ikke at foretage dig noget.
Hvis du vil beregne de aktuelle omkostninger, skal du identificere den tid, der er brugt på at udføre den aktuelle proces, og gange det med omkostningerne for de medarbejdere, der udfører den. Du kan måle de årlige omkostninger ved at fastlægge omkostningerne ved at køre processens fra start til slut én gang og derefter gange det med det antal gange, processen skal udføres om året. Tilføj andre omkostninger såsom softwarelicens, papir, porto osv.
Eksempel: omkostningen for den aktuelle udgiftsproces
Det første, vi skal forstå, er, hvad der koster organisationen at fortsætte med at udføre processen for udgiftsrapportering manuelt? Her er, hvad vi har opdaget, da vi talte med vores kolleger:
Vi har registreret, at det tager ca. en time hver uge at samle alle deres kvitteringer og udfylde den manuelle udgiftsrapport. Abhay viste, at der er cirka 140 udgiftsrapporter pr. uge. Vi lærte også, at alle de samlede omkostninger for hvert teammedlem er ca $90/time.
(140 udgiftsrapporter × 1 time/uge) × $90 = $12.600/uge
52 uger × $12.600 = $655.200 om året
Niels gennemgår eller godkender ikke udgiftsrapporterne. Det er alt sammen Abhay teamet, der gør det. Da Niels ikke jævnligt overvåger teamets udgifter, mangler en vigtig mulighed for at fornuftskontrollere udgifterne, holde øje med svindel og optimere teamets forbrugsvaner.
Abhay fortalte os, at teamet bruger cirka 15 minutter pr. udgiftsrapport, modtager gennemsnitligt 140 rapporter om ugen og sender 25 % af dem tilbage som følge af manglende oplysninger.
Indledende gennemgang: 140 udgiftsrapporter × 15 minutters gennemgang = 35 timer
Indledende gennemgang: 35 timer × $90 = $3.150 om ugen = $163.800/år
Gennemgang af fornyet behandling: 35 udgiftsrapporter × 15 minutters gennemgang = 8,75 timer
Gennemgang af fornyet behandling: 8,75 timer × $90/time = $787,50/uge = $40.950/år
Samlede ugentlige omkostninger: $3.937,50
Samlet årlige omkostninger: $204.750
Når udgiftsrapporten er verificeret til at være korrekt, tager det ca. 7 minutter pr. udgiftsrapport at slå koderne for hovedbogen op for hver udgiftskategori og skrive dem på de enkelte udgiftslinjer i rapporten.
140 udgiftsrapporter × 7 minutters kodning = 16,5 timer/uge = $1.485/uge = $77.220/år
Det tager ca. 10 minutter pr. udgiftsrapport at oprette en betalingskladde i økonomisystemet, som skal behandle betalingen og vise den i den økonomiske rapport til Charlotte.
140 udgiftsrapporter × 10 minutters = 23,8 timer/uge = $2.142/uge = $111.384/år
Charlotte vil gerne gennemgå budgettet hver uge, men de kan ikke modtage rapporten før torsdag, når Abhay har fuldført sin gennemgang og har fået de rapporter tilbage, hvor der mangler oplysninger. (Selvom dette ikke er en monetær omkostning, har den indflydelse på virksomheden.)
Hele processen koster virksomheden:
$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554
Bemærk
Kan du fortælle os om dine sprogpræferencer for dokumentation? Tag en kort undersøgelse. (bemærk, at denne undersøgelse er på engelsk)
Undersøgelsen tager ca. syv minutter. Der indsamles ingen personlige data (erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger).