Måling af succes i forhold til forretningsværdien

Når du har identificeret den forretningsværdi, som du mener, kan opnås, skal du finde ud af, hvordan du vil måle fremgangen mod at opfylde denne værdi. Det kan du gøre ved at identificere SMART-målpunkter. SMART-målpunkter betyder følgende:

• Specific (specifik): hvad, hvor og hvordan. Et bestemt mål er klart og indeholder intet tvetydigt sprog.

• Measurable (målbart): Fra og Til—en måling giver feedback, og du kan se, hvornår målet er nået. Værdien "fra" er som regel i dag, og værdien "til" er det mål, vi sigter efter.

• Assignable (kan tildeles): Dette er "hvem": den person eller gruppe, der skal opnå målet. Mange gange udløses eventuelle ændringer af den kendsgerning, at personen ved, at noget bliver målt. A er undertiden defineret som "Achievable (kan opnås)", men "Assignable (kan tildeles)" bekræfter, at den realistiske måling har noget at gøre med, om målet kan opnås (er "Achievable").

• Realistic (realistisk): kan det, der måles, overhovedet lade sig gøre? Realistiske mål er en udfordring, der stadig kan opnås inden for den angivne tidsramme.

• Time-based (tidsbaseret): Hvornår bliver målet nået? Tidsrammen skal være aggressiv, men realistisk

Når du identificerer målingen, skal du altid stille dig selv spørgsmålet: hjælper det med at realisere den forretningsværdi, vi har identificeret? Brug ikke tid på at måle aktiviteter, der ikke medvirker til at virkeliggøre forretningsværdien.

Nogle målinger er et beløb i DKK, men andre kan blot være et tal. Disse værdier kan konverteres til et beløb med en smule arbejde. Hvis du f.eks. kender den tid, der skal gemmes pr. person, skal du gange tidsrummet med den samlede omkostning for den person, der udfører processen. Resultatet er det beløb i kroner, der er gemt.

Du kan også bruge en anden metode til at definere mål og nøgleresultater (OKR'er). Målet er det overordnede formål, du forsøger at opnå. Det vigtigste resultat er, hvordan du måler udviklingen i forhold til målet. Et mål kan f.eks. være "Øg opbevaringen i regnskabsteamet", og nøgleresultatet kan være "20 % stigning i jobtilfredshed mål i en undersøgelse efter lancering af app".

Afkastningsgrad

Beregning af afkastningsgraden (ROI) sker ved at gennemgå omkostningerne til opbygning af løsningen for at sikre, at værdien overstiger den pågældende omkostning.

Når en bruger i en virksomhed løser et problem, sker det i mange tilfælde i deres fritid, og det er derfor ikke nødvendigt at tage højde for omkostningerne. Men når du har brug for at fastsætte ROI, er det vigtigt at forstå den tid, det tager at bygge løsningen. For at hjælpe dig med at vurdere dette skal du fortsætter til næste sektion Opret en projektplan.

Eksempel: Måling af succes for løsningen for udgiftsrapportering

For at fastsætte vores mål skal vi se tilbage på vores projektmålsætning:

Udgiftsrapportering: Opret en proces, der er effektiv for medarbejdere og regnskabsafdelingen, som giver mulighed for hurtigere budgetsporing og reducerer vores eksponering i forbindelse med revision.

I eksemplet kan vi overveje et par gode, meningsfulde målepunkter for succes.

Vi overvejede oprindeligt at spore det antal udgiftsrapporter, der blev returneret til ny behandling. Men hvis appen er udviklet til at anvende forretningsregler—f.eks. krav om kvittering for et gebyr, der er større end $75—vil den medarbejder, der har indsendt udgiftsrapporten, ikke kunne indsende den, før den pågældende har modtaget kvitteringen, så målpunktet vil ikke give meget mening.

En måling, der vil være værdifuldt, er at være i stand til at registrere den tid, en medarbejder bruger på at udarbejde deres udgiftsrapport. Vi baserer trods alt vores omkostningsbesparelser på, at brugeren skal kunne reducere sit tidsforbrug fra 1 time til 20 minutter. Det kan være gavnligt at spore den faktiske tid, som brugeren anvender i appen, for at validere dette antal og holde rapporten op herimod.

Nu, hvor Niels og de andre ledere er ansvarlige for at godkende udgiftsrapporterne, kan det være gavnligt at spore, hvor lang tid det tager, fra medarbejderen sender til udgiftsrapporten til Niels og de andre chefer godkender den. Det vil forbedre adfærden at spore dette og gøre lederne opmærksomme herpå. Folk har tendens til at fokusere på det, der måles.

De SMART-mål, som vi fastsatte, er:

• I mindst 80 procent af udgiftsrapporterne bruger opretterne ikke over 20 minutter aktivt på at oprette rapporterne.

• For mindst 90 procent af udgiftsrapporternes vedkommende beløber tiden mellem afsendelse af rapporten og registrering af en betaling i økonomisystemet sig til mindre end tre arbejdsdage.

• I slutningen af dette år har afdelingsledere adgang til en ugentlig budgetrapport, der er opdateret for alle udgifter, senest en time efter, de har godkendt den.

• I løbet af en måned, hvor løsningen har været tilgængelig, bruger 100 procent af udgiftsrapporterne det digitale system.

• Antallet af fejl, der blev fundet i forbindelse med den halvårlige revision, reduceres med 50 procent.

Næste trin: Opret en projektplan

Bemærk

Kan du fortælle os om dine sprogpræferencer for dokumentation? Tag en kort undersøgelse. (bemærk, at denne undersøgelse er på engelsk)

Undersøgelsen tager ca. syv minutter. Der indsamles ingen personlige data (erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger).