Kategorianmodninger fra kreditorer

Med kategorianmodningsprocessen kan kreditorer anmode om, at der knyttes nye indkøbskategorier til deres konto. Disse indkøbskategorier kan derefter bruges af de relaterede indkøbs- og forsyningsprocesser. (Du kan finde flere oplysninger under Oversigt over indkøbskataloger.)

Kategorianmodninger startes af kreditorer i arbejdsområdet Kreditoroplysninger. De sendes derefter til gennemsyn og godkendelse hos din godkenderenhed. Godkendte kategorier føjes til listen over indkøbskategorier for kreditorens konto.

Aktivere eller deaktivere kategorianmodninger fra kreditorer

Før du kan bruge denne funktion, skal den være aktiveret i dit system. Fra og med Supply Chain Management version 10.0.25 er den som standard aktiveret. Fra og med Supply Chain Management version 10.0.32 er denne funktion obligatorisk og kan ikke deaktiveres. Hvis du kører en version, der er ældre end 10.0.32, kan administratorer slå denne funktion til/fra ved at søge efter Tillad, at leverandører ansøger om indkøbskategorier via leverandørsamarbejde-funktionen i Funktionsstyring-arbejdsområdet.

Når funktionen er aktiveret, kan du stadig føje indkøbskategorier til kreditorkonti manuelt. Du kan finde flere oplysnigner i Godkende kreditorer til specifikke indkøbskategorier.

Krav til kreditorsamarbejde

Før en kreditor kan udstede kategorianmodninger, skal kreditoren være konfigureret til kreditorsamarbejde.

Kreditoren skal mindst have én bruger for leverandørsamarbejdet. Kun kreditorbrugere med sikkerhedsrollen Kreditoradministrator (ekstern) kan oprette og sende kategorianmodninger.

Du kan finde flere oplysninger under Konfigurere og vedligeholde kreditorsamarbejde.

Konfigurere arbejdsgangen for kreditors kategorianmodning

Arbejdsgangen Kreditors kategorianmodning skal være konfigureret i arbejdsgangene for indkøb og forsyning. Kreditorerr sender nye kategorianmodninger, som du kan gennemse og godkende. De indkøbskategorier, der er anmodet om, føjes til en kreditorkonto, når kategorianmodningen er godkendt.

I følgende eksempel kan du se, hvordan du kan konfigurere en simpel arbejdsgang for Kreditors kategorianmodning med en enkelt godkender. Du skal gennemse de interne processer for at fastlægge opsætningen af den relevante arbejdsgang for din godkenderenhed.

1. Gå til Indkøb og forsyning > Opsætning > Indkøbs- og forsyningsarbejdsgange.
2. Gå til handlingsruden, og vælg Ny.
3. Vælg Arbejdsgang for anmodning om kreditorkategor i dialogboksen for at åbne arbejdsgangseditoren.
4. Logge på arbejdsgangseditoren.
5. Gå til handlingsruden, og vælg Egenskaber.
6. På siden Egenskaber for arbejdsgangen skal du angive en instruktionstekst i feltet Indsendelsesinstruktioner. Instruktionerne kan ses af kreditorer, når de sender en kategorianmodning.
7. Luk siden Egenskaber.
8. Træk arbejdsgangselementet Godkend ny kategorianmodning over på lærredet.
9. Træk et link fra arbejdsgangelementet Start til arbejdsgangelementet Godkend ny kategorianmodning.
10. Træk et link fra arbejdsgangelementet Godkend ny kategorianmodning til arbejdsgangelementet Afslut.
11. Dobbeltklik på (eller dobbeltklik på) arbejdsgangelementet Godkend ny kategorianmodning.
12. Vælg og hold (eller højreklik på) arbejdsgangelementet Trin 1, og vælg derefter Egenskaber.
13. Indtast emneteksten for arbejdsgangelementet i feltet Emne for workflowopgave på siden Egenskaber . Denne tekst vises som værdien i feltet Emne på siden Arbejdselementer, der er tildelt mig.
14. I feltet Emne for workflowopgave skal du indtaste instruktionsteksten. Instruktionerne er synlige for godkendere, når de vælger Arbejdsgang i handlingsruden for en kategorianmodning.
15. Vælg Tildeling i venstre rude.
16. Angiv Tildel brugere til dette arbejdsgangselement til Bruger under fanen Tildelingstype.
17. Vælg en godkender på listen Tilgængelige brugere under fanen Bruger. Vælg f.eks. en bruger i indkøbsafdelingen.
18. Vælg højre pileknap (>) for at flytte godkenderen til listen Valgte brugere.
19. Luk siden Egenskaber.
20. Vælg Gem og luk.
21. Skriv noter om arbejdsgangen i feltet Versionsnotater.
22. Vælg OK for at gemme arbejdsgangen.
23. Hvis du er klar til at starte testen af arbejdsgangen, skal du vælge Aktivér den nye version. Ellers skal du vælge Aktivér ikke den nye version.
24. Vælg OK for at fuldføre opsætningen af arbejdsgangen.

Tip!

Hvis din godkenderenhed ikke kræver godkendelse af kategorianmodninger, skal du konfigurere arbejdsgangen til automatisk godkendelse.

Yderligere oplysninger om opsætning af arbejdsgange finder du i Oversigt over arbejdsgangsystem.

Oprette og sende en kategorianmodning

I dette afsnit beskrives det, hvordan kreditorerr kan bruge arbejdsområdet Kreditoroplysninger til at oprette, redigere, få vist og sende kategorianmodninger.

Starte en ny anmodning

Benyt følgende fremgangsmåde for at starte en ny kategorianmodning.

1. Vælg feltet Kategorianmodninger i arbejdsområdet Kreditoroplysninger.

2. Vælg Ny kategorianmodning i handlingsruden på siden Kategorianmodninger.

3. I dialogboksen Ny kategorianmodning kan du finde den kategori, du vil ansøge om, ved at gå til træet og/eller ved at bruge filteret øverst på listen. Marker afkrydsningsfeltet for hver relevant kategori.

   Vær opmærksom på følgende punkter:

   • Kategorier, der aktuelt er aktive på din kreditorkonto, vises som valgte og kan ikke fjernes.
   • Du kan anmode om flere indkøbskategorier i en enkelt kategorianmodning.

4. Vælg OK for at oprette en anmodningskladde.

   Den nye anmodningskladde vises nu på siden Kategorianmodninger.

5. Åbn den nye kladdeanmodning for at gennemse og redigere den efter behov.

   • Hvis du vil have vist listen over kategorier, der aktuelt er inkluderet i anmodningen, skal du vælge oversigtspanelet Anmodede kategorier.
   • Hvis du vil se de aktive kategorier, skal du åbne faktaboksen Aktive kategorier til højre på siden.
   • Hvis du vil føje en kategori til anmodningen, skal du vælge Tilføj på værktøjslinjen i oversigtspanelet Anmodede kategorier.
   • Hvis du vil fjerne en kategori fra anmodningen, skal du vælge kategorien i oversigtspanelet Anmodede kategorier og derefter vælge Fjern på værktøjslinjen.
   • Hvis du vil knytte et dokument til anmodningen, skal du vælge Vedhæftede filer i handlingsruden. Vedhæftede dokumenter vil være tilgængelige for godkendere, når de gennemgår kategorianmodningen.
   • Hvis du vil fjerne et vedhæftet dokument fra anmodningen, skal du vælge Vedhæftede filer i handlingsruden. Vælg det dokument, du vil fjerne, og vælg derefter Slet i handlingsruden.

6. Hvis du er klar til at sende anmodningen, skal du vælge Send i handlingsruden. Ellers skal du blot lukke siden og springe de øvrige trin over i denne procedure. Du kan vende tilbage til anmodningen på et senere tidspunkt.

7. Læs de indsendelsesinstruktioner, der vises, og vælg derefter Send.

8. Angiv de supplerende oplysninger, der kræves, i feltet Kommentar. Vælg derefter Send for at fuldføre anmodningen.

Redigere en kladde eller tilbagekaldt anmodning

Hvis du vil redigere en kladde eller en tilbagekaldt kategorianmodning, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

1. Vælg feltet Kategorianmodninger i arbejdsområdet Kreditoroplysninger.
2. Vælg kladden eller den tilbagekaldte anmodning for at åbne den.
3. Rediger anmodningen efter behov, og derefter kan du enten lukke den eller sende den som beskrevet i forrige procedure.

Sende en kladde eller tilbagekaldt anmodning

Hvis du vil sende en kladde eller en tilbagekaldt kategorianmodning, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

1. Vælg feltet Kategorianmodninger i arbejdsområdet Kreditoroplysninger.

2. Vælg den kladde eller tilbagekaldte anmodning, du vil sende.

3. Vælg Send i handlingsruden.

4. Læs de indsendelsesinstruktioner, der vises, og vælg derefter Send.

5. Angiv de supplerende oplysninger, der kræves, i feltet Kommentar. Vælg derefter Send for at fuldføre anmodningen.

   Statussen for kategorianmodningen ændres til en af følgende værdier:

   • Afventer gennemgang – Anmodningen er i arbejdsgangen.
   • Afventer godkendelse – Godkendelse er påkrævet.

Tilbagekalde en sendt anmodning, der endnu ikke er godkendt

Hvis du vil tilbagekalde en kategorianmodning, der er sendt, men endnu ikke er godkendt, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

1. Vælg feltet Kategorianmodninger i arbejdsområdet Kreditoroplysninger.

2. Vælg den ventende anmodning, du vil tilbagekalde.

3. Vælg Tilbagekald i handlingsruden.

4. Angiv de supplerende oplysninger, der kræves, i feltet Skriv en kommentar. Vælg derefter Send for at fuldføre anmodningen.

   Statussen for kategorianmodningen ændres til Annulleret. Anmodningen bevarer denne status, indtil du sletter den eller sender den igen.

Slette en kladde eller tilbagekaldt anmodning

Hvis du vil slette en kladde eller en tilbagekaldt kategorianmodning, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

1. Vælg feltet Kategorianmodninger i arbejdsområdet Kreditoroplysninger.
2. Vælg den kladde eller tilbagekaldte anmodning, du vil slette.
3. Vælg Slet i handlingsruden.
4. Vælg Ja for at bekræfte sletningen.

Få vist fuldførte anmodninger

Du kan få vist fuldførte anmodninger ved at åbne arbejdsområdet Kreditoroplysninger og vælge feltet Kategorianmodninger. Kategorianmodninger, der er fuldført, får en af følgende statusser:

• Godkendt – Anmodningen blev godkendt. Hvis du vil have vist de kategorier, der netop er blevet tilføjet, skal du gå tilbage til arbejdsområdet Kreditoroplysninger, åbne rullelisten Flere detaljer i venstre rude og derefter vælge Kategorier.
• Afvist – Anmodningen blev afvist. Du kan oprette en ny kategorianmodning efter behov.

Gennemgå kategorianmodninger

Dette afsnit forklarer, hvordan du godkender, afviser og uddelegerer kategorianmodninger, som kreditorer har sendt, og hvordan du får vist fuldførte anmodninger. Disse handlinger i arbejdsgangen omfatter hele kategorianmodningen.

Få vist kategorianmodninger

Benyt følgende fremgangsmåde for at få vist kategorianmodninger.

1. Gå til Indkøb og forsyning > Kreditorer > Anmodninger om kreditorsamarbejde > Kategorianmodninger.

   Siden Kategorianmodninger vises. Standardsidevisningen viser kategorianmodninger med statussen Ventende handling.

2. Hvis du vil have vist alle anmodninger, skal du vælge Alle i feltet Vis anmodninger.

3. Åbn en anmodning for at gennemse og redigere den efter behov.

   • Hvis du vil have vist listen over kategorier, der aktuelt er inkluderet i anmodningen, skal du vælge oversigtspanelet Anmodede kategorier.
   • Hvis du vil se de aktive kategorier, skal du åbne faktaboksen Aktive kategorier til højre på siden.
   • Hvis der er sendt dokumenter, viser knappen Vedhæftede filer (papirklips) i handlingsruden antallet af de tilknyttede dokumenter. Klik på knappen Vedhæftede filer for at få vist vedhæftede dokumenter. Vælg derefter det dokument, der skal vises, og vælg Åbn for at få det vist.
   • Hvis du vil knytte et dokument til anmodningen, skal du vælge Vedhæftede filer i handlingsruden. Vedhæftede dokumenter vil være tilgængelige for godkendere, når de gennemgår kategorianmodningen.
   • Hvis du vil fjerne et vedhæftet dokument fra anmodningen, skal du vælge Vedhæftede filer i handlingsruden. Vælg det dokument, du vil fjerne, og vælg derefter Slet i handlingsruden.
   • I handlingsruden skal du vælge Arbejdgang for at få vist arbejdsganghistorikken. Vælg Mere og derefter Arbejdsgangshistorik i indstillingerne for arbejdsgangen. Siden Arbejdsgangshistorik vises.

Godkende en ventende kategorianmodning

Hvis du vil godkende en ventende kategorianmodning, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

1. Gå til Indkøb og forsyning > Kreditorer > Anmodninger om kreditorsamarbejde > Kategorianmodninger.

2. Vælg den ventende anmodning, du vil godkende.

3. Gennemgå kategorianmodningen.

4. Valgfrit: Vælg en årsagskode i feltet Årsagskode i oversigtspanelet Generelt. Skriv derefter en kommentar om årsagskoden i feltet Årsagskommentar.

5. Vælg Arbejdsgang i handlingsruden.

6. Vælg Godkend i indstillingerne for arbejdsgangen.

7. Angiv de supplerende oplysninger, der kræves, i feltet Kommentar. Vælg derefter Godkend for at fuldføre anmodningen.

   Status for kategorianmodningen ændres til Godkendt, og indkøbskategorierne føjes til kreditorkontoen.

Afvise en ventende kategorianmodning

Hvis du vil afvise en ventende kategorianmodning, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

1. Gå til Indkøb og forsyning > Kreditorer > Anmodninger om kreditorsamarbejde > Kategorianmodninger.

2. Vælg den ventende anmodning, du vil afvise.

3. Gennemgå kategorianmodningen.

4. Vælg Rediger i handlingsruden.

5. Vælg en årsagskode i feltet Årsagskode i oversigtspanelet Generelt. Skriv derefter en kommentar om årsagskoden i feltet Årsagskommentar.

6. Vælg Gem i handlingsruden.

7. Vælg Arbejdsgang i handlingsruden.

8. Vælg Mere og derefter Afvis i indstillingerne for arbejdsgangen.

9. Angiv de supplerende oplysninger, der kræves, i feltet Kommentar. Vælg derefter Afvis for at fuldføre anmodningen.

   Statussen for kategorianmodningen ændres til Afvist. På dette tidspunkt kan kreditoren oprette en ny kategorianmodning efter behov.

Uddelegere en ventende kategorianmodning

Hvis du vil uddelegere en ventende kategorianmodning til en anden bruger, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

1. Gå til Indkøb og forsyning > Kreditorer > Anmodninger om kreditorsamarbejde > Kategorianmodninger.
2. Vælg den ventende anmodning, du vil godkende.
3. Vælg Arbejdsgang i handlingsruden.
4. Vælg Mere og derefter Uddeleger i indstillingerne for arbejdsgangen.
5. Vælg den bruger i feltet Bruger, som skal tildeles den kategorianmodning, der skal gennemgås.
6. Angiv de supplerende oplysninger, der kræves, i feltet Kommentar.
7. Vælg Uddeleger for at fuldføre uddelegeringen. Den valgte bruger kan nu gennemgå kategorianmodningen.

Få vist indkøbskategorier for en kreditor

Hvis du vil se indkøbskategorier for en kreditor, efter kategorianmodningen er godkendt, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

1. Gå til Indkøb og forsyning > Kreditorer > Alle kreditorer.

2. Vælg den leverandør, du vil have vist indkøbskategorier for, på siden Alle leverandører.

3. Åbn fanen Generelt i handlingsruden, og vælg Kategorier i gruppen Konfigurer.

   Siden Kategorier vises. Oversigtspanelet Indkøb viser de indkøbskategorier, der er føjet til kategorianmodningen.

4. Du kan foretage ændringer i oversigtspanelet Indkøb, hvis det er nødvendigt. Du kan f.eks. angive feltet Kreditokategoristatus til Foretrukket.