Analyse af indkøb
Virksomheder indsamler store mængder data under daglige aktiviteter, der understøtter værdifuld business intelligence (BI) for indkøbsmedarbejdere:
- Købsrekvisitioner
- Købsordrer
- Købsfakturaer
Business Central indeholder funktioner, som kan være nyttige, når du skal indsamle, analysere og dele virksomhedens indkøbsdata:
- Power BI-rapporter til køb
- Ad hoc-analyse på lister
- Ad hoc-analyse af data i Excel (ved hjælp af Åbn i Excel)
- Indbyggede salgsrapporter
Hver af disse funktioner har fordele og ulemper afhængigt af typen af dataanalyse og brugerens rolle. Du kan få mere at vide ved at gå til Analyser, Business Intelligence og Oversigt over rapportering.
I denne artikel introduceres det, hvordan du kan bruge disse analytiske funktioner til at få indkøbsindsigt.
Analysebehov inden for indkøb
Når du tænker på analysebehov i indkøb, kan det hjælpe at bruge en pesona-baseret model, der beskriver forskellige analysebehov på højt niveau.
Mennesker i forskellige roller har forskellige behov, når det kommer til data, og de bruger dataene på forskellige måder. Personer i aktivstyring og økonomi interagerer f.eks. anderledes med data end personer i salg.
| Rolle | Dataopsummering | Typiske måder at forbruge data på |
|---|---|---|
| COO / CSO / CFO / CEO | Ydeevnedata | Nøgletal Dashboards Finansielle rapporter |
| Indkøbschef | Tendenser, resuméer | Indbyggede administrative rapporter Ad hoc-analyse |
| Indkøbsmedarbejder / indkøbsagent | Detaljerede data | Indbyggede driftsrapporter Opgavedata på skærmen |
Bruge Power BI til at overvåge indkøbs-KPI'er
En KPI (Key Performance Indicator) er en målbar værdi, der viser, hvor effektivt du når dine mål. I indkøbsafdelingen bruger folk ofte følgende KPI'er til at overvåge deres indkøbsorganisations ydeevne:
- Beløb i købsordre (ekskl. moms)
- Beløb modtaget, men endnu ikke faktureret (ekskl. moms)
- Vækst i køb fra periode til periode (beløb eller i procent)
- Køb efter vare/leverandør/lokation/indkøber
- Faktiske køb i forhold til budget
Disse indkøbs-KPI'er – og mange flere – er tilgængelige i Power BI-appen Indkøb til Business Central. Du kan få mere at vide ved at gå til Power BI-appen Køb.
I følgende tabel beskrives, hvordan du kan bruge rapporterne i Power BI-appen Køb.
| Til... | Åbn i Business Central (Ctrl+select) | Lær mere |
|---|---|---|
| Få en overordnet oversigt over alle indkøbsaktiviteter. Få vist købsstatistikker, f.eks. oversigter over beløb, udestående beløb, beløb, der er modtaget, men ikke faktureret, og fakturerede beløb. | Oversigt over køb | Om Oversigt over køb |
| Udforsk omkostningerne for forskellige komponenter på køb med en detaljeret udspecificering af dine indkøbsdata efter kategorier, kreditorer, regnskabsmåned, år og dokumenttyper. | Nedbrydning af køb | Om Nedbrydning af køb |
| Analysér daglige købsaktiviteter, og fremhæv tendenser og undtagelser i det daglige forbrug. Overvåg udsving i de daglige køb, og identificer usædvanlige forbrugsmønstre. | Daglige køb | Om Daglige køb |
| Analysér det glidende gennemsnit på 30 dage for dine køb, sammenlign det med det samlede købsbeløb, og identificer købstendenser og -mønstre. | Glidende gennemsnit | Om Glidende gennemsnit |
| Få et overblik over det samlede antal køb over en rullende 12-måneders periode til langsigtet trendanalyse og prognoser. | Glidende årlig total | Om Glidende årlig total |
| Sammenlign dine købsdata på tværs af forskellige tidsperioder. Du kan sammenligne på års-, kvartals- eller månedsniveau og identificere, hvordan køb spores på tværs af disse perioder. | Periode for periode | Om periode for periode |
| Få indsigt i dine indkøbsresultater over tid. Identificer tendenser eller mønstre, der opstår over tid. | år for år | Køb år for år |
| Analysere indkøbsaktiviteter efter leverandør for vare for at få en bedre forståelse af de varer, der forbruger en betydelig del af dit indkøbsbudget. | Køb efter vare | Om Køb efter vare |
| Analysere indkøbsaktiviteter efter leverandør for at identificere, hvilke leverandører der er ansvarlige for de fleste indkøbsaktiviteter. | Køb efter kreditor | Om Køb efter kreditor |
| Analysér indkøbsaktiviteter efter indkøber for at administrere dine indkøbsteams og individuelle præstationer. | Køb efter indkøber | Om Køb efter indkøber |
| Få et omfattende overblik over dine købsdata på tværs af forskellige lagerlokationer, og identificer tendenser og mønstre i deres indkøbsaktiviteter. | Køb efter placering | Om Køb efter placering |
| Sammenligne faktiske udgifter med allokeret budget for at sikre, at udgifterne stemmer overens med økonomiske planer. | Faktisk vs. budget | Om faktisk vs. budget |
Drikkepenge
Du kan nemt spore de KPI'er, som Power BI-rapporterne viser, i forhold til dine forretningsmål. Du kan få mere at vide ved at gå til Spor din virksomheds KPI'er med Power BI-målepunkter.
Brug økonomirapportering til produktion af årsregnskaber og KPI'er (relateret til faste aktiver)
Du kan bruge Financial Reporting til at få indsigt i de finansielle oplysninger, der er gemt i din kontoplan (COA). Du kan konfigurere finansrapporter til at analysere tal i finanskonti og sammenligner finansposter med budgetposter. Specielt til indkøb kan du oprette finansielle rapporter på de finanskonti, som du bruger til at spore bogføring af indkøb.
Dimensioner spiller en vigtig rolle i Business Intelligence. En dimension er data, som du kan føje til en post som en parameter. Dimensioner kan bruges til at gruppere poster med ens karakteristika, f.eks. debitorer, regioner og produkter, og disse grupper kan nemt hentes frem til analyse. Du kan blandt andre bruge dimensioner til at definere analysevisninger, og når du opretter finansrapporter. Hvis du vil vide mere, skal du gå til Arbejde med dimensioner.
Flere oplysninger om finansrapporter i Forberede Financial Reporting med finansdata og kontokategorier.
Økonomirapportering på tværs af afdelinger eller juridiske enheder (relateret til indkøb)
Nogle organisationer bruger Business Central i flere afdelinger eller juridiske enheder. Andre bruger Business Central i datterselskaber, der rapporterer til overordnede organisationer. Business Central giver bogholdere værktøjer, der kan hjælpe dem med at overføre finansposter fra to eller flere regnskaber (datterselskaber) til et konsolideret regnskab. Specielt til styring af indkøb vil du måske konsolidere finansposter for dine anlægskonti for at kunne spore KPI'er for indkøbskonti på tværs af forretningsenheder eller juridiske enheder.
Flere oplysninger i Virksomhedskonsolidering.
Ad hoc-analyse af indkøbsdata
Nogle gange skal du bare kontrollere, om tallene tilføjes korrekt, eller hurtigt bekræfte et tal. Følgende funktioner er gode til ad hoc-analyser:
- Dataanalyse på finanslistesider
- Åbn i Excel
Med funktionen Dataanalyse kan du åbne næsten enhver listeside, f.eks. siderne Indkøbsordrer, Bogførte indkøbsfakturaer, Kreditorposter eller Finansposter, skifte til analysetilstand og derefter gruppere, filtrere og pivotere data efter behov.
På samme måde kan du bruge handlingen Åbn i Excel til at åbne en listeside, filtrere listen til et undersæt af dataene og derefter bruge Excel til at arbejde med dataene. For eksempel ved at bruge funktioner som Analysér data, Hvad hvis-analyse eller Prognoseark.
Drikkepenge
Hvis du konfigurerer OneDrive til systemfunktioner, åbnes Excel-projektmappen i browseren.
Du kan få mere at vide om, hvordan du udfører ad hoc-analyser af købsdata, ved at gå til Ad hoc-analyse af indkøbsdata.
Indbyggede indkøbsrapporter
Business Central indeholder flere indbyggede rapporter, sporingsfunktioner og værktøjer, der hjælper indkøbsorganisationer med at rapportere om deres data.
Hvis du vil have et overblik over de rapporter, der er tilgængelige for indkøb, kan du vælge Alle rapporter på startsiden. Denne handling åbner Rollestifinder, som filtreres til funktionerne i indstillingen Rapport og analyse. Under overskriften Indkøb skal du vælge Udforsk.
Flere oplysninger i Søg efter rapporter med Rollestifinder.
Analyse af køb på skærmen
Business Central har flere sider, der giver dig oversigter over indkøb og opgaver, der skal udføres. Her er et eksempel på, hvordan du kommer i gang:
Vise indkøbsrelaterede finansposter og saldi fra siden Kontoplan
Siden Kontoplan viser alle finanskonti med aggregerede tal, der bogføres i finansregnskabet. Fra denne side kan du f.eks. gøre følgende:
- Vise rapporter med finansposter og saldi.
- Gennemse en oversigt over bogføringsgrupper til kontoen.
- Se separate debet- og kreditsaldi for en enkelt konto.
Specielt for indkøb kan du oprette en visning på siden Kontoplan, der kun viser de konti, du bruger til bogføring af indkøbsposter.
Få mere at vide i Forstå Kontoplanen.
Analysere data efter dimensioner (relateret til indkøb)
Dimensioner er værdier, der kategoriserer poster, så du kan spore og analysere dem i dokumenter som f.eks. indkøbsordrer. Dimensioner kan f.eks. angive det projekt eller den afdeling, en post kommer fra.
I stedet for at oprette separate finanskonti for hver afdeling eller lokation kan du bruge dimensioner som grundlag for analyse og undgå at skulle oprette en kompliceret kontoplanstruktur.
Få mere at vide i Analysere data efter dimensioner.
Se også
Virksomhedskonsolidering
Power BI Købs-app
Forberede finansrapporter med finansdata og kontokategorier
Håndtere økonomirapportering på tværs af afdelinger eller juridiske enheder
Ad hoc-analyse af indkøbsdata
Indbyggede indkøbsrapporter
Forstå kontoplaner
Analysere data efter dimensioner
Analyse, Business Intelligence og rapporteringsoversigt
Arbejde med Business Central