Uložení aktivit aplikace Outlook do CRM

Jako prodejce můžete veškerou odchozí a příchozí komunikaci se svými zákazníky ukládat do systému řízení vztahů se zákazníky (CRM). Tímto způsobem si každý ve vaší společnosti může zobrazit relevantní aktivity a použít je k vytvoření pokročilých služeb, které vám pomohou prodat více.

Je však zdlouhavé a časově náročné aktualizovat CRM všemi vašimi aktivitami napříč všemi komunikačními kanály, které používáte. Naštěstí můžete použít Copilot pro Sales k ukládání vašich interakcí s Outlookem (e-maily a schůzky) do CRM jediným klepnutím nebo kliknutím.

Poznámka:

• Pokud jako CRM používáte Dynamics 365, mějte na paměti následující:

  • Když uložíte e-mail do Dynamics 365, odpovědi na tento e-mail se automaticky uloží do CRM, pokud je povolena synchronizace na straně serveru a pokud je na kartě E-mail v nastavení přizpůsobení Dynamics 365 vybrána jakákoli možnost kromě Žádné e-mailové zprávy.
  • Do Dynamics 365 můžete ukládat koncepty e-mailů a schůzek. E-maily se do CRM neukládají okamžitě. Ukládají se až po odeslání. Schůzky se do CRM ukládají okamžitě. Pokud aktualizujete schůzku po jejím uložení do CRM, změny se automaticky uloží do CRM.
  • Událost můžete uložit do Dynamics 365 pouze v případě, že čas schůzky spadá do pracovní doby všech účastníků. Pokud čas schůzky spadá mimo pracovní dobu některého z účastníků, schůzku nelze uložit do Dynamics 365. Informace, jak nastavit pracovní dobu pro uživatele v Dynamics 365, najdete v tématu Nastavení pracovní doby uživatele.

• Pokud jako CRM používáte Salesforce, mějte na paměti následující:

  • Do Salesforce můžete ukládat koncepty e-mailů a schůzek.
  • Odpovědi na uložené e-maily a aktualizace uložených událostí se automaticky neukládají.
  • Když uložíte e-mail nebo schůzku do Salesforce, zobrazí se jako uložené jenom pro vás, ale ne pro ostatní účastníky e-mailu nebo schůzky. Ostatní účastníci musí e-mail nebo schůzku uložit do Salesforce samostatně.

• Ukládání aktivit aplikace Outlook ze sdílených poštovních schránek není podporováno.

• Ukládání opakujících se schůzek do CRM není podporováno.

• Pokud jste aktivitu Outlook (e-mail nebo schůzku) uložili pomocí Dynamics 365 App for Outlook, nezobrazí se jako uložená v Copilot pro Sales. Aktivitu e-mailu musíte uložit pomocí Copilot pro Sales. Pokud aktivitu Outlooku znovu uložíte pomocí Copilot pro Sales, vytvoří se v CRM duplicitní záznam.

Uložte aktivity aplikace Outlook z karty zvýraznění

Chcete-li synchronizovat e-mail nebo schůzku z aplikace Outlook s vaším CRM, postupujte takto:

1. Otevřete e-mail nebo schůzku, kterou chcete uložit do CRM, a poté otevřete Copilot pro Sales.

2. Na kartě Uložit e-mail do typu <systému CRM> vyberte Uložit.

   

   Pokud Copilot pro Sales připojíte k prostředí Dynamics 365 a synchronizace na straně serveru není povolena, budete vyzváni, abyste při uložení povolili synchronizaci na straně serveru pro svou poštovní schránku, když poprvé ukládáte aktivitu Outlooku. Další informace naleznete v části Použití synchronizace na straně serveru s Copilot pro Sales.

   Případně můžete uložit aktivitu aplikace Outlook do CRM ze související karty záznamu.

3. V sekci Připojit k záznamu můžete vybrat záznam, ke kterému chcete připojit aktivitu.

   • Ve výchozím nastavení Copilot pro Sales zobrazuje návrhy účtů a příležitostí s využitím AI, které souvisejí s kontakty v aktivitě. Vyberte jeden z navrhovaných záznamů, ke kterým se připojíte.

     Poznámka:

     Několik návrhů založených na AI je poskytováno pro příležitosti pouze v případě, že je e-mail a obsah schůzky v angličtině.

   • Případně můžete použít vyhledávací pole k nalezení a připojení k jinému záznamu jakéhokoli typ záznamu přidaného do Copilot pro Sales vaším správcem.

   • Pokud chcete uložit e-mail nebo schůzku do CRM bez připojení k záznamu, vyberte Uložit bez připojení. E-mail nebo schůzka jsou stále přidruženy ke kontaktům v polích Komu, Kopie a Skrytá kopie.

   Poznámka:

   • Při hledání záznamu, ke kterému se chcete připojit, se ve výsledcích hledání zobrazí název záznamu a klíčová pole, která vybral správce. Další informace o klíčových polích naleznete v části Výběr klíčových polí pro mini zobrazení.
   • Můžete se připojit ke všem typům záznamů, které jsou povoleny pro aktivity a které váš správce přidal do Copilot pro Sales. Informace, jak přidat typy záznamů, najdete v tématu Přidání nového typu záznamu (nebo objektu Salesforce).

   Karta Související kontakty zobrazuje kontakty v aktivitě, protože aktivita je zobrazena na jejich časové ose.

   

4. V části Přidat kategorie e-mailů zadejte informace pro kategorizaci e-mailu nebo schůzky v CRM. Tato pole jsou zobrazeny pouze v případě, že váš správce nakonfiguroval pole pro kategorizaci.

5. (Volitelné) Vyberte a uložte přílohy, které chcete uložit do CRM.

6. V sekci Uložení příloh vyberte a uložte přílohy, které chcete uložit do CRM. Tato část se zobrazí pouze v případě, že správce povolil možnost ukládání příloh.

   

   Přílohy se ukládají do záznamu aktivity souvisejícího s e-mailem nebo schůzkou v CRM. Nelze uložit přílohu? Zjistěte proč.

7. Zvolte Uložit.

   E-mail nebo schůzka se propojí s vybraným záznamem a uloží se do CRM.

   • Karta Připojeno k zobrazuje připojený záznam a jeho typ.
   • Ikona přílohy zobrazuje počet příloh uložených v CRM.
   • Ikona značky zobrazuje počet polí kategorizace, pokud jste nějaké vybrali.

   

Poznámka:

Pokud jako CRM používáte Salesforce, mějte na paměti následující:

• Pokud je vypnutý rozšířený e-mail, může se při ukládání aktivit Outlooku zobrazit chybová zpráva. Informace, jak chybu opravit, najdete v článku Rozšířený e-mail je vypnutý. Pokud jste kontaktovali podporu Microsoft a uložili aktivity Outlooku bez zapnutí rozšířeného e-mailu, aktivita se uloží jako záznam úkolu v Salesforce. Pokud je zapnutý rozšířený e-mail, aktivita se uloží jako záznam e-mailové zprávy.

• Pokud uložíte e-mail do Salesforce CRM a počet znaků v textu e-mailu Outlooku (včetně značek HTML) překročí maximální počet znaků, které lze uložit do e-mailových záznamů Salesforce, e-mail je zkrácen a poté uložen. Zpráva o zkrácení se zobrazí na kartě Připojeno k.

  

Uložte aktivity aplikace Outlook ze související záznamové karty

Copilot pro Sales zobrazuje záznamy, které souvisejí s uloženými kontakty v e-mailu. Všechny záznamy stejného typu záznamu se zobrazí na kartě pro daný typ záznamu. Z karet můžete e-mail uložit do svého CRM.

Poznámka:

Pokud jste již e-mail nebo schůzku uložili do CRM z karty zvýraznění, nemůžete je znovu uložit ze související karty záznamu.

1. Otevřete e-mail nebo schůzku, kterou chcete uložit do CRM, a poté otevřete Copilot pro Sales.

2. Na kartě (typu záznamu) najeďte myší na záznam, do kterého chcete uložit e-mail nebo schůzku, vyberte Další akce (...) a pak vyberte Uložit a připojit e-mail. Například pokud chcete uložit e-mail do účtu, najeďte myší na účet na kartě Účty, vyberte Další akce (...) a pak vyberte Uložit a připojit e-mail.

   Případně vyberte záznam a otevřete jeho podrobnosti. V podrobnostech vyberte Další akce (...) >Uložit a připojit e-maily.

   E-mail nebo schůzka se propojí s vybraným záznamem a uloží se do CRM. Karta Připojeno k zobrazuje připojený záznam a jeho typ.

Poznámka:

• Pokud správce ve výchozím nastavení povolil možnost uložení všech příloh, příslušné přílohy se automaticky uloží do CRM.
• Pokud správce ve výchozím nastavení zakázal možnost ukládání příloh nebo vypnul možnost ukládání všech příloh, přílohy se do CRM neuloží.

Uložte aktivity aplikace Outlook pomocí rychlých akcí CRM v e-mailových bannerech

Když čtete e-mail zákazníka z externích kontaktů a e-mail jste neuložili do CRM, bannerová zpráva v horní části e-mailu zahrnuje rychlou akci CRM, kterou můžete použít k uložení e-mailu.

1. Otevřete e-mail s alespoň jedním externím kontaktem.

2. V bannerové zprávě vyberte Uložit tento e-mail.

3. V podokně Copilot pro Sales v části Připojit k záznamu vyberte záznam, ke kterému chcete schůzku připojit.

   

4. (Volitelné) Vyberte a uložte přílohy, které chcete uložit do CRM.

   Přílohy se ukládají do záznamu aktivity souvisejícího s e-mailem nebo schůzkou v CRM. Nelze uložit přílohu? Zjistěte proč.

5. Zvolte Uložit.

Poznámka:

• V současné době jsou bannerové zprávy s rychlými akcemi CRM k dispozici až ve dvou externích e-mailech denně. Pokud nechcete tyto bannery zobrazovat, požádejte správce, aby je deaktivoval.

Úvahy o přílohách

Při uložení e-mailu nebo schůzky do CRM můžete také zvolit uložení libovolných příloh, které jsou součástí e-mailu nebo schůzky. Zvažte nicméně následující omezení související s přílohami:

• Přílohy, které jsou příliš velké nebo mají nepovolený typ souboru, nelze uložit do CRM. Váš správce CRM konfiguruje omezení typu a velikosti souboru. Jakékoli změny této konfigurace může trvat až hodinu, než se projeví v Copilot pro Sales. Další informace, jak nakonfigurovat omezení typu a velikosti souboru, najdete tady:

  • V případě Dynamics 365: Konfigurace omezení velikosti souborů a přípon souborů
  • V případě Salesforce: Omezení velikosti souboru a sdílení

• Vložené přílohy nelze uložit do CRM. Vložené přílohy jsou obrázky nebo soubory, které se zobrazují v textu e-mailu. Například e-mailové podpisy, obrázky nebo soubory, které jsou vloženy do textu e-mailu.

• V Salesforce se přílohy ukládají jako soubory v záznamech aktivit.

• Pokud je v Dynamics 365 vypnuto ukládání příloh pro schůzky v synchronizaci na straně serveru, nelze přílohy schůzek uložit do CRM z Copilot pro Sales. Přečtěte si další informace o synchronizaci příloh schůzek.

Poznámka:

Část Uložení příloh se zobrazí pouze v případě, že správce povolil možnost ukládání příloh.

Úprava aktivit v Outlooku

Pokud chcete po uložení aktivity do CRM aktualizovat její podrobnosti v Outlooku, můžete je upravit a poté změny znovu uložit do CRM.

Aktualizovat můžete následující pole v aktivitě:

• Připojený záznam
• Kategorie e-mailů
• Související kontakty

Poznámka:

Úpravy jsou dostupné pouze pro aktivity uložené v Dynamics 365.

Chcete-li upravit aktivitu, vyberte tlačítko Další akce (...) na kartě Připojeno k na bočním panelu Copilot pro Sales a vyberte Upravit podrobnosti uloženého e-mailu a proveďte potřebné změny.

Odebrání uložených e-mailů z CRM

Pokud připojíte Copilot pro Sales k prostředí Dynamics 365 a povolíte synchronizaci na straně serveru, můžete z CRM odstranit uložené e-maily a schůzky, které již nejsou relevantní, pomocí Copilot pro Sales. Tímto způsobem udržujete CRM čisté a aktuální.

Poznámka:

Odebrání je dostupné pouze pro aktivity uložené v Dynamics 365.

1. Otevřete e-mail nebo schůzku, kterou jste uložili do CRM, a poté otevřete Copilot pro Sales.

2. Vyberte kartu Dynamics 365.

3. Na kartě Připojeno k vyberte tlačítko Další akce (...) a pak vyberte Odebrat e-mail z Dynamics 365.

   

   E-mail je odstraněn z Dynamics 365 a zobrazí se potvrzovací zpráva.

Související informace

Konfigurace způsobu ukládání e-mailů a událostí aplikace Outlook do systému CRM