Nastavení dohod o automatickém generování pracovních příkazů a faktur
Smlouvy se zákazníky obsahují předem definované podrobnosti pro generování pracovních příkazů a faktur. Další informace najdete v přehledu smluv. S přibývajícím počtem práce se smlouvami zvažte, zda nepřidat více incidentů nebo více opakování.
Chcete-li používat smlouvy, proveďte následující kroky:
- Vytvořte Smlouvu, kde definujete podrobnosti na vysoké úrovni, jako je zákazník, časové období a ceník.
- Chcete-li automaticky generovat pracovní příkazy, vytvořte Nastavení rezervace smlouvy (ABS), kde budete definovat, jak často mají být pracovní příkazy vytvořeny (Opakování rezervací) pro smlouvu, spolu se základními podrobnostmi případných pracovních příkazů, jako je Typ pracovního příkazu. Případně, pokud chcete generovat faktury pro tuto smlouvu, vytvořte Nastavení faktur smlouvy (AIS), kde definujete Opakování faktury a další podrobnosti pro faktury, které se mají generovat. Můžete také vytvořit ABS a AIS na stejné dohodě.
- V ABS přidejte Události smlouvy, Produkty, Služby a Úkoly servisu, které definují konkrétní podrobnosti o práci, která má být provedena v každém generovaném pracovním příkazu. V AIS přidejte Produkty faktury, které mají být zahrnuty na každé vygenerované faktuře.
- Aktivujte smlouvu a Termíny rezervace smluv se vytvoří spolu s pracovními příkazy, jak se budou blížit dané termíny. Na základě vašeho vzorce opakování na vašem ABS a toho, kolik měsíců předem jste nastaveni pro generování Dat rezervací smlouvy (ABD), můžete vidět, jak se generují některé ABD. Zpočátku mají tyto ABD stav Aktivní. Podobně, na základě vašeho vzorce opakování na vašem AIS a toho, kolik měsíců předem jste nastaveni pro generování Dat faktur smlouvy (AID), můžete vidět, jak se generují některé AID. Zpočátku by tyto AID měly stav faktury Naplánováno. S blížícím se datem a na základě vašeho nastavení každý ABD vygeneruje pracovní příkaz a každý AID fakturu.
Tento článek popisuje dva scénáře a ukažme si, jak dohody mohou generovat pracovní příkazy a faktury.
Předpoklady
Data týkající se pracovních příkazů, jako jsou účty, typy incidentů, produkty, služby a servisní úkoly nakonfigurované ve vašem systému.
Nastavení smlouvy jsou nakonfigurována. Zvažte zadání předpony smlouvy a počátečního čísla
Určení vlastníci smluv, nastavení rezervací dohod a nastavení faktur smluv mají oprávnění k: vytváření faktur, podrobností faktur, pracovních příkazů, incidentů pracovních příkazů, produktů pracovních příkazů, služeb pracovních příkazů, servisních úloh pracovních příkazů, požadavků na zdroje a rezervací.
Scénář 1: Automatické generování pracovních příkazů pro údržbu majetku
Organizace musí v příštím roce provádět měsíční údržbu na zařízení, které nainstalovala v místě zákazníka. Chtějí použít Dynamics 365 Field Service pro automatické generování úloh údržby uprostřed každého měsíce pomocí nějaké flexibility. Chtějí, aby dispečeři naplánovali měsíční údržbářské práce pro nejlepší a nejvhodnější terénní techniky a fakturovali zákazníkovi dokončené práce za dohodnutou cenu.
Ke konfiguraci tohoto scénáře použijeme smlouvy, majetek zákazníků, typy incidentů a ceníky.
Krok 1: Vytvoření smlouvy
V oblasti Služby vyberte Smlouvy>Nová.
Vyplňte vaše informace. Jako pomůcku můžete použít popisky.
Účet služeb a fakturační účet: Definuje servisní účet, kde se budou pracovní příkazy smlouvy odehrávat, zatímco fakturační účet definuje, komu má být faktura odeslána. Další informace najdete v tématu Vytváření a správa účtů.
Stav systému: Definuje, zda je dohoda právě prováděna. Nastavte na Odhad při vytváření nové smlouvy a přidávání podrobností.
Ceník: Určuje cenu všech produktů a služeb souvisejících se smlouvou a řídí ceník vyplněný na pracovních příkazech a fakturách generovaných touto dohodou. Při odsouhlasení ceníku přidejte všechny produkty a služby, které budou použity během trvání smlouvy. Smlouvy obvykle obsahovat dohodnuté ceny za zboží a služby, které se projeví ve zcela novém ceníku. Ceník výsledných pracovních příkazů a faktur lze podle potřeby ručně aktualizovat.
Počáteční a koncová data: Definuje trvání smlouvy.
Na kartě Jiný zadejte další podrobnosti, například Území služeb pro výsledné pracovní příkazy a Čas generování záznamu, který určuje čas generování denních pracovních příkazů, faktur a dalších záznamů souvisejících s touto smlouvou. Tato definice je důležitá, protože některé organizace nechtějí dohody o vytváření pracovních příkazů uprostřed pracovního dne. Pokud není nastavena žádná hodnota, je nastavena výchozí hodnota v poli Nastavení Field Service.
Zvolte Uložit.
Krok 2: Nastavení opakování rezervace
Po vytvoření smlouvy určete, jak často se mají generovat pracovní příkazy.
Na kartě Obecné v části Nastavení rezervace vyberte Nové nastavení rezervace smlouvy.
Tip
Možná budete muset vybrat svislé tři tečky ⋮ před výběrem Nastavení rezervace nové smlouvy.
Zadejte název harmonogramu smlouvy. Například by mohlo být „Měsíční údržba.“ Pojmenování je důležité, protože dohoda může mít několik opakování rezervace. Například servisní organizace může provádět týdenní a měsíční údržbu v rámci stejné smlouvy.
Vyplňte Nastavení pracovního příkazu.
Automaticky generovat pracovní příkaz: Vyberte Ano, aby tato dohoda generovala pracovní příkazy průběžně. Generované pracovní příkazy se zobrazí v zobrazení aktivních pracovních příkazů se stavem Otevřeno-Nenaplánováno. Vyberte Ne pro ruční vytvoření pracovní příkaz pro každé datum plánu.
Typ pracovního příkazu: Vyberte typ pracovního příkazu, například Diagnostika a oprava nebo Kontrola.
Generujte pracovní příkazy den předem: Určuje, kolik dní před očekávaným servisním datem bude vygenerován pracovní příkaz. Pokud vyberete několik dnů předem, vaše rezerva pracovních příkazů se může zvětšit více, než je žádoucí; pokud ale zvolíte příliš málo dnů předem, nemusíte mít dost času na přípravu. Pokud na úrovni dohody není zadána žádná hodnota, platí nastavení na úrovni celého prostředí Nastavení aplikace Field Service>karta Dohoda> Vygenerovat pracovní příkaz smlouvy X dnů předem. Pokud toto pole také neobsahuje žádnou hodnotu, budou pracovní příkazy generovány sedm dní dopředu před dnem rezervace v době zadané ve smlouvě.
Typ pracovního příkazu, Priorita, Shrnutí pracovního příkazu a Umístění zde zadané jsou předány výsledným pracovním příkazům.
Vyplňte Nastavení rezervace.
Automaticky generovat rezervaci: Vyberte Ano, aby systémová kniha generovala pracovní příkazy (bez ohledu na to, zda byly generovány automaticky nebo ručně). Určete Preferovaný zdroj a Preferovaný čas zahájení pro rezervaci. Vyberte Ne, aby se vygenerované pracovní příkazy naplánovány pomocí běžného procesu plánování: ručně, s pomocníkem plánování nebo pomocí Resource Scheduling Optimization.
Poznámka:
Smlouvy vytvářejí rezervace podle opakování bez ohledu na další faktory, včetně toho, zda je zdroj aktivní nebo jaká je jeho pracovní doba.
Odhadovaná doba trvání: Vyberte čas odhadovaný pro tento typ pracovního příkazu.
Pole Flexibilita před rezervací a Flexibilita po rezervaci určují, kolik dní před a po předpokládaném datu plánu je možné pracovní příkaz plánovat. Tato pole vyplní Spuštění datového okna a Ukončení datového okna na generovaných pracovních příkazech, která slouží jako podpora pomocníka plánování. Pokud například plánujete provádět měsíční údržbu osmého dne každého měsíce a nastavíte flexibilitu před a po rezervaci na sedm dní, lze pracovní příkazy naplánovat mezi 1. a 15. dnem každého měsíce.
Zahájení časového okna a Ukončení časového okna lze určit za účelem vytvoření časového okna pro generované pracovní příkazy, které obsahuje pomocník plánování. (Příklad: pracovní příkaz by se měl naplánovat mezi 8:00 a 12:00).
Na panelu příkazů v horní části vyberte tlačítko Opakování rezervace.
Vyplňte informace.
Vzor opakování: Například každý týden, každé první pondělí v měsíci nebo každý druhý pátek.
Rozsah opakování: Definujte Počáteční datum a zvolte Chování koncového data.
- Bez koncového data: Pracovní příkazy jsou generovány k datu ukončení dohody.
- Konec k: Ukončete generování pracovních příkazů po koncovém datu opakování.
- Skončit po počtu opakování: Pracovní příkazy jsou generovány po dosažení zadaného počtu opakování.
Vlastní data: Definujte data generování pracovních příkazů, které by měly být provedeny navíc k opakování, pokud vzor nevyhovuje vašim obchodním potřebám. Například k provedení služeb o různých svátcích po celý rok. Pracovní příkazy s vlastním datem nejsou generovány, pokud není zadáno opakování.
Zvolte OK a pak vyberte Uložit.
Poznámka:
Jedna dohoda může mít různá nastavení rezervace. Můžete například vytvořit nastavení rezervace pro týdenní návštěvy, které vytváří pracovní příkazy každý týden, a nastavení rezervace pro měsíční návštěvy s různými rezervacemi.
Viz také: Import opakování rezervace.
Krok 3: Přidejte podrobnosti o práci do smlouvy
Po nastavení Smlouvy a Nastavení rezervace smlouvy definujte práci, která má být provedena. Chcete-li definovat práci, přidejte typy incidentů, produktů, služeb a servisních úkolů ke smlouvě.
Pokud chcete použít smlouvy k údržbě majetku zákazníků, použijte incidenty rezervace smluv a specifikujte aktivum. Zadáním aktiva zákazníka při incidentu můžete definovat opakující se práce, které by se měly provádět na konkrétním zařízení a sestavovat servisní historii. Můžete také přidat více typů incidentů do nastavení rezervace smluv, každý s aktivem zákazníka. V tomto scénáři se používá incident rezervace smlouvy.
Pokud nechcete používat typy incidentů rezervace smluv, můžete do smlouvy přidat produkty, služby a servisní úkoly.
Na kartě Obecné v části Incidenty vyberte Nový incident nastavení rezervace smlouvy. Pomocí těchto popisků určete podrobnosti o incidentu.
Tip
Možná budete muset vybrat svislé tři tečky ⋮ před výběrem Nastavení rezervace nové smlouvy.
Zvolte Uložit a zavřít.
Když do dohody přidáváte incidenty, související produkty, služby, servisní úkoly a charakteristiky se přidají do smlouvy. Tyto položky jsou pak přidány do pracovních příkazů při jejich generování. Při přidávání typů incidentů zvažte nastavení Kopírovat položky incidentu do smlouvy.
Krok 4: Aktivujte smlouvu a zobrazte pracovní příkazy
Poté, co váš proces organizace kontroly nadřízeného a přijetí zákazníkem, posledním krokem je Aktivace smlouvy. Po aktivaci systém generuje související záznamy, jako jsou data údržby a pracovní příkazy. Chcete-li přidat další podrobnosti ke stavu smlouvy, zvažte použití hodnot Dílčí stav smlouvy. Lze také vytvořit vlastní dílčí stavy smlouvy.
Na stránce Smlouva nastavte pole Stav systému na Aktivní.
Zvolte Uložit. Vytvoří se data rezervace, která představují data, která by měla být provedena.
Chcete-li zobrazit termíny rezervací, otevřete Nastavení rezervace a přejděte do části Data rezervací.
Na začátku má každé vygenerované Datum rezervace stav Aktivní. Jakmile se čas blíží datům rezervace, jsou generovány pracovní příkazy na základě pole Generování pracovních příkazů dny předem. Datum rezervace se změní na Zpracováno a objeví se vyhledáván vygenerovaného pracovního příkazu.
Pokud nastavíte Automaticky generovat pracovní příkazy na Ne, můžete ručně generovat pracovní příkazy pro každé datum rezervace. Pro jedinečné obchodní případy, kdy musíte vygenerovat pracovní příkaz dříve, než je definováno, jej můžete vygenerovat ručně. Otevřete datum rezervace a vyberte Generovat pracovní příkaz.
Pokud se rozhodnete mít dohodu Automaticky generovat rezervace, pracovní příkazy jsou naplánovány na upřednostňovaný zdroj, když jsou vygenerovány pracovní příkazy.
Krok 5: Proveďte pracovní příkazy dohody
Jak se generují pracovní příkazy, objeví se mezi ostatními pracovními příkazy v zobrazení Pracovní příkazy.
Generované pracovní příkazy obsahují všechny podrobnosti uvedené ve smlouvě, jako je ceník, typ pracovního příkazu, typy incidentů a majetek zákazníka. Podrobnosti lze stále upravovat na úrovni pracovního příkazu. I když může být například pracovní příkaz vygenerován ze smlouvy, lze do pracovního příkazu podle potřeby přidat další produkty a služby. Další podrobnosti, jako je ceník a typ pracovního příkazu, lze změnit, pokud máte správná oprávnění.
Pracovní příkaz obsahuje propojení se smlouvou.
Pokud ještě není naplánováno, vyberte možnost Rezervovat a spusťte pomocníka plánování.
Poté, co technik v terénu provede pracovní příkaz smlouvy a manažer jej uzavře, vytvoří se faktura za dokončenou práci. Pro další podrobnosti přejděte na cykly a stavy pracovního příkazu.
Tip
Při nastavování smluv pro automatické generování pracovních příkazů omezte počet podřízených záznamů pracovních příkazů, např. produkty pracovních příkazů, služby, úkoly související se službami a typy incidentů, maximálně na 500. Větší objemy záznamů, synchronní vlastní moduly plug-in nebo vlastní procesy mohou způsobit vypršení časového limitu, v důsledku čehož se zbývající podřízené záznamy nevygenerují.
Scénář 2: Automatické generování faktur
Faktury za dohody se používají k automatickému generování faktur za produkty a služby. Faktury jsou generovány při definovaném opakování a pokaždé obsahují stejné produkty za stejnou cenu. Faktury jsou generovány a účtovány bez ohledu na to, zda jsou prováděny nějaké pracovní příkazy nebo ne. Je to podobné tomu, jakým můžete platit měsíční účet za mobilní telefon bez ohledu na počet telefonních hovorů nebo odeslaných zpráv.
V tomto scénáři zákazník zaplatí organizaci, která provádí služby u zákazníků, čtvrtletní částku za servisní plán.
Krok 1: Vytvořte smlouvu nebo vyberte existující smlouvu
K existující smlouvě můžete přidat smluvní fakturu nebo ji přidat k nové. Můžete mít smlouvu pouze s fakturační smlouvou bez plánu údržby a dokonce mít více faktur za jednu smlouvu.
V tomto příkladu se přidají čtvrtletní faktury k existující dohodě.
Ze smlouvy vyberte Nastavení faktury>Přidat nové nastavení fakturace smlouvy.
Tip
Možná budete muset vybrat svislé tři tečky ⋮ před výběrem Nastavení rezervace nové smlouvy.
Zadejte název servisní smlouvy a vyberte Uložit.
Krok 2: Nastavení opakování faktur a produktů
Vyberte Fakturovat produkty a Nový produkt na faktuře smlouvy.
Přidejte produkty, které chcete zákazníkovi pravidelně fakturovat, a vyberte Uložit. Cena fakturačních produktů se odvodí z ceníku dohody.
Poznámka:
Produkty na faktuře mohou být produkty jen pokud je Typ produktu Field Service nastavený na Zásoby nebo Mimo zásoby. Produkty typu služby nelze přidat.
Na panelu příkazů v horní části vyberte Opakování faktury.
Zadejte informace týkající se opakování. Chcete-li nastavit čtvrtletně, vyberte:
- Opakování: Měsíčně
- Opakovat: den v měsíci
- Každý zadaný měsíc: 3
Vyberte OK a pak Uložit.
Krok 3: Aktivujte opakování faktur a zobrazte faktury
Protože tato dohoda je již aktivní, vygenerují se data fakturace po krátké době, nikoli však okamžitě. Pokud jste přidali nastavení fakturační smlouvy k nové smlouvě nebo k existující smlouvě, která má stav Odhad, budete muset smlouvu aktivovat.
Chcete-li zobrazit data faktur, vyberte Související>Data faktur. Zpočátku mají všechna vygenerovaná data faktur Stav faktury Naplánováno. Jakmile každé z nich vygeneruje fakturu, jejich stav se změní na Zpracováno.
Není možné ručně generovat smluvní faktury, jako je to možné u pracovních příkazů smlouvy.
Poznámka:
Faktury se generují v předstihu v závislosti na tom, co jste nastavili v poli Generovat faktury smlouvy X dnů předem v Nastavení Field Service v sekci Smlouva. Datum splatnosti faktury je nastaveno na základě vašeho nastavení opakované fakturace, ale bude vytvořeno X dnů předem. Pokud není zadána žádná hodnota pro Generování smluvních faktur X dní předem, systém vygeneruje fakturu v den data fakturace v poli Časování generování záznamu smlouvy a poté v nastavení služby Field Service.
Import opakování rezervace
Je možné importovat vzor opakování rezervace pro nastavení rezervace smluv (ABS) nebo nastavení faktur smluv (AIS). Dialogové okno opakování při uložení vyplní pole v záznamech ABS nebo AIS. Pole se nazývá Nastavení opakování a ve výchozím nastavení se ve formuláři nezobrazí. Chcete-li importovat opakování s jedním nebo více záznamy ABS nebo AIS prostřednictvím souboru CSV, proveďte následující kroky.
Získejte reprezentativní řetězec z ABS nebo AIS, který je nastaven podobně jako chcete, aby byly importované záznamy nakonfigurovány.
V tomto řetězci identifikujte hodnoty, které určují chování záznamu, jako je počáteční a koncové datum nebo frekvence v měsících.
Tyto ukázkové řetězce použijte k naplnění záznamů rezervace smluv a nastavení faktur do tabulky a použijte ji k importu plně konfigurovaných záznamů.
Například se podívejte na opakování na následujícím screenshotu a související XML.
<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>
Změna vlastníka smlouvy
Změňte Stav systému smlouvy na Odhad a vyberte Uložit. Počkejte pět minut, než se spustí všechny asynchronní procesy.
Nastavte Stav systému smlouvy zpět na Aktivní a vyberte Uložit a zavřít.