Životní cyklus a systémové stavy pracovního příkazu
Pracovní příkazy používají systémové stavy, dílčí stavy pracovních příkazů a stavy rezervací pro sledování stavu pracovního příkazu v rámci životního cyklu. Aktualizace jednoho z těchto stavů může automaticky aktualizovat ostatní.
Systémové stavy pracovních příkazů jsou uvedeny na entitě pracovního příkazu a označují aktuální bod pracovního příkazu v pracovním cyklu. Systémové stavy pracovních příkazů jsou:
- Nenaplánováno
- Plánováno
- Probíhá
- Dokončeno
- Zaúčtováno
- Zrušeno
Poznámka:
Nepřidávejte, neodstraňujte ani neupravujte hodnoty sady možností pro Systémový stav pracovního příkazu. Místo toho jako osvědčený postup zvažte vytvoření smysluplných záznamů Dílčího stavu pracovních příkazů. Pokud to nestačí, mohou správci upravit popisky sady možností a změnit tak způsob zobrazení stavů v uživatelském rozhraní. Více informací viz Neupravujte hodnoty sady možností (volba).
Dílčí stavy pracovních příkazů jsou uvedeny na entitě pracovního příkazu a vztahují se a poskytují více podrobností o systémových stavech pracovních příkazů. Dílčí stavy pracovních příkazů jsou vytvářeny na míru pro každou organizaci a mohou sdělovat mnohem podrobnější a smysluplnější informace o stavu pracovního příkazu.
Stavy rezervací jsou zaznamenány v rezervační entitě rezervace zdroje a aktualizovány techniky v terénu v aplikaci Field Service Mobile, aby bylo možné sledovat jejich postup pro konkrétní pracovní příkaz. Kromě toho jsou stavy rezervací zobrazeny na plánovací vývěsce s odlišnou barvou a ikonou a několik stavů rezervací je zavedeno ve výchozím nastavení, i když lze přidat další vlastní. Stavy rezervací jsou ve výchozím nastavení pouze záznamy a lze je upravit nebo odebrat, pokud nejsou pro váš proces smysluplné. Ihned dostupné Stavy rezervací jsou:
- Plánováno
- Na cestě
- Probíhá
- Přestávka
- Dokončeno
- Zrušeno
Typický životní cyklus pracovního příkazu
Vytvoření pracovního příkazu:: Pracovní příkaz je někdy vytvořen z případu, smlouvy nebo příležitosti. Často jsou ale iniciovány v důsledku jiných, vlastních procesů.
Plán: Pracovní příkaz je naplánován.
Odeslání: pracovní příkaz je odeslán.
Služba: Pracovní příkaz je proveden a podrobnosti jsou aktualizovány.
Revize/schválení: Pracovní příkaz je zkontrolován a schválen nadřízeným.
Faktura a úprava zásob: Jsou provedeny úpravy zásob a pro odpovídající obchodní vztah je vygenerována faktura.
| Vytvoření | Naplánovat | Vypravit | Služba | Recenze | Faktura | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Co se stane | Nový pracovní příkaz je vytvořen. Přiřazen incident, produkt, služby, dovednosti, území atd. |
Je vytvořen plán pracovního příkazu. Zdroje přiřazeny k pracovnímu příkazu. Zadáno datum a čas. |
Terénní agent informován o pracovním příkazu. Terénní agent může zkontrolovat a přijmout nebo odmítnout pracovní příkaz. |
Pracovní příkaz je proveden. Informace o tom, co se provádí u zákazníka, jsou zadány pomocí mobilní aplikace. |
Nadřízený ověřuje, že veškerá práce byla provedena správně a že všechny informace týkající se pracovního příkazu jsou správné. | Faktura je vytvořena na základě použitých produktů a služeb. Jsou provedeny úpravy zásob. Produkty jsou převedeny na vybavení (pokud je třeba) |
| Kdo provádí úkol | Smlouva je automaticky opakovaně generována. Případ: dle oddělení služeb zákazníkům. Příležitost: Prodejem/plánováním. Neplánováno: agentem v terénu nebo dle centrálního plánování. |
Dispečer Terénní agent Dispečer s využitím pomocníka plánování Modul směrování |
Oznámení, je-li nastaveno, je systémem automaticky odesláno terénnímu agentovi, zákazníkům a dalším stranám. | Terénní agent | Terénní nadřízený/vedoucí provozní účetnictví |
Automaticky odesláno systémem |
Stavy v životním cyklu pracovního příkazu
Field Service používá standardní stavy systému pracovních příkazů a stavy rezervace, které se mapují na výchozí životní cyklus pracovního příkazu bez jakýchkoli úprav. Na základě těchto stavů se spouští mnoho procesů. Změna stavu může automaticky vyplnit data v pracovním příkazu a spustit další krok v procesu pracovního příkazu.
Například, když technik přijde na místo a je připraven zahájit práci, změní Stav rezervace na Probíhá. Pole času příjezdu se automaticky vyplní v rezervaci rezervovatelného zdroje.
Výchozí stavy pracovního příkazu a rezervace se mapují na následující fáze životního cyklu pracovního příkazu.
Když je vytvořen pracovní příkaz, jeho výchozí stav je Nenaplánováno.
Jakmile je pracovní příkaz naplánován, systém vytvoří rezervaci se stavem rezervace Naplánováno. Vytvoření rezervace automaticky změní systémový stav pracovních příkazů na Naplánováno.
Technici mohou zobrazit naplánované pracovní příkazy v mobilní aplikaci Field Service. Když jsou na cestě na místo práce, změní stav rezervace na Na cestě. Změna stavu rezervace na Na cestě automaticky změní systémový stav pracovního příkazu na Probíhá.
Poznámka:
Pracovní příkazy a rezervace mají nezávislé životní cykly. Stav rezervace ovlivňuje stav pracovního příkazu. Pokud existuje více rezervací pro jeden pracovní příkaz a jedna rezervace probíhá, stav souvisejícího pracovního příkazu se aktualizuje.
Když technik přijde na místo a zahájí práci, změní se stav rezervace na Probíhá. Stav pracovního příkazu zůstává Probíhá.
Technici označují dobu přestávek změnou stavu rezervace na Přestávka , aby zajistili přesné vyúčtování.
Po dokončení práce změní technik stav rezervace na Dokončeno. Diba trvání se aktualizuje podle skutečné doby trvání rezervace a čas ukončení se aktualizuje tak, aby odpovídal času, kdy byl stav změněn na „Dokončeno“. Související stav systému pracovního příkazu se změní na Dokončeno , když jsou dokončeny nebo zrušeny všechny související rezervace. Pokud jiný uživatel jménem technika aktualizuje stav rezervace na Dokončeno, čas ukončení rezervace zachová stávající hodnotu času ukončení.
Nakonec pracovník back-office zkontroluje dokončený pracovní příkaz a zahájí proces fakturace. Změní systémový stav pracovních příkazů na Zaúčtováno. Pokud byly použity produkty a služby, spustí se generování Faktury v závislosti na konfiguraci systému v nastavení Field Service.
Procesy související se stavem
Kromě systémových stavů pracovních příkazů aktualizujících stavy rezervací a naopak mohou změny stavu také spustit procesy a aktualizace dat.
Procesy systémových stavů pracovních příkazů
Dokončený (pracovní příkaz)
- Převeďte produkty pracovních příkazů na nová aktiva zákazníka, pokud jste povolili převod v záznamu produktu.
- Přidejte položku cestovného jako produkt pracovního příkazu.
Zaúčtováno
Vygeneruje Faktury pro produkty a služby použitého pracovního příkazu pro fakturační účet pracovního příkazu.
Vytvoří Skutečné záznamy pro čas a náklady spojené s pracovními příkazy a rezervacemi. Vytvoří skutečné prodeje pro fakturované produkty a služby po potvrzení vygenerované faktury.
Aktualizuje pole Uzavřel/a a Datum uzavření.
Poznámka:
Vytvoření Faktury a Skutečných hodnot je ovlivněno konfiguracemi systému nastavenými v Nastavení Field Service.
Procesy stavu rezervace
Každá změna stavu rezervace vytváří časové razítko rezervace, abyste mohli sledovat aktualizace.
Plánováno
- Aktualizuje Ujetou vzdálenost, která se vypočítá jako vzdálenost jízdy z předchozího místa k místu rezervace.
Na cestě
- Když je rezervace aktualizována na stav Na cestě z mobilní aplikace, Čas zahájení bude aktualizován na aktuální čas. Při aktualizaci z webu se čas zahájení automaticky neaktualizuje.
Probíhá
- Aktualizuje Skutečný čas příjezdu na datum a čas, kdy technik v mobilní aplikaci změní stav rezervace na Probíhá. Při aktualizaci z webu se čas příjezdu automaticky neaktualizuje.
- Aktualizuje pole První příjezd dne (pracovní příkaz) v souvisejícím pracovním příkazu na Skutečný čas příjezdu v rezervaci. Úprava Skutečného času příjezdu také aktualizuje hodnotu První příjezd dne.
- Pokud byla provedena více než jedna rezervace, rezervace s nejdřívějším Skutečným časem příjezdu řídí hodnotu První příjezd v Pracovním příkazu.
- Aktualizuje Skutečnou dobu trvání cesty, která je vypočtena jako celkový čas, kdy byl stav rezervace Na cestě.
Dokončena (rezervace)
- Aktualizuje Čas ukončení.
- Vytvoří Deníky rezervací s časovými razítky rezervace pro výpočet doby výkonu práce, doby cesty a doby přestávky.
- Vytvoří Časové záznamy v závislosti na konfiguraci vašeho systému, jak je definováno v Nastavení Field Service.
- Vypočítá Celkovou probíhající dobu trvání na základě času, kdy byl stav rezervace Probíhá.
- Vypočítá Celkovou dobu trvání přestávek na základě času, kdy byl stav rezervace Přestávka.
- Aktualizuje Celkové náklady vypočtené jako součet skutečné doby trvání cesty, celkové doby trvání a celkové doby trvání přestávky, vynásobené hodinovou sazbou zdroje.
- Aktualizuje Celkovou fakturovatelnou dobu trvání vypočtenou jako součet celkové doby trvání a celkové doby trvání přestávky.
- Aktualizuje pole Dokončeno dne (pracovní příkaz) v souvisejícím pracovním příkazu na skutečný koncový čas rezervace. Úpravou času ukončení rezervace se aktualizuje hodnota Dokončeno dne.
Dokončení rezervace, aniž byste dokončili pracovní příkaz pro následnou aktivitu
Ušetřete čas a přesně sdělte stav práce na pracovních příkazech, které vyžadují zpracování, tím, že je po dokončení rezervace vrátíte do nenaplánovaného stavu.
Ve výchozím nastavení jsou pracovní příkazy nastaveny na dokončení, když je dokončena přidružená rezervace. Chcete-li změnit výchozí logiku, vytvořte nebo upravte stav rezervace, přejděte na kartu Field Service a nastavte přepínač Stav dokončí pracovní příkaz odpovídajícím způsobem. U stávajících stavů rezervace toto nastavení ovlivní pouze budoucí rezervace. U stávajících rezervací se neprovádějí žádné změny.
- Zapnuto označí pracovní příkaz jako Dokončeno, když se rezervace změní na tento stav.
- Vypnuto použije stav systému pracovního příkazu podle tabulky mapování stavu, když se rezervace změní na tento stav.
U pracovních příkazů, které mají přidruženo více rezervací, závisí stav pracovního příkazu na stavu všech souvisejících rezervací.
Bez ohledu na nastavení stavu nemá stav rezervace žádný vliv na stav Požadavky na zdroje.
Tabulka mapování stavu
Projděte si následující tabulku, abyste pochopili, jak se stav rezervace vztahuje ke stavu systému pracovních příkazů. Stavy pracovních příkazů uvedené tučným písmem označují, ze Stav rezervace měl přepínač Stav dokončí pracovní příkaz nastaven na Vypnuto.
| Stav rezervace | Stav systému pracovních příkazů |
|---|---|
| žádný | Nenaplánováno |
| Plánováno | Plánováno |
| Probíhá | Probíhá |
| Dokončeno | Dokončeno |
| Částečně dokončeno | Nenaplánováno |
| Zrušeno | Nenaplánováno |
| Rezervace1: Plánovaná Rezervace2: Plánovaná |
Plánováno |
| Rezervace1: Plánovaná Rezervace2: Probíhá |
Probíhá |
| Rezervace1: Plánovaná Rezervace2: Dokončeno |
Probíhá |
| Rezervace1: Plánovaná Rezervace2: Částečně dokončeno |
Plánováno |
| Rezervace1: Dokončeno Rezervace2: Dokončeno |
Dokončeno |
| Rezervace1: Částečně dokončeno Rezervace2: Částečně dokončeno |
Nenaplánováno |
| Rezervace1: Probíhá Rezervace2: Částečně dokončeno |
Probíhá |
| Rezervace1: Dokončeno Rezervace2: Částečně dokončeno |
Dokončeno |
| Rezervace1: Zrušena Rezervace2: Částečně dokončeno |
Nenaplánováno |