Přehled agenta prodejních objednávek (Preview)
[Tento článek představuje předběžnou dokumentaci a může se měnit.]
Agent prodejních objednávek pomáhá uživatelům Business Central automatizovat zachycování prodejních objednávek. Agent používá umělou inteligenci k analýze požadavků zákazníků přijatých prostřednictvím e-mailu, vyhledání zákazníka v Business Central a zapojení do rozvětvených e-mailových konverzací za účelem objasnění požadavků, pokud chybí důležité informace nebo je k dispozici více možností. Také kontroluje a informuje zákazníka o dostupnosti položek, které hledají, a následuje s prodejní nabídkou. Nabídka je ve formátu PDF a obsahuje požadované položky, množství, měrné jednotky, ceny, daně, požadované dodací lhůty, poskytnuté externí reference na dokument a další důležité informace.
Tip
Podívejte se na krátké video na kanálu Dynamics Business Central na YouTube v tématu Začínám s agentem prodejních objednávek pro Dynamics 365 Business Central.
Důležité
- Toto je funkce Preview.
- Funkce Preview nejsou určené pro normální používání a mohou mít omezené fungování. Tyto funkce podléhají doplňujícím podmínkám použití a jsou poskytnuty před oficiálním vydáním, aby si je zákazníci mohli co nejdříve vyzkoušet a napsat nám své názory.
- Chcete-li se přihlásit do tohoto uzavřeného Public Preview, vyplňte registrační formulář Preview.
Funkce
Aktivace a konfigurace
Agent je v produktu snadno dostupný. Chcete-li ho aktivovat, zadejte e-mailovou schránku, kterou chce agent sledovat. Dále specifikujte své preference pro určité aspekty chování agenta a určete uživatele oprávněné používat agenta ke zpracování objednávek zákazníků, což umožní agentovi jednat jménem společnosti, oddělení nebo týmu – nejen jednotlivého uživatele.
Oprávnění a profily
Agent funguje v rámci oprávnění a profilu (role), které mu přidělil správce. Oprávnění definují, ke kterým oblastem produktu (tabulkám) má agent přístup. Profil nastiňuje prvky uživatelského rozhraní (stránky a akce), se kterými se agent může během své práce zapojit. Výchozí oprávnění a profil jsou přiřazeny agent ve výchozím nastavení, správci však mohou tato oprávnění podle potřeby aktualizovat.
Operace
Agent prodejních objednávky je navržen tak, aby běžel autonomně na pozadí, k provádění svých úkolů využívá umělou inteligenci a zároveň informuje uživatele o klíčových krocích a v případě potřeby je zapojuje. Zapojení může být nutné ve specifických scénářích, například pro kontrolu odchozích zpráv nebo poskytnutí chybějících informací na základě nakonfigurovaných preferencí.
Koncepčně agent interaguje s funkcí Business Central podobným způsobem, jakým s ní interagují uživatelé Business Central. Agent obsahuje obecné pokyny vyjádřené v přirozeném jazyce, které nastiňují, jak by se mělo zacházet s procesem získávání prodejních objednávek. Poté pomocí metadat uživatelského rozhraní, jako jsou titulky, popisky a další vlastnosti, v kombinaci s daty prezentovanými na stránkách Business Central a svými vlastními pokyny, určí každý krok potřebný k provedení úkolu. Počínaje určeným Centrem rolí agent prochází stránky, vyvolává akce uživatelského rozhraní a zadává data tak, jak by to dělal uživatel. Tento přístup umožňuje agentovi vysoký stupeň flexibility a přizpůsobivosti k dosažení svého cíle, protože interakční plocha a kroky agenta nejsou pevně zakódovány. Místo toho je AI určuje na základě kontextu každého kroku.
Tato flexibilita umožňuje agentovi objevovat relevantní vlastní pole a akce a pracovat s nimi. Může se také pokusit automaticky vyřešit chyby ověření zpracováním zobrazených chybových zpráv a odpovídajícím nastavením vstupu.
Sledování e-mailů a komunikace
Agent spoléhá na interního e-mailového dispečera, který běží jako úloha na pozadí, aby nepřetržitě monitoroval určenou poštovní schránku pro požadavky na položky. Dispečer spustí agenta k provedení úkolů a následně odešle výsledky, jako jsou připravené prodejní nabídky nebo objednávky, zákazníkovi v odpovědi.
Agent pomáhá s vytvářením e-mailů na základě kontextu aktuálního kroku. Může například vypsat dostupné zásoby nebo poskytnout stručný popis připojené prodejní nabídky nebo prodejní objednávky. Navíc dokáže detekovat a označovat irelevantní nebo potenciálně škodlivý obsah e-mailů, čímž vyzve uživatele, aby zkontrolovali a rozhodli se, jak pokračovat.
Zapojení zákazníka a uživatele Business Central
Uživatelé si mohou prohlédnout kroky agenta a vytvořené prodejní doklady. Mohou snadno identifikovat data zadaná agentem ve srovnání s daty generovanými vlastní obchodní logikou Business Central a v případě potřeby poskytnout další vstupy, jako je přidání slev nebo aktualizace nákladů na dopravu.
Pokud se zákazník rozhodne aktualizovat nabídku zasláním dalšího e-mailu se seznamem požadovaných změn, agent pomůže s těmito změnami tím, že nabídku vyhledá a provede požadované aktualizace. Jakmile zákazník potvrdí přesnost nabídky, agent ji převede na prodejní objednávku, která je poté po potvrzení uživatelem také sdílena se zákazníkem prostřednictvím e-mailu.
Agent vždy zahrnuje určené uživatele Business Central, kteří kontrolují a schvalují všechny odchozí zprávy předtím, než jsou znovu odeslány zákazníkům.
Jak agent zpracovává požadavky
Agent sleduje vyhrazenou poštovní schránku pro příchozí e-maily zákazníků o dotazech na položky. Poštovní schránka je uvedena v konfiguraci agenta prodejní objednávky (další informace naleznete v části Nastavení agenta prodejní objednávky). Když agent identifikuje potenciální požadavek v e-mailu, začne připravovat prodejní nabídku. Například ověřuje, zda je zákazník registrován v Business Central. Poté zkontroluje dostupnost položky, vytvoří prodejní nabídku a připraví e-mail odpověď zákazníkovi, který bude obsahovat nabídku jako přílohu PDF.
Některé kroky vyžadují váš zásah, jako je kontrola e-mailové korespondence a pomoc agentovi podle potřeby. Dokud není objednávka vytvořena, agent zpracovává výměnu e-mailů se zákazníkem tam a zpět, aby vyřešil chybějící informace a umožnil úpravy původního požadavku. Další informace naleznete v části Tok procesu agenta.
Identifikace zákazníků/kontaktů a souvisejících dokumentů
Agent zajišťuje, že požadavek jednoho zákazníka se nemůže týkat požadavků jiného zákazníka. Když agent zpracuje požadavek, nejprve identifikuje zákazníka v Business Central pomocí e-mailové adresy odesílatele. Agent hledá e-mail mezi registrovanými kontakty Business Central, prodejními nabídkami a objednávkami a poté vyhledá zákazníka propojeného s tímto e-mailem:
Pokud je zákazník nalezen, agent se filtruje na použití pouze prodejních nabídek a objednávek, které patří zákazníkovi.
Toto chování zajišťuje, že agent vytváří a aktualizuje pouze doklady patřící zákazníkovi, který odeslal e-mail
Pokud je kontakt nalezen, ale nejedná se o zákazníka, filtr agent filtruje pouze doklady patřící danému kontaktu. Nabídky lze zasílat kontaktům, které nejsou registrovány jako zákazník.
Pokud není nalezen žádný kontakt, agent odfiltruje všechny doklady a může vyžadovat zásah uživatele, protože doklad nemůže najít.
Aby agent zabránil tomu, aby požadoval zásah a pomohl s kontrolou příchozích zpráv, agent ověří, zda je kontakt zaregistrován, a pokud tomu tak není, zobrazí upozornění na stránce kontroly příchozích zpráv. Chcete-li tento problém vyřešit, můžete buď zaregistrovat nový kontakt/zákazníka, nebo aktualizovat kontaktní údaje stávajícího kontaktu/zákazníka. Agent vygeneruje upozornění, že kontaktní e-mail nebyl nalezen.
Hledání produktů/položek
Agent analyzuje příchozí e-maily, aby zjistil parametry pro přípravu nové prodejní nabídky nebo aktualizaci stávající. Kromě samotných položek mohou parametry zahrnovat atributy položky, množství, měrné jednotky, požadované datum dodání, číslo externího dokladu a další. Agent poté hledá tyto položky ve skladových zásobách Business Central v široké škále souvisejících tabulek.
| Tabulka | Pole |
|---|---|
| Zboží | Číslo Popis Popis 2 Popis pro vyhledání GTIN Číslo položky dodavatele |
| Varianta položky | Kód Popis Popis 2 |
| Odkaz na zboží | Číslo odkazu Popis Popis 2 |
| Atributy zboží | Název Hodnota |
| Kategorie zboží | Kód Popis Nadřazená kategorie – úroveň 1 |
| Překlad zboží | Jazyk Popis Popis 2 |
| Identifikátor zboží | Kód |
| Rozšířený řádek textu | Text |
Ačkoli agent může najít produkty na základě vágních a neúplných popisů, jeho účinnost je ovlivněna kvalitou informací o produktech v Business Central. Schopnost agenta najít produkty můžete zlepšit vylepšením popisů, atributů, kategorií a rozšířeného textu položek vašich skladových zásob.
Poznámka
Může trvat až 15 minut, než bude možné nově zadaná data vyhledávat, protože systém znovu indexuje tabulky na pozadí.
Když agent najde položky, zkontroluje dostupnost položek analýzou několika parametrů, jako je požadované množství, datum dodání, místo, plánované a plánované příjmy a další.
Tok procesu agenta
Zpracování žádosti o prodejní nabídku do objednávky zahrnuje tři účastníky:
Zákazník, který požaduje prodejní nabídku prostřednictvím e-mailu.
Zde je příklad e-mailu:
Dobrý den,
probíhá proces nákupu nábytku pro naši chatu a po projití vašeho webu bych rád požádal o cenovou nabídku na následující položky:
- 2 stoly Antwerp
- 4 židle Berlin
- 4 židle Rome
Můžete prosím poskytnout prodejní nabídku? Zboží potřebujeme doručit do 2. března. Dále si prosím poznamenejte naše číslo objednávky: DC1011234.
Děkujeme,
[Jméno]
Agent prodejní objednávky, která sleduje poštovní schránku, zpracovává příchozí požadavek a vytváří nabídku a objednávku
Uživatel Business Central, který kontroluje úkoly agenta
Obecný tok je znázorněn na obrázku, za kterým následují další informace o krocích. Skutečný tok se může lišit v závislosti na faktorech, jako jsou požadavky na následný kontakt, změny nebo zrušení v kontrole, problémy s blokováním a tak dále.
- Zákazník: Odešle e-mail do poštovní schránky Business Central s žádostí o cenovou nabídku na položky.
- Agent prodejní objednávky: Vyzvedne nepřečtené e-maily z doručené pošty a vytvoří úkol s krokem pro kontrolu příchozího požadavku.
- Kontrolor: Hodnotí/potvrzuje krok e-mailem.
- Agent prodejní objednávky:
- Najde kontakt nebo zákazníka.
- Vyhledá požadované položky a ověří jejich dostupnost.
- Vytvoří prodejní nabídku.
- Přidá krok revize s odpovědí na e-mail s přiloženou prodejní nabídkou ve formátu pdf.
- Kontrolor: Kontroluje/potvrzuje e-mailové a prodejní nabídky.
- Agent prodejních objednávek: Odešle zákazníkovi e-mail a prodejní nabídku ve formátu PDF.
- Zákazník: Zkontrolujte prodejní nabídku a odešle e-mail s žádostí o e-mail.
- Agent prodejní objednávky: Vyzvedne e-mail a přidá krok revize.
- Kontrolor: Zkontroluje/potvrdí potvrzovací e-mail prodejní objednávky.
- Agent prodejní objednávky:
- Převede nabídku na objednávku.
- Přidá úkol kontroly s odchozím e-mailem potvrzujícím objednávku.
- Kontrolor: Zkontroluje/potvrdí odchozí e-mail.
- Agent prodejních objednávek: Odešle zákazníkovi e-mail.
Další kroky
- Nastavení agenta prodejních objednávek
- Zpracování prodejních nabídek a objednávek pomocí agenta prodejních objednávek