Použití klíčových ukazatelů výkonu (KPI) ke splnění vašich obchodních cílů

Klíčový ukazatel výkonu (KPI) je měřitelná hodnota, která ukazuje, jak efektivně plníte své cíle. Představte si klíčové ukazatele výkonnosti jako firemní výsledkovou kartu, která vám umožní měřit, zda plníte své cíle.

Proč na KPI záleží

Identifikace a sledování klíčových ukazatelů výkonnosti vám umožní zjistit, zda je vaše podnikání na správné cestě nebo zda byste měli změnit směr, abyste nepřicházeli o drahocenný čas a peníze. Při správném použití jsou KPI výkonnými nástroji, které vám pomohou:

• Monitorovat finanční stav společnosti.
• Měřit pokrok vůči strategickým cílům.
• Včas odhalit problémy.
• Provádět včasné úpravy taktiky.
• Motivovat členy týmu.
• Dělat lepší a rychlejší rozhodnutí.

Začněte určením KPI

Jak tedy začít identifikovat KPI, které jsou důležité pro vaše podnikání? Začněte tím, že si vyjasníte své strategické cíle – společně nebo podle oddělení.

Tyto cíle vám pomohou určit, které KPI jsou pro vaši společnost důležité. Výběr relevantních klíčových ukazatelů výkonnosti závisí výhradně na těchto cílech a na schopnosti měřit výkonnost na jejich základě.

Dále určete cíle KPI, na kterých pracujete, a způsob jejich měření. Mějte na paměti, že cíle mohou být krátkodobé i dlouhodobé.

Promluvte si se svým týmem a podpořte otevřený dialog o KPI a jejich cílech. Jsou příliš agresivní? Příliš snadné? Cíle by měly být náročné, ale dosažitelné. Měli byste prozkoumat aktivity a taktiky, které vaše společnost používá k jejich dosažení. Udělejte si čas na pochopení svého současného stavu, abyste měli výchozí bod pro svůj KPI.

Seznamte se s různými typy KPI

Identifikace, které KPI byste měli sledovat, bude snazší, když budete lépe rozumět typům KPI, které se nejčastěji používají k měření pokroku.

• Kvantitativní KPI se týkají měřitelných skutečností, které lze vyjádřit číslem. Přemýšlejte o statistikách, procentech a dolarech.
• Kvalitativní klíčové ukazatele výkonnosti zahrnují lidské interpretace a nelze je kvantifikovat pomocí čísel. Myslete na názory, pocity a zkušenosti.
• Zpožděné KPI měří, co se stalo v minulosti, aby bylo možné předpovědět úspěch nebo neúspěch. Vzpomeňte si, čeho jste dosáhli nebo kde jste měli problémy.
• Přední KPI měří výkonnost, aby bylo možné předvídat budoucí úspěch a dlouhodobé trendy. Myslete na to, že se těšíte na to, kam směřujete.
• Vedoucí a zaostávající KPI se běžně používají společně. Spolu s kvantitativními a kvalitativními KPI jsou dobrým místem, kde začít.

Pro každý KPI, který se rozhodnete sledovat, přiřaďte vlastníka a dohodněte se na frekvenci sledování. Ať už se rozhodnete sledovat jakékoli KPI, použití platformy nebo nástroje KPI je klíčové pro spolupráci s vaším týmem na definicích KPI. Společným definováním jednotlivých klíčových ukazatelů výkonnosti, následným zachycením kontextových dat a jejich sjednocením do jediného pohledu umožníte okamžité akce v reálném čase.

Vykazování KPI

Přehledy KPI posouvají informace prezentované na panelu KPI na novou úroveň. Pronikají hlouběji do dat a získávají podrobnější poznatky a analýzy.

Zpráva o KPI pomáhá zúčastněným stranám a členům týmu identifikovat trendy nebo úzká místa v určitém časovém období, aby mohli přijímat lepší rozhodnutí. Předměty hlášení mohou zahrnovat:

• Přehled o každodenním provozu společnosti.
• Finanční zdraví společnosti vůči cíleným KPI.
• Pozoruhodné trendy nebo vzorce, které data ukazují.
• Hlubší analýza dat, která pomáhá při strategickém rozhodování.

Chcete-li vytvořit sestavu KPI, určete nejprve svou cílovou skupinu a cíl sestavy. Můžete například chtít ukázat zúčastněným stranám společnosti pokrok ve 3. čtvrtletí směrem k cíli příjmů. Dbejte na to, aby všechny KPI uvedené ve vaší sestavě odkazovaly na toto hlavní téma.

Mezi další úvahy při vytváření sestav KPI patří:

• Prozkoumejte šablony sestav KPI, které již mohou být součástí vašeho nástroje nebo platformy KPI.
• Nastavte frekvenci vykazování.
• Rozhodněte, zda má být sestava statická nebo interaktivní, abyste mohli dynamicky pronikat do dat.
• Prezentujte pouze relevantní KPI, abyste nepřetížili sestavu KPI, které se nemapují zpět k sestavám – cílům.
• Dbejte na to, aby vaše sestavy byly jasné, srozumitelné a použitelné pro cílovou skupinu.

Nástroje pro implementaci KPI

Následující tabulka odkazuje na články o tom, jak používat nástroje business intelligence a vytváření sestav s daty Business Central k implementaci KPI.

Do	Viz
Pomocí funkce Finanční výkazy můžete vytvářet finanční výkazy a klíčové ukazatele výkonnosti.	Použití finančního výkaznictví k vytváření finančních výkazů a ukazatelů KPI
Použijte Power BI k vytvoření řídicích panelů KPI.	Práce se sestavami Power BI
Analýza finančních výkazů v Microsoft Excel
Integrujte externí nástroje business intelligence do Business Central.	Externí nástroje Business Intelligence

Osvědčené postupy KPI

Abyste mohli úspěšně využít sílu klíčových ukazatelů výkonnosti, přinášíme vám několik tipů, které vám pomohou začít.

Identifikujte KPI:

• Vybírejte pouze KPI, které odpovídají vašim konkrétním cílům. Je obtížné přiřadit KPI k nejasným cílům.
• Používejte různé KPI pro stejné cíle, pokud se vztahují na různá oddělení. Například marketingové oddělení má jiné KPI než prodejní tým.
• Ujistěte se, že pro všechny KPI, které jste vybrali, existuje hlavní tým, který je zodpovědný za jejich definování.

Sledování KPI:

• Prozkoumejte různé řídicí panely, vizualizační grafy a šablony dostupné ve vašem nástroji nebo platformě KPI. Vyberte si ty správné pro své cíle.
• Nezapomeňte zahrnout počáteční data pro srovnání, aby váš řídicí panel zobrazoval skutečné zobrazení výkonnosti společnosti a pokroku v čase.
• Určete frekvenci sledování a reagování na klíčové ukazatele výkonnosti. Jsou řídicí panely KPI sledovány denně nebo týdně? Dochází k akcím až po nahlášení, nebo jsou zainteresované strany a/nebo členové týmu oprávněni upravovat taktiku v průběhu?
• Zajistěte si jednoduchou a komplexní ochranu dat pro ovládací panely s kontrolními prvky pro sdílení mimo organizaci.

Časté chyby KPI

Vyvarujte se těchto běžných chyb KPI:

• Výběr KPI, které nejsou klíčové pro vaše strategické cíle. I když je chytré sledovat relevantní obchodní metriky, ne všechny metriky si zaslouží status KPI.
• Přijímání špatně definovaných nebo vágních KPI. Ve spolupráci se svým týmem definujte KPI s konkrétními podrobnostmi o tom, jak jsou měřeny. Splnění cílů je snazší, když všichni ví, jak na to.
• Nastavení vysokých nebo nereálných cílů KPI. Je lepší nastavit realističtější cíle na základě historických dat, zdrojů a aktuální taktiky. Zvažte zaměření na konkrétní časový rámec nebo si stanovte krátkodobé a dlouhodobé cíle.
• Sledování KPI bez vlastníků. Zodpovědnost je důležitá nejen pro výsledky, ale také pro proces. Každý klíčový ukazatel výkonnosti by měl mít vlastníka odpovědného za monitorování, podávání zpráv, analýzu a opatření.
• Neprovedení opatření ohledně vašich KPI. Ať už plníte své cíle nebo zaostáváte, KPI jsou nástroje, které vám pomohou činit lepší rozhodnutí. Nesledujte tedy věci jen pro jejich sledování, ale jednejte.

Viz také

Přehled analýzy
Použití finančního výkaznictví k vytváření finančních výkazů a ukazatelů KPI
Analýza dat v (externích) nástrojích Business Intelligence
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central