Archivování dokladů
Můžete archivovat prodejní, nákupní a servisní objednávky, cenové nabídky, vratky a hromadné objednávky. Pokud používáte funkce Řízení projektu, můžete své projekty také archivovat. Dokumenty a projekty můžete archivovat několikrát. Pokaždé se uloží jiná archivovaná verze.
U prodejních dokladů, pokud originál stále existuje a není zaúčtován, můžete použít akci Obnovit k přepsání archivovanou verzí.
Poznámka
Můžete obnovit pouze prodejní dokumenty a projekty. Akce není k dispozici pro archivované nákupní doklady.
U archivovaných dokladů, kde je originál odstraněn, můžete obsah znovu použít zkopírováním dat, například pomocí akce Kopírovat z dokumentu.
K prozkoumání archivovaných dokladů vyberte ikonu 
, zadejte Archivovat a poté vyberte příslušný odkaz. Pokud se archiv, který vás zajímá, nezobrazuje hned v části Přejít na sestavy a analýzy, možná budete muset vybrat Zobrazit více.
Nastavení automatické archivace dokladů
Archivaci můžete automatizovat a vytvořit novou verzi archivovaného dokladu, když někdo provede následující kroky:
- Změní stav nebo odstraní dokument či projekt.
- Vytiskne, stáhne nebo odešle doklad e-mailem.
- Převede nákupní nabídku na objednávku nebo fakturu.
- Zaúčtuje objednávku.
Následující kroky popisují, jak nastavit automatickou archivaci prodejních dokladů na stránce Nastavení prodeje a pohledávek. Postup je podobný pro nákupní doklady a projekty.
- Pro nákupní doklady použijte stránku Nákup a závazky.
- Pro projekty použijte stránku Nastavení projektu.
- Pro služby použijte stránku Nastavení správy služeb.
- Vyberte ikonu , zadejte Nastavení prodejů a pohledávek a poté vyberte související odkaz.
- Na záložce s náhledem Archivace určete, zda chcete zapnout automatickou archivaci pro různé typy prodejních dokladů. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.
Následující tabulka popisuje dopad možností pro pole Archiv nabídek.
| Možnost | Popis |
|---|---|
| Nikdy | Odstraněné prodejní nabídky nejsou archivovány. |
| Dotaz | Vyzve uživatele, aby zvolil, zda se mají má archivovat prodejní nabídky, když jsou odstraněny. |
| Vždy | Automatická archivace prodejní nabídky, když je odstraněna. |
Ruční archivace prodejní objednávky
Následující postup popisuje, jak ručně archivovat prodejní objednávku. Postup je podobný pro všechny doklady a projekty, které můžete archivovat.
- Vyberte ikonu , zadejte Prodejní objednávky a poté vyberte související odkaz.
- Otevřete prodejní objednávku, kterou chcete archivovat.
- Vyberte akci Archivovat doklad.
Prodejní objednávka je archivována. Můžete si ji prohlédnout na stránce Archivované prodejní objednávky.
Obnovení nezaúčtovaného prodejního dokladu nebo projektu z archivu
Doklady můžete obnovit pouze v případě, že původní doklad není zaúčtován.
Následující postup popisuje, jak obnovit archivovanou prodejní objednávku na původní prodejní objednávku. Kroky jsou podobné pro všechny objednávky, hromadné objednávky, vratky a nabídky.
- Vyberte ikonu , zadejte Archivy prodejních objednávek a poté vyberte související odkaz.
- Vyberte archivovanou prodejní objednávku nebo její verzi, kterou chcete obnovit, a poté zvolte akci Obnovit.
Obsah původní prodejní objednávky nebo projektu je nahrazen archivovanou verzí.
Odstranění archivovaných verzí
Použijte zásady uchovávání k vyčištění archivovaných verzí, které již nepotřebujete. Zásady uchovávání umožňují správcům definovat, jak dlouho chtějí data uchovávat. Mohou například nastavit zásady, které vymažou data po datu vypršení platnosti. Chcete-li se dozvědět více, přejděte na Definování zásad uchování.
Při vytváření zásad uchovávání archivovaných dokladů a projektů je třeba poznamenat několik věcí:
- Pokud původní doklad není odstraněn, Business Central neodstraní archivované verze. Platnost archivovaných verzí nevyprší, dokud existuje originál.
- Když nastavujete zásady uchovávání, můžete určit, že chcete, aby zásady odstranily všechny archivované verze kromě nejnovější. Můžete mít například 10 verzí a chcete si ponechat nejnovější kopii.
- Business Central vypočítá datum vypršení platnosti dokladů na základě data poslední archivované verze.
Související informace
Sledování řádků dokladu
Prodej
Obecná obchodní funkčnost
Práce s Business Central
Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central