Definování zásad uchovávání informací

Článek
12/18/2024

Tento článek popisuje, jak mohou správci definovat zásady uchovávání a určit, jak často se mají odstraňovat zastaralá data v tabulkách, které obsahují položky protokolu a archivované záznamy. Například vyčištění položek protokolu může usnadnit práci s relevantnějšími daty. Zásady mohou odstraňovat data na základě data vypršení platnosti nebo můžete přidat filtry, které budou zahrnovat pouze určitá data, jejichž platnost vypršela.

Požadovaná nastavení a oprávnění

Než budete moci vytvořit zásady uchovávání dat, musíte nastavit tabulky, které mají být zahrnuty, a časové úseky pro uchovávání dat.

Nastavit	Popis
Povolené tabulky	Poskytujeme seznam tabulek, které můžete zahrnout do zásad uchovávání. Pokud chcete přidat tabulky z rozšíření do zásad uchovávání, musí vývojář přidat své tabulky do seznamu. Další informace naleznete v části Zahrnutí rozšíření do zásad uchovávání.
Doby uchovávání	Zadejte časové úseky, po které mají být data v tabulkách uchovávána v zásadě. Období určují, jak často jsou data odstraňována.

Kromě toho musíte mít nastavené oprávnění SUPER uživatele nebo oprávnění Nastavení zásad uchovávání. Uživatelé, kteří mají nastaveno oprávnění Nastavení zásad uchovávání, mohou definovat zásady uchovávání pro tabulky. To platí, i když nemají oprávnění ke čtení a odstraňování tabulek. Záznam fronty úloh musí být spuštěn jako uživatel s oprávněním ke čtení a odstraňování dat. Neudělujte nastavení oprávnění pro nastavení zásad uchovávání uživatelům, kteří by neměli mít povoleno odstraňovat data.

Poznámka

Pokud používáte místní Business Central a chcete si vyzkoušet zásady uchovávání v ukázkové databázi Cronus, musíte udělat několik věcí. Ukázková společnost neobsahuje tabulky, které byste mohli použít se zásadami uchovávání, takže je musíte přidat. Chcete-li to provést, vytvořte v ukázkové databázi novou prázdnou společnost. V nové společnosti importujte konfigurační balíček RapidStart pro vaši zemi/oblast, který odpovídá standardnímu balíčku NAV17.0.W1.ENU.STANDARD.rapidstart. Data nastavení pro zásady uchovávání budou k dispozici v nové společnosti.

Vytvoření období uchování

Doba uchování může být tak dlouhá nebo krátká, jak chcete. Chcete-li vytvořit období uchování, na stránce Zásady uchovávání, použijte akci Doba uchování. Období, která definujete, jsou k dispozici pro všechny zásady.

Poznámka

Z důvodu dodržování předpisů jsme pro některé tabulky definovali minimální dobu uchování. Pokud nastavíte dobu uchování kratší než minimální požadované období, zobrazí se zpráva s povinným obdobím.

Nastavení zásad uchovávání

Vyberte ikonu , zadejte Zásady uchovávání a zvolte související odkaz.
V poli ID tabulky vyberte tabulku, kterou chcete zahrnout do zásady.
V poli Doba uchování zadejte dobu, po kterou se mají data v tabulce uchovávat.
Volitelné: Zásady můžete použít na konkrétní data v tabulce, nikoli na všechny záznamy, filtrováním dat pro každý řádek. Zásady se vztahují pouze na záznamy, které filtry vrátí. Chcete-li zadat kritéria filtru, vypněte přepínač Použít na všechny záznamy. Na pevné záložce Zásady uchovávání záznamů je uvedeno, kde můžete nastavit kritéria filtrování. Chcete-li se dozvědět více o tom, jak filtry fungují, přejděte na téma Filtrování.

Poznámka

Každý řádek má svou vlastní dobu uchování. Pokud pro stejná data určíte různé doby uchování, použije se nejdelší období. Některé tabulky také obsahují filtry, které nelze změnit ani odstranit. Abyste tyto filtry lépe rozpoznali, jsou zobrazeny světlejším písmem.

Video návod

Toto video poskytuje příklad, jak nastavit zásady uchování.

Použití zásad uchovávání

Pomocí položky fronty úloh můžete použít zásady uchovávání k automatickému odstranění dat nebo můžete zásady použít ručně.

Chcete-li automaticky použít zásady uchovávání, stačí vytvořit a povolit zásady. Když povolíte zásady,, Business Central vytvoří položku fronty úloh, která ji použije podle doby uchování. Všechny zásady uchovávání budou používat stejnou položku fronty úloh. Ve výchozím nastavení položka fronty úloh aplikuje zásadu každý den v 02:00. Výchozí nastavení můžete změnit, ale pokud tak učiníte, doporučujeme, aby probíhalo mimo pracovní dobu. Více se dozvíte v části Použití front úloh k plánování úloh.

Zásadu můžete použít ručně pomocí akce Použít ručně na stránce Zásady uchovávání. Pokud chcete zásady vždy použít ručně, zapněte přepínač Ručně. Záznam fronty úloh bude při spuštění ignorovat zásady.

Zobrazení záznamů protokolu zásad uchovávání

Aktivitu související se zásadami uchovávání můžete zobrazit na stránce Protokol zásad uchovávání. Položky se například vytvářejí, když je aplikována zásada nebo pokud došlo k chybám.

Zahrnutí rozšíření do zásad uchovávání (vyžaduje pomoc vývojáře)

Ve výchozím nastavení pokrývají zásady uchovávání pouze Business Central v seznamu, který poskytujeme. Výchozí tabulky můžete ze seznamu odebrat a můžete přidat tabulky, které vlastníte. To znamená, že nemůžete přidat tabulku, kterou jste sami nevytvořili. Nelze například přidávat další tabulky z Business Central nebo ze zakoupeného rozšíření.

Chcete-li přidat své tabulky do seznamu povolených tabulek, musí vývojář přidat nějaký kód. Například instalačnímu programu codeunit pro rozšíření (codeunit s podtypem install).

Když vývojář přidá tabulku, může určit povinné a výchozí filtry. Povinné filtry nelze později odstranit ani upravit, když přidáte tabulky k definování zásad uchovávání. Výchozí filtry jsou pouze návrhy.

Následují příklady, jak přidat tabulku do seznamu povolených tabulek s povinnými nebo výchozími filtry a bez nich. Pro složitější příklad přejděte na codeunit 3999 "Reten. Pol. Install - BaseApp".

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
    begin
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Retention Policy Log Entry");
    end;

Následující příklad obsahuje povinný filtr.

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        ChangeLogEntry: Record "Change Log Entry";
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
        RetentionPeriod: Enum "Retention Period Enum";
        RecRef: RecordRef;
        TableFilters: JsonArray;
        Enabled: Boolean;
        Mandatory: Boolean;
    begin
        ChangeLogEntry.Reset();
        ChangeLogEntry.SetFilter("Field Log Entry Feature", '%1|%2', ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::"Monitor Sensitive Fields", ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::All);
        RecRef.GetTable(ChangeLogEntry);
        Enabled := true;
        Mandatory := true;
        RetenPolAllowedTables.AddTableFilterToJsonArray(TableFilters, RetentionPeriod::"28 Days", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), Enabled, Mandatory, RecRef);
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Change Log Entry", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), TableFilters);
    end;

Poté, co vývojář přidal tabulky do seznamu, může je správce zahrnout do zásad uchovávání.

Viz také

Analýza trasovací telemetrie zásad uchovávání
Auditování změn v Business Central
Filtrování
Použití front úloh k plánování úkolů
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central

Sdílet prostřednictvím