簡報電子郵件的隱私權指南

重要事項

我們已暫停傳送簡報電子郵件，以做出改進。在此服務恢復之前，您仍可以存取 Viva Insights Outlook 增益集或 Teams 中的 Viva Insights 應用程式，以了解重要功能。如需此變更的詳細資訊，請參閱簡報暫停。

處理簡報電子郵件的數據時，Microsoft 會保護員工隱私權，並完全符合當地法規，例如一般數據保護規定 (GDPR) 。簡報會以下列方式保護隱私權：

個人和私人 - 您的簡報電子郵件是個人和私人電子郵件，只會直接在信箱中傳送給您，貴組織中的任何人無法存取這些電子郵件，包括您的IT系統管理員或您的經理。
每個人的數據會保持私人 - 簡報電子郵件不包含任何關於貴組織中其他人的新個人標識資訊。這些深入解析和動作是基於您和您的組織在日常工作中產生的資訊。簡報電子郵件是以您已存取但無法在沒有協助的情況下快速匯總的資訊為基礎。
信箱安全性 - 簡報電子郵件數據會使用 Exchange Online 電子郵件和行事曆數據和程式，並將任何見解或動作儲存在 Exchange Online 信箱內，因此 Exchange 會內建並強制執行數據安全性。
GDPR 相容 – Microsoft 在提供簡報電子郵件時符合 GDPR 規範。
用戶層級設定 – 您的系統管理員可以為一位使用者或多位用戶開啟或關閉所有簡報電子郵件功能。如需詳細資訊，請參閱設定簡報電子郵件。然後，用戶可以在任何簡報電子郵件的結尾選取 [ 取消訂閱 ]，以個別退出宣告。
詳細資訊一律可供使用 – 您的第一個簡報電子郵件會說明其內容、將您的數據保持私用，並包含文件連結以取得更多詳細數據。所有後續的簡報電子郵件一律會包含資訊連結和取消訂閱的選項。

您使用簡報電子郵件的體驗

您可以使用簡報電子郵件來執行工作，如下所示：

簡報電子郵件中的深入解析和動作是以您的 Exchange Online 信箱數據為基礎，例如電子郵件和行事曆數據。深入解析衍生自 Exchange Online 信箱中已提供的資料。

例如，如果您想要判斷您對於其他人的承諾，您可以手動檢查信箱中的每封電子郵件。簡報電子郵件只會將您從這個繁瑣的程式中儲存。

Microsoft 可協助數據控制者符合簡報電子郵件的下列義務：

保護及保護用戶的個人資料。所有數據都會儲存在員工 Exchange Online 信箱中。計算的計量 (例如工作) 會附加到信箱。因此，簡報電子郵件會藉由 Exchange Online 也符合義務來符合這項義務：
- Microsoft 不會在廣告 Exchange Online 中挖掘客戶數據。
- Microsoft 不會主動向執法機關揭露 Exchange Online 客戶數據。
- Microsoft 將符合所有與 Exchange Online 資料加密相關的需求，並實作可降低安全性風險的控制措施，以協助確保商務連續性 (如 ISO 27001 和 27018 中所述)。
在偵測到侵權事件時通知使用者。 Microsoft 會使用 Microsoft 365 事件回應標準作業程式，在 Microsoft 發現缺口的 72 小時內通知客戶隱私權聯繫人。
遵循使用者要求 (DSR) 來匯出、刪除或限制個人資料的處理。 Microsoft 支援您以下列方式接受使用者要求的需求。
- 數據匯出要求 - 使用者可以在簡報電子郵件中檢視見解，並在想要永久複製其資訊時加以管理。
- 限制處理的要求 - 使用 PowerShell 讓員工退出簡報電子郵件。或者，員工可以個別取消訂閱簡報電子郵件，以限制其數據的處理。
- 刪除員工數據 - 登入 Microsoft Entra 系統管理中心，然後透過使用者管理入口網站移除員工的數據。

若要深入了解，請參閱 GDPR 合規性。