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瞭解SFTP和數據自動化 Viva Glint

  • 發行項

使用 Microsoft Viva Glint 安全文件傳輸通訊協定 (SFTP) 來建立員工數據的定期匯入。 自動化數據摘要可讓您將 HR 資訊系統 (HRIS) 資料與 Viva Glint 保持同步，並可讓您的組織：

  • 隨時將問卷和結果傳送給正確的參與者。
  • 在員工生命週期的特定時間點自動觸發員工問卷調查。
  • 一律擁有最新的員工資訊。

準備要匯入的數據

使用SFTP將數據傳輸至 Viva Glint 之前，請務必檢閱 Viva Glint 屬性基本概念的相關信息，並完成您的屬性設定。 深入了解。

注意

確定所有公司 管理員 使用者都包含在第一個檔案上傳中，且員工標識符符合 Viva Glint 中的標識符。 如果沒有，公司 管理員 使用者將會停用，並失去平臺的存取權。

管理 SFTP 設定

在 Viva Glint 一般設定中，管理公用 SSH 金鑰、新增公用 IP 位址、指定通知使用者、管理加密設定，以及檢視 SFTP 認證。 深入了解。

瞭解自動化數據匯入

Viva Glint SFTP：

  • 允許完整和部分數據檔。
  • 定期檢查並自動匯入新檔案。
  • 衍生屬性以在匯入期間建立匯出欄位。
  • 最適合使用建議的檔格式。

SFTP 目錄

在您的 SFTP 帳戶中，有兩個 (2 個) 目錄 Viva Glint 監視要自動匯入的檔案：

  • /files/user_full： 用於 FULL 檔案上傳 - 平臺中未包含在檔案中的現有員工記錄會變成非作用中。
  • /files/user_delta： 用於 PARTIAL 檔案上傳 - 平臺中只會更新檔案中的員工記錄;所有其他專案則保持不變。

注意事項

  • 檔案會在 48 小時後自動從 SFTP 刪除。
  • 在匯入后的 28 天內，可以從 [一般設定] 中的 [活動稽核記錄] 下載造成警告和錯誤的檔案。

提示

針對某些版本的 SAP 成功因素和 Workday，“/files” 可能會自動附加至 SFTP 傳輸的檔案路徑。 從檔案路徑移除 「/files」 (「user_full」 或 「user_delta」 ) ，以防止在 HRIS 版本自動附加 「files」 時上傳錯誤。

傳送方法

根據貴組織將數據匯入至 Viva Glint 的頻率，請考慮哪一種SFTP數據傳輸方法最符合您的需求。

  • 自動化 HRIS 數據摘要： 請與您的員工數據小組合作，建立從 HRIS 直接傳輸至 SFTP 的自動化導出。
  • 手動 SFTP 檔案傳輸： 與 FTP 應用程式連線，以手動在 SFTP 上放置完整或增量檔案。

衍生屬性

當您的員工數據上傳至 Viva Glint 時，衍生屬性和值會根據您在屬性設定期間所做的選擇來計算管理員階層、工作期和年齡 群組。 深入了解。

注意事項

請勿在員工數據檔中包含衍生屬性，Viva Glint 建立這些欄位。

檔案最佳做法

根據公司的需求和 HRIS 功能，選取檔案傳輸頻率、格式、配置和命名慣例。

頻率：

至少每周更新員工數據，或以符合公司問卷排程的一般頻率更新員工數據。

如果您的員工少於 10,000 人，則完整檔案的每日摘要應該是良好的頻率，而累加檔案可以上傳以進行一次性更新。 如果您有多個屬性的大型員工基底 (50 個以上) ，則每個月傳送 1-2 次完整檔案，且每日增量檔案可能更適合您公司的需求。 請與您的 HRIS 小組討論，以了解資料檔案傳輸的可能性。

格式和設定：

一段時間內一致的檔案格式和版面配置可確保檔案匯入成功。 在檔案的標頭數據列中維護相同的屬性標籤，然後從 Viva Glint 的選項中選取一個檔案格式：

  • .csv 逗號分隔符和UTF-8編碼。 當值包含逗號時，請以雙引弧括住。
    • Viva Glint 接受具有 BOM 編碼的 UTF-8 和 UTF-8。
  • .xlsx 單一索引標籤，不含密碼或公式。

命名慣例：

Viva Glint 建議下列檔案命名慣例，其中 「companyid」 是您在 Viva Glint 內的唯一標識碼，但不需要此檔名方法。 確定您選取的任何檔名都少於64個字元，包括擴展名。

  • Companyid_user_full_yyyymmdd.csv
  • Companyid_user_delta_yyyymmdd.csv

例如：contoso_user_delta_20230101.csv

重要事項

如果使用擴展名，則必須反映PGP加密。 例如，加密的 .csv 擴展名會顯示為：contoso_user_full_20230101。csv.pgp