服務採用架構中的重要角色
您已準備好開始執行您的策略和專案計劃。 由於整體的專案預算尚未確定，您必須盡快遞交一些有意義的結果。 您知道人才是最重要的資產，因此先評估內部可協助您達成目標的可用資源。 下列是專案成功不可或缺的技巧和角色：
| 角色 | 描述 |
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| 執行發起人 | 包括 Microsoft Teams 實作在內，您的公司是否有負責整體業務成果的高階主管？ |
| 成就擁有者 | 誰要為整體的實作成功負責？ 這通常是業務主管 (如產品開發主管) 與 IT 服務擁有者 (如擁有共同作業和通訊服務的服務管理員) 合作。 |
| 專案經理 | 您或另一位日常負責管理整體專案 (包含管理風險、問題和專案關係人) 的人員。 |
| 風雲人物 | 您是否有現有的網路風雲人物可以在轉換期間為員工提供部門和一對一的支援？ 您是否持續設有社群管理員可以處理員工的訓練和支援？ |
| 溝通和行銷 | 誰可以協助您起草有關此變更的關鍵訊息以引起員工的共鳴？ 您可以獲得哪些圖形設計的協助？ |
| 技術專業知識 | 必須對目標軟體的技術規劃、設定和部署有更深入的瞭解。 技術整備和使用者採用計劃並存且同時執行。 |
注意事項
隨著 Microsoft Teams 的推出，先前僅執行共同作業或通訊/電話語音的 IT 專業人員現在必須一起合作才能提供整合式的體驗。 在小型組織中，這可能是個人，在較大型的組織中，這通常是兩個以上的人員。
活動 |
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| 如需有關此規劃階段的角色和先決條件詳細資訊，請閱讀 Microsoft Teams 第一階段。 觀看並利用如「什麼是 Microsoft Teams?」的簡介影片確保人員開始瞭解此新體驗的功能。 請注意，此影片不是著重在若長的功能清單，而是強調員工可得到的成果。 |
重要角色 - 執行發起人
我們知道大部分員工都不願意使用由其組織推出的新技術。 設立執行發起人可以協助改善這種情形。 在轉換的專案中，有積極投入或高知名度 CEO 的專案不是很成功就是非常成功。 一組明確定義的財務和營運目標可以引導轉換邁向「非常成功」之路 (如各種第三方和以 Microsoft 為基礎的研究所示)。
找出並賦予執行發起人成為變更計劃的持續顯眼部分。 如此有助於新工具的持續使用和整體的轉換。 持續的溝通是關鍵。 執行發起人可以透過下列方法針對專案的支援進行溝通：
- 使用「Microsoft Teams 即時活動」向受變革影響的員工廣播數位全體大會。 定期排定這些活動 - 最好是每月或至少每季 - 強調組織進行這項變更計劃的原因。
- 讓執行發起人親自使用這項技術。 如果高階主管們都在使用新的體驗，員工使用這些體驗的意願便會提升。 選取相關的執行經驗，與其他員工一起轉換。 直接與高階主管的支援人員合作，確保轉換順利。
- 使用其他形式的溝通，包括電子郵件、內部網路文章和內部社交網路，與員工交流並讓高階主管能直接收到意見反應。 雖然更開放透明的文化對您的組織來說很新穎，但是對您的變更計劃只會更加有利。
如果沒有高階主管願意加入，您可以基層的方式推動一部分的變更。 直接找到關鍵部門或程序擁有者，與他們合作執行實驗性的轉換程序。 由此實驗得到的有意義結果可能是讓執行長級的主管親自上場。
工作流程和小組結構
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活動 |
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| 針對您自己的組織對應小組結構和工作流程的指派。 利用這個機會找出組織中的人才或是需要填補的任何空缺。 重要的是，您必須在規劃程序的早期找出缺少人才的區塊，您才能獲得適當類型的協助。 請下載我們的工作流程指派講義以協助您進行此程序。 | (https://aka.ms/WorkstreamAssignment) |
您的 Microsoft 365 訂閱有一部分是，您可以透過 FastTrack 計劃，免費獲取 Microsoft 各種形式的服務採用、部署規劃和執行協助。 您的公司已與同樣提供這項協助的技術合作夥伴合作。
下列每個工作流程和功能區域皆需要一名領導者，但一名人員也可以根據工作流程之工作量來領導多個工作流程。 例如，一個人可以管理風雲人物、早期採用者和意見反應等工作流程。 如果您找不到要加入工作流程的人員，請將這件事視為風險，在定期排定的專案會議中與您的成就擁有者或執行發起人討論。
- 服務策略和專案計劃
- 專案關係人的對應和組合
- 方案的溝通和成功案例
- 風雲人物方案
- 支援整備
- 早期採用者和意見反應
- 控管和安全性
- 技術整備和組合
- 指標和報告
- 業務程序的對應
- 感知活動
- 訓練方案
- 服務健康情況的審查和改善規劃
Contoso 的範例活動
對應您需要成功推出 Microsoft Teams 實作的功能。 您已與您的 IT 服務管理員合作，IT 服務管理員正在審閱 SuccessWithTeams.com 內容以管理技術整備。 你們開會並討論時程表和成果，然後共同檢閱上方顯示的工作流程。 你們兩個判斷你們沒有頻寬可以處理風雲人物和早期採用者方案，或可以確保品質和支援整備。 您應該進行下列其中一項或所有動作：
- 您的合格授權合約有超過 150 個基座。 連絡 Microsoft FastTrack 小組。 您的 IT 系統管理員也可以透過 Microsoft 365 系統管理中心的取得協助小工具要求協助。 FastTrack 工程師和計劃管理人員會連絡您並協助回答您的技術問題，然後建立一個 Microsoft Teams 的成功計劃。
- 若要向同時也在推動採用 Microsoft Teams 的其他人員學習，請造訪 Microsoft 技術社群的推動採用論壇。
- 如果您的公司內已有技術合作夥伴在協助您，請瞭解他們的 Microsoft Teams 經驗，判斷他們是否符合資格可以支援您。
透過 FastTrack、社群論壇及其他業務關係，您可以找到其他的 Microsoft 認證合作夥伴協助您完成這項工作。
注意事項
如果您尚未與 IT 服務管理人員積極保持聯繫，請與他們連絡並開始進行有關合作此專案的對話。 請對他們的意見反應保持開放的態度，並強調您著重在推出後，終端使用者所採用的部分，以及您想要協助確保員工對他們所努力提供的服務感到滿意。 在午餐期間進行這場對話不會影響這項重要關係的建立。
瞭解變更曲線
在任何變更計劃中，瞭解適用於所有人員的基本變更曲線非常重要。 無論是個人或是專業人員，這個結構都適用。 此訓練著重在專業人員的範例，但是您可以思考您自己的生活中如何發生變更以及您如何回應變更。 如此有助於您對抗拒變更的人感到同理心和同情心，而不是讓您感到自在。
否認 - 很多人有意識或無意識地否認需要發生變更。 他們樂於使用慣用方法執行工作。 請在感知活動和高階主管交流中加入這項考量事項 - 您必須通知人員此項變更將如何使他們和公司受益。 針對您要談話的對象量身打造訊息通常很有效。 請不要迴避使用正向的話語與員工討論最基本的動機。
抗拒 - 人們會第一次聽到您的訊息，但是通常會主動或被動地抗拒變更。 使用拓展策略來處理抗拒 - 例如，安排有食物的早餐或午餐會議、以表揚方式獎勵早期採用者，或是透過早期採用者的案例研究展示有意義的變更有多麼實用。 在這些事件上鼓勵直接的意見反應，挖掘衝突和計劃的挑戰。 透過指出進行變更所遭遇的難處來開始對話，同時將對話推向正向的建議，避免淪入抱怨的對談。
[探索] - 當您對目標對象發揮足夠的影響力之後，他們便會開始探索。 這是一段微妙的時期，正是利用風雲人物的好時機。 風雲人物可以建立新行為的喜好體驗。 進入的障礙、體驗過程中的阻力或不可靠的工具和協助會將您的員工彈回抗拒階段。 在此另有值得一提的是，雖然年輕工作人員可能會更快地探索新技術的體驗，年紀介於 55 到 74 歲的年長工作人員則對團隊合作持有高度的看法 (根據 Gartner 研究)。 對您設計的新體驗而言，他們是第二個最有可能嘗試的族群。
認可 - 您的員工現在擁有正向的體驗，而且從中獲得獎勵。 他們致力於使用新行為繼續工作，但是只有在滿足他們的需求時才會繼續使用。 員工每天都會參與新行為，您可以強化變更或是讓人員從不良的作業體驗中恢復。 為實現整體業務目標，傳統的 IT 目標，如恢復、運作時間、效能和安全性等，是不可或缺的。
Contoso 的活動
您必須取得更多的組織資料才能打造您的使用者採用計劃。 尤其重要的是，您瞭解遠端銷售人員和其他地區辦公室人員的需求。 在您推出早期採用者的試用之前，請使用 Forms 或其他問卷工具送出問題。 每個使用者角色都可能會遇到不同的問題，這項資訊有助於您排列不同問題的優先順序。 您可以下載使用者問卷試算表範例以得到一些有關問題的想法，但是請務必將這些問題傳送到 Microsoft 365 以便發佈和分析。
注意事項
請務必詢問您的員工您是否可以連絡他們以獲得詳細資訊。 針對選擇加入的員工，在關鍵族群 (區域、角色、使用者設定檔) 中選取數位使用者，親自或透過視訊聊天進行面談。 人聲參與者可以成為早期採用者或風雲人物方案的候選人。 在與使用者的面談中，請嘗試提出開放式問題，不要為員工做出結論。 例如，詢問「您可以多說一點有關您共同作業的體驗嗎？」