使用網站生命週期管理管理非使用中網站
Microsoft SharePoint Premium - SharePoint 進階管理中的網站生命週期管理功能可讓您從 SharePoint 系統管理中心管理租使用者之間的非使用中網站。
非使用中網站原則的類型
您可以設定非使用中的網站原則來自動偵測非使用中的網站，並透過電子郵件通知網站擁有者。 然後，擁有者可以確認網站是否仍在使用中。 設定網站生命周期原則時，您可以在模擬原則與作用中原則之間進行選擇。 模擬原則會執行一次，並根據 set 參數產生報表。 如果失敗，您必須刪除它並建立新的。 您也可以將模擬原則轉換為使用中的原則。
作用中的原則會每月執行，產生報告並傳送通知給網站擁有者，以確認網站的狀態。 如果在特定月份失敗，則會在下一個排程上再次執行。 使用中原則會在非使用中網站上強制執行動作，只要您將網站擁有者或系統管理員設定為採取強制動作，該動作仍會受到網站擁有者或系統管理員的認證。
需求
網站生命週期管理需要Microsoft SharePoint Premium - SharePoint 進階管理訂用帳戶。
建立非使用中的網站原則
若要建立非使用中的網站原則，請展開 [原則]，然後在 SharePoint 系統管理中心選取 [網站生命週期管理]：
選 取 [+ 建立原則] ，然後選取 [ 下一步]。
輸入您的原則範圍參數，然後選取 [ 下一步]。
2024 年 11 月原則範圍更新
- 在[設定原則範圍] 步驟中，您現在可以選取 [ 包含具有保留原則和保留保留的網站]。
- 在此更新之前，處於只讀狀態或鎖定狀態的非使用中網站已從原則的範圍中排除。 現在，所有只讀網站和鎖定的網站都會自動包含在原則的範圍中。
- 在此更新之前，無擁有者非使用中的網站已從原則的範圍中排除。 自 2024 年 11 月起，所有非使用中的無擁有者網站都會自動包含在原則的範圍內。
命名原則、新增描述 (選擇性) ，然後選取原則模式。 選取 [下一步]。
2024 年 11 月參數更新 - 在此步驟中，您現在可以：
- 選擇傳送電子郵件給網站擁有者或網站管理員。
- 如果在三個通知之後沒有網站擁有者或系統管理員的回應，請選擇強制執行動作：
- 將非使用中的網站標示為唯讀。
- 將非使用中網站標示為唯讀， (3、6、9 或 12 個月) ，然後使用 Microsoft 365 封存封存。 如需非使用中 SharePoint 內容之記憶體解決方案的詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 封存概觀。
選取 [完成]。 您的原則現在已建立，並可從網站生命週期管理儀錶板檢視和管理。
對網站擁有者或網站管理員的非使用中網站通知
當網站在指定的月數內處於非使用中狀態時，通知 SharePoint 網站擁有者或網站管理員。 若要保留網站，通知收件者應該在通知電子郵件中選取 [ 認證網站 ] 按鈕。 一旦通過認證，網站生命週期管理將不會檢查網站的活動一年。
請參閱下表，以深入瞭解非使用中網站原則如何根據選取的強制動作運作：
| 強制動作 | 原則行為 |
|---|---|
| 不執行任何動作 | 網站擁有者或網站管理員會收到三個月的每月通知。 在這段期間之後，接下來三個月不會傳送任何通知。 如果網站在六個月後保持非使用中狀態，則每月通知會繼續。 原則執行報告會列出網站擁有者未批准的非使用中網站。 您可以下載此報表，並篩選出標示為未執行的網站。 |
| 唯讀存取 | 網站擁有者或網站管理員會收到三個月的每月通知。 如果通知收件者在此期間未將網站標示為認證，網站就會進入只讀模式。 |
| 強制唯讀期間之後封存網站 | 網站擁有者或網站管理員會收到三個月的每月通知。 如果通知收件者未將網站標示為在這段期間內通過認證，則網站會進入所設定月份數的唯讀模式。 在設定的月份數之後，網站會透過 Microsoft 365 封存] 進行封存。 封存受限於在 Microsoft 管理員 中心啟用 Microsoft 365 封存的租使用者。 |
提示
建立非使用中的網站原則之前，請檢查是否有任何網站存取限制原則可能會中斷個別網站擁有者的網站證明。
唯讀模式
使用唯讀強制動作設定的非使用中網站原則會傳送其他通知，以在沒有任何回應時通知網站擁有者或網站管理員。
當網站進入只讀模式時，就會傳送通知。
一旦網站處於只讀模式，下列橫幅就會新增至網站：
從唯讀模式移除網站
若要從 SharePoint 系統管理中心的唯讀模式移除網站，請移至 [ 使用中網站 ] 頁面，選取網站，然後從網站頁面面板中選取 [ 解除 鎖定]。
網站擁有者無法從只讀模式移除網站，而且必須連絡租用戶系統管理員以移除只讀模式。
取消對月臺進行無限制
若要取消 對 SharePoint 系統管理中心的網站進行隔離，請展開 [ 網站 ]，然後選取 [ 封存的網站]。 選取您想要取消隔離的網站，然後選取 [ 重新啟用]。
注意事項
只有租用戶系統管理員可以重新啟用封存的網站。
由多個非使用中網站原則管理的網站
如果網站落在多個非使用中網站原則之下，則不會重複通知電子郵件。 如果在過去 30 天內從任何非使用中網站原則傳送通知，則網站會保持非使用中狀態，且不會傳送任何進一步的通知。 原則執行報告會將網站的狀態顯示為「由另一個原則通知」。
非使用中網站原則的範圍
您可以設定非使用中網站原則的參數，例如非使用中時間週期、範本類型、網站建立來源、敏感度標籤，以及排除最多 100 個網站。
範圍內的網站活動
非作用中網站原則會分析 SharePoint 和連線平臺的活動，例如 Teams、Viva Engage (先前的 Yammer) ，以及 Exchange 來偵測網站的最後一個活動。
| 平台類型 | 活動 |
|---|---|
| SharePoint | 已檢視的檔案、已編輯的檔案、內部和外部共用檔案、同步處理的檔案、已檢視的頁面、流覽過的頁面 |
| Viva Engage (先前稱為 Yammer) | 張貼的訊息、讀取交談、喜歡的訊息 |
| Teams | 在小組中跨所有頻道張貼頻道訊息、在Teams和所有頻道張貼訊息、回復訊息、訊息中提及、回應訊息、傳送緊急訊息、進行會議 (週期性、臨機操作、一次性) |
| Exchange | 在 Exchange 信箱中收到的電子郵件 |
範圍內的網站範本
網站生命週期管理會使用下列網站範本類型，檢閱通訊網站、傳統網站、Teams 聯機網站和群組聯機網站的活動：
| 網站類型 | 範本類型 |
|---|---|
| 通訊網站 | SitePagePublishing#0 |
| 傳統網站 | STS#0、STS#1、STS#2、WIKI#0、BLOG#0、SGS#0、SPS#0、SPSNEWS#0、ENTERWIKI#0、COMMUNITY#0、DEV#0、EXPRESS#0、EHS#1、EHS#2 |
| Teams 連線的網站 | STS#3 或 Group#0 |
| 群組聯機的網站 | STS#3 或 Group#0 |
超出範圍的網站
下列網站被視為超出範圍，並從網站活動偵測中排除：
- OneDrive 網站
- 系統使用者所建立的網站
- 應用程式類別目錄網站
- 根網站
- 主網站
- 租用戶系統管理員網站
報告
原則執行報告中會列出閑置六個月的網站。 報表可下載為 .csv 檔案，並可讓您篩選出網站擁有者認為未批准的網站。
下表描述原則執行報告中包含的資訊：
| 欄 | 定義 |
|---|---|
| 網站名稱 | 非使用中網站的名稱 |
| URL | 非使用中網站的 URL |
| Template | 非使用中網站的範本 |
| 敏感度標籤 | 非使用中網站的敏感度標籤 |
| 網站擁有者電子郵件 | Email 接收非使用中網站活動電子郵件通知的網站擁有者位址 |
| 最後一個網站活動 | 在 SharePoint 網站和連線工作負載 (Exchange、Viva Engage (先前稱為 Yammer) 或 Teams) 的非使用中網站原則偵測到的最後一個活動日期 |
| 建立日期 | 建立非使用中網站的日期 |
| 使用的記憶體 | 非使用中網站所耗用的記憶體 |
| 動作狀態 | 網站 (傳送的第一/秒/第三個通知的狀態、只讀模式的網站、網站封存) |
| 已套用保留原則 | 保留原則是否套用至網站 |
| 網站擁有者數目 | 網站的網站擁有者數目 |
| 網站管理員數目 | 網站的網站管理員數目 |
| 通知總數 | 傳送給網站擁有者或網站管理員的通知總數 |
| 強制於 | 在網站封存或置於唯讀模式的日期 (採取強制動作的日期) |
| 唯讀模式的持續時間 | 網站處於強制只讀狀態的月數 |