共用方式為

在電子檔探索 (預覽版中管理保留)

  • 發行項

您可以使用電子檔探索 (預覽) 來建立保留原則，以保留可能與您案例相關的內容。 當您保留內容位置時，會保留內容，直到您在案例中釋放保留、移除特定數據位置，或完全刪除保留原則為止。 您可以保留資料來源，包括：

  • 使用者信箱和 OneDrive 網站。
  • Microsoft Teams 信箱和 SharePoint 和 OneDrive 網站
  • Microsoft 365 群組信箱和 SharePoint 和 OneDrive 網站

提示

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保留原則儀錶板

[保留原則] 儀錶板會列出與案例相關聯的所有保留。 此儀錶板可讓您建立保留原則，並在案例中顯示保留原則的相關信息，並可讓您篩選和分組保留原則。 [保留原則] 儀錶板包含下列資訊和控件：

  • 名稱：保留原則的名稱。
  • 建立者：建立保留原則的使用者。
  • 上次修改時間：上次修改保留原則的日期和時間。 選 取 [時區 ] 以在使用當地時間與國際標準時間 (UTC) 之間切換。
  • 保留原則狀態：保留原則的目前狀態。

選取保留原則以檢視詳細數據、數據源、條件和 KeyQL 篩選。

若要自定義 [ 保留 原則] 儀錶板上顯示的數據行，請選取 [ 自定義 數據行] 以選擇要顯示或拖放清單中要重新排序的數據行。 若要搜尋特定保留原則，請在 [ 搜尋 ] 欄位中輸入關鍵詞。 若要下載保留原則清單和數據行資訊，請選取 [下載清單 ] 以建立包含此資訊的 .csv 檔案。

保留原則狀態

保留狀態會顯示在保留原則頁面上的保留名稱旁邊。 保留原則具有下列狀態：

  • 草稿：在新原則建立且尚未套用時顯示。 離開原則草稿會取消草稿，而且所有的原則變更都會遺失。
  • 開啟：套用原則，且原則中的所有位置都處於保留狀態。 選取 [ 詳細數據] 索 引標籤以檢視位置資訊。
  • 關閉：先前套用的保留原則已關閉。 所有包含的位置都不在保留中。
  • 進行中：保留原則正在套用或更新中。
  • 擱置刪除：保留原則正在刪除中。

建立保留原則

若要建立新的保留原則，請參閱 在電子檔探索中建立保留 (預覽) 。

編輯保留原則

您可以視情況編輯保留原則名稱、描述或 (數據源、條件篩選和 KeyQL 篩選) 的原則詳細數據。

若要編輯保留原則名稱或描述，請完成下列步驟：

  1. 移至 Microsoft Purview 入口網站 ，並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
  2. 選取 電子檔探索 解決方案卡片，然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
  3. 選取案例，然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
  4. 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上，選取您想要編輯的保留原則。
  5. 選取原則名稱旁的編輯 (鉛筆) 圖示。
  6. 更新原則名稱或描述，然後選取 [ 繼續]。

若要編輯保留原則詳細數據，請完成下列步驟：

  1. 移至 Microsoft Purview 入口網站 ，並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
  2. 選取 電子檔探索 解決方案卡片，然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
  3. 選取案例，然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
  4. 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上，選取您想要編輯的保留原則。
  5. 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上，選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
  6. 視需要更新數據源、條件篩選和 KeyQL 篩選。
  7. 選 取 [套用保留]。

重試保留原則

重試保留原則會觸發保留程式，以重新暫止原則中的所有信箱/網站，以強制保留。 您在保留資料來源時也可能會遇到錯誤。 如需可能的錯誤清單，請參閱本文中的 管理保留狀態錯誤 一節。

若要重試保留原則，請完成下列步驟：

  1. 移至 Microsoft Purview 入口網站 ，並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
  2. 選取 電子檔探索 解決方案卡片，然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
  3. 選取案例，然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
  4. 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上，選取您要重試的保留原則。
  5. 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上，選取 [ 原則動作>] [重試原則]。

關閉保留原則

關閉保留原則可能會導致永久刪除目前保留的任何內容。 它不會影響其他保留原則所保留的內容。

若要關閉保留原則，請完成下列步驟：

  1. 移至 Microsoft Purview 入口網站 ，並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
  2. 選取 電子檔探索 解決方案卡片，然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
  3. 選取案例，然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
  4. 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上，選取您要關閉的保留原則。
  5. 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上，選取 [原則 動作>關閉]。

開啟保留原則

系統會進行原則編輯，而且不會影響其他保留原則所保留的內容。

若要開啟保留原則，請完成下列步驟：

  1. 移至 Microsoft Purview 入口網站 ，並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
  2. 選取 電子檔探索 解決方案卡片，然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
  3. 選取案例，然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
  4. 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上，選取您要開啟的保留原則。
  5. 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上，選取 [原則 動作>開啟]。

刪除保留原則

刪除保留原則會移除所有相關聯的保留，並釋放所有網站和信箱。 這可能會導致永久刪除目前保留的任何內容。

若要刪除保留原則，請完成下列步驟：

  1. 移至 Microsoft Purview 入口網站 ，並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
  2. 選取 電子檔探索 解決方案卡片，然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
  3. 選取案例，然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
  4. 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上，選取您想要刪除的保留原則。
  5. 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上，選取 [ 原則動作>][刪除原則]。
  6. 在 [ 刪除原則？] 對話框中，選取 [ 是，刪除]。

管理保留狀態錯誤

您在保留資料來源時可能會遇到錯誤。 下表列出您可能會遇到的錯誤和建議的解決方法。

保留錯誤類型 描述 解決方案
原則部署中斷 系統錯誤，指出套用保留時發生問題。 在保留原則中選取 [原則 動作>重試 原則]，以重試保留應用程式。
無法存取網站 指出與要求的保留要求相關聯的 SharePoint 位置無法存取，而且可以只讀。 請連絡您的 SharePoint 網站管理員，將網站設定為可寫入，然後選取保留原則中的原則 動作>重試 原則，以重試保留應用程式。
找不到網站。 指出與要求保留相關聯的 SharePoint 位置可能已移動、刪除，或網站 URL 可能不存在。 檢查網站 URL，並確認 SharePoint 網站是否存在。 確認之後，編輯站台的數據源，然後選取保留原則中的原則 動作>重試 原則，以重試保留應用程式。
找不到信箱 指出與所要求保留相關聯的信箱不是有效的信箱。 確認電子郵件位址，並檢查其是否為有效的 Exchange Online 信箱。 確認之後，編輯信箱的數據源，然後選取保留原則中的 [原則 動作>重試 原則] 以重試保留應用程式。。
通訊群組有太多成員 指出與要求保留相關聯的通訊群組具有超過1,000個電子郵件位址。 目前，擁有超過 1,000 個電子郵件地址的通訊群組無法展開並保留。 將個別電子郵件位址新增為數據源，或將通訊群組分割成少於 1,000 個電子郵件地址的群組，然後選取保留原則中的原則 動作>重試 原則，以重試保留應用程式。
無效的電子郵件位址或 URL 指出與要求保留相關聯的位置具有無效的電子郵件地址或網站URL。 指定存在於組織內的有效電子郵件位址或URL。

保留 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 群組

Microsoft Teams 是以Microsoft 365 群組為基礎。 因此，將它們保留在電子檔探索中很類似。 將Microsoft 365 群組和Microsoft Teams 保留時，請記住下列事項：

  • 若要將內容放在Microsoft 365 群組中，並Microsoft Teams 保留，您必須指定與群組或小組相關聯的信箱和 SharePoint 網站。

  • 在 Exchange Online 中執行 Get-UnifiedGroup Cmdlet，以檢視Microsoft 365 群組或Microsoft小組的屬性。 這是取得與Microsoft 365 群組或Microsoft小組相關聯之網站 URL 的好方法。 例如，下列命令會顯示名為資深領導團隊Microsoft 365 群組的選取屬性：

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
DisplayName            : Senior Leadership Team
Alias                  : seniorleadershipteam
PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam

    注意事項

    若要執行 Get-UnifiedGroup Cmdlet，您必須獲指派 Exchange Online 中的「僅檢視收件者」角色或者為獲指派「僅檢視收件者」角色之角色群組的成員。

  • 搜尋使用者的信箱時，將不會搜尋用戶所屬的任何Microsoft 365 群組或Microsoft小組。 同樣地，當您放置Microsoft 365 群組或Microsoft小組保留時，只會保留群組信箱和群組網站;除非您明確地將群組成員的信箱和 OneDrive 網站新增至案例，或將其數據源保留，否則不會保留這些信箱和 OneDrive 網站。 因此，如果您需要為特定使用者保留Microsoft 365 群組或Microsoft小組，請考慮將群組網站和群組信箱對應至使用者。 如果Microsoft 365 群組或Microsoft小組無法歸屬於單一使用者，請考慮將來源新增至保留。

  • 若要取得Microsoft 365 群組或Microsoft小組的成員清單，您可以在 Microsoft 365 系統管理中心 的 [首>頁 群組 頁面上檢視屬性。 或者，您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令：

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress

    注意事項

    若要執行 Get-UnifiedGroupLinks Cmdlet，您必須獲指派 Exchange Online 中的「僅檢視收件者」角色或者為獲指派「僅檢視收件者」角色之角色群組的成員。

  • 屬於Microsoft Teams頻道一部分的通道交談會儲存在與小組相關聯的信箱中。 同樣地，團隊成員在頻道中共用的檔案會儲存在團隊的 SharePoint 網站上。 因此，您必須保留Microsoft小組信箱和 SharePoint 網站，才能在頻道中保留交談和檔案。

  • 或者，屬於 Microsoft Teams 中聊天清單一部分的交談會儲存在參與聊天之使用者的信箱中。 使用者在聊天交談中共用的檔案會儲存在共用檔案之使用者的 OneDrive 網站中。 因此，您必須保留個別使用者信箱和 OneDrive 網站，才能保留聊天清單中的交談和檔案。

  • 每個Microsoft小組或小組頻道都包含Wiki以進行記事和共同作業。 Wiki 的內容會自動儲存至 .mht 格式的檔案中。 此檔案會儲存在團隊 SharePoint 網站上的 Teams Wiki 資料文件庫中。 您可以保留小組的 SharePoint 網站，以保留 Wiki 中的內容。

    注意事項

    當您將小組的 SharePoint 網站保留) 於 2017 年 6 月 22 日發行時，保留Microsoft小組或小組頻道的 Wiki 內容的功能 (。 如果小組網站處於保留狀態，Wiki 內容會從該日期開始保留。 不過，如果小組網站處於保留狀態，且Wiki內容已在2017年6月22日之前刪除，則不會保留Wiki內容。

其他資源