實體記錄規劃 (SharePoint Server 2010)
適用版本： SharePoint Server 2010
上次修改主題的時間： 2016-11-30
在 SharePoint Server 2010 中，您可以管理相同記錄封存中的實體與電子管理記錄，但兩者的管理方式不同。電子記錄可以直接儲存在 Microsoft SharePoint Server 中，而實體記錄則必須儲存在 SharePoint Server 外部，例如倉庫內的整理盒。若要管理 SharePoint Server 中的實體記錄，可以先建立清單項目，接著將清單項目關聯至實體項目，然後再管理清單項目。
本文說明如何規劃使用 SharePoint Server 管理實體記錄。但這並不包含實作規劃的特定程序。開始執行本文中所述的活動之前，應已建立好檔案計畫。如需檔案計畫的詳細資訊，請參閱＜建立檔案計畫以管理 SharePoint Server 2010 中的記錄＞。
本文內容：
識別記錄類型
識別每種記錄類型的屬性
組織內容類型
組織記錄封存
工作表
識別記錄類型
您的檔案計畫必須指出組織所認定為記錄的實體項目種類。否則即須更新檔案計畫，並將實體記錄納入其中。此外還應指定檔案計畫中各種實體記錄的媒體種類。例如已簽署的法律協議可能是紙本記錄，而工程模型則可能是大型尺寸的藍圖。
如需檔案計畫的詳細資訊，請參閱＜建立檔案計畫以管理 SharePoint Server 2010 中的記錄＞。
識別每種記錄類型的屬性
同類型的所有記錄都應有相同的屬性。本計畫步驟中應考量的實體記錄屬性如下：
屬性 (會成為 SharePoint Server 中的欄)
程序 (會成為 SharePoint Server 中的工作流程)
資訊管理原則
表單
請針對每種記錄類型，找出您要為此類型記錄擷取的屬性。這些屬性會是代表此種記錄之 SharePoint Server 內容類型的欄。用於分類記錄的資訊可能是屬性。人員搜尋的資料可能也是屬性。實體記錄的其他屬性會將 SharePoint Server 中的記錄 (以清單中的項目表示)，繫結至儲存在實體位置的實體物件。位置及識別實體物件的某些方法，可能都是您要擷取的屬性。
一如電子記錄，您可能也想要對實體記錄上套用原則。所有記錄皆可能具有到期原則及稽核原則。實體記錄的原則極有可能需要使用條碼。您可以將附加到實體物件的條碼圖像，關聯至代表該實體記錄的清單項目。標示原則可能會要求每項實體物件，標示關聯至代表相關實體物件的屬性。請針對各種實體記錄種類，指定其是否需要到期、稽核、條碼及標示原則。同時也請注意是否還需要其他原則。
SharePoint Server 中的實體記錄 (清單中的項目) 只是用於實際記錄的預留位置，它並不是實體物件本身。因此，您可能要新增程序，以保持實體項目與清單項目所執行的動作同步。這些程序會對應到 SharePoint Server 工作流程。請找出應與每種記錄類型相關聯的程序。實體記錄的一般程序如下：
代表記錄的清單項目到期時，處理實體記錄。
當新項目新增至清單時，將實體物件移至儲存位置。
擷取實體物件。
是否有任何表單應與此類型的記錄相關聯？您找到的每項程序可能都需要一份表單。或者您可利用表單存取實體記錄的存貨。
請使用＜工作表＞一節中之工作表的 [實體記錄] 索引標籤，記錄您找到的每種實體記錄類型資訊。此時還不要填寫記錄類型的內容類型。
組織內容類型
建立內容類型與實體記錄關聯最簡單的方法，是讓每一種實體記錄類型都有一種內容類型。但若多種實體記錄類型共用相同的欄、工作流程、資訊管理原則及表單，您可使用一種內容類型代表所有類似的實體記錄類型。
組織內容類型。請考慮建立一種內容類型，讓它成為所有其他實體記錄內容類型的源頭。此上層內容類型會衍生自 [項目] 內容類型。在上層內容類型中，新增對所有實體記錄之內容類型都共通的任何屬性 (欄、資訊管理原則、工作流程及表單)。
在您建立上層內容類型之後，有兩種方式可以組織內容類型。
建立平面結構，其內每種代表實體記錄類型的內容類型，都是之前建立之上層內容類型的子項。
以內容類型屬性之間的相似性為基礎，從上層內容類型而下地建立階層。
在工作表的 [內容類型] 索引標籤中，找出每一種代表實體記錄類型的內容類型。請記下每種內容類型的上層內容類型。在 [欄] 欄中，輸入每個「在內容類型層級」定義的欄名稱。請勿輸入繼承自其他內容類型的欄名稱。在 [工作流程] 欄中，輸入每個定義於內容類型層級的工作流程名稱。在 [資訊管理原則] 欄中，輸入每項定義於內容類型層級的資訊管理原則名稱。在 [表單] 欄中，輸入每份定義於內容類型層級的表單名稱。
組織記錄封存
實體記錄與電子記錄使用不同的封存很常見。但您可決定讓代表實體記錄的一或多份項目清單，穿插在包含電子記錄的文件庫位置。
決定儲存實體記錄的記錄封存後，請決定如何組織記錄封存內的清單。您可在清單內建立資料夾，並使用資料夾建立更深的實體記錄組織結構。在決定要建立的清單時，請了解中繼資料導覽及工作流程都可以套用到清單。
組織清單及資料夾的某些概念如下：
依記錄類型
與實體物件的組織方法相同 (例如，資料夾可以代表箱櫃，而資料夾中的項目可以代表箱櫃中的物件)。
使用業務相關的組織配置，例如依專案或依部門
依年份
因為實體記錄不會使用 [傳送到] 選項移至記錄封存，所以您無法使用內容組合管理處理實體記錄。反而是建立實體記錄的記錄管理員，必須將記錄放在正確清單的正確資料夾中。
在工作表的 [清單與資料夾] 索引標籤中，輸入找到的每份清單 URL。針對每份清單在 [內容類型] 欄中，決定清單內所允許的內容類型。請使用 [資料夾層次 1]、[資料夾層次 2]、[資料夾層次 3] 及 [資料夾層次 4] 等欄，記錄清單中的資料夾與子資料夾階層。若會有超過四層的巢狀資料夾，請新增更多欄。
工作表
您可使用下列工作表，協助您規劃如何管理實體記錄：
實體記錄規劃工作表(可能為英文網頁)https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x404
See Also
Concepts
建立檔案計畫以管理 SharePoint Server 2010 中的記錄