建立檔案計畫以管理 SharePoint Server 2010 中的記錄

 

適用版本： SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

檔案計畫是 SharePoint Server 2010 中的主要記錄管理規劃文件。雖然檔案計畫會因組織而不同，但是它們通常是：

• 描述組織認可為記錄的項目類型。

• 描述項目所屬的更廣泛類別記錄。

• 表示記錄的儲存位置。

• 描述記錄的保留期間。

• 描述誰負責管理各種類型的記錄。

本文說明檔案計畫的內容，並摘要說明如何建立組織適用的檔案計畫。本文亦引導您使用可記錄檔案計畫的工作表。

本文內容：

• 識別記錄類型

• 完成檔案計畫

• 工作表

識別記錄類型

決定組織中哪些使用中文件可能宣告為記錄的工作，必須由記錄管理員、律師、法務人員與內容管理員合作完成。請注意，即使您的企業不屬於高度控管產業，還是可能會有一般法規規範您的企業必須負起保留記錄的義務。除了一般商事法以外，您也必須評估專門規範貴企業的法律規定。

本文只提供如何決定組織中哪些項目是記錄的一般資訊。大部分情況下，您的企業可能已經開始執行某種形式的記錄管理工作，並指派所需要的大部分記錄管理角色，也可能已經採用某種記錄分類法。

一般情況下，如果要決定組織中屬於記錄的文件，您必須：

1. 瞭解企業的法律義務與業務需求。

2. 在跨組織部門的合作之下，分析使用中文件的使用方式。

3. 開發應該成為記錄之文件類型的清單。例如，您可以決定下列項目是否應該保留為記錄：

   • 租賃公司空間的合約。

   • 與員工福利相關的文件。

   • 與產品研發相關的文件。

4. 分類記錄。類別相同的記錄通常會有相同的保留期間，而且可能需要以其他方式進行類似的處理。

記錄所收集的資訊。基於此目的，您可以使用＜工作表＞一節所提及的工作表。請針對記錄類型、此類型記錄所屬類別及此類型記錄的簡短描述做記錄。

以下是範例工作表：

記錄類型	記錄類別	描述
福利計劃、保險計劃、退休計劃	員工福利描述	所有員工福利計劃的描述。
薪資工時表、薪資補貼資訊	薪資記錄	工作、加班及支付薪資時數的摘要。
廠商發票	發票	向廠商購買貨品或服務的記錄。
產品調查、問卷、訓練資料、訓練影片	訓練資料	提供內部或外部訓練。
運送表單、運送報告	運送記錄	記載物料的運送。
新聞稿、報紙文章	新聞稿	產品與服務的公共關係資訊。
緊急連絡表、醫療計劃註冊表、履歷、福利狀態報告	人員記錄	個人工作經驗及相關人員動作的記錄。

完成檔案計畫

在決定哪些文件應該保留為記錄並建立一組記錄類別之後，請提供每種記錄類型的其他資訊，以完成檔案計畫。請指定下列資訊：

• 每種記錄類型的保留時間。

• 保留期間到期時的記錄處置方式。

• 此類型記錄的主要記錄管理員。

• 此類型記錄的儲存媒體類型。

以下是完成的範例檔案計畫：

記錄	描述	媒體	記錄類別	保留	配置	連絡人
401k 計劃	員工福利計劃的描述。	網頁	員工福利計劃	X 年	無	Kathi Flood
保險計劃	員工保險計劃的描述。	列印	員工福利計劃	X 年	無	Reshma Patel
退休計劃	員工退休計劃的描述。	列印	員工福利計劃	X 年	無	Reshma Patel
薪資工時表	工作、加班及支付薪資時數的摘要。	電子文件	薪資記錄	X 年	損毀	Reshma Patel
薪資補貼資訊	病假、休假及其他非薪資項目的摘要。	電子文件	薪資記錄	X 年	損毀	Reshma Patel
廠商發票	向廠商購買貨品或服務的記錄。	列印	發票	X 年	損毀	Eric Lang
產品調查	客戶滿意度調查。	網頁	調查資料	X 年	封存	Molly Dempsey
問卷	決定客戶人口統計的問卷。	列印	調查資料	X 年	封存	Molly Dempsey
訓練手冊	紙本訓練內容。	列印	訓練資料	X 年	損毀	Molly Dempsey
訓練影片	影片訓練內容。	影片	訓練資料	X 年	損毀	Molly Dempsey
運送表單	設定材料的運送	列印	運送物料	X 年	損毀	Eric Lang
運送報告	記載材料的運送。	電子試算表	運送物料	X 年	損毀	Eric Lang
新聞稿	產品與服務的新聞稿。	電子文件	公共關係資訊	X 年	封存	Molly Dempsey
報紙文章	產品與服務的相關新聞。	列印	公共關係資訊	X 年	封存	Molly Dempsey
緊急連絡表	員工資訊。	電子文件	人員記錄	X 年	損毀	Reshma Patel
醫療計劃登記表	員工的健康計劃報名表單。	電子文件	人員記錄	X 年	損毀	Reshma Patel
履歷	接收到履歷。	混合	人員記錄	X 年	損毀	Reshma Patel

注意

本節稍早的範例只是範例，並不是任何特定檔案計畫設定的建議。未提供保留期間，更進一步強調這只是範例，並不是任何記錄管理原則的建議。

工作表

您可以使用本文的下列工作表，來協助規劃您的部署：

• 記錄類別工作表(可能為英文網頁) https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179987&clcid=0x404